淺談醫(yī)院人事檔案信息化管理的機遇與挑戰(zhàn)

劉祖群 吳玉洪

（重慶市中醫(yī)院，重慶 400021）

科教興國，人才強國，同理醫(yī)院的發(fā)展離不開人才的培養(yǎng)與發(fā)展。醫(yī)院人事檔案作為記載人才的基本憑證和重要依據(jù)，包含了人才的個人政治品質(zhì)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、工作實績等綜合情況，其管理與發(fā)展也越來越發(fā)揮著重要的作用。傳統(tǒng)的人事檔案管理逐漸不能滿足現(xiàn)代社會的多元化需求，醫(yī)院人事檔案管理需要朝著信息化、專業(yè)化、科學(xué)化方向深度發(fā)展。

1 醫(yī)院人事檔案信息化管理的機遇

1.1 信息技術(shù)的不斷發(fā)展

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，尤其是大數(shù)據(jù)時代的深入發(fā)展，醫(yī)院人事檔案信息化管理迎來了新的發(fā)展機遇。不僅可以在人事檔案的分析、審核、查閱、保存、掃描處理等方面深度發(fā)展，而且在人事檔案的收集、安全、保密上提出更高的要求。在信息技術(shù)的多維度應(yīng)用中，帶來的不單是技術(shù)層面的革新，更是理念層面的進(jìn)一步解放與發(fā)展，并對人事檔案管理人員在適應(yīng)與創(chuàng)新上提出更高的要求。

1.2 日益增加的多元化需求

人事檔案信息化管理，能夠更好地解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案使用及保存過程中的磨損、污漬、遺失等問題，提高了對紙質(zhì)檔案的有效管理；同時，通過快速的查找檔案信息，能夠有效的節(jié)約紙質(zhì)檔案的翻閱、回裝時間，減少了管理人員進(jìn)出檔案室的頻率，既節(jié)約了人力成本，又提高了檔案的工作效率。通過信息技術(shù)的加密保存，保證了人事檔案的安全性和保密性，信息化管理對于醫(yī)院人事檔案整體管理工作起到了極大的促進(jìn)作用。

1.3 檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高

檔案管理人員的管理意識在不斷增強。一是由于人事檔案的突出地位與作用，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對于人事檔案管理的重視度也在逐漸增加，并反復(fù)強調(diào)做好人事檔案管理的重要性，讓醫(yī)院職工深刻認(rèn)識到人事檔案的重要地位。二是醫(yī)院對于人事檔案的硬件軟件的投入在不斷增加。合理布局人事檔案室，包括鐵質(zhì)檔案柜、防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等設(shè)施設(shè)備的安裝完善，配備專兼職檔案管理人員，最大限度來提高人事檔案管理人員的工作自信心及工作效率。

檔案管理人員的隊伍不斷年輕化。在醫(yī)院檔案管理人員的更替中，年長的管理人員逐步退休；新進(jìn)的管理人員，不僅年輕化、學(xué)歷高，集中在本科及以上學(xué)歷，而且學(xué)習(xí)能力強、頭腦靈活、理念先進(jìn)，辦公軟件操作技術(shù)熟練，新儀器新設(shè)備上手很快，將個人能力與工作實際相結(jié)合，能夠快速的熟悉人事檔案相關(guān)工作。年輕化的管理隊伍，注入了新鮮活力與發(fā)展動力，為醫(yī)院檔案管理事業(yè)帶來新的思想碰撞與嘗試，將更完善、更便捷的管理方式用于檔案管理能力提升工作中。

2 醫(yī)院人事檔案信息化管理的挑戰(zhàn)

2.1 信息操作技術(shù)的挑戰(zhàn)

人事檔案信息化管理，很重要的一環(huán)是檔案數(shù)字化。人事檔案數(shù)字化有專業(yè)的軟件與硬件要求，從而保證了信息數(shù)字化的實現(xiàn)。就軟件操作技術(shù)方面，檔案管理人員要經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷摸索實踐，來掌握軟件操作的核心技術(shù)，并在實際工作中總結(jié)經(jīng)驗，優(yōu)化操作流程，充分發(fā)揮管理員在操作技術(shù)中的積極作用，從而保障檔案信息化的整體質(zhì)量。除了數(shù)字化技術(shù)外，還有電腦辦公軟件的操作，掃描儀器操作等，都應(yīng)該逐一掌握技術(shù)要領(lǐng)。

2.2 信息安全及保密的挑戰(zhàn)

在信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展下，為我們的工作方式帶來了極大的便利，同時對于信息安全與保密也提出了更高的挑戰(zhàn)。首先，檔案管理人員要提高對人事檔案安全保密的意識。思想上引起重視，行動上才會去重視，并且要意識到紙質(zhì)檔案與信息化檔案同等重要，都要嚴(yán)格遵守保密制度，做好安全管理措施，人事檔案室、電子儲存設(shè)備、操作軟件等要專人管理維護。其次是要結(jié)合科學(xué)的手段，對于檔案安全保密與便捷性要統(tǒng)一。人事檔案最終是為了更好地服務(wù)集體，體現(xiàn)其使用價值，在工作多個方面使用的同時，也要做好安全保密工作，不能為了方便使用，而泄露了檔案秘密?？偠灾耸聶n案信息化為我們帶來的便捷，在使用好這種便捷性的同時，也要將安全保密工作抓緊抓實抓細(xì)。

2.3 紙質(zhì)檔案管理的挑戰(zhàn)

醫(yī)院人事檔案信息化的基礎(chǔ)，取決于人事檔案紙質(zhì)材料的質(zhì)量。一是要求人事檔案在收集紙質(zhì)材料時，做到材料的完整、準(zhǔn)確、清晰等規(guī)范要求。檔案信息數(shù)字化的過程中，需要對紙質(zhì)材料一張一張的掃描后，再對掃描材料進(jìn)行加工儲存分析。因此紙質(zhì)檔案的質(zhì)量與檔案信息化是成正比的，紙質(zhì)檔案的質(zhì)量越高，檔案信息化也就越高，檔案管理人員在收集時要注意鑒別。二是要求人事檔案在整理紙質(zhì)材料時，要對檔案材料逐張清點、整理，確保紙質(zhì)材料的紙張平整、整潔，擦除多余的標(biāo)記，做好材料的編號并歸檔，為信息化掃描做好基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作。

2.4 檔案管理人員綜合素質(zhì)的挑戰(zhàn)

醫(yī)院人事檔案的管理需要建設(shè)一支高素質(zhì)的人才隊伍。首先，應(yīng)當(dāng)配備穩(wěn)定的檔案專兼職管理人員，以便開展人事檔案工作，在管理人員更替時，必須要做好工作的交接。其次，醫(yī)院需要根據(jù)人事檔案的崗位職能職責(zé)，對管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)教育，提高人事檔案信息技術(shù)的相關(guān)操作能力和管理能力，在實際工作中能夠熟練掌握信息技術(shù)和管理流程。再次，要重視對管理人員的信息技術(shù)操作的繼續(xù)培養(yǎng)，加強職業(yè)道德素養(yǎng)的提升教育，通過有效的培訓(xùn)教育，增強檔案信息化的安全與保密管理的重視程度，嚴(yán)格做好安全保密工作。最后，做好管理人員的職業(yè)生涯規(guī)劃。清晰、明確的職業(yè)生涯規(guī)劃，有助于幫助檔案管理人員做好長遠(yuǎn)的工作規(guī)劃，有力于實現(xiàn)檔案管理隊伍的穩(wěn)定，在實際工作中能夠更好地發(fā)揮主觀能動作用，提高檔案的工作興趣及熱忱，更加專注做檔案管理工作，將更多的精力用于研究如何提高檔案管理水平，將個人激情與創(chuàng)造性運用在檔案信息化的發(fā)展創(chuàng)新中。

3 結(jié)束語

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化管理在醫(yī)院人事檔案管理中將占據(jù)著越來越重要的地位與作用，并在多維度空間的利用價值中不斷展現(xiàn)出來。因此，檔案管理人員在做好紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，掌握好核心信息技術(shù)，要創(chuàng)新思維，與時俱進(jìn)，做好醫(yī)院人事檔案信息化管理工作，滿足現(xiàn)代社會多元化的需求，提升現(xiàn)代醫(yī)院人事檔案的綜合實用價值，加速醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。