淺談科學(xué)檔案管理對推動中醫(yī)文化傳承的重要性

鐘婉瑩

（肇慶市中醫(yī)院 黨委辦公室，廣東 肇慶 526000）

近年,我國醫(yī)療衛(wèi)生健康事業(yè)正在高速發(fā)展,作為以發(fā)揚(yáng)并傳承中醫(yī)文化為主的中醫(yī)院,檔案資源的管理與利用則具有重要的意義。本文從中醫(yī)文化建設(shè)、中醫(yī)藥學(xué)術(shù)文化傳承等方面論述了檔案管理在其中的重要作用。進(jìn)一步完善檔案管理體系是對于中醫(yī)傳統(tǒng)文化傳承與弘揚(yáng),推動中醫(yī)藥文化發(fā)展,把中醫(yī)藥推向世界起到堅(jiān)實(shí)的保障。

1 中醫(yī)文化建設(shè)與傳承離不開良好的檔案管理體制

1.1 醫(yī)院檔案是凝聚和提煉醫(yī)院核心價(jià)值觀的源泉

醫(yī)院精神是醫(yī)院文化的核心，是醫(yī)院價(jià)值觀的體現(xiàn)。醫(yī)院的檔案是醫(yī)院發(fā)展的珍貴記錄，它從不同的角度全方位記載著醫(yī)院文化發(fā)展的軌跡，是展現(xiàn)醫(yī)院精神的重要載體。強(qiáng)化中醫(yī)醫(yī)院檔案管理工作，不僅在科學(xué)的檔案管理工作中提質(zhì)增效，還能帶動中醫(yī)文化的傳承與發(fā)展，不斷沉淀珍貴的中醫(yī)藥傳統(tǒng)文化。在增強(qiáng)醫(yī)院文化底蘊(yùn)的同時(shí)，建立良好的醫(yī)療服務(wù)形象，促進(jìn)醫(yī)院綜合競爭力的進(jìn)一步提升。

1.2 醫(yī)院檔案對文化的積淀與傳承有著重要的貢獻(xiàn)

醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展洪流的沉淀物，對醫(yī)院文化的傳承有著重要的價(jià)值與貢獻(xiàn)。以肇慶市中醫(yī)院為例：從存放的文書檔案、電子檔案中看到，該院創(chuàng)建四十多年以來，遵循“病人至上，質(zhì)量第一”的宗旨，堅(jiān)持“大醫(yī)精誠，仁愛救人”的核心理念和發(fā)揮中醫(yī)藥“簡、便、廉、驗(yàn)”的優(yōu)勢，秉承祖國醫(yī)學(xué)精髓，實(shí)施“名院、名科、名醫(yī)、名藥”工程，培養(yǎng)和造就了一支醫(yī)德高尚、醫(yī)術(shù)精良的中醫(yī)醫(yī)療團(tuán)隊(duì)，形成了富含中醫(yī)文化的優(yōu)質(zhì)服務(wù)文化，為著力解決群眾“看病難、看病貴”問題，推動經(jīng)濟(jì)社會協(xié)調(diào)發(fā)展、維護(hù)人民群眾健康、建設(shè)“幸福肇慶”做出了積極的貢獻(xiàn)。站在新時(shí)代新高度，與時(shí)俱進(jìn)拓展醫(yī)院文化內(nèi)涵建設(shè)離不開完善的醫(yī)院檔案管理體制，而如何建立科學(xué)的檔案管理模式，成為醫(yī)院建立健全檔案管理體制的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

2 如何建立科學(xué)的醫(yī)院檔案管理模式

檔案科學(xué)化管理是當(dāng)下與時(shí)俱進(jìn)的一個(gè)管理概念，是一種意識、一種態(tài)度，還是一種精益求精的文化。目前，檔案管理人員所要做的就是怎樣把這種意識、態(tài)度貫穿于檔案管理實(shí)踐中，使它成為檔案管理人員工作中的一部分，切實(shí)成為檔案管理人員的自然習(xí)慣。

2.1 提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案工作有其自身的特點(diǎn)和規(guī)律，不進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化的管理，只憑經(jīng)驗(yàn)是無法妥善做好檔案工作的。對檔案管理人員的要求，不僅要有專業(yè)的學(xué)識水平和較強(qiáng)的工作能力，更重要的是要熱愛檔案事業(yè)，對檔案工作有高度的事業(yè)心和責(zé)任心，有良好的職業(yè)道德和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋Ｃ芤庾R。要實(shí)現(xiàn)科學(xué)的檔案管理，就應(yīng)加強(qiáng)對檔案隊(duì)伍建設(shè)，注重選擇德才兼?zhèn)涞娜藛T管理檔案工作，并加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，采取多途徑、多種形式進(jìn)行培訓(xùn)，通過學(xué)習(xí)提高文化水平，增長專業(yè)知識，提高了檔案管理水平。

2.2 嚴(yán)格檔案管理流程

規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，建立嚴(yán)格的檔案管理流程是不可或缺的。目前，醫(yī)院的檔案管理工作大致分為“立卷歸檔”、“查閱”“借閱”、“移交”“銷毀”等幾個(gè)方面。

1）立卷歸檔。檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機(jī)讀目錄——將檔案整理完畢——整理裝訂檔案——制作檢索工具——檔案入庫——分類上架。2）查閱借出。（1）查閱檔案。查閱人提出申請——辦公室主任審核——分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找——查閱人填寫查閱檔案登記簿——查閱完畢后由檔案室工作人員將檔案放回檔案夾。（2）借出檔案。由借出人提出書面申請——辦公室主任審核——分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找有關(guān)檔案——借閱人填寫借閱檔案登記簿——?dú)w還檔案——檔案室工作人員填寫歸還日期并放回檔案架。3）檔案移交。（1）立卷部門根據(jù)單位制定的檔案歸檔范圍，在次年初將年度歸檔文件材料完整移交到綜合檔案室。（2）綜合檔案室的專職檔案管理員對各部門初步立卷的文件材料進(jìn)行檢查、指導(dǎo)，填寫移交清單。（3）綜合檔案室對各部門移交的檔案進(jìn)行分類、整理、編號、裝訂、錄入、入庫。4）鑒定銷毀。由專職（兼職）檔案管理員提出檔案銷毀申請——辦公室主任審核——分管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核并作出指示——檔案鑒定小組（由分管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員共同組成）進(jìn)行鑒定——檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員逐項(xiàng)照冊登記——辦公室主任簽字批準(zhǔn)——分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——統(tǒng)一移交移到指定接收點(diǎn)進(jìn)行銷毀，對已銷毀檔案進(jìn)行清冊。

2.3 建立健全醫(yī)院檔案管理制度

檔案管理制度，基本涵蓋6個(gè)方面，分別為：立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案移交制度、檔案人員崗位責(zé)任制度等。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理，是建立健全檔案法制意識、強(qiáng)化依法治檔，貫徹執(zhí)行《檔案法》和國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)，促使檔案工作逐步走上依法治理的軌道。

2.4 加快推進(jìn)檔案信息化管理進(jìn)程

檔案信息化是當(dāng)代經(jīng)濟(jì)和科技發(fā)展到一定程度的產(chǎn)物，是現(xiàn)代化的要求。從中醫(yī)院的角度探索與思考，推進(jìn)檔案信息化管理是提高醫(yī)院信息化發(fā)展、提升優(yōu)質(zhì)服務(wù)、傳承中醫(yī)藥文化的重要手段。紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)到電子信息化檔案管理，是醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢和必由之路。如何利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行信息存儲、檢索，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，已經(jīng)成為檔案管理工作的重要議題，建立檔案數(shù)據(jù)庫，對大量的信息、數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、排列、儲存、利用，在當(dāng)今信息化飛速發(fā)展的時(shí)代顯得尤為重要。與此同時(shí)，對電子檔案的使用權(quán)限、保密工作等，將日益規(guī)范化、嚴(yán)格化。研究制定電子文件檔案和電子檔案管理制度與辦法，實(shí)現(xiàn)中醫(yī)文化信息資源共享，是中醫(yī)院傳承中醫(yī)優(yōu)秀傳統(tǒng)文化的重要手段。

3 科學(xué)做好檔案管理工作，為中醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)與文化傳承提供更好的服務(wù)

1）科學(xué)的檔案管理為醫(yī)院管理者作重大決策提供有效的服務(wù)。醫(yī)院管理者是醫(yī)院文化的倡導(dǎo)者和推動力量。他們要通過充分了解醫(yī)院的歷史及現(xiàn)狀，才能推動醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院檔案資料記載則是最真實(shí)且完整的體現(xiàn)。因此，檔案管理人員需要認(rèn)真整理好各類重要文檔資料記載，為醫(yī)院的管理者、決策者及時(shí)提供有價(jià)值的信息，使其果斷作出良好的決策，推動醫(yī)院進(jìn)一步發(fā)展。

2）科學(xué)的檔案管理為醫(yī)院開展精神文明建設(shè)提供有力的支撐。精神文明建設(shè)是當(dāng)今社會文化發(fā)展的重要課題之一。醫(yī)院著力開展精神文明建設(shè)，目的是通過樹立大醫(yī)精誠和良好的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)來培養(yǎng)員工的從醫(yī)素質(zhì)，從而提升醫(yī)院的服務(wù)能力。檔案是醫(yī)院發(fā)展歷程的真實(shí)記錄，體現(xiàn)著醫(yī)院文化建設(shè)方向。肇慶市中醫(yī)院的核心理念是“大醫(yī)精誠 仁愛救人”，它充分地體現(xiàn)了“厚于德、誠于信、敏于行”的廣東精神。只有將醫(yī)院各類檔案進(jìn)行科學(xué)的分類管理，才能維護(hù)且傳承好醫(yī)院精神，讓醫(yī)院的文化水平得以很好的提升。

4 結(jié)束語

由此可見，檔案管理在醫(yī)院文化建設(shè)中起著相當(dāng)重要的作用。只有通過不斷加強(qiáng)醫(yī)院檔案的管理和開發(fā)利用，多層面挖掘和發(fā)揮醫(yī)院檔案的優(yōu)勢，在做好檔案管理工作的基礎(chǔ)上，才能為推動中醫(yī)藥文化傳承提供堅(jiān)強(qiáng)的保障。