檔案管理中數(shù)據(jù)庫的運用策略分析

畫 方

（洛陽北控水務(wù)集團有限公司，河南 洛陽 471000）

在現(xiàn)今社會不斷發(fā)展背景下，檔案管理工作是當(dāng)下最為復(fù)雜的一項工作內(nèi)容。在檔案管理工作中，包含著大量的個人信息，一旦在整理信息數(shù)據(jù)過程中出現(xiàn)差錯，將會對某個人造成極大的影響。在以往電子信息技術(shù)還未得到廣泛應(yīng)用的時期，檔案管理工作通常是借助人工的力量來完成相關(guān)檔案的歸納與整理。在僅僅依靠人工的情況下，檔案管理工作的整體效率不僅呈現(xiàn)偏低的情況，在一定程度上，還會存在較多的缺陷與問題，例如檔案錯誤、丟失等情況。為了避免上述情況的出現(xiàn)，我國政府在不斷的完善相關(guān)政策，以此減少問題的出現(xiàn)，雖具有一定的成效，但該種問題依舊存在。近年來，電子技術(shù)快速發(fā)展，各個領(lǐng)域中逐漸廣泛應(yīng)用電子技術(shù)，檔案管理行業(yè)也逐漸應(yīng)用電子數(shù)據(jù)庫來歸納、整理相關(guān)檔案。

1 數(shù)據(jù)庫在檔案管理中應(yīng)用的現(xiàn)狀

在時代快速發(fā)展背景下，我國各個單位的業(yè)務(wù)在不斷壯大，傳統(tǒng)的人工管理檔案的方式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)階段具有巨大數(shù)量的檔案整理工作。在社會對檔案庫大的利用需求下，檔案管理工作的創(chuàng)新與改革逐漸成為行業(yè)發(fā)展主流，利用檔案管理軟件進行計算機管理成為提高各個單位檔案管理水平的主要途徑。在信息化時代下，以往傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案逐漸轉(zhuǎn)換為網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)字信息，也就是說以往實態(tài)的檔案信息逐漸向虛擬化轉(zhuǎn)變。從某種角度上將，在網(wǎng)絡(luò)中所傳遞的檔案信息，往往是檔案復(fù)制品，在一定程度上保證了檔案信息的安全性與隱秘性。與以往傳統(tǒng)方式整理檔案信息不同，數(shù)據(jù)庫在管理檔案的過程中，通過計算機的輔助，可以很快地進行相關(guān)檔案信息的收集、整理、立卷、歸檔、管理等工作，在一定程度上講，數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用比以往整理紙質(zhì)文檔有著更高的要求。因此，管理人員不僅需要擁有較強的檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)，還需要對計算機與數(shù)據(jù)庫具有一定的認知與了解。在現(xiàn)階段的檔案館工作中，存在大量的管理工作人員知識結(jié)構(gòu)老化的情況，對于計算機技術(shù)知識以及數(shù)據(jù)庫等方面缺少相關(guān)的知識，導(dǎo)致在錄入基本信息時，無法確?；拘畔浫氲臏蚀_性與規(guī)范性。另外，在建立部分檔案管理軟件的過程中，相關(guān)人員僅僅考慮了當(dāng)時的數(shù)據(jù)量以及用戶需求，忽視了為了發(fā)展的需求，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)中僅僅擁有少量的數(shù)據(jù)字段，數(shù)據(jù)庫容量較小，無法導(dǎo)出通用格式的數(shù)據(jù)。一旦數(shù)據(jù)量成倍增長，數(shù)據(jù)庫的運行速度便會大幅降低，工作效率也因此大幅下降。

2 數(shù)據(jù)庫在檔案管理中的應(yīng)用建議

2.1 采用科學(xué)的數(shù)據(jù)庫開發(fā)方式

早期開發(fā)檔案管理軟件時一般采用的是機構(gòu)化的方式，由于其穩(wěn)定性、可修改性以及可重復(fù)使用的程度都不太理想，一旦用戶需求產(chǎn)生變化，往往會導(dǎo)致整個系統(tǒng)結(jié)構(gòu)產(chǎn)生變化，而這種變化的實現(xiàn)則需要較高的代價來實現(xiàn)。因此，檔案管理部門對開發(fā)檔案管理軟件進行了一定的研究與創(chuàng)新，并擁有了一定的成效。新型的檔案管理軟件采用的是面向用戶的程序設(shè)計方法，通過商定一種或多種數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換方式，實現(xiàn)數(shù)據(jù)在不同軟件之間的信息共享。同時為了滿足時代信息網(wǎng)絡(luò)化的需求，檔案管理軟件具有了借助網(wǎng)頁進行數(shù)據(jù)信息查詢、交換的功能。為了實現(xiàn)日后對數(shù)據(jù)庫進行實時的升級與更新，軟件在設(shè)計過程中還需考慮數(shù)據(jù)量增長速度以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)發(fā)展的整體趨勢，以此確保檔案管理軟件的科學(xué)性。

2.2 確保檔案的保密性和安全性

在整個檔案管理工作中，人們對于單位檔案的保密性與安全性有著極高的重視。一旦檔案進入計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正義的安全性是決定檔案保密性的重要因素。作為計算機網(wǎng)絡(luò)的使用者，相關(guān)電子文件的保管者與擁有者都需要對相關(guān)信息技術(shù)的發(fā)展進行實時的關(guān)注，在管理過程中，相關(guān)人員有責(zé)任采用防火墻、密碼技術(shù)等先進的信息保密技術(shù)確保檔案的保密性。同時，為了確保檔案的安全性，相關(guān)管理部門需要建立符合科研檔案技術(shù)發(fā)展規(guī)律的各種工作規(guī)范來保障電子文件的安全。

2.3 加強網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，及時備份數(shù)據(jù)

在整個檔案管理系統(tǒng)中，對于檔案安全性的偉大威脅便是網(wǎng)絡(luò)中的威脅。為了避免網(wǎng)絡(luò)中存在不安全性因素，在對電子檔案進行管理的過程中，相關(guān)管理人員需要采用多種網(wǎng)絡(luò)安全策略，通過各種安全策略之間的相互配合，有效保證檔案的安全性。在網(wǎng)絡(luò)完全策略中，網(wǎng)絡(luò)的訪問控制是保證網(wǎng)絡(luò)安全的重要核心策略。在整個網(wǎng)安全管理中，其主要的工作人物便是確保網(wǎng)絡(luò)資源不會被非法使用或訪問。可以說，網(wǎng)絡(luò)的訪問控制是保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)資源安全的主要手段。除此之外，檔案管理工作中還需建立計算機檢索查詢和提供檔案信息的主要服務(wù)方式，通過對使用者提供網(wǎng)狀的信息組織結(jié)構(gòu)，確保使用者在瀏覽相關(guān)信息的過程中，可以根據(jù)自身的意愿對相關(guān)信息進行查閱。

2.4 關(guān)注計算機病毒的新變化

在計算機互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展的推動下，檔案信息系統(tǒng)逐漸向局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)的方向拓展，雖然在一定程度上增加了檔案信息管理效率，但隨之而來的是計算機病毒的危害。網(wǎng)絡(luò)時代下，新型病毒擁有著較多的新特征，例如病毒會通過網(wǎng)絡(luò)途徑進行擴散，在擴散過程中，病毒與計算機之間呈現(xiàn)密切的入侵關(guān)系。在Windows操作系統(tǒng)中，其自身的網(wǎng)絡(luò)功能是病毒常見的攻擊點。為了有效避免上述問題的出現(xiàn)，檔案工作者應(yīng)當(dāng)時刻注意新的技術(shù)變化，通過制定針對性的策略，對檔案管理的相關(guān)制度、技術(shù)監(jiān)督、后備保護、應(yīng)急措施等多方面進行綜合的防范，確保檔案信息的安全。

2.5 加強法制建設(shè)

保障檔案信息安全單純依靠檔案管理部門自身的努力是不夠的，還需要有相關(guān)法律、規(guī)章制度的約束。因此，檔案信息安全與其它社會問題一樣，是一個復(fù)雜的綜合性較強的問題，各個環(huán)節(jié)必須緊密銜接才能發(fā)揮作用。立法在保障檔案信息安全性中的作用是不言而喻的，缺乏法律支持的信息安全保障是紙上談兵。我國早已將信息安全列入國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略在檔案信息安全保障中相關(guān)法律規(guī)章制度的建設(shè)有著極為重要的作用。為了確保在新問題形成后，檔案信息的安全性，我國需要更加完善、專業(yè)的法律、法規(guī)出臺。

3 結(jié)束語

在社會發(fā)展，時代所趨的要求下，為了提高檔案管理效率，進行檔案管理的人員需要全面掌握相關(guān)大數(shù)據(jù)庫的相關(guān)技能知識，通過運用數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的相關(guān)性，實現(xiàn)全網(wǎng)互聯(lián)。同時，管理者要積極發(fā)現(xiàn)具有計算機高科技技術(shù)型人才，不斷的培養(yǎng)具有高科技人才。做好傳統(tǒng)與新時代相關(guān)技術(shù)的銜接，使得新時代、新技術(shù)、新方法成功的做好檔案管理工作。