當(dāng)前新形勢(shì)下人事檔案管理工作的優(yōu)化

陳海波

（重慶市秀山土家族苗族自治縣人大代表聯(lián)絡(luò)服務(wù)中心，重慶 409900）

事業(yè)單位有效進(jìn)行工作，離不開人事檔案管理工作的強(qiáng)有力支撐，事業(yè)單位基于檔案的管理工作非常注重，自開始構(gòu)建人事檔案管理工作就已經(jīng)步入正軌。人事檔案是事業(yè)單位獲取人才信息的主要來(lái)源，進(jìn)行人才選拔時(shí)的重要依據(jù)，直接關(guān)系到事業(yè)單位能否在競(jìng)爭(zhēng)中站穩(wěn)腳跟。所以，我國(guó)事業(yè)單位應(yīng)提高對(duì)人事檔案管理工作的重視程度，采取先進(jìn)的管理措施和手段，對(duì)檔案管理工作加以改善并健全，讓人事檔案管理工作彰顯出本來(lái)的價(jià)值，推動(dòng)事業(yè)單位的長(zhǎng)足進(jìn)步。

1 事業(yè)單位要強(qiáng)化人事檔案管理工作的關(guān)注

為了切實(shí)提升人事檔案管理工作，事業(yè)單位一定要強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作的注重程度。事業(yè)單位要提升對(duì)人事檔案管理工作的人力和物力的投入，完善人事檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)備、招聘專業(yè)的技術(shù)人才、提高檔案工作人員的待遇、嚴(yán)格選聘檔案管理人員。單位還應(yīng)當(dāng)定時(shí)定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高工作人員的業(yè)務(wù)能力和整體素質(zhì)，有助于人事檔案管理工作的平穩(wěn)進(jìn)步。

2 按時(shí)對(duì)人事檔案管理工作人員進(jìn)行技能培訓(xùn)

我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理部門沒有專業(yè)的管理人才，導(dǎo)致檔案管理工作欠缺科學(xué)管理。為了轉(zhuǎn)變這一現(xiàn)狀，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)按時(shí)對(duì)人事檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，加強(qiáng)工作人員的專業(yè)技能。事業(yè)單位可以通過專家講座、知識(shí)競(jìng)賽、觀看學(xué)習(xí)視頻等方式進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)結(jié)束后，要制定相關(guān)的考核體系，針對(duì)檔案管理人員的基礎(chǔ)知識(shí)掌握情況和專業(yè)技能進(jìn)行綜合測(cè)評(píng)，制定崗位競(jìng)爭(zhēng)制度，加大崗位之間的競(jìng)爭(zhēng)，調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，對(duì)工作人員賞罰分明。

3 建立健全相應(yīng)的人事檔案管理工作制度

為了使檔案管理人員進(jìn)一步規(guī)范工作行為，事業(yè)單位應(yīng)該構(gòu)建對(duì)應(yīng)的機(jī)制，約束職員的行為，為人事檔案管理工作提供根本保證。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確按照《干部檔案工作條例》制定相應(yīng)的規(guī)章制度，不斷完善制度的相關(guān)內(nèi)容，規(guī)范工作人員的工作措施，保證檔案工作不斷推進(jìn)。事業(yè)單位要建立檔案督查管理小組，構(gòu)建人事檔案管理工作的督查管理系統(tǒng)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作存在的問題，并進(jìn)行解決。

4 將信息化建設(shè)應(yīng)用在人事檔案管理工作中

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，科技的廣泛使用改變了我國(guó)傳統(tǒng)落后的工作方式，事業(yè)單位的人事檔案管理也應(yīng)引進(jìn)信息技術(shù)，根據(jù)工作的具體情況，改善工作條件和工作方法。首先，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，可以利用信息化檔案管理系統(tǒng)將傳統(tǒng)的文字圖像等具體信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息資料，方便工作人員對(duì)檔案的調(diào)取，促進(jìn)人事檔案管理工作順利開展。其次，工作人員在開展工作時(shí)，盡可能大范圍地使用計(jì)算機(jī)軟件、云盤、虛擬儲(chǔ)存空間和大數(shù)據(jù)處理技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行保存，保證檔案工作的安全性和保密性，信息技術(shù)的應(yīng)用為人事檔案的儲(chǔ)存節(jié)省了空間，同時(shí)也提高了檔案管理工作的效率。

5 事業(yè)單位要增加基金的投入力度

在事業(yè)單位的人事檔案管理工作里，由于單位不夠重視，所以缺少對(duì)檔案管理工作的投入，使人事檔案管理工作出現(xiàn)許多問題。所以，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視人事檔案管理工作，對(duì)檔案管理工作加大投入力度，建立檔案管理庫(kù)、購(gòu)買檔案管理設(shè)備、滅火器等。保證檔案室的通風(fēng)，做好檔案的防潮工作，對(duì)檔案室定期進(jìn)行清理，保證檔案室的干凈整潔，提高檔案的保存環(huán)境，有利于人事檔案的長(zhǎng)期保存。同時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)增加對(duì)檔案管理工作人員的投入，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)，規(guī)范其工作行為。先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和專業(yè)的檔案管理人才，可以保證檔案工作的順利進(jìn)行。

6 加強(qiáng)人檔分離的檔案管理

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各大行業(yè)對(duì)于員工的要求也逐漸提高，增加了人才的流動(dòng)性。為了人事檔案管理更加適應(yīng)人才流動(dòng)，事業(yè)單位應(yīng)完善人檔分離的人事檔案管理體制，保證新員工順利入職。

7 建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)

在事業(yè)單位中，由于工作中的信息多種多樣，所以要將檔案信息進(jìn)行分類整理。工作人員應(yīng)盡職盡責(zé)，做好自己的工作任務(wù)，可以利用計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一儲(chǔ)存，及時(shí)更新信息庫(kù)。各個(gè)部門應(yīng)加強(qiáng)溝通，保證檔案管理工作人員及時(shí)對(duì)信息進(jìn)行更改和完善。

8 保證人事檔案信息化的安全性

人事檔案信息是各個(gè)事業(yè)單位的機(jī)密文件，所以要提高人事檔案管理的安全性，保證信息不被泄露。事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)人事檔案信息化管理工作人員的安全性教育和安全技術(shù)培訓(xùn)，增強(qiáng)信息保密安全意識(shí)及安全使用技能。在工作時(shí)，工作人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案調(diào)閱制度，查閱檔案時(shí)，需要人事部及主管領(lǐng)導(dǎo)簽字授權(quán)，查閱檔案應(yīng)該當(dāng)天返回，歸還檔案時(shí)仔細(xì)核查有無(wú)修改或缺項(xiàng)，進(jìn)行密封保存；對(duì)于離職的工作人員，檔案管理人員應(yīng)按照對(duì)方新單位的要求妥善寄出，寄出前仔細(xì)檢查檔案的完整性。檔案在存儲(chǔ)時(shí)，應(yīng)保證紙質(zhì)版檔案和數(shù)字檔案分開存儲(chǔ)，提高檔案儲(chǔ)存的安全性。

9 結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理工作的重要意義不言而喻，重視人事檔案管理工作的進(jìn)行與改進(jìn)是必行之義。從目前的情況來(lái)看，人事檔案的管理工作仍然存在著很多問題亟須我們解決，但是，通過研究與探討，這些問題都將會(huì)被逐個(gè)擊破，人事檔案管理這項(xiàng)工作將會(huì)發(fā)揮其更好的作用。