淺談疾病防制檔案室業(yè)務(wù)建設(shè)

韓衛(wèi)衛(wèi)

（濱州市疾病預(yù)防控制中心，山東 濱州 256600）

1 加強領(lǐng)導(dǎo)、落實各項制度

1）各級宣傳貫徹《檔案法》《科學(xué)技術(shù)事業(yè)單位檔案工作目標(biāo)管理考核辦法》等文件精神，明確單位領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作任務(wù)，列入分管領(lǐng)導(dǎo)崗位職責(zé)，把檔案工作列入單位目標(biāo)管理崗位責(zé)任制，列入單位發(fā)展規(guī)劃、計劃。避免由于領(lǐng)導(dǎo)不重視同，使檔案工作無法制度化，檔案工作者一廂情愿地制定檔案工作規(guī)劃和計劃無法得到保證。

2）把檔案工作列入各業(yè)務(wù)科室工作范圍，實行科室主任分管責(zé)任制，各科室設(shè)一名兼職檔案員，具體負(fù)責(zé)本科室檔案材料的收集、整理和歸檔工作。避免各科室由于不了解、不理解檔案工作，而得不到協(xié)助和支持。

3）把檔案工作列入各科室工作人員崗位職責(zé)范圍，每一位工作人員都應(yīng)做好所分管工作檔案材料的形成、積累、整理、歸檔工作，將工作中產(chǎn)生的文件材料按工作完成順序，及時整理齊全，交科室兼職檔案人員整理后歸檔。

4）加強專（兼)職檔案人員的干部隊伍素質(zhì)建設(shè)。通過參加有關(guān)檔案培訓(xùn)，業(yè)務(wù)部門之間交流、學(xué)習(xí)等形式，培養(yǎng)即具有檔案管理技術(shù)，又具有專業(yè)知識的綜合人才，并保持相對的穩(wěn)定性。

5）業(yè)務(wù)檔案管理的必要性。業(yè)務(wù)檔案是國家檔案的重要組成部分，是業(yè)務(wù)工作的材料積累，也是領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。為了提高機關(guān)企事業(yè)單位檔案工作的科學(xué)管理水平，促進檔案管理系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)，使之更好地為機關(guān)和社會大眾服務(wù)，應(yīng)在抓好文書檔案的同時，重點狠抓業(yè)務(wù)檔案的基礎(chǔ)建設(shè)。疾病預(yù)防控制中心是一個專業(yè)性比較強的單位，業(yè)務(wù)檔案是比較重要的檔案，是本單位所有檔案的主體，毫無疑問，必須加強業(yè)務(wù)檔案管理。

6）健全監(jiān)督考核體系。在年末的考核辦法中應(yīng)對把業(yè)務(wù)檔案的立卷歸檔列為各位主管副主任、科室和科員的考核指標(biāo)，與獎懲掛鉤、與評先晉優(yōu)掛鉤。對不按時完成的，要監(jiān)督完成，同時取消獎勵資格。

2 提高認(rèn)識，各方面要高度重視數(shù)字檔案室建設(shè)

1）在建設(shè)數(shù)字檔案室這個問題上，一些單位尚沒有認(rèn)識到數(shù)字檔案室建設(shè)的重要性，認(rèn)為是多余的，多此一舉，沒有必要浪費大量的人力、物力、財力來開展這項工作。我們單位要加大對數(shù)字檔案室建設(shè)的宣傳力度，提高對數(shù)字化檔案室建設(shè)重要性的認(rèn)識，爭取領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員重視數(shù)字檔案室建設(shè)，改變傳統(tǒng)的管理理念，為數(shù)字檔案室建設(shè)創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境。數(shù)字檔案室建設(shè)只有取得各個方面的理解和支持，才能將數(shù)字檔案室納入議事日程，為其發(fā)展提供必要的保障。要順應(yīng)數(shù)字檔案室建設(shè)要求，爭取相關(guān)部門重視，創(chuàng)新工作體制機制，切實加強領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)籌開展工作。集中各部門力量，有效地組織、實施數(shù)字檔案室建設(shè)，加快數(shù)字檔案室建設(shè)進程，全面提升數(shù)字檔案室水平，以推動數(shù)字檔案建設(shè)健康有序地開展。

2）各單位在建設(shè)數(shù)字檔案室的過程中面臨最大的問題是經(jīng)費有限，導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)軟硬件投入的資金不足，致使數(shù)字檔案室建設(shè)舉步維艱。應(yīng)為數(shù)字檔案室建設(shè)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施予以經(jīng)費保障，給予長期的經(jīng)費支持。只有加大資金投入，才能不斷完善軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。數(shù)字檔案建設(shè)必須配備齊全的基礎(chǔ)設(shè)施，包括軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)備開發(fā)。在軟件建設(shè)上，軟件是數(shù)字檔案室的核心，無論是檔案的整理、收集，還是存儲分享，軟件都是這些工作開展的動力，因此在配備軟件資源時，要選擇購置運行穩(wěn)定、安全可靠、與硬件選擇相匹配的主流操作系統(tǒng)。在硬件設(shè)施上，要配置數(shù)字檔案建設(shè)所必需的設(shè)施設(shè)備，包括存儲器、檔案服務(wù)器、掃描儀、打印機、復(fù)印機、計算機等必要的輸入/輸出設(shè)備，以滿足少量的檔案信息處理需求。

3）數(shù)字檔案室的建設(shè)過程中一個重要的保障是相關(guān)的制度，制度建設(shè)是數(shù)字檔案室建設(shè)實現(xiàn)制度化的重要前提，要結(jié)合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，制定既滿足規(guī)范要求又適合實際工作要求的制度或者辦法，使數(shù)字檔案室建設(shè)有章可循，有法可依。各個單位要不斷完善相關(guān)制度，不僅要求檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理制度的健全，例如各門類檔案收集、歸檔、利用、鑒定、銷毀、統(tǒng)計等制度，還要建立健全數(shù)字檔案室建設(shè)所需的各種制度，比如電子文件歸檔管理制度、檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)上查詢利用制度、檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)和信息設(shè)備維護使用制度、電子檔案鑒定銷毀制度......各檔案室在數(shù)字檔案室建設(shè)中，要切實貫徹實施嚴(yán)格執(zhí)行這些規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，保證數(shù)字檔案室建設(shè)在法制化的軌道上有序推進。

3 落實綜合檔案室“三納入”、“四通步”管理

“三納入”即納入本單位工作計劃、制度、崗位。

“四通步”即：

1）檔案工作與各項工作部署同步。各科室下達工作任務(wù)，同時提出文件材料的歸檔要求，根據(jù)本專業(yè)的特點和規(guī)律，確定本專業(yè)文件材料的歸檔范圍，保證前期材料的資料完整，避免以往在開展各項工作中，因沒有周密的計劃和督署而帶來工作的盲目性。

2）檔案與各項工作檢查同步。在每一項業(yè)務(wù)工作告一段落或者結(jié)束的同時，檔案室及時配合，檢查計劃的落實情況，資料形成、完成情況，保證完成一項工作，都要有一整套齊全、完整的檔案資料。

3）檔案工作與各項工作總結(jié)同步。各業(yè)務(wù)部門在總結(jié)工作中，檔案部門及時按照專業(yè)工作形成的自然規(guī)律，對文件資料的形成、收集、材料分類，規(guī)范立卷進行總結(jié)，保證各專業(yè)工作完成后形成檔案材料的連續(xù)性、完整性和成套性。

4）檔案與各項工作驗收同步。各專業(yè)工作告一段落或者完成后，業(yè)務(wù)、檔案部門共同進行驗收工作。首先，看其檔案資料的齊全、完整和具有邏輯性，在科技檔案中，嚴(yán)格保持文件材料之間的內(nèi)在聯(lián)系，以時間先后順序或內(nèi)容關(guān)系有序的排序。其次，歸檔材料文字清楚，紙質(zhì)較好，采用碳素墨水書寫，以便檔案材料能夠長久保存。最后，裝訂立卷，及時與檔案室辦理移交手續(xù)，為豐富室藏和今后綜合檔案的信息開發(fā)利用創(chuàng)造良好的條件。

4 檔案為領(lǐng)導(dǎo)決策及專業(yè)人員提供可靠依據(jù)

決策是一個分析、解決問題的綜合過程，正確的決策來源首先或主要來自歷年疾病防治情報信息，通過歷年疾病防治檔案資料綜合分析，看出我市疾病防治工作實踐過程中的優(yōu)劣和不足之處，從而利用檔案資料，統(tǒng)籌規(guī)劃，制定計劃，明確工作重點，提高辦事能力和工作效率。

在各項疾病防制和管理活動中，利用檔案資料，即達到各項工作計劃的落實，又保證了檔案前期材料歸檔完整和材料質(zhì)量要求，避免以往在開展各項工作中，因沒有周密的計劃而帶來的工作的盲目性。

通過檔案編研把形成的科學(xué)結(jié)論，一方面可以為各級政府部門提供決策資料，當(dāng)突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生后，通過科學(xué)論證所提供的有效的危機管理預(yù)案。把損失控制到最小的程度。另一方面，利用檔案所提供的史料，對民眾進行引導(dǎo)和心理輔導(dǎo)，幫助民眾在突發(fā)事件中從容應(yīng)對。

5 檔案為撰寫論文、科研項目研究提供全部資料

疾病防治檔案涉及內(nèi)容很豐實，它記錄了全市疾病防治工作的全過程，所有這些經(jīng)歷經(jīng)過整理、分析，均可作為撰寫論文、科普稿件的素材，一種疾病最終被消滅，對歷年形成的防治疾病成套檔案進行整理、分析，形成具有時代意義的研究成果。

總之，綜合檔案資料的形成是整個檔案管理工作中極為重要的一個環(huán)節(jié)，它是專業(yè)人員在防病工作實踐中形成的第一手資料，是開展各級工作的依據(jù)，是綜合檔案室管理工作的基礎(chǔ)。始終保持綜合檔案資料的連續(xù)性，完整性和成套性對今后防病治病工作，信息開發(fā)利用，對預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案事業(yè)的發(fā)展是至關(guān)重要的。