基層檔案館檔案管理工作中存在的問題分析

黃 皓

（耒陽市檔案館，湖南 衡陽 421800）

檔案是很多企業(yè)開展業(yè)務(wù)的重要基礎(chǔ)，基層檔案館中存放著眾多檔案，這些檔案能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)的工作帶來便利，便于查閱和參考。所以提升檔案管理館的管理工作水平迫在眉睫，這就需要我們從目前存在的問題著手，逐個擊破，以提升檔案管理工作水平?；鶎訖n案館的管理工作主要分為：檔案收集；檔案整理；歸檔查找；檔案維護(hù)。以下是我國檔案管理館目前存在的主要問題。

1 基層檔案館管理工作中的問題

1.1 不夠重視檔案管理工作

目前我國最大的問題就是基層檔案館沒有足夠重視檔案管理工作，很多基層檔案館依然認(rèn)為檔案管理不重要，可以適當(dāng)延后整治。這也就導(dǎo)致了相關(guān)人員對管理工作的態(tài)度不認(rèn)真，并且因?yàn)闆]有足夠的重視，很多人員認(rèn)為檔案管理只是簡簡單單地整理拜訪，沒有技術(shù)含量也就意味著沒有未來發(fā)展空間，所以很多年輕人并不愿意做檔案管理工作，也沒有專業(yè)人員進(jìn)行監(jiān)督管理，所以很多管理人員糊弄作業(yè)導(dǎo)致管理工作質(zhì)量效率下降。

1.2 資金投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施落后

我國很多基層檔案管理館由于重視程度不夠等原因，沒有投入足夠的資金導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)施落后，給管理工作帶來不便。比如很多檔案管理室通風(fēng)不好、防蟲防霉措施不完善等問題。并且很多的基層檔案館并沒有一個專門的檔案室，只能跟其他工作室合并使用，檔案室中布滿雜物，使檔案管理工作難以展開。

1.3 完整檔案收集困難

首先，由于很多檔案為了調(diào)用方便，可能沒有存放在基層檔案館的綜合檔案室中，而是放在個人或者下級部門處，這就使檔案館收集的檔案完整性得不到保障，使工作難以展開。其次，我國目前檔案館中的檔案收集依靠檔案管理人員主觀判斷，由管理人員判斷該檔案是否需要收集整理，但由于大多數(shù)檔案管理人員專業(yè)知識匱乏，沒有正確的認(rèn)知，所以導(dǎo)致檔案收集質(zhì)量低下。

1.4 檔案管理制度不規(guī)范

我國目前的檔案管理制度更加偏向于書面，各界專家積極研究理論知識，并沒有切實(shí)的融入到實(shí)際操作中。管理人員依靠自身意志來確定檔案保管的要求和時間，這種浮于表面的工作導(dǎo)致工作開展極其困難，導(dǎo)致檔案歸類不及時，大多數(shù)相關(guān)檔案分類混亂甚至丟失。

1.5 缺乏相關(guān)專業(yè)人士

目前我國檔案管理館中的工作人員雖多，但全職人員缺乏，管理人員多為兼職，所以對相關(guān)工作的熟悉度不夠，難以勝任。部分地市級的檔案館經(jīng)常會有工作調(diào)動等問題，所以新入職的人員對該地檔案館不熟悉是正?，F(xiàn)象，等到熟悉之后經(jīng)常會面臨下一次調(diào)動的問題。并且很多管理人員并沒有接受過專業(yè)培訓(xùn)，不具備專業(yè)素質(zhì)，所以專職人員缺乏、管理工作效率低下。

2 管理工作問題分析及解決方案

2.1 加大對檔案管理工作的重視度

各部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)重視起檔案管理工作，將檔案管理工作指導(dǎo)納入日程，使員工感受到上級的重視度?？梢圆捎枚嗝襟w等方式進(jìn)行宣傳，比如電子雜志、微信、微博等方式宣傳檔案管理工作的重要性，改善檔案管理工作在大眾心中的刻板印象，使基層重視起檔案管理，并且上級應(yīng)當(dāng)積極監(jiān)督基層檔案館的管理工作，讓我國檔案管理真正能起到應(yīng)有的作用。

2.2 加大基礎(chǔ)設(shè)施的研發(fā)及使用

首先，政府應(yīng)當(dāng)加大對檔案管理工作的資金支持，每年撥出合適的預(yù)算進(jìn)行援助，比如購買以及維修空調(diào)、電腦、掃描儀等檔案管理需要的基礎(chǔ)設(shè)施。第二，基層檔案館應(yīng)當(dāng)用資金購買更多的基礎(chǔ)設(shè)施，如質(zhì)量更高的檔案柜，單獨(dú)用一間房作為檔案管理工作室，完善檔案室的通風(fēng)以及除濕，避免檔案受到蟲蛀、受潮等損傷。第三，應(yīng)當(dāng)積極研發(fā)能夠幫助管理人員的設(shè)備，在我國科技飛速發(fā)展的如今，檔案管理與高新技術(shù)結(jié)合已經(jīng)成為未來我們需要主動探討的問題。

2.3 建立完備的檔案管理制度

首先，專業(yè)人士不應(yīng)該僅僅制定理論性的文件，應(yīng)該跟當(dāng)?shù)鼗鶎訖n案館積極溝通，根據(jù)基層檔案館的檔案管理要求和特點(diǎn)制定具有針對性的制度，如檔案分類規(guī)則和檔案保留時限。第二，明確責(zé)任分工，使各部門人員所做工作書面化，建立各個崗位的責(zé)任制，讓“偷懶耍滑”變得不可能。第三，可以采取年終績效考核等方式讓員工重視起檔案管理工作，讓越來越多的專業(yè)人員參與進(jìn)來。最后，可以制定有關(guān)法律文件，來加強(qiáng)檔案管理人員的法律觀念，讓管理人員依法行事，加強(qiáng)執(zhí)法力度來使基層檔案館的檔案管理工作日漸完善。

2.4 加強(qiáng)專業(yè)人士的培訓(xùn)

盡量使用全職的檔案管理人員，減少人員工作調(diào)動，讓檔案管理人員更加適應(yīng)基層檔案館的要求和特點(diǎn)，方便后續(xù)工作的展開。通過交流會等方式積極開展專業(yè)人員的培訓(xùn)，規(guī)范什么檔案該收，什么檔案不該收的要求，除了紙質(zhì)文件，光盤等電子文件如果具有歸檔價值的文件也需要進(jìn)行收集，并且規(guī)范收集以及存儲的要求，將“檔案管理工作沒有技術(shù)含量”這種思想進(jìn)行根治，使更多的人意識到檔案管理工作所需的專業(yè)性，讓管理人員做到主動收集檔案，主動關(guān)注檔案收集不及時的原因，以此來提高我國基層檔案館的檔案管理工作效率。

2.5 加大檔案來源的規(guī)范性

我國很多基層檔案館是有一套檔案歸檔要求的，很多企業(yè)以及機(jī)關(guān)的檔案由于規(guī)范性不夠，達(dá)不到進(jìn)入基層檔案館的要求，這就使基層檔案館的收集工作變得困難，大部分檔案員并不是專職人員，讓他們對檔案進(jìn)行多次修改會耗費(fèi)很多精力，顯然不太現(xiàn)實(shí)。所以應(yīng)當(dāng)讓基層檔案館的專業(yè)管理人員積極與企業(yè)以及機(jī)關(guān)進(jìn)行溝通，必要時可采取專業(yè)匯報等方式讓基層對檔案的規(guī)范有更深入的認(rèn)知，減少修改次數(shù)加大效率?；蛘弋?dāng)?shù)鼗鶎訖n案管理館應(yīng)當(dāng)根據(jù)本地檔案的特點(diǎn)制定獨(dú)有的歸檔要求，讓檔案管理工作更加正規(guī)且具有針對性。

3 結(jié)束語

隨著我國社會的不斷進(jìn)步以及變化，社會對我國檔案管理工作的要求越來越高，相關(guān)專業(yè)人員應(yīng)重視起來，深入探討目前存在的問題，并加大整改力度，用更具針對性的方法改善我國基層檔案館的管理工作水平。在科技發(fā)展迅速的背景下，老舊的管理體制已經(jīng)并不適用，未來我們應(yīng)該考慮采用高科技的方式進(jìn)行管理工作。相信未來通過各行政部門的支持，我國基層檔案館的管理工作會越來越完備。