檔案高效化管理的重要性及策略探究

姜海燕

（山東省煙臺市園林建設養(yǎng)護中心，山東 煙臺 264000）

檔案管理是各事業(yè)部門工作的重要組成部分，其管理水平與質(zhì)量不僅反映了各部門組織的工作作風，同時也事關我國事業(yè)單位的外在形象。近年來，隨著事業(yè)單位全面發(fā)展工作的逐步推進，推動部門檔案管理工作的高效化轉(zhuǎn)型成為新時期事業(yè)單位活動的重要發(fā)展趨勢。然而縱觀我國事業(yè)單位基層檔案管理工作，仍或多或少存在一些認知層面的缺陷或不足，從而制約了檔案高效化管理模式的構建。筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗，就檔案高效化管理提出個人見解和建議，希望能夠為相關領域工作者提供必要的參考和幫助。

1 檔案與高效化管理

檔案是指各企事業(yè)單位在各部門工作中形成的文件材料，其中既包含了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和實物，同時也涉及了聲像、電子文件等現(xiàn)代化信息資料。對于各部門而言，檔案客觀、真實和全面地反映了企事業(yè)單位活動，并記錄了部門員工個體的行為和思想認知?，F(xiàn)階段，隨著社會發(fā)展水平的不斷提升，各事業(yè)單位部門活動也愈加頻繁且內(nèi)容豐富多樣，從而生成了大量多樣的檔案資料。檔案管理是各部門日常工作的重要組成部分，通過規(guī)范有效的檔案管理工作能夠較為系統(tǒng)全面的反饋出事業(yè)單位部門工作的內(nèi)容，并對事業(yè)單位及其各部門員工的成長及發(fā)展進行客觀完善的呈現(xiàn)，這對于事業(yè)單位的健康穩(wěn)定發(fā)展具有十分深遠的價值和影響?，F(xiàn)階段，在我國事業(yè)單位全面發(fā)展的全新歷史背景下，各部門均強化了對檔案的管理工作，并積極推動各部門建設本領，確保各項規(guī)定得到貫徹執(zhí)行，具有十分重要的意義。

2 檔案內(nèi)容

2.1 會議類檔案

一般情況下，各級事業(yè)單位在發(fā)展過程中會開展多種形式的會議，必學的“三會一課”制度、并在上述會議中生成大量的工作方案、政策決議、工作報告、會議記錄等所形成會議的重要文件。與此同時，部分會議內(nèi)容還會進行錄像和錄音，從而對會議內(nèi)容進行更加全面和有效的記錄。通過對上述資料進行歸檔處理，不僅記錄了事業(yè)單位每一段重要的發(fā)展歷程，同時也能夠為后期相關工作及關鍵決策的制定提供參考和依據(jù)。

2.2 組織生活類檔案

所謂組織生活類檔案，是指部門人員在日常學習、報告及議事等重要活動中所生成的檔案資料，同時也是檔案中占比最高的資料內(nèi)容。例如一些組織生活中所涉及的發(fā)言材料、簽到表、學習材料及學習心得等重要資料，這些都需要進行歸檔整理，從而來體現(xiàn)與證明其部門工作人員在工作中所取得的成果。除此之外，在各部門開展的民主生活會及組織生活會中，相關人員就自身對照檢查及問題整改等相關材料，其歸檔整理工作也能夠為其管理工作提供重要參考；黨員活動中所形成的材料和視頻以及組織的培訓課程也要及時歸檔，都是反映歷史時期相應工作的重要資料。

2.3 文件類檔案

相對而言，文件類檔案是檔案中最為龐雜的一類資料，主要包含了制度文件、花名冊及個人材料文件等，可以說是事業(yè)單位日常工作中所生成材料的集合體。其中，制度文件主要指單位出臺的一系列學習制度文件、主題文件、廉政建設文件等。而花名冊則包含了部門關系轉(zhuǎn)接文件、各類臺賬及人員名冊等。最后，個人材料主要指與相關人員相關的個人資料信息，同時也是事業(yè)部門發(fā)展及部門人員工作發(fā)展、管理相關人員的重要參考依據(jù)，部門相關人員的相關材料還要及時存入個人的檔案中。

3 檔案高效化管理的重要性

3.1 規(guī)范與約束相關人員行為意識

眾所周知，檔案是事業(yè)部門工作的真實反映，因此從某種角度來講也起到了對相關部門工作人員的監(jiān)督與管理作用，推動檔案高效化管理則對相關人員起到了良好的規(guī)范作用?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位檔案建設題材多樣，充分采用影像資料、音頻、照片等檔案資料進行企業(yè)文化、企業(yè)高層，基層的教育工作，而通過對這些檔案資料的高效化管理能夠有效、及時的對部門干部進行言行等方面的約束，使其能夠做到廉潔自律、正派作風。

3.2 提高有關部門決策的準確性

現(xiàn)階段，我國社會經(jīng)濟正處于調(diào)整專業(yè)的重要歷史節(jié)點，任何一個發(fā)展決策的制定都將對未來產(chǎn)生深遠影響。其相關檔案記錄了各部門組織建設及工作情況等基礎信息，強化檔案的管理工作一方面是對各部門歷史活動的詳細記錄，另一方面也能夠更好地幫助各部門進行歷史的回顧和經(jīng)驗的總結(jié)，從而起到以史為鏡的作用和效果。由此可見，檔案的高效化管理是我們客觀記錄事業(yè)單位發(fā)展史的基礎保障，并為相關決策的科學準確制定提供參考和依據(jù)。

3.3 優(yōu)秀部門干部培養(yǎng)與選拔

優(yōu)秀部門干部的培養(yǎng)和提拔是相關事業(yè)單位保持健康穩(wěn)定發(fā)展的關鍵所在，為能夠?qū)δ贻p優(yōu)秀的各部門人員進行客觀全面的考核評價工作，還需要建立于真實完整的檔案內(nèi)容之上。事業(yè)單位對于部門領導干部的選拔十分嚴格，特別是對“三齡兩歷”等重要信息必須要求做到準確、真實和完整。而其個人檔案中則包含了部門干部的年齡、黨齡、工齡、學歷及履歷等基礎信息，同時也涵蓋了干部評級晉升、功過記錄等重要信息，因此檔案的高效化管理工作還能夠為優(yōu)秀部門干部的培養(yǎng)和選拔提供準確的參考依據(jù)。

4 當前我國基層檔案管理現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，雖然各單位對于檔案的價值與作用給予了更多的重視與關注，但整體而言其管理工作仍存在許多問題與不足，并給事業(yè)單位建設發(fā)展帶來諸多不利影響。具體而言，當前我們基層檔案管理主要存在以下幾方面不足：1）管理意識有待強化。目前，許多基層單位將更多的工作精力放在工作上，而對于工作結(jié)束后生成的檔案資料缺乏歸檔管理意識，甚至部分單位都沒有專門的檔案室及相關管理人員，如此造成檔案管理難以實現(xiàn)高效化開展。2）管理制度有待完善。任何管理工作的落實與開展都需要基于完善的管理制度，然而當前許多基層單位尚未形成一套完整有效的檔案管理制度體系，不僅管理工作無法高效規(guī)范開展，同時管理崗位及職責也并不明確，如此嚴重降低了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。3）管理技術有待創(chuàng)新。目前，我國大多數(shù)基層機關事業(yè)單位檔案仍沿用人工管理模式和方法，信息化水平嚴重不足，如此不僅無法滿足新時期數(shù)字化檔案資料的有效歸檔和管理，同時也制約了我國基層檔案管理水平的發(fā)展與提升。

5 推進檔案高效化管理的有效策略

5.1 強化檔案管理意識

現(xiàn)階段，隨著我國社會發(fā)展水平的不斷提升，各部門工作在形式上和內(nèi)容上均發(fā)生了重要轉(zhuǎn)變，特別是信息化網(wǎng)絡技術的廣泛應用提高了各部門工作的水平和質(zhì)量。在此背景下，檔案管理工作也隨之發(fā)生了改變，如果不能采用現(xiàn)代化檔案管理模式方法則無法全面發(fā)揮檔案的價值與作用。檔案高效化管理是一種科學合理的檔案管理模式，這里要求各檔案管理部門及工作人員積極強化自身檔案管理意識，不僅要明確檔案管理工作的范圍與內(nèi)容，同時也要就管理模式和方法給予細化和完善，如此才能起到事半功倍的管理效果，并為其工作的落實奠定堅實的基礎。

5.2 完善檔案管理制度

從管理角度來看，檔案要想實現(xiàn)高效化管理，構建一套科學完善的檔案管理制度體系是必要的基礎和支撐。首先，檔案管理是一項系統(tǒng)復雜的工作內(nèi)容，相關部門要想提高工作質(zhì)量和效率則需要明確相關工作內(nèi)容、崗位職責及工作流程，如此才能促進工作效率的提升。其次，作為一項私密性較強的資料信息，檔案管理還需要設置必要的查閱權限，從而規(guī)范其使用和利用。最后，還要對檔案管理人員給予必要的績效考核，并量化管理職責和考核指標，由此來督促相關管理人員認真落實檔案管理工作。相信隨著檔案管理制度體系的構建與完善，必將實現(xiàn)其高效化轉(zhuǎn)型與發(fā)展。

5.3 加強檔案管理信息建設

近年來，隨著全面完善各事業(yè)單位發(fā)展的目標提出，各事業(yè)單位部門工作也如火如荼般開展，從而生成了大量的檔案資料。為更好地存儲與管理日益增多的檔案資料，我們需要以現(xiàn)代化管理模式和方法開展檔案管理工作。具體而言，我們要積極推動檔案管理的信息化建設，一方面通過構建檔案信息化管理平臺，并逐步豐富管理平臺功能板塊，如檔案科目分類、關鍵詞檢索等，從而為檔案資料的高效開發(fā)和利用提供便利的管理條件。另一方面還要推進檔案數(shù)據(jù)庫建設，并將一些紙質(zhì)檔案資料進行數(shù)字化轉(zhuǎn)變，如此才能夠?qū)θ找尕S富和多樣的檔案資源進行有效的歸檔和存儲。

6 結(jié)論

綜上所述，檔案高效化管理是新時代背景下歷史發(fā)展的大勢所趨，是不斷提高各事業(yè)單位工作水平和質(zhì)量的基礎與保障。在此背景下，各部門要正確認知檔案高效化管理的重要性，并采取科學合理的強化策略，由此在正確發(fā)揮檔案作用與價值的同時，助推我國社會經(jīng)濟的健康穩(wěn)定發(fā)展。