淺析大數(shù)據(jù)背景下科技檔案管理的改革與發(fā)展

王海堅

（湖南省湘潭市中心醫(yī)院，湖南 湘潭 411100）

科學技術(shù)的發(fā)展和進步使得信息資料的數(shù)據(jù)量相較以往有了大幅度的提升，在大數(shù)據(jù)時代下，無論何種行業(yè)都繞不開大數(shù)據(jù)的沖擊，這也使得較多行業(yè)面臨著數(shù)據(jù)分析與處理的困境?？萍紮n案簡單來說就是科學技術(shù)活動中形成的具有保存價值的文件數(shù)據(jù)資料，大數(shù)據(jù)時代下科技檔案的數(shù)量也有了極大的增長，尤其是在大數(shù)據(jù)背景下，數(shù)字化檔案資料數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)類型多的特征更為突出，這就需要相關(guān)部門人員應提高對科技檔案管理工作的重視，準確定位管理過程中所存在的問題并需要提出與之相對應的改革措施，以充分發(fā)揮科技檔案管理的工作優(yōu)勢。

1 大數(shù)據(jù)背景下科技檔案管理過程中所存在的主要問題

1）科技檔案信息與數(shù)據(jù)安全存在一定的安全隱患。在大數(shù)據(jù)時代下，由于信息數(shù)據(jù)量大，數(shù)據(jù)的共享程度提高，使得想要保證信息安全較為困難，許多原本就會對信息安全造成威脅的因素更會在此種條件下被無限放大，繼而威脅到檔案數(shù)據(jù)的應用安全性。作為包含了科技生產(chǎn)活動信息的檔案資料，科技檔案在科技發(fā)展進步過程中的重要性無需置疑的，使得其對于信息數(shù)據(jù)的保密要求也更高。因此在大數(shù)據(jù)時代，保證科技檔案管理工作中的數(shù)據(jù)信息安全應作為檔案管理人員首要關(guān)注的工作內(nèi)容。

2）有價值的核心信息長期處于缺乏狀態(tài)?？萍蓟顒舆^程中核心信息的記錄是科技檔案工作的重點，在產(chǎn)生科研成果的同時也為成果轉(zhuǎn)化進程的推進以及科學技術(shù)的飛速發(fā)展提供了必要的條件，無論是社會效益還是經(jīng)濟效益均獲得了極大地提升。但從實際情況來看，現(xiàn)階段的科技檔案資料重復信息數(shù)量較多，核心內(nèi)容與成果長期處于缺乏狀態(tài)，雖然信息數(shù)據(jù)體量較大但使用頻率卻較低。再加上檔案建立過程中管理部門與科技活動組織部門的工作人員之間溝通不順暢，這使得檔案管理部門在日常工作中往往處于封閉狀態(tài)，各部門工作聯(lián)絡較少，使得在檔案管理工作中部分工作極容易出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象，以至于影響到檔案信息內(nèi)容的完整性，從而無法發(fā)揮科技檔案的應有價值。

3）科技檔案管理效率較低且應用技術(shù)較為落后?，F(xiàn)階段，大多數(shù)組織的檔案管理依舊以紙質(zhì)檔案為主要形式，電子檔案往往只是一種輔助形式幫助進行紙質(zhì)檔案的目標索引。由于紙質(zhì)檔案的特殊性使得其無論是查詢還是管理均有較高的工作難度，再加上一些部門的檔案管理人員缺乏專業(yè)性，部門領(lǐng)導對于此類型的工作不夠重視，這使得科技檔案管理工作長期處于低效率與低水準的工作狀態(tài)。再加上現(xiàn)階段我國很多組織單位的信息化技術(shù)在檔案管理工作中的落實程度不足，無論是應用的技術(shù)還是配備的設施均較為落后，這一點與現(xiàn)代化的辦公水平形成了明顯的對比，目前對于檔案管理工作來說，其技術(shù)與設施均處于亟待更新的狀態(tài)，這也是決定科技檔案管理工作效果的關(guān)鍵因素。

4）科技檔案信息能量與價值挖掘不足。信息資源作為一類重要的經(jīng)濟基礎資源類型，在大數(shù)據(jù)時代下更是凸顯了信息數(shù)據(jù)的巨大應用價值。我國當前正處于科學技術(shù)飛速發(fā)展與社會高度進步的關(guān)鍵階段，在科技發(fā)展過程中，很多的研究數(shù)據(jù)成果資料均有著極高的社會意義與經(jīng)濟價值。但從實際情況來看，無論是大學的科學技術(shù)研究成果還是研發(fā)活動過程中所設計的項目報告書均存在著較為嚴重的重藏輕用問題。大體量的檔案信息資源被存放于檔案系統(tǒng)中，所起到的主要作用也僅僅是信息查詢，資源利用率長期處于嚴重不足的狀態(tài)，對于該類型資源的認識更是嚴重缺失，繼而無法保證科技檔案后續(xù)開發(fā)與利用質(zhì)量的持續(xù)提升。導致出現(xiàn)此類問題的主要原因有企業(yè)與高校在挑選檔案管理人員時沒有一套完整的管理培訓體系，在其專業(yè)化程度較低以及信息化意識較差的情況下，無論是數(shù)據(jù)資源的挖掘還是科技檔案經(jīng)濟價值的實現(xiàn)均無法達到令人滿意的程度。該種現(xiàn)象不僅會對科技檔案數(shù)據(jù)能量釋放產(chǎn)生不良影響，科技的進步與研究的可持續(xù)發(fā)展也會受到影響。

2 大數(shù)據(jù)背景下科技檔案管理工作的改革措施

1）明確科學管理與價值導向?qū)τ诖髷?shù)據(jù)時代新檔案的重要意義。檔案管理工作效率與質(zhì)量提升的前提是科學管理檔案意識的強化，作為科技檔案的管理人員應明確該類型檔案的重要應用價值。在大數(shù)據(jù)時代背景下，科技檔案被賦予了數(shù)字資源的特殊價值，使得其具有明顯的數(shù)據(jù)時代特征，在該種條件下，使得科技檔案形式不被僅僅局限于固定模式，紙質(zhì)檔案到數(shù)據(jù)資源的轉(zhuǎn)化模式使得原本復雜的檔案類型能夠按照數(shù)據(jù)資源的統(tǒng)一歸類要求實現(xiàn)其既定的管理目標，在先進的數(shù)據(jù)技術(shù)與科學管理理念的指導下，從根本上提升了大數(shù)據(jù)時代下的大檔案觀的構(gòu)建積極性。通過提高對科技數(shù)字化檔案資料的關(guān)注程度能夠充分發(fā)揮科技檔案的應用效果，使該類型的檔案資料對科技的發(fā)展進步起到重要的推動作用。

2）完善檔案管理技術(shù)與設施以提升信息數(shù)據(jù)安全性。軟件系統(tǒng)與共享平臺的檔案數(shù)據(jù)資料儲存已經(jīng)成為數(shù)據(jù)時代發(fā)展下的主要特征，但也正是由于先進的網(wǎng)絡技術(shù)大規(guī)模應用與普及使得其威脅到了檔案的數(shù)據(jù)安全。這就要求科技檔案管理工作者應選擇具有先進性與安全性的大數(shù)據(jù)信息平臺以幫助實現(xiàn)對科技檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理目標，在提升管理效率的同時也為數(shù)據(jù)資料的安全性奠定了堅實的基礎。更新設備與技術(shù)是保證科技檔案管理效果的前提條件，這就需要為其提供足夠的資金，檔案管理部門應申請資金對設備進行統(tǒng)一更新，從硬件層面為數(shù)據(jù)信息安全的保障提供完備條件。另外檔案部門還應與信息技術(shù)相關(guān)的各類企業(yè)開展積極的合作，應用更先進的大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，做好大數(shù)據(jù)技術(shù)升級工作，以達到工作管理效率與信息安全性全面提升的根本目的。

3）組建專業(yè)的人才隊伍并配備專業(yè)化的科技檔案管理人員。由于檔案業(yè)務與大數(shù)據(jù)技術(shù)的特殊性使其對于工作人員的知識技術(shù)水平有著較高的要求，但從實際情況來看現(xiàn)階段的檔案管理人員和信息技術(shù)人員與科技檔案信息數(shù)據(jù)管理的要求并不相符，尤其是在數(shù)據(jù)挖掘與深入分析技術(shù)上更是處于落后狀態(tài)。因此應加大管理人員的培訓力度，并需要在夯實其管理基礎的同時針對性地提高其信息技術(shù)水平，根據(jù)部門的實際應用要求培養(yǎng)具有綜合能力的專業(yè)性人才，并盡快組建專業(yè)的人才隊伍以保證科技檔案的管理效果。

4）加大科技檔案信息化與規(guī)范化建設力度以提升管理工作效率?？萍紮n案管理人員必須加強與各部門工作人員之間的聯(lián)絡，這樣才能保證科技檔案管理的有效性以確保管理工作展開的科學性與規(guī)范性。大數(shù)據(jù)技術(shù)需要融入至實際的檔案管理過程中，并需要從管理人員角度出發(fā)持續(xù)提升其專業(yè)化建設程度，并構(gòu)建出一套具有信息化與系統(tǒng)化應用優(yōu)勢的科技檔案管理系統(tǒng)，以從根本上提升科技檔案管理工作效率。

3 結(jié)束語

綜上所述，科技檔案管理工作對于各個行業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)的發(fā)展有著極為重要的作用和意義。因此，在大數(shù)據(jù)時代下更需要將先進的大數(shù)據(jù)技術(shù)融入實際的科技檔案管理過程中，加大管理力度的同時需要提升管理人員的知識技能水平，從而為科技檔案管理工作的不斷完善與各行各業(yè)的未來良性發(fā)展奠定堅實的基礎。