信息化背景下中學(xué)檔案數(shù)字化管理與建設(shè)分析

勞 潔

（南寧市第二十中學(xué)，廣西 南寧 530003）

在信息化的背景下，中學(xué)檔案也逐漸進(jìn)入了數(shù)字化管理，管理人員可以通過利用計(jì)算機(jī)設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)資源來進(jìn)行檔案管理，這樣不但可以減少管理人員的工作量，還可以提高檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，能夠解決在檔案管理過程中所遇到的問題，為中學(xué)檔案數(shù)字化管理工作的開展提供了保障。

1 信息化背景下中學(xué)檔案數(shù)字化管理存在的問題

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案數(shù)字化管理的重視程度不夠。根據(jù)目前中學(xué)的情況來看，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案數(shù)字化管理的了解，部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)只注重學(xué)生的學(xué)習(xí)成績，并沒有意識(shí)到進(jìn)行檔案數(shù)字化管理可以對(duì)學(xué)校的發(fā)展起到一定的促進(jìn)作用，忽視了檔案管理的重要性，沒有對(duì)學(xué)校的檔案管理工作進(jìn)行規(guī)劃，導(dǎo)致學(xué)校的檔案出現(xiàn)缺失的情況。傳統(tǒng)的檔案管理方式是由人工來進(jìn)行管理，這種管理方式會(huì)影響檔案管理工作的效率，不但會(huì)加大檔案管理人員的工作量，還會(huì)對(duì)檔案的交流與共享產(chǎn)生影響，所以，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理可以有效提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量。但是，大部分的中學(xué)缺乏對(duì)檔案數(shù)字化管理的了解，還在采用傳統(tǒng)的檔案管理方式來進(jìn)行工作，這樣不但不會(huì)提高檔案管理的工作效率，還會(huì)增加學(xué)校檔案管理的成本。

資金是中學(xué)進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的必備條件之一，中學(xué)需要大量的資金去購買相關(guān)的數(shù)字化設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，以此來進(jìn)行檔案數(shù)字化管理工作的建設(shè)。由于部分學(xué)校缺乏資金，無法購買相關(guān)的數(shù)字化設(shè)備與服務(wù)器，因此給學(xué)校檔案數(shù)字化管理工作的建設(shè)帶來了嚴(yán)重的影響。此外，缺乏專業(yè)的檔案管理人員。部分中學(xué)進(jìn)行檔案管理工作的人員都是由老師來進(jìn)行兼職管理，并不是專門從事檔案管理的人員，由于檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)技能的培訓(xùn)，缺乏對(duì)專業(yè)技能的了解，并且部分檔案管理人員年紀(jì)偏大，對(duì)數(shù)字化事物的認(rèn)知能力較差，學(xué)校也沒有對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，導(dǎo)致學(xué)校難以開展對(duì)檔案數(shù)字化管理的建設(shè)。

2 信息化背景下中學(xué)檔案數(shù)字化管理的建設(shè)措施

2.1 加大檔案數(shù)字化建設(shè)資金的投入力度

在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的建設(shè)過程中，需要大量的資金來進(jìn)行支持，因此，學(xué)校要進(jìn)行長久的考慮，加大對(duì)檔案數(shù)字化管理建設(shè)的資金投入，利用資金來進(jìn)行數(shù)字化設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的采購，并請(qǐng)相關(guān)的技術(shù)人員根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況來進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的軟件開發(fā)，為檔案數(shù)字化管理建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。除此之外，要強(qiáng)化檔案數(shù)字化管理的安全體系，投入一定的資金來進(jìn)行安全軟件以及加密軟件的開發(fā)，比如現(xiàn)在常見的非對(duì)稱加密技術(shù)，利用高科技編碼系統(tǒng)來對(duì)檔案的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的安全指數(shù)進(jìn)行了較大的提高，可以在最大程度上保障檔案數(shù)據(jù)不會(huì)被盜用并更改，從而給檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的安全提供了保障[1]。

2.2 完善檔案數(shù)字化的管理體系

完善檔案數(shù)字化管理體系是建設(shè)檔案數(shù)字化管理工作的基礎(chǔ)，因此，中學(xué)以及檔案管理人員要對(duì)檔案數(shù)字化管理的管理體系進(jìn)行建立與完善。在檔案數(shù)字化管理的工作流程方面，要建立科學(xué)完整的工作流程體系，可以通過計(jì)算機(jī)設(shè)備來對(duì)檔案進(jìn)行歸檔與收集工作，檔案管理人員要及時(shí)將檔案的電子文件發(fā)送給檔案室，以此來完成檔案的歸檔工作。除此之外，在檔案的數(shù)字化管理方面，要對(duì)數(shù)字化檔案設(shè)備以及數(shù)字化檔案信息的安全提供保障，加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案設(shè)備的管理工作，設(shè)置使用的權(quán)限，避免出現(xiàn)被他人盜用的情況，并且要強(qiáng)化數(shù)字化檔案信息的加密工作，并在系統(tǒng)中安裝殺毒軟件，防止檔案信息丟失或被非法盜用的情況發(fā)生。在信息技術(shù)水平不斷發(fā)展的時(shí)代，依靠人工以及紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)被淘汰，學(xué)校要符合時(shí)代的發(fā)展，完善檔案數(shù)字化的管理體系，根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況來建立合適的管理制度，以此來保證檔案數(shù)字化管理工作的有效開展，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查與更新，從而提高檔案數(shù)字化管理的建設(shè)速度。

2.3 建立檔案數(shù)字化的信息數(shù)據(jù)庫

為需要檔案信息的人員提供檔案信息是進(jìn)行檔案數(shù)字化管理建設(shè)的重要目標(biāo)，建立檔案數(shù)字化的信息數(shù)據(jù)庫是一項(xiàng)重要的工作。第一，需要確定數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)來源，以此來保證檔案數(shù)據(jù)的完整性與準(zhǔn)確性。第二，要建立相關(guān)的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并根據(jù)數(shù)據(jù)的分類來對(duì)最初的檔案建立目錄數(shù)據(jù)庫，使數(shù)字化檔案的信息能夠清晰地呈現(xiàn)出來。第三，要建立數(shù)字化檔案內(nèi)容的專題數(shù)據(jù)庫，通過對(duì)檔案的內(nèi)容以及應(yīng)用對(duì)象進(jìn)行分析，將檔案進(jìn)行分類，使需要檔案的人員可以快速進(jìn)行查找與閱讀，減少了查找的時(shí)間，提高了工作的效率。例如，在學(xué)校進(jìn)行大型會(huì)議時(shí)，檔案管理人員可以將會(huì)議的內(nèi)容進(jìn)行拷貝，通過數(shù)字化設(shè)備將會(huì)議內(nèi)容上傳到信息數(shù)據(jù)庫中，并根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容來進(jìn)行分類，方便日后的查找，以此來完成檔案管理工作。在學(xué)校舉辦大型的晚會(huì)或者運(yùn)動(dòng)會(huì)時(shí)，檔案管理人員可以將晚會(huì)以及運(yùn)動(dòng)會(huì)的內(nèi)容歸類到活動(dòng)類，將大型會(huì)議的內(nèi)容歸類到會(huì)議類，檔案管理者可以對(duì)相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行建立與完善，以此來確保檔案信息的保密性。在中學(xué)檔案數(shù)字化管理的建設(shè)過程中，建立數(shù)字化的信息數(shù)據(jù)庫，可以為檔案數(shù)字化管理的建設(shè)提供保障。

2.4 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平

由于檔案管理人員長期受到傳統(tǒng)管理理念的影響，對(duì)相關(guān)的信息技術(shù)知識(shí)缺乏了解，因此，要想提高檔案數(shù)字化建設(shè)的速度與質(zhì)量，就要對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平進(jìn)行提高。中學(xué)可以積極引進(jìn)檔案管理的人才，組建一支優(yōu)秀的人才隊(duì)伍，并且聘請(qǐng)一些計(jì)算機(jī)專家以及技術(shù)人員來對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的教學(xué)與培訓(xùn)，通過定期的培訓(xùn)來對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平進(jìn)行提高。除此之外，檔案管理人員要轉(zhuǎn)變觀念，減輕對(duì)傳統(tǒng)管理觀念的運(yùn)用，加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化管理技術(shù)的理解與應(yīng)用，通過培訓(xùn)與學(xué)習(xí)來對(duì)數(shù)字化管理水平與綜合素質(zhì)水平進(jìn)行提高，以此來促進(jìn)數(shù)字化管理的建設(shè)速度。例如，部分學(xué)校的數(shù)字化管理設(shè)備都比較完善，但由于檔案管理人員缺少相關(guān)的知識(shí)與技能，導(dǎo)致檔案缺少準(zhǔn)確性與科學(xué)性，甚至還會(huì)造成檔案缺失。因此，要想對(duì)中學(xué)檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量與效率進(jìn)行提高，就必須對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平進(jìn)行提高。比如可以對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，或者可以利用相關(guān)的學(xué)習(xí)平臺(tái)來提高檔案管理人員的相關(guān)知識(shí)與技能，從而保障檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量與效率[2]。

3 結(jié)論

總而言之，要想提高中學(xué)檔案的數(shù)字化管理建設(shè)，就要加大對(duì)數(shù)字化建設(shè)資金的投入力度并完善相關(guān)的管理體系，與此同時(shí)，還要對(duì)檔案數(shù)字化的信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行建立與完善，注重管理人員的綜合素質(zhì)水平并對(duì)其進(jìn)行提高，使檔案可以更好地為學(xué)校進(jìn)行服務(wù)。