信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的思考

李 艷

（房縣人民醫(yī)院病案室，湖北 十堰 442100）

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，使得信息化滲透到人們的日常生活和工作當(dāng)中。信息化技術(shù)應(yīng)用在多個(gè)行業(yè)后都得到了良好的反響，越來(lái)越多的行業(yè)也正在實(shí)行著信息化的改革。為了建成信息化社會(huì)，信息化改革就需要實(shí)行全方面覆蓋，醫(yī)院檔案管理也是屬于信息化社會(huì)建設(shè)的重要部分。由于醫(yī)院自身的特性，大量的信息與人員會(huì)在醫(yī)院中流動(dòng)，這也是醫(yī)院檔案管理進(jìn)行信息化改革的重要原因之一。醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的檔案管理，就屬于比較龐大的信息管理。因此，將醫(yī)院檔案管理信息化不僅能夠改革醫(yī)院檔案的管理方式，還能夠提高檔案管理工作的效率，完善醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的信息，進(jìn)而為醫(yī)療事業(yè)服務(wù)作出巨大的貢獻(xiàn)。

1 信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理基本概述

1）信息化時(shí)代下的醫(yī)院檔案管理。顧名思義，信息化時(shí)代就是利用信息價(jià)值的時(shí)代。信息化的浪潮已經(jīng)從發(fā)達(dá)國(guó)家推動(dòng)到全球，這種時(shí)代的趨勢(shì)帶來(lái)了更好的來(lái)自信息及其附屬的發(fā)展前景。作為社會(huì)基礎(chǔ)建設(shè)之一的醫(yī)療領(lǐng)域，醫(yī)院檔案管理也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)。在信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理中，信息化的檔案管理能夠捕捉到各種類型的信息資源，使得醫(yī)院的信息資源不斷豐富，進(jìn)而提高了醫(yī)院之間不同部門的溝通效率[1]。其次，醫(yī)院檔案管理信息化也帶來(lái)了很大的便利，信息化的管理使得無(wú)論是工作人員的檔案還是患者檔案都能夠得到安全、便捷的無(wú)紙化管理。這也在一定程度上減少了檔案管理人員的工作量，也間接地節(jié)約了資源?；颊叩牟v能夠及時(shí)地做到審核、查驗(yàn)，醫(yī)務(wù)人員的個(gè)人檔案能夠得到在評(píng)審時(shí)發(fā)揮出應(yīng)有的作用，這些都是信息化檔案管理帶來(lái)的益處。

2）檔案管理數(shù)字化。檔案管理是單位對(duì)檔案及其包含的信息進(jìn)行管理并提供相應(yīng)的能夠應(yīng)用到檔案信息的服務(wù)。檔案管理工作對(duì)于所在單位來(lái)說(shuō)，不僅能夠提供經(jīng)濟(jì)上、政治上的一些必要信息，還能夠?qū)挝坏墓ぷ饔兄匾饬x。因此，隨著社會(huì)大環(huán)境的改變，檔案管理數(shù)字化也逐漸出現(xiàn)在人們視野當(dāng)中，數(shù)字化的檔案管理不但能夠科學(xué)地規(guī)范檔案管理流程，還能夠提高醫(yī)院在檔案方面的工作效率。將檔案管理數(shù)字化會(huì)改善傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的檔案信息更新困難、檔案查找復(fù)雜等問題。所有的檔案都會(huì)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字，儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中，也會(huì)大大地減少了檔案管理的工作時(shí)間[2]。

2 當(dāng)代醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及原因

1）現(xiàn)狀。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀具體表現(xiàn)為檔案管理工作任務(wù)量大、任務(wù)流程復(fù)雜、檔案管理意識(shí)薄弱、檔案信息利用率差、無(wú)法及時(shí)進(jìn)行信息傳遞。隨著信息化社會(huì)的發(fā)展，醫(yī)院雖然也開始逐步結(jié)合計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行檔案信息處理，但是仍然存在著一些問題。在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行檔案的管理，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全并未受到重視，其次，系統(tǒng)很大程度地依賴于計(jì)算機(jī)操作，對(duì)于檔案的管理操作很難進(jìn)行相關(guān)記錄等。

2）原因。由于檔案管理人員自身素質(zhì)較低造成的醫(yī)院檔案管理狀況不佳，稱之為由主觀因素造成的現(xiàn)狀。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平不高，沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，繼而造成檔案管理工作的疏忽，檔案管理工作出現(xiàn)問題并且其信息利用效率不高。在醫(yī)院中從事檔案管理工作的人員往往不具備豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)復(fù)雜的檔案管理，很大可能會(huì)出現(xiàn)紕漏。此外，從事檔案管理的人員對(duì)于檔案資料的保管，還沒做到完全保密的狀態(tài)。這是由于檔案中的資料會(huì)被經(jīng)常進(jìn)行翻閱，很多檔案會(huì)被調(diào)取，檔案管理人員對(duì)于檔案的安全性和保密性無(wú)法進(jìn)行保證[3]。

3）客觀因素。由于檔案管理工作流程及設(shè)備等造成的醫(yī)院檔案管理狀況不佳，稱之為客觀因素造成的現(xiàn)狀。在醫(yī)院的檔案管理工作過程中涉及的相關(guān)人員的信息較多，進(jìn)而造成了檔案管理工作繁多，部分檔案管理復(fù)雜的情況。其次，此外，在醫(yī)院中，各科室之間對(duì)于信息無(wú)法及時(shí)進(jìn)行有效的溝通，也會(huì)造成信息的滯留。特別是檔案信息管理流程本身也具有非常復(fù)雜、嚴(yán)肅的特點(diǎn)，這對(duì)于信息流動(dòng)量巨大的醫(yī)院來(lái)說(shuō)，都會(huì)對(duì)醫(yī)院的管理造成很大的問題。除此之外，檔案管理工作的相關(guān)設(shè)備還尚未完善，極易造成檔案的丟失、損壞。而且，現(xiàn)在部分醫(yī)院已經(jīng)開始著手對(duì)檔案進(jìn)行信息化改革，很多新型系統(tǒng)還未進(jìn)行具體的實(shí)際操作，檔案管理工作人員對(duì)于系統(tǒng)陌生，無(wú)法在第一時(shí)間上就完成對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的改變。

3 信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理的實(shí)施

1）積極健全檔案管理信息化流程。對(duì)于正在實(shí)施的信息化醫(yī)院檔案管理方案，其目的在于能夠結(jié)合信息的特點(diǎn)對(duì)醫(yī)療工作進(jìn)行更好的服務(wù)。因此，一定要積極地去健全檔案管理信息化流程，保證在醫(yī)院當(dāng)中，檔案管理流程能夠高效、科學(xué)。確保各個(gè)科室都具有檔案管理信息專員，保證醫(yī)院檔案工作能夠高效、迅捷地進(jìn)行下去，充分利用檔案的價(jià)值，并且確定檔案的真實(shí)性、完整性。

2）科學(xué)利用信息化將檔案進(jìn)行整理。信息化時(shí)代，醫(yī)院的檔案信息管理就更應(yīng)該注重檔案管理體系的建設(shè)，提升電子檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。無(wú)論是地方還是單位都應(yīng)該建立獨(dú)立完善的檔案管理體系。采用不同的系統(tǒng)對(duì)醫(yī)院的檔案進(jìn)行信息化管理，根據(jù)醫(yī)院的特殊屬性，對(duì)檔案管理中的采集系統(tǒng)、整理系統(tǒng)等等都做出特定的調(diào)整，保證醫(yī)院能夠很快地進(jìn)行信息化檔案管理[4]。區(qū)別于其他單位，醫(yī)院本身就具有人口流動(dòng)性大、信息包含范圍廣的特征。所以，對(duì)于信息化檔案管理，不但要求其能夠完成醫(yī)院在行政管理方面的信息整理工作，還要求對(duì)于檔案管理能夠保證信息傳輸迅速、安全。

3）加強(qiáng)相關(guān)人員的培訓(xùn)。對(duì)從事醫(yī)院檔案管理的人員進(jìn)行培訓(xùn)，信息化檔案管理對(duì)工作人員的素質(zhì)有很高的要求，不僅要求他們具備一定的醫(yī)學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)，還要求他們具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)。因此，對(duì)于能夠從事醫(yī)院檔案管理的工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)的定期培訓(xùn)，另外還要配備一名計(jì)算機(jī)技術(shù)豐富的工作人員，在系統(tǒng)出現(xiàn)問題的時(shí)候及時(shí)進(jìn)行維護(hù)，保證不影響醫(yī)院的正常業(yè)務(wù)進(jìn)行。同時(shí)，也要對(duì)檔案管理進(jìn)行制定標(biāo)準(zhǔn)化細(xì)則，對(duì)于組織上要求的規(guī)范要做好，確保檔案基礎(chǔ)管理工作能夠落到實(shí)處。

4 結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院的檔案管理不但對(duì)于醫(yī)院的行政事務(wù)有著很大的幫助，對(duì)于醫(yī)院的患者病歷檔案也起到了很大的作用。因此，在信息化時(shí)代，對(duì)醫(yī)院的檔案管理進(jìn)行信息化改革是很有必要的。能夠結(jié)合時(shí)代發(fā)展做出具體改變，進(jìn)行信息化的融合，不僅實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化的醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的檔案管理工作，還實(shí)現(xiàn)了跨階級(jí)的檔案管理工作水平的提高。檔案管理信息化彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理的不足，推動(dòng)了醫(yī)療體制的進(jìn)一步改革、發(fā)展，這對(duì)于我國(guó)的醫(yī)療事業(yè)有著重要意義。