有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的幾點思考

南 靜

（河南省安陽市聾兒聽力語言訓練分中心，河南 安陽 455000）

1 事業(yè)單位人力資源檔案管理工作概述

人力資源檔案產(chǎn)生于事業(yè)單位日常人力資源管理的各個環(huán)節(jié)，是事業(yè)單位選人、用人、管人的重要參考憑證。具體而言，事業(yè)單位人力資源檔案管理工作具有集合性強、認可性強、功能性強等特點。第一，集合性強。以事業(yè)單位員工為單位，按照一定的方法、原則以及內(nèi)容組卷，集中反映事業(yè)單位人力資源管理工作以及員工的各項情況[1]。二是認可性強。事業(yè)單位的人力資源檔案保管、移交手續(xù)都較更為嚴格，內(nèi)部的人事資料不是雜亂無章的堆積，也不是任意編造和放進去的材料，而是充分得到當?shù)厝耸陆M織部門以及本單位人事部門認可的個人材料。三是功能性強。大多數(shù)事業(yè)單位人力資源檔案資料主要應用于事業(yè)單位職稱評定、職位晉升、職位調(diào)動、獎懲等領(lǐng)域，并且與事業(yè)單位員工的工資福利待遇、工作年限計算等息息相關(guān)，具有很強的功能性。

2 事業(yè)單位人力資源檔案管理中常見的不足

2.1 管理制度不完善

制度是開展人力資源檔案管理工作的依據(jù)，是有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的保障。然而，部分事業(yè)單位管理制度中的內(nèi)容不健全，難以適應人力資源檔案現(xiàn)代化、精細化以及科學化的管理要求。一是人力資源檔案管理標準不明確，不同檔案管理人員整理資料的標準以及歸檔標準存在差異，后期甚至需要二次加工、重新處理，難以有效提升人力資源檔案管理效率[2]。二是人力資源檔案管理的分工不明確，人力資源管理部門與檔案管理部門之間缺乏有效配合，難以形成工作合力。尤其是在歸檔、更新等環(huán)節(jié)，更是無法保障相關(guān)工作的實效性。三是人力資源銷毀與更新制度不完善，許多失效檔案堆積于檔案庫，不僅占據(jù)檔案管理空間，也增加了管理難度。

2.2 人力資源檔案管理隊伍建設(shè)滯后

檔案事業(yè)，人才為先。事業(yè)單位是否擁有高水平的復合型人力資源檔案管理隊伍，將會直接影響到人力資源檔案管理的效率和質(zhì)量。為此，一是培訓工作欠科學，沒有圍繞當下事業(yè)單位中常見的“審核難”、“認定難”、“把關(guān)難”等老大難問題開展培訓工作，導致培訓工作見效慢[3]。二是培訓方式單一，仍然停留在理論培訓的階段，難以提升人力資源檔案管理人員的實際操作能力。

2.3 人力資源檔案利用效益不高

實踐中，部分事業(yè)單位未對人力資源檔案信息進行綜合分析，未根據(jù)事業(yè)單位的工作需要來配置人力資源，難以發(fā)揮人力資源檔案在決策咨詢、人事管理中的有效作用。一方面，部分事業(yè)單位在引進人才、培訓人才的過程中，沒有充分了解事業(yè)單位當前的人力資源結(jié)構(gòu)以及各個部門的人事情況，加之對現(xiàn)有員工的認識度不高，導致引進人才計劃和培訓人才計劃缺乏針對性，最終割裂了人力資源管理與人力資源檔案管理之間的聯(lián)系。另一方面，在選人用人、職稱評定、職位晉升過程中未充分查看并參考人力資源檔案，難以提升人力資源管理工作的精準性和科學性，弱化了人力資源檔案管理的效用。

3 有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的對策

3.1 完善人力資源檔案管理制度，構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理體系

時期，單位要進一步立足于檔案現(xiàn)代化、精細化以及科學化建設(shè)的要求，明確人力資源檔案管理的內(nèi)容、流程、分工和目標。一是要結(jié)合本單位的實際情況，出臺《人力資源檔案管理細則》《人力資源檔案管理工作考核細則》《人力資源檔案管理工作責任細則》等相關(guān)的規(guī)章制度，明確人力資源檔案的收集歸檔范圍、管理職責、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核。其中，要重點關(guān)注管理內(nèi)容與要求領(lǐng)域的制度建設(shè)。例如，新形成的人力資源檔案應及時歸檔，并經(jīng)過鑒別、復核等程序；人力資源檔案在轉(zhuǎn)遞過程中必須要填寫《人力資源檔案轉(zhuǎn)出記錄表》《人力資源檔案借閱記錄表》。二是要明確人力資源檔案管理的分工。通常而言，人力資源管理部門要將產(chǎn)生的人事信息資料及時交由人力資源檔案管理部門，人力資源檔案管理部門則主要負責歸檔、鑒定、保管、銷毀、更新、轉(zhuǎn)出等具體的事務(wù)。三是要明確人力資源檔案銷毀與更新制度。對于辭職、辭退、離職等人員檔案復制件，經(jīng)過一年或者兩年后即可以銷毀。按規(guī)定銷毀的人力資源檔案應當由檔案部門相關(guān)專責填寫銷毀申請單，并報檔案部門負責人批準。對于已經(jīng)更新的人事信息資料，則應當及時歸入原有檔案中。

3.2 加快人力資源檔案管理隊伍建設(shè)，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展

事業(yè)單位要著眼于人才建設(shè)工作，全面提升人力資源檔案管理人員的凝聚力、創(chuàng)造力以及戰(zhàn)斗力，為人力資源檔案管理工作夯實人力基礎(chǔ)。一是要科學設(shè)計培訓內(nèi)容，重點解決“審核難”、“認定難”、“把關(guān)難”等老大難問題，提升人力資源檔案管理人員審核能力、認定能力、把關(guān)能力，確保人力資源檔案準確、真實、完整。二是要開展多種不同形式的人力資源檔案管理培訓活動，充分應用好實踐模擬、案例講解等方式，提升人力資源檔案管理人員的實操能力，避免理論培訓與實踐工作脫節(jié)。

3.3 綜合利用人力資源檔案，助力于人力資源管理工作

一方面，事業(yè)單位在引進人才的過程中，不僅要征求各個部門的意見，而且要對各個部門的工作量、人事情況進行綜合考量，確保人才引進科學。在這一過程中，尤其要重點關(guān)注事業(yè)單位的重要科室、重點業(yè)務(wù)部門，確保引進的人才能夠滿足相關(guān)科室或者部門的人才需求，實現(xiàn)資源配置最優(yōu)。同時，事業(yè)單位也要立足于人力資源檔案信息，綜合分析員工的專業(yè)特長以及缺陷，明確事業(yè)單位人力資源優(yōu)勢，制定更有針對性的分類培訓計劃，實現(xiàn)培訓效果最大化。另一方面，在選人用人、職稱評定、職務(wù)晉升過程中，必須要查看相關(guān)的人力資源檔案，全面了解相關(guān)員工的思想政治意識、獎懲情況、職務(wù)情況、履職經(jīng)歷等等，真正將檔案資源用“活”。

4 結(jié)束語

新形勢下，事業(yè)單位人力資源檔案管理工作要堅持改革先行，轉(zhuǎn)變?nèi)肆Y源檔案管理理念與方式，解決實踐中常見的管理效能不足、利用效率不高等問題。為此，事業(yè)單位必須要進一步統(tǒng)籌人力資源檔案管理的各項資源，將該項工作作為一項長期化、系統(tǒng)化的工作加以對待。具體而言，一是要完善人力資源檔案管理制度，構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理體系；二是要加快人力資源檔案管理隊伍建設(shè)，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展；三是要綜合利用人力資源檔案，助力于人力資源管理工作。相信在檔案管理人員不斷 開拓創(chuàng)新下，事業(yè)單位人力資源檔案能夠得到更深層次的管理、開發(fā)與利用，人力資源檔案管理工作會呈現(xiàn)出嶄新的面貌。