檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

張 婉

（中建七局第一建筑有限公司，遼寧 沈陽 110000）

我國(guó)已經(jīng)步入了信息化時(shí)代，大數(shù)據(jù)技術(shù)得到了較為普遍的應(yīng)用，人們的生活更加方便、快捷，在這一背景下，對(duì)于檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，提升其信息化水平是時(shí)代發(fā)展的必然，能夠?yàn)闄n案管理工作的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展提供支持。為此，檔案管理工作人員必須要對(duì)于檔案信息化建設(shè)這一工作予以重視，最終達(dá)成信息化管理這一要求，推動(dòng)檔案行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

1 檔案信息化建設(shè)在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)

1）能夠使檔案查找更加方便快捷。對(duì)于檔案進(jìn)行存儲(chǔ)的載體從紙質(zhì)變成了互聯(lián)網(wǎng)，在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)中可以根據(jù)某一要求對(duì)于檔案資源進(jìn)行分類、管理，在人們想要對(duì)于檔案信息進(jìn)行查找時(shí)，只需要借助于互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檢索，這能夠使相關(guān)工作更加高效地開展，降低檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)[1]。

2）能夠?yàn)闄n案的存儲(chǔ)提供便利。傳統(tǒng)模式下，開展檔案管理，檔案的準(zhǔn)確性很可能出現(xiàn)問題，并且在對(duì)于檔案進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)，很可能所搜集到的信息并不完整，有所遺漏，這會(huì)增加檔案管理人員的工作量，工作壓力比較大。而在推動(dòng)檔案信息化建設(shè)之后，可以借助于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)于檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、刪改，非常的便利。

3）能夠?yàn)闄n案信息共享提供條件。檔案信息化建設(shè)這一目標(biāo)實(shí)現(xiàn)之后，人們可以借助于互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)對(duì)于檔案進(jìn)行搜集、查找，不會(huì)受到時(shí)間和地點(diǎn)的制約，能夠享受到檔案管理部門所提供的遠(yuǎn)程服務(wù)，為各個(gè)部門之間檔案信息資源的交換、共享提供了條件，這能夠使檔案管理工作更加高效的開展，為各行各業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)。

2 檔案信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的不足

1）沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。從當(dāng)前的情況來進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)我國(guó)的檔案信息化建設(shè)正處在初步發(fā)展時(shí)期，雖然有著較好的發(fā)展?jié)摿?，但是有關(guān)部門所進(jìn)行的資金投入比較少，基礎(chǔ)設(shè)施較為落后，這嚴(yán)重阻礙著檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。在這一情況下，檔案信息化建設(shè)并沒有統(tǒng)一的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，最終也無法達(dá)成信息資源共享這一目標(biāo)，不利于檔案管理工作的穩(wěn)定開展。雖然，部分檔案管理工作人員已經(jīng)意識(shí)到了這一問題，但是在諸多因素的影響下，無法及時(shí)的對(duì)于出現(xiàn)的問題進(jìn)行解決[2]。

2）檔案管理工作人員水平不一。檔案管理工作對(duì)于專業(yè)性的要求比較強(qiáng)。在對(duì)于檔案進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，檔案管理工作人員不但要有較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)，了解最新的檔案管理知識(shí)，還應(yīng)該具有較高的計(jì)算機(jī)水平，熟練地對(duì)于計(jì)算機(jī)進(jìn)行運(yùn)用。但是，從現(xiàn)實(shí)情況來進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)我國(guó)大部分檔案管理工作人員在進(jìn)行工作的過程中并沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，計(jì)算機(jī)知識(shí)較為薄弱，沒有認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)對(duì)于檔案管理工作的順利開展。甚至小部分檔案管理工作人員需要兼任其他工作，工作量比較大，需要消耗大量的人力資源，沒有時(shí)間對(duì)于信息化技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，這嚴(yán)重阻礙了檔案信息化建設(shè)的順利開展，不利于檔案管理工作水平的提升。

3 提升檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作水平的措施

1）對(duì)于檔案管理體系進(jìn)行完善。想要提升檔案管理工作的信息化水平，就必須要構(gòu)建一個(gè)系統(tǒng)、全面的信息化系統(tǒng)，并將其作為立足點(diǎn)，提供一個(gè)適用于企業(yè)發(fā)展需要的檔案管理系統(tǒng)[3]。在這個(gè)過程中，可以運(yùn)用信息化技術(shù)，對(duì)于信息資源進(jìn)行搜集、管理，使檔案管理信息化這一目標(biāo)得到實(shí)現(xiàn)。此外，還應(yīng)該做好相關(guān)工作，比如說，制定專門的防護(hù)對(duì)策，對(duì)于檔案進(jìn)行加密處理等，降低檔案管理過程中發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的概率，確保檔案信息處在安全狀態(tài)下，是真實(shí)、可信的。并對(duì)于檔案管理觀念進(jìn)行創(chuàng)新，確保檔案管理工作能夠更加高效、優(yōu)質(zhì)的開展。

2）對(duì)于檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。檔案管理工作人員對(duì)于檔案信息化建設(shè)以及檔案管理工作有著非常關(guān)鍵的作用，為此想要對(duì)于檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，提升檔案管理工作水平，就必須要對(duì)于檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。檔案管理工作人員不僅要有對(duì)于檔案管理各類軟件進(jìn)行熟練應(yīng)用的能力，還應(yīng)該具有隨機(jī)應(yīng)變的能力，可以對(duì)于突發(fā)事件進(jìn)行解決。此外，企業(yè)還可以制定專門的獎(jiǎng)懲制度，秉承公平、公正的原則，對(duì)于表現(xiàn)較好的員工進(jìn)行物質(zhì)和精神上的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于一些表現(xiàn)不好的員工予以批評(píng)。這能夠有效地提升檔案管理工作人員進(jìn)行工作的熱情，主動(dòng)的加入到檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作之中。除此之外，還應(yīng)該每隔一段時(shí)間就組織檔案管理工作人員開展學(xué)習(xí)，提升其專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，確保檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作能夠更加順利地開展。

3）鼓勵(lì)多個(gè)部門進(jìn)行合作。通常情況下，形成檔案資料的部門是最為了解這一檔案的電子信息的，這些部門需要在對(duì)于檔案進(jìn)行分類、整合之后，將檔案轉(zhuǎn)交給檔案管理部門來進(jìn)行分析、歸納，找出其中具有價(jià)值的信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息化這一目標(biāo)[4]。一個(gè)部門的能力并不是無窮的，在檔案管理信息化建設(shè)與檔案管理工作的過程中，和多個(gè)部門進(jìn)行溝通、合作，能夠有效地提升檔案管理效果，并且保證檔案信息的準(zhǔn)確性，使檔案信息質(zhì)量更加符合要求。

4）使檔案管理工作人員樹立服務(wù)觀念。信息化時(shí)代到來，想要開展檔案信息化建設(shè)，提升檔案管理工作水平，必須要對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，在確保檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)符合要求的基礎(chǔ)上，使檔案管理人員樹立起服務(wù)觀念，但在自己的工作態(tài)度?？梢詮囊韵聨c(diǎn)開展這一工作：第一，應(yīng)該組織檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，告知其檔案信息化建設(shè)與檔案管理的關(guān)鍵作用，使檔案管理工作人員認(rèn)識(shí)到自己這一工作的重要性，明白自己需要負(fù)責(zé)的內(nèi)容。第二，在進(jìn)行管理工作的時(shí)，應(yīng)該對(duì)于檔案管理工作人員予以充分的尊重，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理工作和其他工作都是非常關(guān)鍵的，各個(gè)部門地位平等，更加的重視檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作，對(duì)于工作更加主動(dòng)。第三，要召開講座，告知檔案管理工作人員相關(guān)服務(wù)知識(shí)，使其在這些知識(shí)的影響下，轉(zhuǎn)變自己的服務(wù)態(tài)度，為人們提供更高質(zhì)量的服務(wù)。第四，要將檔案管理工作人員的服務(wù)態(tài)度納入考核之中。如果檔案管理工作人員在服務(wù)的過程中工作態(tài)度并不端正，就要對(duì)其進(jìn)行懲罰，這能夠使檔案管理工作人員更加理性地看待自己需要進(jìn)行的檔案管理工作，專注地投入到工作之中，滿足人們對(duì)于檔案的需要[5]。

4 總結(jié)

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)水平得到了較為迅速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)走進(jìn)千家萬戶這一背景下，檔案管理信息化、智能化發(fā)展已經(jīng)成為檔案管理的主要發(fā)展方向，對(duì)于檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，不但能夠達(dá)成信息資源共享這一目標(biāo)，還能夠使檔案管理工作更加方便、快捷，為相關(guān)工作的順利進(jìn)行提供支持。為此，檔案管理工作人員在進(jìn)行工作的過程中必須要重視檔案信息化建設(shè)，并提升自身的專業(yè)水平，確保自己能夠熟練地對(duì)于信息化技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，為我國(guó)檔案信息化建設(shè)和檔案管理的發(fā)展貢獻(xiàn)自身的綿薄之力。