檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)問題與研究

孟凡華 于佩蘭

（豐寧滿族自治縣檔案館，河北 承德 068350）

隨著電子信息技術(shù)的迅速發(fā)展，國家機(jī)關(guān)、部隊(duì)、企事業(yè)單位的建設(shè)發(fā)展與檔案數(shù)字化體系建設(shè)、管理存在著密切的聯(lián)系。例如，現(xiàn)代企業(yè)管理展開的各項(xiàng)檔案管理工作，對其未來的發(fā)展以及定位均存在著顯著聯(lián)系以及影響，只有高質(zhì)量完成檔案數(shù)字化管理體系的構(gòu)建，才能夠提升整體檔案管理的效率與質(zhì)量。除此之外，數(shù)字化建設(shè)屬于我國社會經(jīng)濟(jì)中的重要組成部分，將其應(yīng)用于檔案管理中，不僅能讓檔案工作朝著精細(xì)化、便捷化以及網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，還能夠有效保存檔案資料，維護(hù)企業(yè)的運(yùn)行與發(fā)展。

1 檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)的原則

檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)，其主要目的是滿足利用人員對檔案數(shù)據(jù)的實(shí)際需求，全面彰顯出檔案資料的價值。同時，利用計(jì)算機(jī)設(shè)備以及一些軟件系統(tǒng)，能夠在線上完成檔案信息的利用、整合以及傳播，使數(shù)字檔案進(jìn)入到人們的視線中，保障所有檔案信息數(shù)據(jù)的安全性以及實(shí)時性。數(shù)字化檔案管理體系的建設(shè)離不開計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，必須使信息安全網(wǎng)絡(luò)安全處于良好的環(huán)境中，為機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的管理人員提供相應(yīng)的決策信息[1]。對于檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)來說，能夠讓用戶群體獲得自己想要的檔案信息，滿足他們實(shí)際需求是目的。在實(shí)施檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)時，應(yīng)根據(jù)以下目標(biāo)完成：首先，將用戶群體當(dāng)做中心，結(jié)合他們實(shí)際需求，對檔案數(shù)字化管理形式進(jìn)行調(diào)整，提升檔案管理的服務(wù)水平。其次，注重全員參與檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)，爭取所有人員的支持，多方合力讓建設(shè)工作順利完成。此外，還需要注重系統(tǒng)管理這一環(huán)節(jié)，明確所有職能部門的權(quán)限以及義務(wù)，利用最省力、最有效的路徑，完成檔案數(shù)字化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2 檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)所存在的問題

1）檔案管理系統(tǒng)和辦公室軟件之間銜接較差。我國的檔案主要是國家機(jī)關(guān)、部隊(duì)、企事業(yè)單位或者個人在生產(chǎn)、生活及工作實(shí)踐活動中所形成的真實(shí)的歷史記錄。檔案數(shù)據(jù)庫就是由這些原始的檔案資料通過現(xiàn)代化手段轉(zhuǎn)化，但是，部分機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間缺乏兼容性，在信息資料格式以及傳輸方式上具有較大不同之處，這就使得電子檔案信息不能直接完成檔案管理系統(tǒng)與辦公管理系統(tǒng)之間的傳輸。在此背景下，會給工作人員增加工作量，并帶來極大的不便，產(chǎn)生許多不必要的中間環(huán)節(jié)，無法完成檔案信息資源共享，在一定程度上影響各項(xiàng)工作的開展[2]。

2）數(shù)字化管理過程中存在安全隱患。檔案數(shù)字化管理體系的建設(shè)，能夠更為便捷的完成電子檔案信息的傳輸、歸檔以及整合，使檔案管理的效率顯著增長。但是，從實(shí)際建設(shè)情況來看，在具體運(yùn)行過程中仍然具備一定的安全隱患。對于電子檔案資料來說，其在存儲以及傳輸?shù)倪^程中，必須依賴計(jì)算機(jī)設(shè)備，若存儲設(shè)備不夠穩(wěn)定，那么很容易出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)丟失或者是被竊取的情況。除了這些，在電子檔案數(shù)字化體系實(shí)際運(yùn)行過程中，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)有時會遭受到外界病毒的侵襲，這有可能使一部分的數(shù)據(jù)文件被他人所竊取，若發(fā)生這種現(xiàn)象，檔案數(shù)據(jù)的安全以及完整性便無法有效保障，讓機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位遭受巨大的經(jīng)濟(jì)損失，這些也是當(dāng)下企業(yè)在實(shí)施數(shù)字化檔案管理體系建設(shè)時需要解決的問題[3]。

3）檔案管理人員素質(zhì)水平有待提升。在開展素質(zhì)化檔案管理體系建設(shè)時，其對于人員素質(zhì)的要求十分高。但是，部分檔案管理人員在技能水平以及專業(yè)素養(yǎng)上比較欠缺，也未能重視檔案數(shù)字化管理工作的開展。并且，部分單位不能定期開展檔案管理人員培訓(xùn)工作，致使檔案管理人員不能掌握全新的檔案管理技術(shù)與方法、無法熟練操作計(jì)算機(jī)設(shè)備，在電子檔案信息整合上也存在欠缺，最終制約了檔案數(shù)字化管理體系的建設(shè)與發(fā)展。

3 檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)的有效措施

1）形成檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)體系。在開展體系建設(shè)工作時，需要注重以下幾點(diǎn)：（1）展開分階段建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系。因?yàn)闄n案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)十分漫長，需要耗費(fèi)大量的時間，國家機(jī)關(guān)、部隊(duì)、企事業(yè)單位相關(guān)工作人員需要根據(jù)單位的實(shí)際狀況，結(jié)合目前檔案管理的實(shí)質(zhì)目標(biāo)，展開階段性的計(jì)劃，全面掌握體系建設(shè)的具體內(nèi)容，最終使檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)順利開展。在實(shí)際建設(shè)的過程中，可以將體系建設(shè)劃分為三個階段，也就是發(fā)展階段、創(chuàng)建階段以及維護(hù)階段。（2）加強(qiáng)管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)工作。檔案數(shù)字化屬于新時代的產(chǎn)物，應(yīng)當(dāng)引起所有企業(yè)以及單位的重視，讓更多的人員加入到檔案數(shù)字化管理工作當(dāng)中，努力提升自己的數(shù)字化檔案管理知識。（3）制定出檔案數(shù)字化規(guī)范以及標(biāo)準(zhǔn)。在檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)的過程中，應(yīng)提前制定出具有意義的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，約束所有檔案管理人員的行為。

2）保護(hù)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的安全性。在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)的過程中，應(yīng)當(dāng)形成電子檔案信息系統(tǒng)。對于國家機(jī)關(guān)、部隊(duì)、企事業(yè)單位來講，其在單位運(yùn)營的過程中會生成大量的材料，這些材料都需得到有效保存，防止檔案材料出現(xiàn)泄漏、丟失的情況，特別是對于國家機(jī)關(guān)、部隊(duì)等一些含有保密性質(zhì)的單位來說，一旦資料泄漏，所造成的后果不可估量，甚至還會對國家發(fā)展造成影響。對此，應(yīng)保護(hù)好檔案管理系統(tǒng)的安全。而電子檔案具有形式多種、內(nèi)容豐富的特點(diǎn)，其中涵蓋著大量的文本文件、圖像文件以及數(shù)據(jù)文件，在檔案運(yùn)輸以及遷移的過程中很容易發(fā)生檔案丟失的現(xiàn)象。對此，應(yīng)加強(qiáng)對于電子檔案系統(tǒng)的管理。首先，需要讓計(jì)算機(jī)設(shè)備其處于安全的環(huán)境當(dāng)中，防止設(shè)備被損壞。其次，網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全也應(yīng)得到保障，采取必要的手段防止檔案數(shù)據(jù)信息被泄露，不僅要定期備份檔案資料，還需要完成計(jì)算機(jī)病毒的查殺。此外，要開展用戶身份識別控制訪問工作，對于所有用戶要進(jìn)行不同的角色分類，并將檔案開放群體分為查詢用戶、管理用戶以及游客，對于類型不同的用戶，其所得到的權(quán)益也是不同，他們在傳輸、查詢、使用上均有不同的限制[4]。

3）加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)離不開管理人員，這也需要檔案管理人員具備較高的專業(yè)素養(yǎng)以及技能水平。首先，檔案管理人員要加強(qiáng)新知識、新技術(shù)的學(xué)習(xí)，形成科學(xué)合理的思維模式，從而有效應(yīng)對檔案數(shù)字化管理中所存在的各種問題。其次，檔案管理人員不僅要具備基本的檔案學(xué)知識，還需要掌握計(jì)算機(jī)錄入、計(jì)算機(jī)音頻處理以及計(jì)算機(jī)圖形處理等，若能力較強(qiáng)的檔案管理人員，還可以為單位打造出一套獨(dú)有的檔案管理系統(tǒng)，讓單位內(nèi)部檔案資料查詢與收錄更加便利，提升檔案管理的有效性，努力加入到檔案數(shù)字化管理的每一環(huán)節(jié)中，爭取為檔案數(shù)字化管理體系的建設(shè)做出貢獻(xiàn)，讓檔案管理的各個環(huán)節(jié)變得規(guī)范、有序。

4 結(jié)束語

總而言之，信息時代的來臨，讓我國各個行業(yè)的發(fā)展以及工作形勢都發(fā)生了轉(zhuǎn)變，檔案數(shù)字化管理體系的構(gòu)建，已成為時代發(fā)展的必然趨勢。通過建立數(shù)字化檔案管理體系，能夠讓檔案管理的效率以及質(zhì)量顯著增長，為企業(yè)后續(xù)各項(xiàng)工作的實(shí)施與決策提供相應(yīng)的支持。為了響應(yīng)時代的發(fā)展，檔案管理人員在實(shí)際工作時，需要全面認(rèn)知到檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)的重要性，結(jié)合本單位的實(shí)際狀況，了解檔案管理中所存在的缺陷，最終根據(jù)問題原因，制定出相應(yīng)的解決措施，讓數(shù)字化檔案管理工作更為順利的展開，為國家建設(shè)以及社會發(fā)展貢獻(xiàn)出自己的一份力量。