新時期高校檔案的保管和利用

劉 軍

（湖北中醫(yī)藥大學(xué)學(xué)生工作處，湖北 武漢 430065）

以往各大高校的檔案管理工作的工作重點落實在檔案保管的完整性上，但隨著我國信息化技術(shù)的不斷發(fā)展、各大高校生源的持續(xù)擴張，傳統(tǒng)模式下僅僅對紙質(zhì)檔案進行歸檔管理并確保檔案內(nèi)容的完整已不再符合當(dāng)下各大高校對高校檔案的管理要求，針對這一檔案管理問題，高校檔案管理工作人員在日常工作中應(yīng)根據(jù)自身工作中面臨的問題結(jié)合自身多年工作經(jīng)驗深刻探討如何在原有的檔案管理規(guī)章制度下對高校檔案的保管和利用進行進一步的拓展延伸。

1 新時期高校檔案的保管手段

1.1 對高校檔案保管時間做出明確規(guī)定

隨著我國高校檔案室作為高校檔案存放的核心機構(gòu)是高校檔案管理活動中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)這一理念的確立，各大高校對校內(nèi)檔案室的重視程度逐漸增強，因此以往檔案管理工作中存在的管理問題逐步暴露。以往檔案管理工作雖然能夠發(fā)揮一定的作用和價值，但其價值的落實需要經(jīng)過其他管理人員對檔案室內(nèi)存放的檔案展開進一步的歸納和整理才能體現(xiàn)出管理工作應(yīng)有的價值，但由于前期高校檔案管理人員在工作中對檔案管理工作的重視程度不足，且檔案室的工作經(jīng)費也無法支持該部門對繁雜的檔案進行系統(tǒng)性的歸納和整理，由此造成檔案管理效率較低，檔案資料散亂增加后續(xù)檔案使用人員的使用難度。針對這一檔案管理部門存在的客觀問題，各大高校檔案管理部門需要對檔案保管時間做出明確規(guī)定，管理人員在日常工作中針對后續(xù)收到的高校檔案應(yīng)分門別類建立相應(yīng)的查找制度，并對該檔案的管理時間做出明確的規(guī)定，在保管時間結(jié)束后，聯(lián)系檔案所屬人員對到期后的檔案進行接管，以此緩解檔案管理部門內(nèi)部工作量持續(xù)增加的問題，并將在該工作量的人工轉(zhuǎn)移到對往期檔案的整理中去。

1.2 對高校檔案歸檔范圍作出明確規(guī)定

現(xiàn)階段檔案機構(gòu)管理人員對本部門的工作人員進行梳理時可以發(fā)現(xiàn)，大部分檔案管理人員的工作能力相對有所欠缺，究其原因是部分高校對檔案管理工作的重視程度和認(rèn)知的不足，因此在后續(xù)人員聘用上并沒有優(yōu)先考慮具備一定專業(yè)技能和具有一定檔案管理工作經(jīng)驗的專業(yè)技術(shù)人員，高校管理人員的能力不足進一步加劇了當(dāng)下檔案管理工作優(yōu)化的難度。針對這一工作問題，檔案機構(gòu)管理人員在實際操作過程中可以從對高校檔案歸檔范圍作出明確規(guī)定的角度入手，對現(xiàn)階段實行的檔案管理結(jié)構(gòu)進行系統(tǒng)性的優(yōu)化并完善相應(yīng)的檔案管理制度。通過系統(tǒng)性地訂立檔案管理部門日常工作制度，對本部門內(nèi)部工作人員的工作行為進行規(guī)范，以此在短時間內(nèi)提高相關(guān)工作人員的工作能力，并未后續(xù)組織人員進行深度培訓(xùn)打下良好的基礎(chǔ)。

1.3 利用信息化技術(shù)對高校檔案進行備份

隨著我國信息技術(shù)水平的高速發(fā)展，越來越多的領(lǐng)域選擇將信息化技術(shù)與本部門的工作內(nèi)容進行結(jié)合，以此提高本部門人員的工作效率。其中，高校檔案管理人員在本部門原有的工作內(nèi)容中引入信息化技術(shù)是順應(yīng)當(dāng)前我國科技水平的未來發(fā)展趨勢的有效探索，借助計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和多媒體技術(shù)的科技優(yōu)勢，將高校檔案室里儲存的紙質(zhì)檔案掃描、上傳至云端數(shù)據(jù)庫，并在此過程中建立高效的搜索系統(tǒng)，將云端的檔案管理信息與檔案管理機構(gòu)的實際儲存位置一一對應(yīng)，以此縮短后續(xù)管理人員調(diào)取相關(guān)檔案的搜索時間，將信息化技術(shù)與檔案管理工作進行有效地結(jié)合，不僅可以大幅度提高本部門員工的工作效率也為后續(xù)縮短檔案信息的檢索時間提供了有效的技術(shù)支持。隨著信息化技術(shù)對高校檔案管理工作的逐步滲透，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)本部門員工的工作發(fā)展需要定期組織員工進行信息化技術(shù)與檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容培訓(xùn)，這不僅是未來檔案管理工作的開展趨勢，也可以在短時間內(nèi)通過檔案保管手段進行優(yōu)化從而達到提供當(dāng)官管理工作的工作效率這一管理目的。

2 新時期高校檔案的有效利用

2.1 高校檔案原件外借

隨著各大高校深度展開檔案管理模式的創(chuàng)新與優(yōu)化，在高校內(nèi)部保存的檔案信息與信息化技術(shù)相結(jié)合之后進一步提高了高校檔案的有效利用效率，以高校檔案原件外借情況舉例，以往的高校檔案管理制度中明確規(guī)定檔案原則上一律不外借。學(xué)校二級單位如因公務(wù)等特殊原因確需借出檔案的，需經(jīng)所在單位、所借檔案立卷部門、檔案館負(fù)責(zé)人審核同意方可辦理借出手續(xù)。且對檔案外借規(guī)定時間做出明確規(guī)定，現(xiàn)階段在對原有的檔案管理模式進行優(yōu)化創(chuàng)新后，高校管理人員在對本單位的檔案調(diào)出時可以借助高效的互聯(lián)網(wǎng)信息平臺，對相關(guān)人等的外界申請進行審核，在符合要求的前提下，通過前期檔案的歸納整理對所需檔案快速的調(diào)出，并對調(diào)出信息予以登記，這以模式極大地提高了檔案管理人員的工作效率，在確保檔案完整性的同時對高校檔案進行了合理地利用。

2.2 制作印發(fā)檔案復(fù)印件

傳統(tǒng)模式下的檔案管理人員僅僅賦予檔案管理部門檔案整理歸納這一項管理任務(wù)，而隨著當(dāng)今社會檔案管理部門的職能拓展，檔案管理人員在原有的檔案管理工作的基礎(chǔ)上向外拓展了檔案的制印工作，現(xiàn)階段當(dāng)事人調(diào)出管理檔案用于辦理相關(guān)事件時有時需要的并不是檔案的原件而是檔案的復(fù)印件，而檔案管理人員在對檔案進行整理時可以根據(jù)不同的用途將檔案分門別類地制作成不同的格式，以便后續(xù)相關(guān)人員借閱調(diào)用，因此管理人員在日常工作中應(yīng)充分利用檔案這一有效資源協(xié)同各部門提高彼此的工作效率。

2.3 提供相關(guān)聯(lián)的檔案證明

以往的檔案管理制度中由于自身檔案管理散亂且沒有建立長效的檔案管理機制，因此相關(guān)人員在調(diào)閱一份檔案時往往只能查閱自身選取的那份檔案而無法同時調(diào)閱與該檔案相關(guān)聯(lián)的其他檔案證明，隨著高校檔案管理制度中的完善建立，管理人員在對人員檔案進行歸納時因為借助互聯(lián)網(wǎng)平臺建立了相應(yīng)的檔案備份，因此在整理該份文件時可以根據(jù)關(guān)聯(lián)信息對檔案進行統(tǒng)一的管理，并在后續(xù)查閱過程中根據(jù)一定的脈絡(luò)信息對同類檔案證明予以查閱，該措施在確保檔案有效性的同時對同類型檔案予以再次歸納整理。

3 總結(jié)

綜上所述，隨著新時期下各大高校檔案管理科對下屬檔案的保管和利用要求逐步提高，檔案管理人員應(yīng)及時更新自身工作觀念，強化自身的服務(wù)意識，在對紙質(zhì)檔案進行保管的工作基礎(chǔ)上拓展自身業(yè)務(wù)范圍，為后續(xù)的檔案現(xiàn)代化建設(shè)提供有力的技術(shù)支持。