關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考

王子碩

（棗莊市糧食和物資儲備中心，山東 棗莊 277800）

1 新時代檔案信息化建設(shè)的重要性

目前雖然很多單位采用了檔案信息化，但是仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式和方法。由于檔案管理人員的技術(shù)不夠成熟，使信息化檔案管理在應(yīng)用過程中出現(xiàn)很多問題，特別是在檔案信息的保存方面存在安全隱患，必須深入研究和解決。

傳統(tǒng)的檔案管理一般采用的是紙質(zhì)版檔案，在進行檔案的調(diào)取、查詢及保存時花費很多時間，而且紙質(zhì)版檔案在保存時經(jīng)常會出現(xiàn)檔案的遺漏等問題。在檔案業(yè)務(wù)較多、較繁瑣的情況下，紙質(zhì)版檔案很大程度上增加了檔案管理工作的難度。信息化檔案管理很好地避免了這些問題。首先，增強了檔案管理的安全性。信息化檔案采用網(wǎng)絡(luò)連接、數(shù)字化存取的方式等，在檔案的調(diào)取和查詢時只需簡單檢索即可，保存檔案信息時也非常方便、不易出現(xiàn)丟失，提升了檔案管理的安全性和效率。同時，信息化建設(shè)改變了檔案管理方法，可以利用信息化技術(shù)采取多種檔案管理方法，針對不同內(nèi)容的檔案管理采取針對性的檔案管理辦法，提高檔案管理的管理水平，使檔案管理能夠緊跟時代、與時俱進。

2 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問題

2.1 規(guī)章制度和管理機制不規(guī)范，檔案信息安全受到威脅

一方面，檔案管理信息化建設(shè)是在信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理的變革，相應(yīng)地需要對新形勢下檔案管理的規(guī)章制度進行相應(yīng)變革。這就需要在已有工作經(jīng)驗之上進行新的探索，但由于檔案管理信息化建設(shè)缺乏完善的法律法規(guī)進行規(guī)范，檔案管理制度的適用性需要進一步提升;另一方面，信息化建設(shè)過程中，對檔案內(nèi)容信息化和檔案信息利用的管理機制不夠完善，不僅造成檔案內(nèi)容查閱體驗的降價，還容易造成保密資料的外泄與丟失，使檔案信息面臨超越安全管理規(guī)定的不規(guī)范調(diào)閱和復(fù)制。此外，黑客技術(shù)也在不斷發(fā)展，對檔案信息的安全造成嚴(yán)重威脅。

2.2 檔案管理工作聯(lián)系較少，工作參與度較低

檔案管理工作的目的便是為企業(yè)工作提供更多便利，對各種信息進行整合利用，從而為企業(yè)經(jīng)營管理提供切實可靠地依據(jù)。就傳統(tǒng)檔案管理工作而言，檔案管理獨立于各項工作之外，并沒有發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。同時，這一模式也影響到現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化制度的建立，使得檔案信息無法被高效處理，既耽誤了時間，也浪費了大量的物力與人力。這不利于檔案部門了解和掌握企業(yè)檔案信息的規(guī)律，不利于檔案管理工作的深入開展。

3 檔案信息化建設(shè)與檔案管理完善策略

3.1 進一步增強信息化意識

檔案信息化其實就是觀念信息化。檔案信息化建設(shè)最主要的力量就是檔案管理人員的工作意識和積極性，管理人員的工作主動性和信息化建設(shè)水平具有緊密聯(lián)系。因此，管理人員應(yīng)建立正確的檔案信息化意識，充分認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的重要意義，提高自身工作責(zé)任感和使命感，充分重視檔案信息化建設(shè)工作，努力做好有關(guān)工作。所以，在推進檔案信息化時，檔案信息化意識的能動作用發(fā)揮著作用和價值，也是目前檔案信息化建設(shè)的重要動力。

3.2 提高信息化服務(wù)水平

隨著檔案信息化水平的不斷提高，檔案管理工作也要遵循良好的服務(wù)理念，確保信息化管理控制機制能滿足實際需要，實現(xiàn)信息化發(fā)展目標(biāo)，特別是建立更加完善的服務(wù)體系，充分發(fā)揮數(shù)字檔案的作用和價值，促進檔案信息化建設(shè)工作的進一步發(fā)展。

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展的新時代背景下，我們應(yīng)高度重視并大力推進檔案信息化，及時發(fā)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)中存在的問題和不足，牢固樹立檔案信息化管理理念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，加強檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備建設(shè)，理順檔案信息化管理體制機制，大力推進檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)、檔案數(shù)字化、檔案遠(yuǎn)程利用和檔案信息資源共享，提高檔案信息化管理的能力和水平。

3.3 加強配套設(shè)施建設(shè)，建立檔案信息化的規(guī)范管理機制

提高檔案管理配套設(shè)施，升級辦公設(shè)備，學(xué)習(xí)與檔案管理信息化有關(guān)的操作技巧，是企業(yè)與時俱進以及企業(yè)建立完備的檔案管理信息化體系的重要因素。同時，企業(yè)應(yīng)針對相關(guān)設(shè)施建設(shè)給予大力支持，尤其是資金方面的支持，使得工作人員在設(shè)施方面無后顧之憂，也能更好地專注于提升自身的專業(yè)水平，充分挖掘檔案的有用信息，實現(xiàn)利用效率最大化。此外，在檔案信息化體系的建設(shè)中，要注意權(quán)責(zé)分明，避免因責(zé)任劃分不清晰造成的資源浪費，同時也確保檔案信息的安全，特別建立與之相匹配的安全管理職責(zé)。

3.4 建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)

企業(yè)應(yīng)當(dāng)促進紙質(zhì)版檔案數(shù)字化改造，采用統(tǒng)計學(xué)方法進行分類整理。企業(yè)開發(fā)滿足自身發(fā)展的檔案信息管理系統(tǒng)，采用先進技術(shù)手段，使信息管理系統(tǒng)可以融入企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，有效管理和控制檔案收集工作，以此提升檔案數(shù)據(jù)收集的及時性與完整性。全面應(yīng)用云計算技術(shù)，分類處理檔案數(shù)據(jù)。在檔案管理過程中，采用動態(tài)管理和橫縱分析法。沿著時間軸線，對檔案數(shù)據(jù)進行縱向?qū)Ρ?，?lián)合其他部門進行比對，整理和歸納數(shù)據(jù)信息，全面提升檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。在建設(shè)信息管理系統(tǒng)時，應(yīng)當(dāng)注意以下幾點:第一，在錄入檔案信息時，應(yīng)當(dāng)確保信息的詳盡性和完整性。第二，派遣專業(yè)的檔案管理人員實時更新數(shù)據(jù)，檢修和維護檔案信息管理系統(tǒng)，全面確保數(shù)據(jù)信息的真實性。第三，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，快速刪除和整理數(shù)據(jù)信息，以此確保信息數(shù)據(jù)的實效性。

4 結(jié)論

綜上所述，檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的開展有著重要的意義，但是從當(dāng)前的情況來看，很多機構(gòu)的檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作仍然存在一定的不足之處，為此，機構(gòu)要能夠明確認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，并從多個層面入手不斷完善其檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作。