探討大數(shù)據(jù)視野下的事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)

李 欣

（吉林省地礦勘察設(shè)計研究院，吉林 長春 130000）

近年來，伴隨著我國科學(xué)信息技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，大數(shù)據(jù)概念逐漸形成，并且在我國各大領(lǐng)域得到廣泛運用，對于行業(yè)的發(fā)展發(fā)揮了重要的推動作用，目前，我國諸多事業(yè)單位依然采用傳統(tǒng)的管理手段，已經(jīng)無法滿足時代的發(fā)展對文書檔案的利用要求，所以，大數(shù)據(jù)時代背景下的事業(yè)單位必須基于大數(shù)據(jù)視野下開展文書檔案信息化建設(shè)工作，發(fā)揮其應(yīng)有的服務(wù)價值。

1 信息化文書檔案管理概念分析

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，大數(shù)據(jù)當(dāng)中蘊藏著大量的信息。近年來，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展與完善，數(shù)據(jù)量逐年上升，通過對海量數(shù)據(jù)的整理分析，檔案的利用效率也得到了提升，能夠使檔案的利用價值得到最大化地發(fā)揮。文書檔案以錄像、文字以及圖片等豐富的載體形式存在，文書檔案是事業(yè)單位發(fā)展過程中積累的各種文檔資源，文書檔案記錄了單位的經(jīng)濟(jì)、管理活動，將信息技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位的文書檔案管理工作中，能夠有效實現(xiàn)其查找利用、整理存儲等工作的信息化操作，能夠在一定程度上保證檔案數(shù)據(jù)信息的整體性、準(zhǔn)確性以及安全性，能夠為事業(yè)單位發(fā)展提供更加便利、全面的檔案服務(wù)。

2 存在的問題分析

1）管理理念落后。目前，在我國事業(yè)單位文書檔案管理工作開展過程中，仍然使用傳統(tǒng)的管理方式以及管理模式，在檔案管理中紙質(zhì)檔案依然占據(jù)著文書檔案管理的主要地位，同時在檔案管理中存在著重收藏的想法，而對于檔案信息的利用卻沒有得到重視，對于信息化技術(shù)在文書檔案管理工作中的使用缺乏深層次的研究，檔案管理工作者缺乏有效的管理方式創(chuàng)新，以至于文書檔案的利用價值沒有有效發(fā)揮出來。

2）事業(yè)單位文書檔案存在嚴(yán)重的損壞現(xiàn)象。長期以來，隨著事業(yè)單位的發(fā)展，形成了大量的紙質(zhì)文書檔案資源，以至于庫房的負(fù)荷逐年上升，其檔案管理工作者的任務(wù)也急劇上升，加之紙質(zhì)檔案人為損壞或者自然老化現(xiàn)象也逐年增多，對于檔案信息的完成性、準(zhǔn)確性帶來諸多影響。與此同時，事業(yè)單位對于檔案管理工作的重視程度不足，文書檔案信息化建設(shè)管理工作沒有落實到實際工作當(dāng)中，文件損壞現(xiàn)象遲遲沒有得到有效地改善與解決。

3）檔案管理人員工作能力不足。目前，在我國事業(yè)單位文書檔案管理工作開展過程中，普遍存在著一本賬、一套卡的傳統(tǒng)管理手段和管理方式，由于長期受傳統(tǒng)工作觀念的影響，其工作人員也逐漸形成了固化的思維模式，對于檔案管理工作缺乏有效地改革與創(chuàng)新，對于現(xiàn)代化信息技術(shù)的認(rèn)知方面存在著不足，對于現(xiàn)代信息化建設(shè)對其專業(yè)素養(yǎng)以及信息技術(shù)操作能力水平的要求嚴(yán)重不符，另外，我國部分事業(yè)單位對于文書檔案管理工作人員缺乏行之有效的培訓(xùn)，使得檔案管理人員的工作能力以及管理理論知識無法得到及時有效地更新。

3 策略分析

1）及時轉(zhuǎn)變文書檔案信息化建設(shè)理念。就目前的社會發(fā)展形勢來講，理念已經(jīng)成為指導(dǎo)行為的基礎(chǔ)，大數(shù)據(jù)時代背景下的事業(yè)單位主要負(fù)責(zé)人以及檔案管理工作者要及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的文書檔案管理工作的固化思維以及傳統(tǒng)理念，及時轉(zhuǎn)變、更新現(xiàn)代化、信息化的文書檔案管理理念，對于現(xiàn)代化信息技術(shù)對于文書檔案管理工作的重要意義以及其價值要給予高度重視，在工作開展中要積極配合文書檔案信息化建設(shè)工作，有效促進(jìn)并保障檔案管理工作的穩(wěn)定有序開展。

2）進(jìn)一步強化數(shù)字化開發(fā)與建設(shè)工作。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案不僅對其儲存環(huán)境有較高的要求，同時在檔案信息的查閱以及檔案使用的過程中也比較繁瑣復(fù)雜，還會在一定程度上造成紙質(zhì)檔案的損壞、丟失等情況，所以，大數(shù)據(jù)時代背景下的事業(yè)單位要充分利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)以及計算機(jī)技術(shù)等，以大數(shù)據(jù)作為其管理環(huán)境，對單位文書檔案及時進(jìn)行數(shù)字信息化加工和處理，及時將紙質(zhì)的文書檔案升級為數(shù)字化的信息格式，利用先進(jìn)的數(shù)字檔案的形式為相關(guān)使用人員提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3）進(jìn)一步提升網(wǎng)絡(luò)化開發(fā)與建設(shè)工作。大數(shù)據(jù)時代背景下的網(wǎng)絡(luò)信息具有一定的開放性和共享性，新時期大數(shù)據(jù)視野下的事業(yè)單位文書檔案管理工作，必須充分借助并高效發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的共享優(yōu)勢，及時構(gòu)建、科學(xué)完善立體化的文書檔案網(wǎng)絡(luò)管理工作，對單位所有的文書檔案進(jìn)行信息化管理及共享工作，借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高效完成文書檔案的收集、整理、歸檔工作，進(jìn)而有效提升文書檔案的利用效率，推進(jìn)事業(yè)單位文書檔案事業(yè)的發(fā)展。

4）進(jìn)一步加強文書檔案安全管理工作。近年來，伴隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，形式多樣的病毒、木馬程序以及黑客的攻擊手段更加高超，且隱蔽性較好，文書檔案是新時期事業(yè)單位改革發(fā)展工作當(dāng)中積累的核心檔案資源，相關(guān)管理工作者必須對其做好安全保護(hù)工作。第一，事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理工作者必須樹立起安全防范意識，對于文書檔案在歸檔、儲存及使用過程中的安全問題要引起足夠地重視，同時在文書檔案管理工作中還要設(shè)置信息化檔案管理工作系統(tǒng)的訪問權(quán)限，禁止外網(wǎng)對檔案信息的訪問；第二，相關(guān)管理工作者還應(yīng)當(dāng)對以文書檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)升級以及系統(tǒng)優(yōu)化，借助現(xiàn)代化先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)加密安全技術(shù)手段，對事業(yè)單位文書檔案進(jìn)行安全化管理工作；第三，檔案管理工作人員在日常的文書檔案管理工作中要定期更新殺毒軟件，定期進(jìn)行木馬掃描等殺毒工作，及時發(fā)現(xiàn)并刪除計算機(jī)中存在的木馬程序，有效保證檔案信息資源的安全。

5）進(jìn)一步加強文書檔案管理工作者的綜合能力。在事業(yè)單位文書檔案管理工作開展過程中，檔案管理工作者是有效開展文書檔案各項管理行為的主體，檔案管理工作者的綜合素質(zhì)及業(yè)務(wù)能力對于檔案信息化建設(shè)的發(fā)展起到了重要的決定作用。所以，大數(shù)據(jù)時代背景下的事業(yè)單位要通過豐富多樣的教育培訓(xùn)活動來增強檔案管理工作人員業(yè)務(wù)能力，使檔案工作者的實踐操作能力及其職業(yè)素養(yǎng)得到有效提升。第一，在事業(yè)單位發(fā)展過程中要定期組織檔案管理工作者開展職業(yè)素養(yǎng)教育培訓(xùn)活動，端正檔案工作者對信息化文書檔案管理建設(shè)的工作態(tài)度，同時以積極熱情的態(tài)度投入到文書檔案管理工作當(dāng)中。第二，單位還應(yīng)當(dāng)定期組織檔案管理工作者參加信息化技術(shù)實踐操作培訓(xùn)活動，保證文書檔案所有管理工作者都能夠靈活掌握各種信息化管理設(shè)備的操作技能，同時高效地運用到檔案管理工作當(dāng)中，有效提升信息化管理設(shè)備的使用效率。第三，在文書檔案培訓(xùn)活動開展過程中要涉及信息核心素養(yǎng)、信息技術(shù)實踐操作、網(wǎng)絡(luò)安全防范相關(guān)知識以及檔案管理理論知識等多項內(nèi)容，進(jìn)而使每一位文書檔案管理工作者都能夠成為集多種知識于一身的綜合型、現(xiàn)代化人才，使其成為事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)工作開展的主力軍。

4 結(jié)語

綜上所述，伴隨著我國社會經(jīng)濟(jì)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)在各大領(lǐng)域得到廣泛的運用，文書檔案作為我國事業(yè)單位改革發(fā)展的重要資源，在事業(yè)單位的改革與發(fā)展過程中具有重大的指導(dǎo)意義，所以，大數(shù)據(jù)時代背景下的事業(yè)單位必須迎合新時代發(fā)展的特征，在大數(shù)據(jù)視野下有效開展檔案信息化建設(shè)工作，借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)提升文書檔案利用深度與廣度，同時提升檔案檢索、檔案查詢、檔案傳輸、檔案收集、以及檔案歸檔工作的效率，高效建立數(shù)字、網(wǎng)絡(luò)、安全化文書檔案管理體系，為事業(yè)單位的改革與發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案資源管理與服務(wù)，促進(jìn)單位的更加健康穩(wěn)定的發(fā)展。