城市規(guī)劃行業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)建設研究

杜亞楠

（臨沂市規(guī)劃信息服務中心，山東 臨沂 276000）

隨著城市的高速發(fā)展，城市規(guī)劃行業(yè)的重要性正與日俱增，為此，必須合理利用電子檔案加強對城建行業(yè)的信息管理工作，才能滿足未來的管理工作要求。因此，應該加強對城市規(guī)劃電子檔案管理系統(tǒng)的建設工作，完善管理系統(tǒng)功能。

1 電子檔案功能

1）GIS技術。城市規(guī)劃行業(yè)的檔案中，會有很多和地理相關的信息，而GIS技術可以滿足定位、地理信息等需要，因此，可以滿足在數(shù)據(jù)內容和空間上的一致性，實現(xiàn)數(shù)據(jù)和空間的統(tǒng)一。通過GIS技術來構建城市規(guī)劃的電子檔案，可以實現(xiàn)在圖形上對城市規(guī)劃電子檔案的密集分布，電子檔案的用戶、管理人員都能利用GIS平臺來實現(xiàn)對電子檔案的查詢和管理，在管理過程中，也能充分利用自動化技術進行管理工作，不僅能提升管理效率和降低管理難度，更滿足了對城市規(guī)劃管理在精度上的各項要求。利用直觀的圖形數(shù)據(jù)，城市規(guī)劃者的決策工作能得到有效地幫助。

2）WorkFlow。傳統(tǒng)的紙質信息在管理和應用上都比較僵化，缺乏靈活性，而利用城市規(guī)劃電子檔案技術時，可以搭配WorkFlow技術，確保對各種不同檔案的權限管理，以及滿足對城建檔案管理的各項要求。該技術以新信息通信技術為基礎，管理人員可以根據(jù)工作的需要進行文件傳輸規(guī)則的事先規(guī)劃，工作中就能自動傳遞信息，高效率、靈活地完成相關工作要求。同時，使用該技術還進一步提升了電子檔案的一體化，可以在工作過程中構建統(tǒng)一、高效的文檔管理模式，滿足管理人員的各項要求。

3）加強電子登記檔案管理。隨著城市的快速發(fā)展，城市規(guī)劃電子檔案已經(jīng)逐漸成熟，其中包括了各種不同類型、形式的電子檔案文件，并且具備了十分豐富的功能。例如可以通過矢量文件和位圖來對電子檔案進行分類和分別管理，將DWG等類型文件和JPG等類型文件進行分類，以避免因為文件格式不合理所導致的各種問題。

2 電子檔案的特點

1）便利性和適應性較強。電子檔案由于使用電子信息系統(tǒng)進行傳輸，因此具有非常好的傳輸、分享效率，隨著軟件技術的不斷完善，電子檔案的使用者可以使用電腦、平板、手機以及一些專業(yè)設備來獲得電子檔案，以及在完成身份識別后對檔案進行管理工作。同時，目前的電子檔案系統(tǒng)都具有比較強的功能擴展性，技術人員能根據(jù)工作情況的需要來對功能進行開發(fā)和調整，從而適應特殊的檔案管理和應用需求。在這種情況下，更簡化了審批等工作的業(yè)務流程，保證多數(shù)工作只需要簡單的審批就能夠實現(xiàn)。

2）一致性強。傳統(tǒng)的紙質文檔在使用的過程中，存在資料不集中、文檔排版要求不統(tǒng)一等問題，不僅由于資料分散導致不利于查找，也會因為標準不統(tǒng)一難以閱讀。在經(jīng)過長期的儲存之后，檔案可能會變色、信息丟失，不利于檔案的長期保存。而電子檔案能根據(jù)需要建立信息管理系統(tǒng)，保證不同種類的圖文信息保存的長期性，以及提升檔案的流轉、分享速度，滿足對文本信息的隨時查閱，方便對數(shù)據(jù)的管理要求。

3）可實現(xiàn)跟蹤管理。城市檔案的類型很多，管理工作投入巨大，需要不同人員之間的配合，使用電子檔案能利用信息系統(tǒng)加強不同工作環(huán)節(jié)之間的人員聯(lián)絡，有效跟蹤各種實時數(shù)據(jù)，避免因為傳遞效率太低影響跟蹤管理的實時性，避免電子檔案出現(xiàn)損失。各種不同類型的文字、圖標信息，都可以隨時進行查閱，滿足了管理工作的即時性要求，而通過對各種數(shù)據(jù)根據(jù)屬性進行分類，也提升了數(shù)據(jù)的共享效率。

3 城建規(guī)劃行業(yè)電子檔案管理措施

1）提升技術水平。為了高效、準確地實現(xiàn)對電子檔案的管理，就需要提升技術水平，強化電子檔案管理系統(tǒng)信息化建設，加強對信息化資源的開發(fā)，滿足電子檔案的管理要求。因此，需要加強服務器、數(shù)據(jù)庫、通訊系統(tǒng)、通信網(wǎng)絡的建設，做好日常工作過程中的軟硬件維護，定期對系統(tǒng)進行更新，保證信息化建設工作的正常運行。其中，數(shù)據(jù)庫建設是整個電子檔案管理工作的核心，城市規(guī)劃行業(yè)檔案中包括了文字、圖片、表格、影像資料，資料的類型比較多，要保證數(shù)據(jù)庫能高效獲取數(shù)據(jù)、穩(wěn)定儲存檔案，并且能合理歸類資料，保證規(guī)劃檔案的高效率使用，充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢和價值。所以需要做好對數(shù)據(jù)庫的檢索條目建設，明確數(shù)據(jù)儲存和使用標準，強化信息的收集和采集，以及加強數(shù)據(jù)庫使用軟件的開發(fā)，提升數(shù)據(jù)庫的工作效率。

2）完善城建檔案管理。城建電子檔案的建立能夠對城市的發(fā)展和建設都進行科學化的記錄，不僅可以有效做好城市當前的管理，也能對城市的后續(xù)發(fā)展提供數(shù)據(jù)上的支持。因此，有必要做好對電子檔案的管理工作，充分挖掘出數(shù)據(jù)檔案的價值。因此，需要改變傳統(tǒng)的管理方式和管理理念，推動搜索模式的改革，依托互聯(lián)網(wǎng)建立起多用戶系統(tǒng)，在存儲大量數(shù)據(jù)的同時，也推出檔案服務，滿足城市規(guī)劃行業(yè)對電子檔案的需求。相關人員也應該提升對電子檔案的重視程度，嚴格根據(jù)規(guī)定來開展檔案管理工作，合理利用信息化工作方法，發(fā)揮管理工作的作用。針對電子檔案的管理需求，構建全新的檔案管理工作制度，明確檔案準確、高效的管理要求，以及做好相關服務工作。檔案管理過程中，要充分利用動態(tài)管理的理念，做好管理工作的記錄，明確不同類型電子檔案管理工作的規(guī)范，實現(xiàn)規(guī)范化管理。

3）加強人才隊伍建設。電子檔案管理對人才技術水平要求很高，而且數(shù)據(jù)技術在近年來更新速度非?？?，因此隨著城建檔案的信息化發(fā)展，有可能造成人員水平不足和檔案管理對人員技術能力要求之間的矛盾。同時，很多傳統(tǒng)人員對計算機技術的了解和掌握水平比較低，使他們不僅難以對檔案的價值進行開發(fā)，也很難解決工作過程中出現(xiàn)的各種問題，因此會導致業(yè)務流程運轉受到很大的阻礙。為此，必須明確人才標準和人員能力素質的要求，并以此開展人才隊伍的建設工作，以滿足復雜的檔案管理工作需要。為此，人員不僅要了解計算機技術的使用，也要保證一部分人員可以能夠主動對系統(tǒng)進行開發(fā)和維護，提升數(shù)據(jù)庫和服務器的功能，充分挖掘對城市規(guī)劃數(shù)據(jù)的使用效率。同時，也要保證人員具有較強的服務意識，充分利用以人為本的理念加強技術開發(fā)，滿足城市規(guī)劃電子檔案的要求。

4）加強對城市規(guī)劃電子檔案的宣傳。為保證城市規(guī)劃行業(yè)能主動使用城市規(guī)劃電子檔案系統(tǒng)，就必須做好電子啊檔案管理系統(tǒng)宣傳工作，提升公眾對相關制度、政策、法律的了解，保證電子檔案收集的效率。因此，可以利用線上、線下平臺來對城市規(guī)劃電子檔案的管理法規(guī)、要求、特征、注意事項等等展開宣傳工作，加強公眾對城建規(guī)劃電子檔案的了解，提升電子檔案在公共事務中的效力。

4 結束語

城市規(guī)劃檔案信息管理系統(tǒng)已經(jīng)成為城市規(guī)劃工作中不可缺少的部分，為了能進一步滿足更為復雜的需求，還需要加強技術開發(fā)，應對各種場景的需要。因此，需要加強系統(tǒng)建設、管理制度和人才隊伍建設，挖掘電子檔案的優(yōu)勢。