數(shù)字化視角下高校圖書館檔案管理的優(yōu)化路徑

汪露珠

（遼寧建筑職業(yè)學(xué)院圖書館，遼寧 遼陽 111000）

時代的進步，科技的發(fā)展使得我國各行業(yè)發(fā)展迅速，為我國經(jīng)濟建設(shè)的不斷進步貢獻力量。高校圖書檔案是高校實力的綜合體現(xiàn)，是開展豐富多彩的校園文化生活、扎實嚴謹?shù)慕虒W(xué)科研的基礎(chǔ)和記錄，數(shù)字化視角下高校圖書館檔案管理對引領(lǐng)學(xué)生發(fā)展、陪伴學(xué)生成長有著尤為重要的意義。

1 高校圖書館檔案管理的重要性

1.1 作為業(yè)績評估和考核依據(jù)，不斷提升圖書館管理水平

圖書館檔案管理做得好，歸檔完整、立卷及時、標(biāo)引清晰、排列有序，真實有效保管各項工作開展留存的所有原始資料。這樣就能輕松應(yīng)對年度結(jié)束時學(xué)校目標(biāo)管理考核工作等其他業(yè)務(wù)考評任務(wù)，而且是真真切切的工作實績。保存完整的檔案材料就是最好的支撐材料，不至于再重新加班加點突擊整理，短暫時間內(nèi)整理以往工作開展情況的所有資料，也勢必會造成疏漏情況發(fā)生，從而影響到績效考核，不能真實體現(xiàn)工作業(yè)績。

1.2 為教學(xué)和科研提供相關(guān)參考依據(jù)

圖書館業(yè)務(wù)檔案管理工作不斷充實完善，通過查詢文獻資源和學(xué)生讀者借閱檔案資料情況能夠真實有效地幫助教師開展教學(xué)。通過文獻資源、科技查新、學(xué)科服務(wù)檔案等在一定程度上能為高?？蒲泄ぷ鏖_展提供實質(zhì)性幫助和參考。

1.3 促進同行交流和推動圖書館事業(yè)發(fā)展

檔案管理工作做得好，可以促進圖書館界同行之間相互學(xué)習(xí)和借鑒，為館際之間相互業(yè)務(wù)提升及合作創(chuàng)造條件，為高校圖書館事業(yè)發(fā)展提供強大推動力。

2 數(shù)字化視角下高校圖書館檔案管理的優(yōu)化路徑

2.1 數(shù)字檔案資源技術(shù)融合

一是存儲技術(shù)融合。隨著信息存儲技術(shù)的發(fā)展，檔案資源的載體發(fā)生著歷史演變，由紙質(zhì)、膠片等傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)換為磁存儲載體、光存儲載體和電存儲載體等現(xiàn)代數(shù)字信息存儲載體，推動著數(shù)字檔案資源的建設(shè)與發(fā)展?！皺n案載體歷經(jīng)幾千年演變，不斷革新與變遷，呈現(xiàn)出存儲容量不斷遞增，保管壽命不斷遞減的趨勢，同時檔案載體又與社會政治經(jīng)濟發(fā)展保持著一致性，具有與科學(xué)技術(shù)變革保持著同步性的規(guī)律，而人工對檔案載體可直接識讀性卻逐漸減弱，對技術(shù)的依賴性越來越強?！倍欠?wù)技術(shù)融合。技術(shù)應(yīng)用是實現(xiàn)數(shù)字檔案資源技術(shù)融合發(fā)展的重要載體，通過拓展技術(shù)應(yīng)用空間，提升數(shù)字檔案資源服務(wù)效能，一方面通過推進數(shù)字檔案資源信息服務(wù)的技術(shù)應(yīng)用，強化數(shù)字檔案資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)與科學(xué)化開發(fā)，實現(xiàn)數(shù)字檔案資源的集成管理與語義開發(fā)，“提升數(shù)字檔案信息資源全生命周期管理能力，實現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源收集、整理、存儲、利用等之間的深度融合，切實推進檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化”，為數(shù)字檔案資源價值實現(xiàn)與作用發(fā)揮提供最優(yōu)資源保障；另一方面要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢，對標(biāo)社會數(shù)字檔案資源利用需求，主動創(chuàng)新數(shù)字檔案資源服務(wù)方式與服務(wù)手段，提升數(shù)字檔案資源服務(wù)的技術(shù)含量與技術(shù)能級，優(yōu)化用戶數(shù)字檔案資源服務(wù)體驗，推進數(shù)字檔案資源個性化、精準(zhǔn)化、智能化服務(wù)。

2.2 爭取資金、技術(shù)支持，推進圖書檔案數(shù)字化

圖書檔案數(shù)字化工作中，要開展設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)的定期維護，解決技術(shù)難題，這就將資金支持、人才引進提上了日程。高校要將數(shù)字化工作列入整體規(guī)劃，借助高校網(wǎng)絡(luò)中心的技術(shù)支持，加大資金投入力度，設(shè)置獨立場館，配備密集架、目錄柜，安裝空調(diào)、除濕加濕一體機、溫濕度儀、吸塵器等，館內(nèi)分設(shè)數(shù)字化辦公室，配備服務(wù)器、計算機、掃描儀、復(fù)印機、打印機、單反相機、攝像機和檔案管理軟件，按照國家標(biāo)準(zhǔn)進行數(shù)字化工作，將館藏資源掃描入庫，再通過專門的管理軟件進行數(shù)據(jù)處理。圖書檔案部門要與教學(xué)、管理等部門協(xié)商，明確各個環(huán)節(jié)責(zé)任人，防止工作混亂；移交時檢查質(zhì)量是否合乎規(guī)定，拆裝過程注意完整性；加工場所注意防潮防水，在工作環(huán)節(jié)嚴格把關(guān)，保證數(shù)字產(chǎn)品的質(zhì)量。數(shù)字化加工可以由本館數(shù)字化技術(shù)人員進行，也可由外包人員進行。要引進檔案專業(yè)、計算機應(yīng)用專業(yè)、新媒體應(yīng)用專業(yè)等方面的人才，鼓勵開展科研創(chuàng)新，促進新知識、新技術(shù)的流動、討論，支持檔案管理人員外出學(xué)習(xí)、培訓(xùn)。

2.3 加強檔案管理安全防范機制措施

高校圖書館檔案管理載體從傳統(tǒng)紙質(zhì)管理到電子化管理再到數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變，需有效規(guī)避信息安全風(fēng)險問題，在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代背景下安全防范措施不容忽視。檔案管理安全防范機制建立可從兩個方面著手：一是建立檢索查詢等級機制保證服務(wù)器安全措施，如在檔案管理系統(tǒng)平臺中，利用云存儲技術(shù)把具有保密性強的檔案用單獨服務(wù)器存放于檔案室，其他業(yè)務(wù)性檔案則可托管在圖書館中心機房。二是為確保檔案數(shù)據(jù)真實性，制定檔案保密時效機制措施，有些保密性強的檔案如黨政文件、人事類文件等其他行政類具有保密性質(zhì)的文檔，在進行數(shù)字化處理時設(shè)置為自動按日志歸檔，停止使用修改和刪除功能，避免人為因素造成毀損，確保做到檔案數(shù)字化建設(shè)過程中不被人為篡改、泄露、毀損。

2.4 提高高校圖書館數(shù)字化檔案管理力度

高校圖書館開展數(shù)字化檔案建設(shè)工作是時代發(fā)展的必然趨勢，不僅可以提高相關(guān)圖書檔案的使用頻率，也可以方便師生以更為快捷的方式進行查詢，對保障高校師生的檔案使用需求具有重要意義。高校圖書館管理人員在開展數(shù)字化檔案建設(shè)的過程中必須明確數(shù)字化檔案建設(shè)的意義，結(jié)合檔案數(shù)據(jù)信息的管理需求和不同方式下的檔案管理效果進行綜合處理，選擇最為優(yōu)質(zhì)的檔案管理方式開展檔案管理工作。高校相關(guān)部門也應(yīng)當(dāng)加強對高校圖書館建設(shè)工作的支持，在高校官網(wǎng)頁面提供高校圖書館檔案管理專欄等索引，將保密級別相對較低，可以公開的材料直接公布到官網(wǎng)上，既可以方便師生查詢，也可以為外界人員了解學(xué)校提供必要的數(shù)據(jù)支持，對提高高校圖書館形象和高校形象具有重要意義。該方式也可以增加高校師生和相關(guān)人員對高校圖書館檔案數(shù)據(jù)庫的關(guān)注，明確高校圖書館檔案索引步驟，對推動高校圖書館檔案管理工作推廣發(fā)展具有重要意義。高校管理人員也應(yīng)當(dāng)注意，高校圖書館信息建設(shè)工作并不是一蹴而就的，特別是在數(shù)據(jù)化、信息化建設(shè)過程中，可能會受到網(wǎng)絡(luò)層面的攻擊和破壞，導(dǎo)致高校圖書館檔案管理工作陷入停滯。在該過程中，高校圖書館工作人員必須加強與技術(shù)人員等的聯(lián)系，建立高校圖書館檔案數(shù)據(jù)庫安全保障系統(tǒng)。在該系統(tǒng)的保障下，在發(fā)現(xiàn)有人惡意損壞圖書館檔案數(shù)據(jù)信息等情況時，系統(tǒng)可以及時報警通知高校圖書館管理人員，工作人員可以在最短時間內(nèi)恢復(fù)相關(guān)內(nèi)容，同時找到惡意損壞圖書館檔案資源的人并對其進行處理，可有效保障高校圖書館數(shù)字化檔案資源不受損，高校圖書館檔案信息的可靠性也隨之提高，可以為師生提供更好的服務(wù)。

3 結(jié)語

高校圖書館辦公室檔案管理工作真實保存圖書館長久以來的發(fā)展歷程，為后人參考和研究提供寶貴資料。通過結(jié)合數(shù)字化視角下高校圖書館檔案管理，不斷優(yōu)化檔案管理模式，不僅能推動圖書館事業(yè)發(fā)展，更能高效發(fā)揮高校圖書館合力育人功能。