試論當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策

賀 正

（常熟市文體廣電和旅游局，江蘇 常熟 215500）

檔案管理中文書資料的文書檔案類別有很多，行政類、干群類和業(yè)務(wù)類等，不僅有著很強(qiáng)的工作關(guān)聯(lián)性，管理流程也相對(duì)復(fù)雜。新時(shí)代下的檔案文書管理需要工作人員明確每個(gè)環(huán)節(jié)的內(nèi)容以及工作分工的合理性，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐善用信息化設(shè)備和技術(shù)開展智能化檔案管理模式，有效避開傳統(tǒng)管理模式中的弊端。

1 文體旅事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀分析

地方文體旅事業(yè)單位包含了當(dāng)?shù)匚幕?、體育、旅游、廣播電視等多個(gè)領(lǐng)域的工作計(jì)劃與安排，涉及檔案數(shù)量眾多且繁雜，不管是人文風(fēng)光、人力歷史科考、圖像影視資料還是旅游資源，每一項(xiàng)檔案內(nèi)容都非常珍貴[1]。

第一，檔案管理基礎(chǔ)工作規(guī)范性有待提升。在諸多歷史遺留問題和文旅體事業(yè)但是改革的影響下，相關(guān)的檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)不穩(wěn)，卷宗質(zhì)量沒有保障，特別是文化、體育和旅游相關(guān)單位合并后的梳理歸納不到位，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和嚴(yán)格的制度，交接環(huán)節(jié)的銜接工作總是容易出現(xiàn)遺漏。第二，檔案資料存儲(chǔ)方式有待優(yōu)化。很多地方文體旅的檔案資料一直沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)方式，在檔案室中不僅會(huì)花費(fèi)更多的精力和時(shí)間才能找到目標(biāo)資料，就過大的存儲(chǔ)空間而言又大大增加了后期維護(hù)工作難度，單一化的檔案存儲(chǔ)方式不僅容易出錯(cuò)，還會(huì)耗費(fèi)更多的人力和物力。第三，檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升。地方文體旅事業(yè)單位的檔案管理人員大多都是從其他科室調(diào)撥的，一是沒有接受過對(duì)應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn)，二是崗位人員流動(dòng)性較大?，F(xiàn)有的檔案管理人才隊(duì)伍中缺乏兼具高水平計(jì)算機(jī)操作技能和專業(yè)檔案管理知識(shí)的人員，當(dāng)前最缺乏的就是復(fù)合型人才。

第四，檔案管理有關(guān)的軟硬設(shè)施建設(shè)有待完善。檔案管理這一塊對(duì)大部分地區(qū)文體旅事業(yè)單位而言都是最為薄弱的，但近幾年部分地區(qū)已經(jīng)在軟硬件設(shè)施建設(shè)方面投入了大量財(cái)力、物力和人力，同時(shí)與當(dāng)?shù)貦n案局協(xié)調(diào)，在專業(yè)人員指導(dǎo)下對(duì)信息化管理模式下的檔案進(jìn)行全面歸檔和處理。

2 新形勢(shì)下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的有效改善措施

2.1 致力于創(chuàng)新服務(wù)宗旨

在全新的社會(huì)背景下，地方文體旅事業(yè)單位健康發(fā)展的一個(gè)重要因素就是做好服務(wù)質(zhì)量，致力于服務(wù)宗旨創(chuàng)新有助于文體旅事業(yè)單位更好的發(fā)展。文體旅事業(yè)單位的檔案管理工作可將“服務(wù)群眾”作為宗旨，強(qiáng)化檔案工作人員服務(wù)意識(shí)，推動(dòng)文體旅事業(yè)單位升級(jí)，為本地文化、體育和旅游事業(yè)的發(fā)展提供更好的數(shù)據(jù)資料支撐力量[2]。如若有檔案信息借出，需要詳細(xì)記錄借出時(shí)間和歸還時(shí)間，通過管理系統(tǒng)權(quán)限認(rèn)定或者管理人員簽字審核后才能借出資料，避免出現(xiàn)檔案信息丟失。在條件允許的情況下可以引入電子掃碼技術(shù)到日常的檔案管理中。

2.2 完善檔案資料管理制度

地方文體旅事業(yè)單位的檔案資料管理很多環(huán)節(jié)工作都需要合理的制度發(fā)揮約束作用，是否擁有健全的檔案管理制度是新時(shí)期衡量管理工作水平的一個(gè)重要指標(biāo)，如若缺乏管理制度或現(xiàn)有的制度不完善就無法確保讓檔案管理價(jià)值最大化地發(fā)揮出來[3]。此外看，關(guān)于檔案資料的整理、歸納、檢索和查閱環(huán)節(jié)，都需要有一一對(duì)應(yīng)的管理體系，進(jìn)而確保整個(gè)檔案管理工作的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性。

2.3 提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員能力與素質(zhì)水平在很大程度上反映了檔案管理工作要求的嚴(yán)格度，管理人員綜合素質(zhì)的提升是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展的重要基礎(chǔ)。就現(xiàn)階段情況而言，大部分地方文體旅事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)并不是很高，也沒有掌握相對(duì)熟練的信息化系統(tǒng)操作技術(shù)，具體可以從兩個(gè)方面入手優(yōu)化這一問題：一是積極組織針對(duì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)，重點(diǎn)在于培訓(xùn)內(nèi)容除了檔案管理專業(yè)知識(shí)以外，還要涉及現(xiàn)代信息化系統(tǒng)操作技術(shù)[4]；二是嚴(yán)格把關(guān)人口引進(jìn)環(huán)節(jié)，提高聘用人員要求，讓綜合素養(yǎng)良好的人員加入檔案管理人才隊(duì)伍中。

2.4 創(chuàng)建專業(yè)智能化檔案服務(wù)體系

進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代后的檔案管理工作要致力于創(chuàng)建智能化管理模式，充分利用人工智能、區(qū)塊鏈等先進(jìn)技術(shù)帶動(dòng)檔案利用，深挖檔案信息價(jià)值，更好地發(fā)揮服務(wù)作用。所以要圍繞功能性強(qiáng)、小巧便攜以及高效性的數(shù)字檔案建設(shè)形成專業(yè)智能化檔案服務(wù)體系，同時(shí)實(shí)現(xiàn)使用、管理、服務(wù)和價(jià)值轉(zhuǎn)化等環(huán)節(jié)都更加方便的檔案管理模式。與此同時(shí)，要大力引入云技術(shù)、人工智能等技術(shù)在全新的管理模式中，打造一流的專業(yè)化檔案服務(wù)體系，所有的創(chuàng)新舉動(dòng)都要建立在深挖、整理、分析原有信息基礎(chǔ)上，從而形成準(zhǔn)確檢索、高效利用的檔案管理流程，最大化的提升檔案服務(wù)質(zhì)量、檔案服務(wù)效率以及服務(wù)水平。

2.5 使用電子設(shè)備改革檔案管理模式

信息化時(shí)代下實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化發(fā)展不單單符合事業(yè)單位制度改革需求，也能更好地滿足社會(huì)日益增加的檔案信息需求，只有合理運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)手段和現(xiàn)代化設(shè)備才能讓檔案價(jià)值最大化地發(fā)揮出來。如若堅(jiān)持沿用以往陳舊的設(shè)備開展檔案管理工作必然會(huì)在效率和質(zhì)量上影響單位發(fā)展，所以地方文體旅事業(yè)單位有必要緊跟時(shí)代步伐積極引入先進(jìn)設(shè)備，處理檔案管理工作朝著信息化、智能化方向發(fā)展

3 結(jié)語

總而言之，檔案管理工作要結(jié)合文書資料的特點(diǎn)以及使用需求，將現(xiàn)代化信息設(shè)備與技術(shù)融合運(yùn)用到具體的檔案管理工作中，發(fā)揮檢索、查詢、智能歸類等功能價(jià)值保證檔案管理工作效率。構(gòu)建相對(duì)應(yīng)的監(jiān)督制度和管理機(jī)制，保障每個(gè)管理環(huán)節(jié)工作銜接性以及檔案資料完整性，推動(dòng)檔案管理工作質(zhì)量提升。