機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理研究

岳彩忠

（山東省菏澤高新區(qū)呂陵鎮(zhèn)社會(huì)事業(yè)服務(wù)中心，山東 菏澤 274000）

檔案是事關(guān)每個(gè)事件、每個(gè)任務(wù)的關(guān)鍵記錄方式，尤其是在機(jī)關(guān)事業(yè)單位在辦事時(shí)，一個(gè)詳細(xì)的檔案能夠是非常有利的，當(dāng)需要檔案時(shí)能夠?qū)n案及時(shí)找出交給相關(guān)人員能夠大大提高服務(wù)效率[1]?，F(xiàn)階段得社會(huì)在不斷發(fā)展，越來(lái)越多的技術(shù)都在逐步靠近信息化，每個(gè)環(huán)節(jié)都想要實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+”所以對(duì)于將機(jī)關(guān)事業(yè)單位的相關(guān)檔案進(jìn)行信息化，變成電子檔案存入在電子信息庫(kù)中，能夠讓檔案管理變得更加科學(xué)有效率，這也是真正意義上實(shí)現(xiàn)便民、惠民、利民的重要舉措。

1 推行電子檔案管理模式的緊迫性

所以的機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要做到的是讓百姓能夠有更加快捷便利的生活，所以它最主要的功能便是服務(wù)人民，但是這種服務(wù)性更多的是來(lái)自各種檔案的加持，所以對(duì)于檔案管理的轉(zhuǎn)型升級(jí)是非常有必要的，只有將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息，才能夠更好地實(shí)現(xiàn)檔案調(diào)取自由，讓工作人員的工作質(zhì)量有所提升，讓社會(huì)經(jīng)濟(jì)能夠得到有效 進(jìn)步。

但是在現(xiàn)階段工作人員的具體流程，基本上涵蓋了錄入相關(guān)資料的所有信息和完成后的信息查取，如果仍然使用原有的檔案管理方式，那么不可避免地會(huì)造成資源浪費(fèi)，并且工作的任務(wù)量大，效率低，錯(cuò)誤率高，不符合現(xiàn)有所需。并且在查找檔案的過(guò)程當(dāng)中，可能會(huì)在無(wú)意之間將原有檔案錯(cuò)放或損壞很久之前的檔案。想要上述問(wèn)題，電子檔案的出現(xiàn)猶如雨后甘露，既有效率，又有創(chuàng)新，由此看來(lái)電子檔案管理模式的推行非常具有緊迫性

2 電子檔案管理具有不可替代的功能

1）檔案數(shù)據(jù)庫(kù)能夠更有效率地進(jìn)行查找。電子信息化已經(jīng)成為現(xiàn)階段各個(gè)工作單位的主流形式，機(jī)關(guān)事業(yè)單位也不甘落后，積極主動(dòng)進(jìn)行新模式的探索，數(shù)據(jù)庫(kù)就是最好的成果之一，將檔案信息化存入數(shù)據(jù)庫(kù)，形成備份，就不會(huì)輕易出現(xiàn)丟失的情況。面對(duì)需要查找檔案的群眾或相關(guān)人員時(shí)，只需要在數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行查找，系統(tǒng)就會(huì)在整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行收索并且進(jìn)行定位，不僅讓工作人員的工作流程更加方便快捷，還能夠讓工作效率有大幅度提高，保證優(yōu)良的服務(wù) 質(zhì)量[2]。

2）檔案數(shù)據(jù)庫(kù)能夠更精準(zhǔn)的進(jìn)行查找。檔案信息化并不代表著檔案管理就此結(jié)束，想要讓電子檔案能夠長(zhǎng)久的運(yùn)行下去，那么對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)是非常有必要的，在對(duì)電子檔案的維修與更新當(dāng)中，能夠及時(shí)更正存在錯(cuò)誤的相關(guān)信息，將原有的復(fù)雜繁重的工作模式中解救出來(lái)，如果在進(jìn)行電子信息更正的過(guò)程當(dāng)中出現(xiàn)了異常，那么要對(duì)相關(guān)工作及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，并且讓專(zhuān)業(yè)的人來(lái)做專(zhuān)業(yè)的事，由此來(lái)解決問(wèn)題。

3 檔案管理中的電子檔案管理的發(fā)展問(wèn)題

1）管理規(guī)范制度不完善。電子化管路模式是我國(guó)的機(jī)關(guān)單位一種新型的嘗試，也可以算作一種創(chuàng)新，所以對(duì)于剛剛萌芽的新鮮事物，規(guī)范制度會(huì)有所滯后，尤其是對(duì)于相關(guān)領(lǐng)域的技術(shù)層面不夠成熟，所以對(duì)于電子檔案管理的知識(shí)技術(shù)的不足導(dǎo)致電子檔案管理規(guī)范化制度不完善，面對(duì)人員分配時(shí)，不能更好的發(fā)揮每個(gè)人的專(zhuān)長(zhǎng)，也可能出現(xiàn)權(quán)責(zé)不清的現(xiàn)象。

2）對(duì)于電子檔案的業(yè)務(wù)不熟練。要知道在傳統(tǒng)的檔案管理模式當(dāng)中，工作人員對(duì)工作流程已經(jīng)形成了一種肌肉記憶，而面對(duì)信息化的電子檔案時(shí)，工作人員可能會(huì)存在業(yè)務(wù)不夠了解，查找時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，無(wú)法準(zhǔn)確的運(yùn)用電子設(shè)備將單子檔案調(diào)出，導(dǎo)致工作人員的工作效率沒(méi)有傳統(tǒng)管理模式時(shí)工作效率高。并且也可能存在這工作人員態(tài)度不端正的現(xiàn)象，認(rèn)為電子檔案管理并不重要，并且沒(méi)有愛(ài)崗敬業(yè)的決心與毅力，面對(duì)群眾有偷懶的心理，沒(méi)有講群眾的事當(dāng)做我們的身邊事來(lái)做的政治覺(jué)悟。

4 推動(dòng)事業(yè)單位檔案資料線(xiàn)上系統(tǒng)管理的策略

1）加強(qiáng)電子檔案管理與單子數(shù)據(jù)庫(kù)的重視。面對(duì)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位里需要進(jìn)行管理檔案的相關(guān)人員，有部分人員認(rèn)為自己的本職工作是無(wú)足輕重的，并且對(duì)于電子檔案管理的相關(guān)規(guī)范沒(méi)有明確下發(fā)，經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致管理部門(mén)出現(xiàn)權(quán)責(zé)不清的現(xiàn)象；并且，如果機(jī)關(guān)事業(yè)單位出現(xiàn)重大經(jīng)濟(jì)損失，那么引起這項(xiàng)問(wèn)題的大多是檔案管理的工作人員對(duì)于電子信息檔案的不重視，因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位面對(duì)電子檔案管理的相關(guān)工作時(shí)，對(duì)人員的分配是非常重要的，在工作的過(guò)程當(dāng)中，電子信息化檔案管理要和單位的具體實(shí)施辦法保持高度的一致，并且要完善相關(guān)人員對(duì)電子檔案的相關(guān)規(guī)范，讓具體流程能夠更加詳細(xì)易懂，讓電子檔案管理能夠腳踏實(shí)地，真正意義上做到轉(zhuǎn)型升級(jí)[3]。

2）建立詳細(xì)的信息化管理規(guī)范化制度。雖然機(jī)關(guān)事業(yè)單位已經(jīng)開(kāi)始逐漸向電子信息化管理靠近，但是但這并不代表著機(jī)關(guān)事業(yè)單位已經(jīng)完全進(jìn)入電子信息化，有部分工作人員仍然使用傳統(tǒng)的檔案管理模式。因此對(duì)電子檔案管理的具體標(biāo)準(zhǔn)還要進(jìn)行不斷的研究探討，制定出最科學(xué)有效的電子檔案管理?xiàng)l例。第一，要規(guī)劃好實(shí)行電子檔案管理時(shí)可能遇到的問(wèn)題，并且做出明確的措施 讓信息技術(shù)可以得到更加充分的使用；第二、要保證建立起嚴(yán)格的監(jiān)督管理體系，并且依照規(guī)定合理使用，讓電子檔案能夠在機(jī)關(guān)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

3）提高對(duì)檔案相關(guān)從業(yè)人員的培養(yǎng)力度。想要讓電子檔案能夠有效的在機(jī)關(guān)事業(yè)單位有效實(shí)行，那么對(duì)檔案管理的相關(guān)人員培訓(xùn)是非常有必要的，要知道檔案管理的相關(guān)工作人員的素質(zhì)能夠決定電子檔案的實(shí)施效果[4]。第一、計(jì)算機(jī)的相關(guān)技術(shù)是對(duì)管理人員培訓(xùn)的首要技能；第二、要讓電子檔案管理的相關(guān)人員能夠了解相應(yīng)的法律法規(guī)，做到有法必依；第三、對(duì)于電子檔案管理的工作人員要培訓(xùn)他們的服務(wù)態(tài)度與工作水平，讓工作效率能夠有效地提高。

4）增大電子檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)的安全保障。想要讓機(jī)關(guān)事業(yè)單位能夠順利地進(jìn)行轉(zhuǎn)型升級(jí)，那么檔案管理的改革必不可少，而想要做好檔案管理的改革，那么要學(xué)會(huì)將所有信息進(jìn)行統(tǒng)一管理的相關(guān)模式，這種模式的體現(xiàn)就是資料庫(kù)，將資料庫(kù)進(jìn)行有效保護(hù)能夠讓相關(guān)部門(mén)在面對(duì)單位的指令時(shí)，可以統(tǒng)一部署，讓相關(guān)單位能夠真正意義上實(shí)現(xiàn)信息共享，提升工作效率。但是互聯(lián)網(wǎng)的安全也需要引起重視，因?yàn)槭腔ヂ?lián)網(wǎng)，所以很多的電子檔案容易被偷去、泄露，為了能夠有效解決這些問(wèn)題，單位可以加大對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全員的人才引進(jìn)，并且不斷加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的安全防護(hù)，可以建立類(lèi)似防火墻的互聯(lián)網(wǎng)防護(hù)措施[5]。

5 結(jié)語(yǔ)

總而言之，機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，檔案整理錄入作為極其重要且不可或缺的環(huán)節(jié)，但隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，現(xiàn)階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位推行電子檔案管理不可避免的在這期間也會(huì)存在某些問(wèn)題，但遇到困難要解決是基本態(tài)度，需要相關(guān)單位積極應(yīng)對(duì)解決，提出有效實(shí)際的解決策略，采取針對(duì)性的有效措施來(lái)推動(dòng)檔案資料管理模式向著線(xiàn)上系統(tǒng)化的電子檔案資料管理方向發(fā)展。