信息社會視角下事業(yè)單位文書檔案管理工作的改革策略

繆 潔

（江蘇省泰興市姚王鎮(zhèn)人民政府，江蘇 泰興 225400）

文書檔案基本上可以視為事業(yè)單位開展各項作業(yè)活動以及編制各項工作計劃的根本依據(jù)。對于事業(yè)單位工作而言，文書檔案不僅記錄了事業(yè)單位規(guī)模發(fā)展以及業(yè)務(wù)推廣等多項信息內(nèi)容，同時也記錄了事業(yè)單位發(fā)展成績以及成果表現(xiàn)等多項信息內(nèi)容?？梢哉f，文書檔案有效見證了機關(guān)事業(yè)單位的成績發(fā)展以及塑造了事業(yè)單位良好的社會形象。結(jié)合以往到文書檔案管理工作來看，因文書檔案管理工作所涉及的數(shù)據(jù)內(nèi)容較多，傳統(tǒng)以人工為主的管理方式難以應(yīng)對冗雜的文書檔案資源，在工作效率與質(zhì)量方面表現(xiàn)不高。近些年來，在信息社會發(fā)展進程的不斷推動作用下，信息化技術(shù)以及計算機技術(shù)逐漸應(yīng)用于事業(yè)單位文書檔案管理工作當中，且無論是在工作效率還是在工作質(zhì)量方面均得到明顯加強。

1 事業(yè)單位文書檔案信息化管理工作的實施必要性分析

關(guān)于事業(yè)單位文書檔案信息化管理工作的實施必要性分析，我們主要可以從以下兩個方面進行明確與把握：

一方面，事業(yè)單位文書檔案管理工作基本上可以視為有效記錄事業(yè)單位日常經(jīng)營管理活動信息的重要載體形式，在一定程度上可以為工作決策以及管理計劃提供良好的依據(jù)憑證。最重要的是，事業(yè)單位文書檔案資料可以用作黨和國家開展政治經(jīng)濟文化等建設(shè)工作的依據(jù)保障，可以視為見證國家政治經(jīng)濟文化發(fā)展的有效資料。通過實行信息化檔案管理工作，工作人員可以對當前事業(yè)單位文書檔案資料內(nèi)容進行合理配置與優(yōu)化管理，減少以往因人工操作失誤或者管理行為不當，所導致紙質(zhì)檔案文件受損或者丟失等問題。在信息化檔案管理過程中，工作人員可以利用計算機系統(tǒng)將事業(yè)單位內(nèi)部檔案資料進行真實記錄，同時還可長久保存，具有重要的管理意義[1]。

另一方面，在當前信息社會發(fā)展視角下，各行業(yè)生產(chǎn)工作以及管理工作主張利用信息化管理技術(shù)實現(xiàn)對生產(chǎn)作業(yè)過程的全周期管理。在這樣的發(fā)展態(tài)勢下，事業(yè)單位文書檔案管理工作必須結(jié)合信息化發(fā)展角度，主動利用信息化管理技術(shù)實現(xiàn)對文書檔案資料的收集整理與歸納分析，確保檔案查閱效率與使用質(zhì)量得以大幅度提高。與此同時，事業(yè)單位內(nèi)部可以利用網(wǎng)絡(luò)云儲存等相關(guān)技術(shù)，對當前內(nèi)部檔案資料進行妥善保存與安全管理，避免出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)丟失或者其他問題。最重要的是，檔案信息化管理系統(tǒng)可以為事業(yè)單位內(nèi)部人員提供信息下載以及分享等功能，促使檔案使用效率大幅度提高。

2 信息社會視角下事業(yè)單位文書檔案管理工作改革策略及建議分析

2.1 全方位提升文書檔案信息化建設(shè)水平，加強檔案管理工作效率與質(zhì)量

事業(yè)單位文書檔案管理資料本身具備復雜性以及系統(tǒng)性和特點。因其所涵蓋的資料信息內(nèi)容較多，導致事業(yè)單位在開展檔案管理工作時常常會投入較多的人力資源以及物力資源。但是結(jié)合以往的檔案管理情況來看，傳統(tǒng)以人工管理方式為主的工作模式，無論是在檔案管理質(zhì)量還是在效率方面都存在較多不足問題，嚴重阻礙了事業(yè)單位文書檔案管理工作發(fā)展進程。針對此，為全面規(guī)避傳統(tǒng)管理方式存在的弊端問題，事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)該對當前文書檔案信息化管理工作內(nèi)容進行統(tǒng)籌規(guī)劃與合理部署。

一方面，事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)該加強文書檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。重點針對分散且介質(zhì)較多的檔案文本及照片等內(nèi)容進行歸檔處理。一方面，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)該根據(jù)當前文書檔案信息化管理情況，構(gòu)建科學合理的管理制度。其中，重點針對信息化管理規(guī)章制度內(nèi)容進行合理設(shè)定，確保責任得以細化、崗位工作內(nèi)容得以落實。除此之外，事業(yè)單位文書檔案管理工作還應(yīng)該針對辦公一體化內(nèi)容進行適當應(yīng)用。通過科學設(shè)計文書檔案管理軟件，確保信息化管理方式可以全面融入事業(yè)單位管理工作當中[2]。

2.2 構(gòu)建科學合理的信息管理平臺，確保文書檔案管理的安全性

科學構(gòu)建信息管理平臺，在一定程度上可以促使檔案信息管理工作變得更加科學化與安全化，確保文書檔案管理工作期間不會受到其他因素的干擾影響而出現(xiàn)資料信息遺漏或者丟失的問題。在正式管理期間，建議管理人員應(yīng)該構(gòu)建檔案信息加工系統(tǒng)，針對各項檔案資料內(nèi)容實現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)過程。并根據(jù)事業(yè)單位文書檔案資料的性質(zhì)以及類別情況對其進行合理分類以及整理。

與此同時，為確保文書檔案資料的使用安全性，檔案管理人員可以在計算機系統(tǒng)中安裝殺毒軟件或者防火墻等設(shè)施，全天候加強對檔案資料的安全維護力度，避免不法人員侵入電腦竊取資料或者避免系統(tǒng)漏洞問題引發(fā)檔案資料丟失。除此之外，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)該構(gòu)建科學合理的文件檔案存儲系統(tǒng)。目的在于將事業(yè)單位文書檔案資料完整的存入到檔案資料庫當中，并根據(jù)實踐應(yīng)用情況構(gòu)建檔案信息查詢以及保密系統(tǒng)，可以確保文書檔案資料應(yīng)用的科學性與合 理性[3]。

2.3 深化檔案管理人員的信息化管理意識，實現(xiàn)信息化檔案管理目標

為確保事業(yè)單位文書檔案管理工作得以全面貫徹與落實，建議從事于檔案管理工作的從業(yè)人員應(yīng)該深化個人的檔案管理意識，尤其是信息化檔案管理意識。最好可以主動結(jié)合當前檔案信息化管理技術(shù)的發(fā)展趨勢，對當前信息化檔案管理手段以及內(nèi)容進行全面掌握。并在此基礎(chǔ)上，檔案管理人員應(yīng)該嚴格恪守自身的操作行為并遵循自身的崗位職責要求，在日常開展檔案資料管理工作的過程中，可高效利用信息化管理技術(shù)對檔案資料數(shù)據(jù)及相關(guān)內(nèi)容進行妥善保存以及配置 管理。

與此同時，在日常開展檔案資料管理工作的過程中，檔案管理人員應(yīng)該始終具備高度的服務(wù)意識以及管理意識，在冗雜的信息資源中選擇最具有代表性、最具價值的信息資料進行妥善保存，以期可以為事業(yè)單位后續(xù)管理工作提供良好的數(shù)據(jù)支持。除此之外，為全面深化檔案管理人員的管理意識，建議事業(yè)單位方面應(yīng)該定期開展檔案管理人員的培訓工作，目的在于讓檔案管理人員了解當前信息化檔案管理技術(shù)的發(fā)展動態(tài)以及相關(guān)趨勢，對當前工作存在的不足進行及時改進，以便可以為事業(yè)單位文書檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展提供 保障[4]。

3 結(jié)論

總而言之，為全面促進事業(yè)單位文書檔案管理工作的有效開展，事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)該對信息化技術(shù)文書檔案管理工作中的應(yīng)用問題進行統(tǒng)籌規(guī)劃與合理部署。并主動立足于當前信息社會發(fā)展進程，積極運用先進的技術(shù)手段實現(xiàn)對文書檔案管理工作的優(yōu)化處理，以確保文書檔案管理工作質(zhì)量以及效率深化加強。與此同時，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)該勇于承擔起自身的管理責任，堅持立足于信息社會發(fā)展實況，對當前信息技術(shù)的應(yīng)用發(fā)展問題進行動態(tài)把握，并合理將該項技術(shù)應(yīng)用文書檔案管理工作當中，提高檔案管理工作的效率性與質(zhì)量性。