大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)單位檔案管理效率提升策略分析

王 博

（中國能源建設(shè)集團安徽省電力設(shè)計院有限公司，安徽 合肥 230000）

隨著企業(yè)單位不斷發(fā)展，檔案管理涉及的內(nèi)容較為廣泛，其檔案數(shù)據(jù)也隨之增多，相對應(yīng)的加大了檔案管理工作難度，在實際檔案管理過程中積極利用先進的技術(shù)，不斷提升檔案管理效率與質(zhì)量。基于大數(shù)據(jù)背景，企業(yè)單位如何有效提升檔案管理效率，是目前各相關(guān)人員需要考慮的問題。

1 大數(shù)據(jù)對企業(yè)單位檔案管理效率提升的重要性

企業(yè)單位以生產(chǎn)經(jīng)營為主，并具有商業(yè)性與公益性特點，在一定程度上起著協(xié)調(diào)國民經(jīng)濟各方面發(fā)展的重要作用，隨著經(jīng)濟不斷發(fā)展，促使企業(yè)單位得到快速發(fā)展的同時，也使得企業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)日益增多，加上檔案管理牽涉內(nèi)容較為廣泛，提升了檔案管理工作難度。基于大數(shù)據(jù)背景，企業(yè)單位在檔案管理工作中靈活運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，有利于促進企業(yè)單位檔案管理效率提升的同時，也便于企業(yè)單位更好地管理檔案數(shù)據(jù)資源，為企業(yè)單位各項決策提供了強有力的參考依據(jù)。企業(yè)單位檔案記錄著內(nèi)部各項工作內(nèi)容，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)來建立數(shù)據(jù)庫，將企業(yè)單位經(jīng)營過程中所產(chǎn)生的大量檔案數(shù)據(jù)存入數(shù)據(jù)庫中，同時并建立配套的檔案管理體系，提高企業(yè)單位檔案管理水平，從而確保企業(yè)單位長遠穩(wěn)定的發(fā)展。

2 現(xiàn)階段企業(yè)單位檔案管理現(xiàn)存的問題

1）檔案管理信息化建設(shè)緩慢。加強檔案管理信息化建設(shè)，有利于提升企業(yè)單位檔案信息資源利用率的同時，也是提升企業(yè)單位檔案管理效率的有效途徑之一。但從現(xiàn)階段的企業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀來看，由于企業(yè)單位檔案管理制度并不完善，數(shù)據(jù)庫的利用也僅限于儲存方面，進而延緩了企業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[1]。隨著企業(yè)單位不斷發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)日益增多，處理效率逐漸下降，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)受到一定阻礙的同時，也不利于企業(yè)單位未來良好的發(fā)展。

2）電子檔案信息保密性較差。大數(shù)據(jù)時代的到來，促使網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息化技術(shù)得到廣泛應(yīng)用的同時，也為各行業(yè)領(lǐng)域工作效率的提升起到了十分關(guān)鍵性的作用，企業(yè)單位也不例外，電子檔案投入使用后，為企業(yè)單位檔案管理提供了極大地便利，相對應(yīng)的檔案信息保密性也隨之降低。大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)單位提升檔案管理效率以互聯(lián)網(wǎng)為載體，若企業(yè)單位檔案信息資源安全防護不完善，不僅會給惡意攻擊者提供盜取數(shù)據(jù)的機會，也會使企業(yè)單位重要信息泄露，企業(yè)單位檔案信息安全受到一定威脅。

3）管理人員工作思想較為滯后。大數(shù)據(jù)背景，為各行業(yè)領(lǐng)域?qū)Υ罅繑?shù)據(jù)的處理提供了便利，靈活運用大數(shù)據(jù)技術(shù)處理檔案信息等資源，促使檔案管理效率得到大幅度提升的同時，也為各行業(yè)領(lǐng)域未來更好地發(fā)展奠定了基礎(chǔ)[2]。由于企業(yè)單位受傳統(tǒng)管理模式根深蒂固的影響，使得檔案管理工作方式及思想觀念較為滯后，部分人員在實際工作中普遍追求穩(wěn)定性，并不愿意利用先進的技術(shù)，使得企業(yè)單位在大數(shù)據(jù)時代中仍采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，不但降低了檔案數(shù)據(jù)管理效率，也使得企業(yè)單位檔案管理工作量越來越大，極易導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)偏差，為企業(yè)單位今后的發(fā)展埋下了風(fēng)險隱患。

3 基于大數(shù)據(jù)背景企業(yè)單位提升檔案管理率的有效性策略

1）加快企業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)。企業(yè)單位提升檔案管理效率的前提，需要盡快推進傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代信息化管理模式轉(zhuǎn)變，企業(yè)單位除了注重檔案信息資源開發(fā)以外，也要加快檔案管理信息化建設(shè)，有助于幫助企業(yè)單位更好地管理檔案數(shù)據(jù)的同時，也能全面提升檔案管理工作效率和質(zhì)量。在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，建立電子檔案管理系統(tǒng)，靈活運用大數(shù)據(jù)技術(shù)進一步完善與改進系統(tǒng)中檔案信息索引，便于檔案管理人員快速整合檔案信息資源的同時，也能對企業(yè)單位各項檔案數(shù)據(jù)進行劃分，最大程度上滿足大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)單位提升檔案管理效率需求，逐漸形成一套完善的信息化檔案管理體系。此外，尤其企業(yè)單位檔案管理涉及內(nèi)容較為廣泛，工作量較大，檔案數(shù)據(jù)較多，企業(yè)單位應(yīng)合理配置資源，加大先進基礎(chǔ)設(shè)施投入，能夠有效解決企業(yè)單位原有檔案管理工作耗費時間過長等問題，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，優(yōu)化檔案信息存儲、檢索與查閱等工作內(nèi)容，從根本上提升企業(yè)單位檔案管理效率。

2）加大電子檔案信息安全防護力度。電子檔案的使用，彌補了企業(yè)單位紙質(zhì)檔案管理不足的同時，在一定程度上也使得企業(yè)單位面臨著檔案數(shù)據(jù)被泄露的風(fēng)險。針對此方面問題，企業(yè)單位應(yīng)加大電子檔案信息安全防護力度，建立電子檔案信息保密機制，強化檔案管理人員安全防護意識，減少檔案數(shù)據(jù)被泄露等問題的發(fā)生。將電子檔案信息保密機制落實到實際工作中，規(guī)范檔案管理人員對檔案數(shù)據(jù)儲存、檢索及查閱等工作內(nèi)容，必須要嚴格按照相關(guān)規(guī)范要求來進行操作，增強企業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)保密性。為了避免企業(yè)單位因人為因素導(dǎo)致操作不規(guī)范，造成檔案信息數(shù)據(jù)被泄露等問題的發(fā)生，需要在信息化檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置防火墻，并多加一層安全防護程序，即身份驗證，防止未經(jīng)授權(quán)的人員來惡意盜取企業(yè)單位關(guān)鍵檔案數(shù)據(jù)信息，最大程度上規(guī)避企業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)被泄露。

3）加強企業(yè)單位檔案管理專業(yè)隊伍建設(shè)。工作人員作為企業(yè)單位檔案管理工作參與者，但由于部分企業(yè)單位并不是很看重檔案管理，使得檔案管理人員綜合能力并不高，檔案管理人員普遍是年紀相對較大的人員，并不能熟練地操作與適應(yīng)先進設(shè)備和技術(shù)，降低檔案管理效率的同時，也阻礙了企業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)。企業(yè)單位加強檔案管理專業(yè)隊伍建設(shè)，有利于確保信息化電子檔案管理系統(tǒng)高效運行，也能夠更好地為企業(yè)單位電子檔案管理與維護工作提供人才支撐，根據(jù)企業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀，進一步優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)，合理配置人力資源，將專業(yè)的檔案管理人才配置到合適的工作崗位中，并在單位內(nèi)部設(shè)置檔案管理部門，適當調(diào)整檔案管理培訓(xùn)內(nèi)容，定期組織檔案管理人員參與培訓(xùn)活動，便于檔案管理人員提高個人能力的同時，也能充分發(fā)揮個人價值。

4）融入大數(shù)據(jù)思維完善檔案管理體系。為了有效提升大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)單位檔案管理效率，在檔案管理工作開展的過程中融入大數(shù)據(jù)思維，抓住企業(yè)單位檔案管理改革重點，靈活運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，加強信息化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，促使企業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)管理能力得到提升的同時，也能為進一步完善企業(yè)單位檔案管理制度提供數(shù)據(jù)支撐。明確檔案管理工作職責(zé)內(nèi)容，做好紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案的銜接工作，并制定統(tǒng)一的管理標準，便于企業(yè)單位更好地管理檔案數(shù)據(jù)的同時，也能有效提升信息化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用有效性。此外，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)細化電子檔案管理流程，以此來加快檔案信息資源檢索速率及使用率的提升，從而實現(xiàn)企業(yè)單位提升檔案管理效率的目標。

4 結(jié)束語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代的到來，促進各新興技術(shù)發(fā)展的同時，也為企業(yè)單位檔案管理效率的提升創(chuàng)造了十分有利的條件，企業(yè)單位在檔案管理工作中融入大數(shù)據(jù)思維，在此基礎(chǔ)上不斷加強檔案管理信息化建設(shè)及管理體系的完善，從而達到全面提升企業(yè)單位檔案管理效率的目標。