數(shù)字辦公環(huán)境下黨建檔案數(shù)字化建設的必要性及有效對策

蔡亞嬌

（安陽市聾兒聽力語言訓練分中心，河南 安陽 455000）

1 數(shù)字辦公環(huán)境下黨建檔案數(shù)字化建設的必要性

1）發(fā)揮黨建檔案價值的必然要求。眾所周知，黨建檔案資源具有社會價值、經濟價值、政治價值、文化價值以及其他價值，能夠為檔案需求主體提供信息咨詢、決策參考。同時，眾多具有關聯(lián)性、系統(tǒng)性的黨建檔案資源能夠產生更大的價值[1]。然而，數(shù)字辦公環(huán)境下，要對黨建檔案資源進行整合與共享，首先就需要推動數(shù)字黨建檔案資源建設，將其轉化為可供系統(tǒng)利用的數(shù)字格式。從這個角度來看，黨建檔案數(shù)字化建設具有價值性，能夠將“死檔案”變成“活資料”和“知識庫”。

2）減少黨建檔案管理成本的內在要求。相較于傳統(tǒng)的紙質化管理模式，黨建檔案數(shù)字化建設具有低成本、高保存期限、高效率的特點。一方面，依托于互聯(lián)網等信息化工具對黨建檔案進行管理，能夠更好地將其存儲在硬盤或者云儲存終端，減少黨建檔案日常所占用的物理空間。同時，在相關的電子終端進行保存，可以有效避免檔案害蟲、紙質檔案物理化學變化等問題，減少管理成本。另一方面，推動黨建檔案數(shù)字化建設，以數(shù)據化的形式對黨建檔案進行管理，能夠為黨建檔案管理人員提供便利，減少人力資源成本。

2 數(shù)字辦公環(huán)境下黨建檔案數(shù)字化建設中常見的問題

1）黨建檔案數(shù)字化進程緩慢。在數(shù)字信息技術尚未普及和利用之前，我國各個地區(qū)單位主要采用傳統(tǒng)紙質管理的模式，留存了許多紙質庫存老檔案。數(shù)字辦公環(huán)境下，伴隨數(shù)字信息技術發(fā)展、單位數(shù)字化建設工作的推進，需要對這些紙質庫存老檔案進行數(shù)字化處理，進一步為全面數(shù)字化、智能化奠定良好的基礎。然而，近十多年來，我國仍然有大量的單位沒有對許多庫存的紙質類黨建檔案進行數(shù)字化處理[2]。此外，部分單位雖然開展了數(shù)字化建設工作，但其中其暴露出部分問題需要予以重視。一是部分單位在處理紙質庫存老檔案過程中盲目追求效率，忽視數(shù)字化的質量，導致后期需要重復加工、重復處理。同時，還有部分單位在對庫存紙質檔案進行處理過程中的缺乏系統(tǒng)性，沒有做好整體規(guī)劃，無法最大限度地調動并發(fā)揮人力、物力和財力資源的優(yōu)勢，難以有序推進數(shù)字檔案資源建設工作。二是黨建檔案管理系統(tǒng)的功能單一，難以滿足當前形勢下黨建檔案管理工作的需求，影響了黨建檔案管理的整體效率和質量。

2）黨建檔案數(shù)字化建設制度不完善。當下，部分單位黨建檔案管理制度不完善，在責任落實、人員培訓、數(shù)字資源立卷歸檔領域都存在一定的問題。一是責任落實不明確。尚未理清業(yè)務部門與黨建檔案管理部門的職責，導致責任分工不明，不利于提升業(yè)務人員以及黨建檔案管理人員的責任意識[3]。二是人員培訓制度不完善，導致黨建檔案管理人員的培訓方式、培訓內容單一，難以確保培訓工作常態(tài)化、系統(tǒng)化。三是黨建檔案立卷歸檔的時限不明確，業(yè)務部門送交歸檔的意識不強，導致部分電子類黨建資料閑置在計算機或者其他存儲設施中，甚至出現(xiàn)損毀、遺失等問題。

3）黨建檔案安全管理工作滯后。當下，部分單位技術應用存在問題，難以有效應對數(shù)字辦公環(huán)境下的病毒和非法程序威脅。典型表現(xiàn)在部分單位雖然意識到數(shù)字檔案安全管理的重要性，但應用相關數(shù)字信息技術能力不強，沒有充分將云加密、數(shù)字簽名、區(qū)塊鏈、數(shù)字加密、云備份等技術充分應用到數(shù)字檔案管理領域[4]。在這種環(huán)境下，單位的數(shù)字檔案安全管理工作存在漏洞，不利于數(shù)字檔案傳輸、數(shù)字檔案共享等工作的進一步開展。

3 數(shù)字辦公環(huán)境下黨建檔案數(shù)字化建設的有效對策

1）加快黨建檔案數(shù)字化進程，做到“存量檔案數(shù)字化”與“增量檔案數(shù)字化”。一是要進一步對黨建檔案進行數(shù)字化轉化。未來單位開展“存量檔案數(shù)字化”與“增量檔案數(shù)字化”工作過程中既要把握數(shù)字化建設的質量，落實質量考核指標，充分確保檔案資源的完整性、可閱讀性、準確性和真實性，也要做好整體規(guī)劃，有秩序、有步驟的開展各項工作，推動檔案數(shù)字化升級。此外，大部分單位基本實現(xiàn)了辦公自動化，許多工作都需要通過計算機、互聯(lián)網、物聯(lián)網等工具完成。在這一過程中，產生了許多的圖像、影像、文件、聲像以及其他電子類信息資源，并由此對檔案管理工作提出了新的要求。根據國家檔案局的相關規(guī)定，單位檔案部門需要對電子類信息資源進行全過程管理，確保其形成、收集、鑒定、規(guī)定、管理和備份等各項工作的規(guī)范性。因此，單位需要對日常工作中產生的電子類信息資源進行數(shù)字化處理，將其處理為符合標準的檔案資源。二是要進一步完善檔案管理系統(tǒng)的相關功能，引入或者更新具有數(shù)據同步功能、云儲存功能、格式轉化功能的黨建檔案管理系統(tǒng)，全面提升黨建檔案管理的 實效。

2）加快建章立制，為黨建檔案數(shù)字化工作提供制度保障。單位開展黨建檔案數(shù)字化建設工作過程中需要重點把握以下幾個方面的內容：一是要完善責任落實機制，明確不同崗位額的責任，做好崗位之間的分工，形成相互配合、相互協(xié)調的檔案管理模式，提升各部門人員的責任意識，確保黨建檔案的規(guī)范性。二是要完善人員培訓制度，做到培訓方式和培訓內容多元化。要進一步強化黨建檔案管理人員對檔案業(yè)務知識、業(yè)務技能的認識，并通過案例教育、實踐模擬等方式提升其實踐能力，確保培訓工作常態(tài)化。三是必須要明確電子類資源的歸檔時限，避免資源堆積，為后期移交、管理和利用工作奠定基礎。同時，要堅定黨建檔案數(shù)字化這個目標，配套以相關的制度，不斷提升檔案數(shù)字化建設的規(guī)范性，進一步綜合應用多種技術對電子類文件資源進行處理。

3）加強黨建檔案安全化管理，充分保障黨建檔案的價值。單位要強化對現(xiàn)代數(shù)字信息技術的應用，進一步借助現(xiàn)代信息技術對數(shù)字檔案進行安全管理。一方面，從事前防控的角度來看，要充分將云加密、數(shù)字簽名、區(qū)塊鏈、數(shù)字加密技術應用到數(shù)字檔案安全管理領域，對數(shù)字檔案及相關系統(tǒng)進行加密。另一方面，從事后防控的角度來看，要充分應用云備份技術對數(shù)字檔案資源進行備份，構建應急處置機制，確保在發(fā)生突發(fā)事件后能夠及時應對，第一時間恢復日常的檔案管理工作。

4 結束語

黨建檔案能夠詳細、準確地反映單位日常黨建工作的內容，能夠留存好單位黨建工作中形成的信息。數(shù)字辦公環(huán)境下，單位必須要進一步強化黨建檔案數(shù)字化建設，真正發(fā)揮黨建檔案的價值，充分確保黨建工作朝著規(guī)范化、數(shù)字化、精細化的目標前進。具體而言，一是要加快黨建檔案數(shù)字化進程，做到“存量檔案數(shù)字化”與“增量檔案數(shù)字化”；二是要加快建章立制，為黨建檔案數(shù)字化工作提供制度保障；三是要加強黨建檔案安全化管理，充分保障黨建檔案的價值。只有這樣，才能既提升效率，又保障黨建檔案數(shù)字化建設的質量。