大數(shù)據(jù)視角下的智能檔案館建設(shè)及發(fā)展研究

李熙利

（河南城建學(xué)院，河南 平頂山 467036）

隨著信息化水平的提高和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的深入發(fā)展，做好現(xiàn)代智能檔案館的建設(shè)是大數(shù)據(jù)時(shí)代拓寬與深入發(fā)展信息服務(wù)功能的必然要求。檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展水平和數(shù)字化程度直接反映著我國(guó)智能檔案館建設(shè)的進(jìn)程與質(zhì)量。故我們要在建設(shè)智能檔案館的過(guò)程中，充分重視與應(yīng)用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，切實(shí)提升檔案館的綜合管理能力與服務(wù)水平，從而為智能檔案館的建設(shè)提供一定參考意見(jiàn)，更好推動(dòng)我國(guó)檔案館事業(yè)的發(fā)展。

1 我國(guó)智能檔案館建設(shè)現(xiàn)狀

近年來(lái)為適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展以及大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)普及應(yīng)用，全國(guó)各地各級(jí)檔案館都在大力推進(jìn)智能檔案館建設(shè)工作。相關(guān)項(xiàng)目充分考量新時(shí)期我國(guó)關(guān)于信息化管理的要求，以國(guó)家檔案局出臺(tái)的《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》作為實(shí)踐指引，積極推進(jìn)檔案館智能化建設(shè)改造。但是結(jié)合智能檔案館建設(shè)現(xiàn)狀來(lái)看，目前存在以下問(wèn)題：各地檔案館新館規(guī)劃上，一般停留在機(jī)械沿用早期所提出的智能樓宇理念；將智能檔案館基建工程、硬件建設(shè)以及應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)等各個(gè)建設(shè)過(guò)程進(jìn)行分立，沒(méi)有集合協(xié)調(diào)運(yùn)作，導(dǎo)致各個(gè)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)不能互聯(lián)互通，未實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共建共享，系統(tǒng)寫(xiě)作非常困難；檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)管理方面，依然嚴(yán)重依賴(lài)于傳統(tǒng)管理模式；檔案館可用面積過(guò)小，各個(gè)區(qū)塊之間的功能結(jié)構(gòu)分布不合理；實(shí)體檔案的安全性得不到有效保證；檔案館整體的信息化和智能化程度低。

2 大數(shù)據(jù)對(duì)智能檔案館建設(shè)的影響

1）大數(shù)據(jù)視角下現(xiàn)代檔案館特征發(fā)生轉(zhuǎn)變。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，現(xiàn)代檔案館的特征發(fā)生轉(zhuǎn)變，在新興技術(shù)的推動(dòng)下，現(xiàn)代檔案館應(yīng)當(dāng)具備容量資源龐大、高速度便捷、真實(shí)可靠、數(shù)據(jù)類(lèi)型多元以及數(shù)據(jù)挖掘等多種優(yōu)點(diǎn)。容量資源龐大，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代全面到來(lái)，云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)被全面使用，檔案信息及數(shù)據(jù)將形成無(wú)比龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)資源。高速度便捷，智能檔案館將具備檢索智能化、處理高效、查詢(xún)便捷等特點(diǎn)，極大提高用戶(hù)查找檔案信息的效率。真實(shí)可靠，智能檔案館將借助超級(jí)大容量的數(shù)據(jù)生態(tài)鏈來(lái)形成真實(shí)可靠的檔案信息，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供更為精準(zhǔn)的預(yù)測(cè)信息。數(shù)據(jù)類(lèi)型多元，檔案數(shù)據(jù)信息將愈來(lái)愈多樣，內(nèi)容也將更加龐大，從而成為處理海量數(shù)據(jù)的重要工具。數(shù)據(jù)挖掘，借助數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，智能檔案館將完成對(duì)“價(jià)值低密度大”的信息的篩選，不斷優(yōu)化檔案信息存儲(chǔ)。

2）檔案管理需求不斷發(fā)生變化。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)對(duì)我國(guó)智能檔案館建設(shè)產(chǎn)生了深遠(yuǎn)而重要的影響，現(xiàn)階段的檔案管理一般以目錄為主要手段，只是實(shí)現(xiàn)了對(duì)相應(yīng)資料的目錄以及摘要的簡(jiǎn)要摘錄，這顯然無(wú)法很好滿(mǎn)足新時(shí)期用戶(hù)關(guān)于檔案檢索、內(nèi)容篩選等方面提出的要求。故在大數(shù)據(jù)視角下，做好智能檔案館建設(shè)要做好對(duì)用戶(hù)需求的分析與研究，針對(duì)其個(gè)性化需求篩選檔案信息，從而為用戶(hù)帶去更為專(zhuān)業(yè)、個(gè)性的服務(wù)。

3）檔案管理應(yīng)用的技術(shù)不斷更新迭代。伴隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的真正到來(lái)，檔案館所傳遞的信息量在不斷增加，但是目前我國(guó)檔案館的智能化發(fā)展主要還是分布于在線(xiàn)檢索和用戶(hù)自助服務(wù)上，現(xiàn)代智能檔案館建設(shè)要加強(qiáng)對(duì)軟件存儲(chǔ)系統(tǒng)、信息傳遞與共享功能的研發(fā)與使用，不斷提高檔案管理的工作智慧化水平和管理效率。

4）檔案信息的利用方式發(fā)生轉(zhuǎn)變。大數(shù)據(jù)背景之下，檔案信息的利用方式也發(fā)生了顯著深刻的變化。原有的檔案一般通過(guò)網(wǎng)站、線(xiàn)下宣傳等方式展示檔案基礎(chǔ)信息，缺乏其他展示宣傳渠道。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案館可以加強(qiáng)對(duì)APP的推廣宣傳，從而更為有效擴(kuò)寬檔案信息的利用途徑，提升檔案信息的利用效率。

3 大數(shù)據(jù)視角下智能檔案館建設(shè)策略研究

1）智能檔案館的建設(shè)結(jié)構(gòu)布局。傳統(tǒng)的檔案館一般是由檔案庫(kù)房和其他技術(shù)業(yè)務(wù)用房組成，只能滿(mǎn)足對(duì)檔案信息資料的長(zhǎng)期存放和開(kāi)展傳統(tǒng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的工作需要。而智能檔案館在建設(shè)中將充分遵循“以人為本”的思想，把建設(shè)重點(diǎn)落腳于提供具有本館特色的教育和服務(wù)功能之上，展現(xiàn)人本化特性，從便捷用戶(hù)使用出發(fā)，把檔案館建設(shè)成具有深層次文化內(nèi)涵、現(xiàn)代化和地方特點(diǎn)的標(biāo)志性智能文化建筑群。規(guī)模上，市級(jí)及以上的建筑面積應(yīng)當(dāng)在8000平方米以上，縣級(jí)及以上的建筑面積應(yīng)當(dāng)在5000平米以上。系統(tǒng)組成上，智能檔案館由辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OAS）、通信自動(dòng)化系統(tǒng)（CAS）、樓宇自動(dòng)化系統(tǒng)（BAS）三部分組成。智能檔案館建設(shè)中充分遵循系統(tǒng)集成的思想，對(duì)信息資源進(jìn)行優(yōu)化管理，做好對(duì)用戶(hù)的信息服務(wù)工作，并與智能樓宇相結(jié)合，給用戶(hù)帶去便利、安全、舒心的享受。樓宇自動(dòng)化系統(tǒng)作為智能建筑不可或缺的一部分，承擔(dān)著監(jiān)測(cè)建筑內(nèi)部環(huán)境、安全、交通等，為建筑內(nèi)部的人提供可靠的辦公環(huán)境。功能區(qū)域劃分上，要開(kāi)設(shè)檔案庫(kù)區(qū)、辦公區(qū)、管理區(qū)、教育活動(dòng)區(qū)以及公共活動(dòng)區(qū)等五個(gè)功能區(qū)塊。每個(gè)功能區(qū)塊之間不僅要保持相對(duì)獨(dú)立，確保檔案信息各項(xiàng)業(yè)務(wù)開(kāi)展便捷，又要互聯(lián)互通，為進(jìn)一步交叉融合發(fā)展保留足夠余地。其中，檔案庫(kù)區(qū)要保有足夠的可供各種檔案資料存放的面積，還要符合檔案管理中對(duì)館內(nèi)檔案存放的溫度、濕度、消防、安全等方面的具體參數(shù)要求。辦公區(qū)要兼顧館內(nèi)辦公用房和行政用房?jī)煞矫娴男枨?，兩方需求在安排落?shí)上要充分考量使用便利。管理區(qū)應(yīng)該包含技術(shù)用房、業(yè)務(wù)用房和其他輔助用房，技術(shù)用房主要用來(lái)開(kāi)展檔案的保護(hù)、搶救等工作，業(yè)務(wù)用房用來(lái)需要滿(mǎn)足檔案管理中對(duì)檔案收集、整理、鑒定等業(yè)務(wù)工作順利開(kāi)展的需要，包含卷宗室、整理室等功能。教育活動(dòng)區(qū)需要提供檔案館對(duì)外開(kāi)放和服務(wù)擴(kuò)展等教育服務(wù)，需要充分落實(shí)“以人為本”的教育理念，突出現(xiàn)代化智能檔案館的教育功能，應(yīng)當(dāng)建設(shè)愛(ài)國(guó)主義教育功能區(qū)、學(xué)術(shù)報(bào)告展廳、現(xiàn)行文件中心、多媒體演播室等功能區(qū)域。公共活動(dòng)區(qū)提供給用戶(hù)查閱檔案之余的休息放松場(chǎng)地，營(yíng)造輕松、舒適的氛圍，為用戶(hù)帶來(lái)開(kāi)放性文化體驗(yàn)的感受。

2）智能檔案館建設(shè)實(shí)踐。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，智能檔案館應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)搭建一個(gè)檔案信息資源管理綜合平臺(tái)、打造一個(gè)一體化管理智能庫(kù)房、將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于檔案館各種設(shè)備管理之中、在智能檔案館建設(shè)過(guò)程中實(shí)行智能化和流程化管理等四個(gè)建設(shè)目標(biāo)。

在智能檔案館建設(shè)過(guò)程中實(shí)行智能化和流程化管理。通過(guò)環(huán)境監(jiān)控、智能密集架等智能設(shè)備，開(kāi)展檔案相關(guān)業(yè)務(wù)和保管等智能化服務(wù)工作，為實(shí)體檔案在智能檔案館內(nèi)的整個(gè)生命周期提供智能化、流程化的全面管理，并且全面綜合電子檔案信息，包括實(shí)體入庫(kù)的提示、檔案鑒定提醒功能、檔案入庫(kù)盤(pán)點(diǎn)請(qǐng)求等相關(guān)內(nèi)容，通過(guò)工作流程全智能化完成相應(yīng)業(yè)務(wù)處理。

5 結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，實(shí)現(xiàn)檔案信息智能化管理是我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。目前，國(guó)內(nèi)智能檔案館建設(shè)正處在快速發(fā)展階段，建設(shè)中要在檔案信息資源管理、庫(kù)房、設(shè)備管理、智能化流程化等多方面下功夫，爭(zhēng)取做到與時(shí)俱進(jìn)，體現(xiàn)時(shí)代進(jìn)步和社會(huì)、技術(shù)不斷發(fā)展的鮮明特點(diǎn)。未來(lái)相信智能檔案館將逐漸成為人們辦公、查閱和進(jìn)行研究的主要場(chǎng)所，幫助用戶(hù)獲取更多的知識(shí)與服務(wù)，為社會(huì)帶來(lái)更大的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。