高校檔案規(guī)范化管理的實(shí)施難點(diǎn)探究

趙玉婷

（哈爾濱劍橋?qū)W院，黑龍江 哈爾濱 150069）

從招生檔案，再到教學(xué)教研檔案，都屬于高校檔案管理的范疇，妥善管理、保存各類檔案，是學(xué)校長(zhǎng)期發(fā)展必不可少的工作內(nèi)容之一，尤其是技術(shù)類科研檔案，對(duì)高校在某課題的深入研究上會(huì)起到關(guān)鍵性的影響?；诖?，高校應(yīng)當(dāng)重視對(duì)檔案管理工作的改革，在現(xiàn)有工作基礎(chǔ)上改革創(chuàng)新，搭建電子檔案平臺(tái)，優(yōu)化檔案管理工作體系，促使工作效率能夠得到顯著的提升。

1 現(xiàn)階段我國(guó)高校檔案管理規(guī)范化主要存在的問(wèn)題

1.1 高校缺乏必要的重視

近幾年我國(guó)教育部為進(jìn)一步推動(dòng)全國(guó)高等教育發(fā)展，提出了“雙一流”、“學(xué)科評(píng)估”等教育理念，每年都會(huì)對(duì)學(xué)校各個(gè)學(xué)科進(jìn)行評(píng)估，并基于相應(yīng)的等級(jí)。而為了提高學(xué)校排名，爭(zhēng)取更多的A類學(xué)科，都會(huì)以教學(xué)和科研為主，所以對(duì)檔案管理工作沒(méi)有基于足夠的重視。一方面，由于校方缺乏對(duì)檔案管理的重視，不會(huì)將經(jīng)費(fèi)傾斜給檔案管理工作，會(huì)直接導(dǎo)致檔案管理整體效率低下；另一方面，學(xué)校并未圍繞檔案管理開(kāi)展調(diào)研工作，沒(méi)有根據(jù)學(xué)校整體的發(fā)展而對(duì)檔案管理工作體系進(jìn)行革新。

1.2 檔案管理缺少現(xiàn)代化技術(shù)支持

傳統(tǒng)檔案管理體制，主要是將各類檔案按照了類別歸檔保存，并定期維護(hù)和整理，確保各類檔案明目清楚，檔案內(nèi)容保存完成，在教職工有需求的時(shí)候方便查看。而隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作的效率可以得到顯著提升。但是我國(guó)目前大多數(shù)高校在現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用上還是沒(méi)有達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)，并未搭建電子檔案管理平臺(tái)。

1.3 檔案管理部門(mén)人員結(jié)構(gòu)有待調(diào)整

檔案管理部門(mén)劃歸高校行政部門(mén)，隸屬于學(xué)校，但是不直接參與教學(xué)教研的討論，而檔案管理工作本身又對(duì)高校發(fā)展起到著決定性作用。就我國(guó)目前多數(shù)高校檔案管理部門(mén)人員結(jié)構(gòu)來(lái)看，還是存在有一定欠缺，并為就檔案管理本身細(xì)分工作職責(zé)，而是由部分負(fù)責(zé)人統(tǒng)一管理協(xié)調(diào)，基層工作人員完成相關(guān)檔案管理任務(wù)。從部門(mén)人員結(jié)構(gòu)來(lái)看，沒(méi)有根據(jù)檔案的類別進(jìn)行職責(zé)的劃分，這一狀況就容易導(dǎo)致在一些核心教研檔案的管理上出現(xiàn)紕漏，而在要使用該類檔案的時(shí)候無(wú)法正常使用。

2 提高高校檔案管理工作質(zhì)量的措施

隨著我國(guó)高校布局的變化，產(chǎn)生了許多新的學(xué)校。新高校規(guī)模大、管理模式各異，這就給檔案管理工作增加了難度，提出了新問(wèn)題。此外，高校檔案信息來(lái)源于學(xué)校的日常管理活動(dòng)，它廣泛存在于學(xué)校的各個(gè)部門(mén)。如何將高校檔案信息互聯(lián)起來(lái)，形成一個(gè)集成的系統(tǒng)，以便最大限度地減少信息冗余，保持高校檔案信息的一致性和完整性，也是目前我們必須解決的問(wèn)題。

2.1 完善檔案管理工作體系

對(duì)的檔案管理體系進(jìn)行完善，是改善高校檔案管理工作質(zhì)量的根本措施，高校應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家頒布的管理辦法實(shí)施相關(guān)措施，確保檔案管理可以逐漸規(guī)范化。

首先，高校應(yīng)當(dāng)提高重視程度，認(rèn)同檔案管理對(duì)學(xué)校整體發(fā)展的重要性，提高對(duì)檔案管理的投入，提高部門(mén)工作人員的檔案意識(shí)。其次，應(yīng)當(dāng)基于雙一流建立理念，在現(xiàn)有檔案管理體系的基礎(chǔ)上進(jìn)行改革創(chuàng)新，嚴(yán)把管理流程。在對(duì)一批檔案進(jìn)行歸檔保存時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵循國(guó)際相關(guān)檔案編號(hào)規(guī)定執(zhí)行，并及時(shí)進(jìn)行備份，按照檔案的類別妥善歸檔。當(dāng)然，高校還應(yīng)當(dāng)從檔案管理工作模式入手，應(yīng)用現(xiàn)代化管理理念，對(duì)檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化，去掉不有必要的環(huán)節(jié)，以達(dá)到提高檔案管理效率的最終目標(biāo)。

2.2 借助現(xiàn)代化技術(shù)手段開(kāi)展檔案管理

高等學(xué)校是傳播知識(shí)、培養(yǎng)人才的場(chǎng)所，高校檔案中的科學(xué)研究類檔案信息及博士、碩士學(xué)位論文中的很大一部分都代表了相關(guān)學(xué)科研究的最新動(dòng)態(tài)。這部分檔案信息對(duì)于指引社會(huì)進(jìn)步及變知識(shí)為生產(chǎn)力有積極的作用。為有效提高檔案管理效率，高校應(yīng)當(dāng)積極使用現(xiàn)代化信息技術(shù)。一方面，高校應(yīng)當(dāng)積極構(gòu)建電子檔案館，在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔保存的時(shí)候，同時(shí)可以將其上傳至線上檔案管理平臺(tái)，教職工要查閱相關(guān)檔案的時(shí)候更為便捷，登陸平臺(tái)即可。需要注意的是，高校應(yīng)當(dāng)對(duì)校內(nèi)職工權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，要確保一些核心檔案不會(huì)外流，只有相關(guān)科研研究的負(fù)責(zé)人或者校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)才能夠查看，另一方面，高校應(yīng)當(dāng)積極建立智慧化檔案管理模式，在對(duì)檔案進(jìn)行歸檔保存的時(shí)候可以張貼專屬于該檔案的二維碼，當(dāng)教職工需要調(diào)取相關(guān)檔案的時(shí)候，只需要掃描對(duì)應(yīng)的二維碼就可以完成登記，不用再填寫(xiě)紙質(zhì)的檔案調(diào)用單。而在管理人事檔案（以學(xué)生檔案為主）的過(guò)程中，更是可以借助智慧化管理模式來(lái)提高管理效率，工作人員在將檔案中信息錄入到系統(tǒng)之后，只需要掃碼就可以查看檔案明細(xì)。

2.3 優(yōu)化部門(mén)人員結(jié)構(gòu)配置

高校檔案信息是整個(gè)檔案信息資源中的重要組成部分，是國(guó)家檔案全宗的重要組成部分，是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富，是推動(dòng)社會(huì)文明進(jìn)步的寶貴資源。高校檔案信息真實(shí)記載了學(xué)校的發(fā)展進(jìn)程，高等學(xué)校要想在日益復(fù)雜的環(huán)境中爭(zhēng)創(chuàng)一流和更好地發(fā)展，就離不開(kāi)高校檔案信息的支持。為切實(shí)提高管理效率，應(yīng)當(dāng)優(yōu)化部門(mén)人員結(jié)構(gòu)配置，通過(guò)對(duì)檔案管理部門(mén)人事的優(yōu)化來(lái)實(shí)現(xiàn)。為了讓部門(mén)工作人員提高檔案意識(shí)，應(yīng)當(dāng)設(shè)置相應(yīng)的績(jī)效考核機(jī)制，以月度為單位對(duì)員工進(jìn)行考評(píng)，并根據(jù)考評(píng)結(jié)果給予相應(yīng)的獎(jiǎng)罰。而在工作流程上，也要定期組織例會(huì)來(lái)討論，對(duì)現(xiàn)行工作辦法進(jìn)行優(yōu)化和改良。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理規(guī)范化，有助于推進(jìn)高校整體的發(fā)展，對(duì)建設(shè)高品質(zhì)高等教育學(xué)府有著極為重要的作用。雖然該部分工作不會(huì)對(duì)教學(xué)產(chǎn)生過(guò)多的影響，但是確實(shí)高校正常運(yùn)行的重要組成部分，高校應(yīng)當(dāng)提高重視，有效把控檔案管理質(zhì)量，切實(shí)提高相關(guān)工作的效率。