職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理工作創(chuàng)新與實(shí)踐

韓美鳳

（黑龍江省青岡縣職業(yè)技術(shù)教育中心，黑龍江 綏化 151600）

學(xué)生檔案屬于學(xué)校檔案管理的重要組成部分，職業(yè)學(xué)校每年都會迎來新的生源，送走一大批畢業(yè)生，而學(xué)生檔案屬于職業(yè)學(xué)校學(xué)生在校期間各方面表現(xiàn)的真實(shí)準(zhǔn)確記錄，以各種文件、表格或者文字材料的方式被保存，這些檔案從本質(zhì)上來說屬于學(xué)生學(xué)習(xí)活動的真實(shí)記錄，對他們未來的發(fā)展具有重要意義，也是企事業(yè)單位進(jìn)行人事調(diào)動的關(guān)鍵依據(jù)。目前很多職業(yè)學(xué)校在組織開展學(xué)生檔案管理活動中，并未真正意識到此項(xiàng)工作的重要意義，思想認(rèn)識上有待提升，也尚未構(gòu)建一個系統(tǒng)完善且符合學(xué)校實(shí)際情況的檔案管理制度，沒有積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)促進(jìn)檔案管理水平的提升，因此很容易出現(xiàn)檔案管理工作混亂的情況，難以形成完善的學(xué)生檔案管理體系。職業(yè)學(xué)校有必要從學(xué)生檔案的收集、整理、歸檔等方面著手，積極推進(jìn)落實(shí)檔案管理的創(chuàng)新與改革，促進(jìn)學(xué)生檔案管理水平和質(zhì)量的不斷提升。

1 職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理工作的基本原則與創(chuàng)新的重要性

1.1 學(xué)生檔案管理的基本原則

一是保密原則。職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案從某種程度上來說是一種機(jī)密文件，在實(shí)際管理過程中必須要始終堅(jiān)持保密原則，未經(jīng)允許禁止將其帶出或向他人透露學(xué)生檔案中的信息。職業(yè)學(xué)校檔案管理人員必須要引起充分重視，保證檔案材料的完整和安全。二是登記原則。學(xué)生檔案在保存、收集、整理、歸檔和查閱、移交等環(huán)節(jié)中都必須要做好清楚明確的登記，對轉(zhuǎn)遞情況予以記錄，建立相關(guān)臺賬，確保學(xué)生檔案管理的各個階段都有跡可尋，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化水平的提升。三是及時性原則。在開展學(xué)生檔案管理工作的過程中，必須要結(jié)合職業(yè)學(xué)校招生部門、教務(wù)處等各部門所移交的材料文件做好歸檔分類工作，第一時間確保相關(guān)檔案材料得以歸檔，保證檔案不會遺漏會丟失。四是完整性原則。對職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案來說，唯有確保其完整性才可以充分發(fā)揮出其開發(fā)利用價值，若檔案材料缺失遺漏，對學(xué)生也會帶來很大程度的影響，因此在實(shí)際工作中必須要始終遵循完整性的原則，堅(jiān)持定期對學(xué)生檔案實(shí)施核查，特別是獎懲文件、鑒定材料等要及時收集歸檔，尤其要做好即將畢業(yè)學(xué)生檔案材料的核查。五是真實(shí)性原則。確保學(xué)生檔案材料的真實(shí)準(zhǔn)確是學(xué)生檔案管理工作的基本要求，管理工作人員必須要引起重視，確保規(guī)范科學(xué)開展檔案管理工作，避免錯裝或者漏裝各類檔案材料。

1.2 職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理工作創(chuàng)新的重要性

首先，促進(jìn)檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展有利于發(fā)揮出學(xué)生檔案資源的開發(fā)利用價值。對職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理而言，在新時期下最關(guān)鍵的工作即是對學(xué)生檔案進(jìn)行深入開發(fā)利用，為學(xué)校管理、學(xué)生就業(yè)等帶來更多幫助和支持。在實(shí)際工作中，檔案管理人員要主動樹立服務(wù)意識，積極與其他各部門進(jìn)行溝通交流，推動學(xué)生檔案管理的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效傳輸共享，從而確保學(xué)生檔案開發(fā)利用價值的發(fā)揮。借助于對學(xué)生檔案的深入挖掘與應(yīng)用，構(gòu)建更加科學(xué)的校企合作模式，真正發(fā)揮出學(xué)生檔案對學(xué)生未來就業(yè)和發(fā)展的價值[1]。

其次，近年來現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)在各個行業(yè)和領(lǐng)域得以廣泛應(yīng)用，職業(yè)學(xué)校也更加強(qiáng)調(diào)信息化建設(shè)工作，學(xué)生檔案管理的創(chuàng)新與改革，推動學(xué)生檔案管理信息化發(fā)展，能夠?yàn)閷W(xué)校決策、教學(xué)教研工作的開展和學(xué)生管理工作帶來更有價值的服務(wù)。從現(xiàn)階段的實(shí)際情況來說，大部分職業(yè)學(xué)校都已經(jīng)開始促進(jìn)信息化建設(shè)工作，這對于學(xué)校資源信息共享與交換表現(xiàn)出非常重要的意義。在新時期下，學(xué)生檔案的使用需求日益多元化，要真正發(fā)揮出學(xué)生檔案資源的價值與作用，應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作的創(chuàng)新。與此同時，學(xué)生檔案管理工作人員必須要主動樹立以學(xué)生為本的思想觀念，在檔案管理中的各項(xiàng)工作都必須要始終遵循以促進(jìn)學(xué)生發(fā)展為中心來開展，面向用人單位開放學(xué)生的基本信息，為他們的就業(yè)與發(fā)展帶來更多機(jī)會。

最后，職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理工作創(chuàng)新有助于促進(jìn)檔案管理水平和質(zhì)量的提升，確保學(xué)生檔案的充分利用，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。借助于信息化建設(shè)推動學(xué)生檔案管理模式的優(yōu)化轉(zhuǎn)型，依靠互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息傳輸極大地降低了檔案管理的時間成本，簡化了檔案材料收集、歸檔流程。與此同時，職業(yè)學(xué)校其他部門的使用者也能夠結(jié)合實(shí)際需求來及時調(diào)取和查詢相關(guān)檔案材料，從而有效降低檔案工作人員的工作壓力，促進(jìn)學(xué)生檔案利用效率的提升。另外，促進(jìn)學(xué)生檔案管理模式創(chuàng)新，為檔案需求者帶來更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，檔案管理水平和質(zhì)量得以持續(xù)提高。

2 職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)狀分析

第一，職業(yè)學(xué)校對于學(xué)生檔案管理重視程度有待提升。現(xiàn)階段依舊有部分職業(yè)學(xué)校沒有意識到學(xué)生檔案管理的重要意義，將學(xué)生檔案管理當(dāng)作是普通的日常工作，檔案管理人員的責(zé)任意識薄弱，開展工作常常出現(xiàn)問題。導(dǎo)致這一問題的出現(xiàn)通常來說有兩層原因：首先是職業(yè)學(xué)校的管理者沒有引起重視，覺得學(xué)生檔案材料的使用頻率不高，因此無論是人力物力還是財(cái)力的投入都不夠充分；其次是學(xué)生檔案管理工作并未直接關(guān)系到職業(yè)學(xué)校的教學(xué)教研活動、專業(yè)課評估等相關(guān)工作，無法向社會展示管理成效，所以容易受到忽視[2]。

第二，職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理人員隊(duì)伍綜合素質(zhì)有待提升。對于數(shù)量龐大的學(xué)生檔案材料，對于檔案管理人員的專業(yè)化水平提出了更高的要求。由于很多檔案管理人員并未真正對此項(xiàng)工作引起重視，自身綜合素質(zhì)能力不符合新時期對學(xué)生檔案管理工作的要求，加之部分職業(yè)學(xué)校的檔案管理人員并非專職而是學(xué)校行政人員兼職，在很大程度上降低了學(xué)生檔案管理的實(shí)效性，阻礙了學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

第三，職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理工作制度有待進(jìn)一步完善。針對學(xué)生檔案管理工作的相關(guān)制度尚不統(tǒng)一規(guī)范，系統(tǒng)性和邏輯性不強(qiáng)，不能夠?qū)W(xué)生檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)有效的指導(dǎo)，也缺少相應(yīng)的獎懲制度、考評制度等。如此一來就讓很多檔案管理人員在工作中缺少依據(jù)，學(xué)生檔案管理不規(guī)范的現(xiàn)象始終存在。而職業(yè)學(xué)校學(xué)生畢業(yè)之后的去向多元化，畢業(yè)生檔案很多都是要求學(xué)生代為保管，還有部分和學(xué)生一起進(jìn)入當(dāng)?shù)厝瞬攀袌龊途蜆I(yè)單位，缺少統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)和制度，對后續(xù)的查詢利用會帶來很大困擾，甚至可能出現(xiàn)檔案材料損壞或丟失的問題[3]。

第四，職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理模式較為陳舊落后，尚未靈活運(yùn)用信息技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)，并未構(gòu)建更加完善的檔案管理信息化系統(tǒng)。對于部分已經(jīng)著手推進(jìn)學(xué)生檔案信息化建設(shè)的學(xué)校，即便有學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)，但信息技術(shù)的利用還處于較低的水平，甚至部分職業(yè)學(xué)校依舊還沿用傳統(tǒng)那種紙質(zhì)檔案管理的工作模式?；跈n案完整性和安全性的要求來說，紙質(zhì)檔案的歸檔保存很可能出現(xiàn)丟失、缺頁以及老化的問題，紙質(zhì)記錄也可能被篡改，影響檔案材料的準(zhǔn)確性，阻礙了學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

3 職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理工作創(chuàng)新與實(shí)踐

3.1 建立完善學(xué)生檔案管理制度

學(xué)生檔案管理屬于職業(yè)學(xué)校內(nèi)部管理的重要內(nèi)容，職業(yè)學(xué)校應(yīng)當(dāng)更加重視學(xué)生檔案管理制度的進(jìn)一步完善。應(yīng)當(dāng)在嚴(yán)格遵循國家相關(guān)政府部門對職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理相關(guān)政策規(guī)定的前提下，結(jié)合職業(yè)學(xué)校具體情況，建立完善有針對性的檔案管理制度。學(xué)生檔案管理制度中應(yīng)當(dāng)清楚規(guī)定相關(guān)人員具體職責(zé)，確保崗位分工清晰，責(zé)任落實(shí)到人，防止發(fā)生推諉責(zé)任的現(xiàn)象，同時應(yīng)當(dāng)清楚規(guī)定學(xué)生檔案管理工作的基本流程和主要內(nèi)容，建立完善的績效考核體系，充分調(diào)動檔案管理工作人員的積極性和主動性，不斷提升檔案管理人員的工作能力，確保學(xué)生檔案管理的有序推進(jìn)。另外還需要盡快推動檔案工作人員培訓(xùn)機(jī)制的構(gòu)建，定期組織開展崗位培訓(xùn)活動并實(shí)施考核評價，對學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行全方位的監(jiān)督與指導(dǎo)。

3.2 盡快建立學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫

近年來越來越多的職業(yè)學(xué)校開始推進(jìn)信息化建設(shè)工作，也更加注重學(xué)生檔案管理工作數(shù)字化水平的提升，學(xué)生檔案管理信息化成為一個重要的熱點(diǎn)課題。借助于現(xiàn)代信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備促進(jìn)紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，有效促進(jìn)職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案資源開發(fā)利用效率的提升。職業(yè)學(xué)校應(yīng)當(dāng)盡快建立學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫，對學(xué)生檔案資料予以合理分類整理，對紙質(zhì)檔案實(shí)施數(shù)字化處理，通過這樣的方式來促進(jìn)檔案服務(wù)的多元化發(fā)展，提升學(xué)生檔案查詢利用效率。在學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，可以借鑒人事檔案管理系統(tǒng)設(shè)置以學(xué)號和班級作為關(guān)鍵字的學(xué)生信息表，將其當(dāng)成是檢索目錄，在這一前提下慢慢建立學(xué)生入學(xué)登記表、體檢情況表、黨團(tuán)組織材料、學(xué)籍信息以及獎懲記錄等，將各類信息表連接起來，從而最終形成一個學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫，它能夠通過報(bào)表的形式來呈現(xiàn)出查詢結(jié)果[4]。

3.3 實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案智慧服務(wù)目標(biāo)

21世紀(jì)迎來了信息化時代，職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理工作也必須要始終堅(jiān)持與時俱進(jìn)，但從當(dāng)前的實(shí)際情況來看，職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案智慧服務(wù)方面的建設(shè)工作還有待進(jìn)一步加強(qiáng)?；诂F(xiàn)階段各學(xué)校所建設(shè)的學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)而言，要促進(jìn)學(xué)生檔案管理效率的提升，應(yīng)當(dāng)靈活運(yùn)用大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)，把碎片化的靜止的檔案數(shù)據(jù)資源統(tǒng)一為整體，同時形成智能化檔案信息庫。依托于接口技術(shù)來促進(jìn)學(xué)生管理部門、教務(wù)管理部門以及學(xué)校安保部門等相互之間的聯(lián)系。另外還應(yīng)當(dāng)提供校外用戶查詢服務(wù)，為一些畢業(yè)之后的學(xué)生帶來查詢服務(wù)，為其提供就業(yè)審核、考試證明以及戶口遷移等所需材料。由于學(xué)生檔案關(guān)系到學(xué)生的隱私，為確保對檔案數(shù)據(jù)信息的保護(hù)，可以設(shè)置不同的用戶權(quán)限，借助于多元化的智慧服務(wù)，讓職業(yè)學(xué)校管理人員和教師能夠及時掌握學(xué)生的相關(guān)情況，分析可能出現(xiàn)的問題，從而有針對性地制定教育管理策略，為學(xué)生的成長與發(fā)展帶來更多助力，同時也為企事業(yè)單位選聘和考核人才帶來更加準(zhǔn)確完善的學(xué)生數(shù)據(jù)信息。

3.4 加強(qiáng)學(xué)生檔案重要性的宣傳

職業(yè)學(xué)校應(yīng)當(dāng)把學(xué)生檔案真正納入整個檔案管理工作系統(tǒng)中來，從而建立“大檔案”管理格局，更好地協(xié)調(diào)人事檔案、學(xué)生檔案以及其他各類綜合檔案的管理工作。然而對于部分職業(yè)學(xué)校來說，很多管理層和檔案工作人員尚未對學(xué)生檔案的管理引起充分重視，特別是學(xué)生本人對檔案管理的了解不夠，對檔案管理的作用和意義認(rèn)識較為模糊，在日常的學(xué)習(xí)和生活中也不會去關(guān)注這方面的問題，因此不能夠積極主動配合與支持學(xué)生檔案管理工作。對此職業(yè)學(xué)校必須要開展好學(xué)生檔案管理的宣傳工作，選擇在新生入學(xué)、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)、職業(yè)規(guī)劃等過程中，借助于學(xué)校報(bào)紙、廣播、微信公眾號或者班級微信群來讓學(xué)生了解學(xué)生檔案管理工作的開展情況和對他們未來發(fā)展的重要意義，強(qiáng)化宣傳，著重針對檔案知識、規(guī)定、具體內(nèi)容、利用價值等實(shí)施宣傳。落實(shí)好職業(yè)學(xué)校學(xué)生的檔案宣傳教育工作，讓其能夠清楚了解到什么情況會記錄在檔案中，從而有助于對學(xué)生的教育和引導(dǎo)。學(xué)生對檔案管理工作的了解程度逐漸增加，也可以理解到檔案在很大程度上關(guān)系到自己未來的職業(yè)規(guī)劃和社會發(fā)展，是企事業(yè)單位選聘人才的關(guān)鍵依據(jù)。有助于培養(yǎng)和提升學(xué)生的道德品質(zhì)，激勵其主動學(xué)習(xí)，不斷創(chuàng)新，同時讓學(xué)生樹立較強(qiáng)的檔案意識，重視并關(guān)注自己在畢業(yè)之后檔案的去向，有效避免了檔案丟失或者檔案遺棄等問題的頻頻出現(xiàn)[5]。

3.5 確保數(shù)字化檔案的安全性

職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，為檔案使用者帶來極大便利的同時，也容易存在很多安全隱患。例如說學(xué)生檔案的數(shù)字化信息化建設(shè)，其最大缺陷在于可能受到外部網(wǎng)絡(luò)的攻擊而導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫中的學(xué)生檔案數(shù)據(jù)信息被泄露或者丟失。因此職業(yè)學(xué)校在推動學(xué)生檔案管理工作創(chuàng)新的過程中要始終注意數(shù)字化檔案的安全性問題，確保數(shù)字化檔案材料的真實(shí)性與完整性。因此學(xué)生檔案管理工作人員必須要不斷增強(qiáng)自身專業(yè)素質(zhì)能力，避免僅僅局限在單純的檔案信息操作上，還需要對數(shù)字化檔案的存儲、修改、重組等方面有所涉獵，進(jìn)而更加準(zhǔn)確地判定學(xué)生檔案數(shù)據(jù)是否被竊取或者修改，促進(jìn)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)安全管理水平的提升。與此同時，數(shù)字化檔案管理也應(yīng)當(dāng)和紙質(zhì)文件那樣存在對應(yīng)的存儲介質(zhì)，通常來說學(xué)生檔案信息存儲在特定的硬盤或網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之內(nèi)，但不代表這些存儲的信息是絕對安全的，如果存儲介質(zhì)受到損壞，其中的數(shù)據(jù)信息也會受損，所以在實(shí)際工作中，學(xué)生檔案管理工作人員能夠選擇復(fù)制多份存檔分開保存的辦法，避免上述問題的出現(xiàn)。

3.6 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

一是應(yīng)當(dāng)促進(jìn)檔案管理人員綜合素質(zhì)能力的培養(yǎng)，不斷提升其思想認(rèn)識，檔案管理工作人員必須要樹立較強(qiáng)的責(zé)任意識和大局意識；二是職業(yè)學(xué)校應(yīng)當(dāng)落實(shí)好學(xué)生檔案管理工作人員專業(yè)水平的培養(yǎng)和提升，確保責(zé)任和義務(wù)的同時落實(shí)，在出現(xiàn)錯誤之后要明確相關(guān)人員責(zé)任，同時組織進(jìn)行培訓(xùn)教育活動，強(qiáng)化檔案管理工作人員的培訓(xùn)；三是應(yīng)當(dāng)盡快選聘和培養(yǎng)更多復(fù)合型人才，確保其不但能夠擁有較高的綜合素質(zhì)能力，同時也能夠熟悉掌握計(jì)算機(jī)信息技術(shù)知識，從而保證學(xué)生檔案管理工作效率和質(zhì)量的不斷提升，確保學(xué)生檔案管理活動的有序開展，真正發(fā)揮出學(xué)生檔案管理的價值與作用[6]。

綜上所述，職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案材料是對學(xué)生在學(xué)校中學(xué)習(xí)與生活情況的客觀記錄，對于他們未來學(xué)習(xí)和就業(yè)都具有非常重要的幫助。因此檔案管理工作人員必須要始終堅(jiān)持對所有學(xué)生負(fù)責(zé)的態(tài)度，對學(xué)生檔案予以嚴(yán)格管控，針對管理工作中存在的問題必須要第一時間采取有針對性的措施予以處理，靈活應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段來構(gòu)建更為科學(xué)高效的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，更好地為廣大師生服務(wù)。

4 結(jié)語

總而言之，推進(jìn)學(xué)生檔案管理工作創(chuàng)新與改革當(dāng)前一項(xiàng)非常重要的工作，對職業(yè)學(xué)校檔案管理部門來說，必須要真正利用好現(xiàn)代信息技術(shù)，促進(jìn)檔案管理模式的優(yōu)化與創(chuàng)新，確保學(xué)生檔案管理朝著更加科學(xué)化、規(guī)范化的方向邁進(jìn)，不斷提升學(xué)生檔案開發(fā)利用效率，充分發(fā)揮出檔案管理工作的價值與作用。與此同時，對于職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理工作來說，必須要建立健全管理制度，推進(jìn)信息管理系統(tǒng)建設(shè)，開展好檔案管理宣傳工作，加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍培養(yǎng)，結(jié)合實(shí)際情況制定有針對性的學(xué)生檔案管理對策，確保廣大學(xué)生更好地成長與發(fā)展。