淺談新形勢下如何做好醫(yī)院檔案數(shù)字化建設

鄭曉娟

（濟南市口腔醫(yī)院，山東 濟南 250000）

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學、預防保健、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及其它各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫(yī)院業(yè)務信息的主要載體，醫(yī)院醫(yī)療、教學、科研的基礎(chǔ)資料，同時也是醫(yī)院制定工作計劃和做出決策的可靠依據(jù)，指導并協(xié)調(diào)各項工作正常開展的參考資料。隨著現(xiàn)代數(shù)字科技的不斷發(fā)展，在醫(yī)院各項管理工作邁上信息化快車道的形勢下，進一步加強醫(yī)院檔案數(shù)字化建設，對于推動醫(yī)院檔案管理由傳統(tǒng)模式向數(shù)字化模式轉(zhuǎn)型，提升醫(yī)院檔案管理利用效率，更好地實現(xiàn)醫(yī)院檔案有益于國計民生的多方面價值具有積極的意義。當前，數(shù)字化信息化建設日新月異的發(fā)展形勢給醫(yī)院檔案管理提出了新挑戰(zhàn)、新機遇，努力推動醫(yī)院檔案數(shù)字化建設成為廣大檔案管理工作者必須面對的新課題、新任務。

1 醫(yī)院檔案管理必須由傳統(tǒng)模式向數(shù)字化模式轉(zhuǎn)型

醫(yī)院在運行過程中，每天產(chǎn)生海量檔案信息資料，主要內(nèi)容及價值如下：第一，醫(yī)療臨床實踐檔案信息，它們是醫(yī)務人員診療過程中有關(guān)病例病情和診療全過程的客觀原始記錄，是醫(yī)務人員診斷、治療和護理病人的真實憑證，具有維護、實現(xiàn)病例健康保健、醫(yī)療保險等權(quán)益，以及處理醫(yī)療糾紛、醫(yī)療事故等經(jīng)濟、衛(wèi)生、法律多方面的價值。第二，醫(yī)療教學檔案信息，系統(tǒng)記錄了疾病的發(fā)生、發(fā)展和愈后的全過程，是醫(yī)療案例教學的重要教材，尤其對典型病例、疑難病例或罕見病例的治療更是難得的實用教材。第三，醫(yī)療科研檔案信息，主要包括科研項目的立項、研究和實驗過程等，可以提高臨床經(jīng)驗總結(jié)和科研結(jié)論的準確性，促進醫(yī)學科學的發(fā)展。第四，醫(yī)院管理檔案信息，涉及醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平、服務態(tài)度和工作效率等多方面內(nèi)容，管理人員可以據(jù)此制定出正確的管理措施。第五，疾病預防檔案信息，可以為社會提供疾病分布等情況，是疾病預防、婦幼保健、計劃生育等多種工作的重要參考依據(jù)。第六，醫(yī)院歷史檔案信息，客觀真實地記錄了醫(yī)院在醫(yī)學技術(shù)、醫(yī)療質(zhì)量、人才培養(yǎng)和管理等方面的發(fā)展史，特別是在醫(yī)學科學技術(shù)方面實現(xiàn)的重大突破，對于深入了解、學習研究醫(yī)院歷史和存史修志等具有不可或缺的重要作用。

綜上所述，醫(yī)院檔案具有量大面廣、類別多樣、信息含量高等特點，對它們進行數(shù)字化加工、處理，使主要以紙張、圖片等為載體的各類信息轉(zhuǎn)換為以磁盤、移動硬盤等為載體，可以經(jīng)網(wǎng)絡傳播的數(shù)字化信息，使檔案管理模式由傳統(tǒng)向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，能夠極大提高檔案信息的利用率，使其蘊含的多方面價值得到更好彰顯。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，醫(yī)院檔案數(shù)字化管理具有以下幾個優(yōu)點：

1）提升醫(yī)院檔案保存效率。將數(shù)字化技術(shù)運用于檔案管理，把醫(yī)院檔案信息經(jīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)換輸入至網(wǎng)絡系統(tǒng)中進行管理和儲存，可以大大節(jié)約檔案存儲空間，并縮短進館時間，有助于確保醫(yī)院檔案及時歸檔，提升保存效率。

2）更好滿足檔案管理與查詢的需求。醫(yī)院檔案數(shù)量龐大，利用手工管理時，不僅檔案管理工作較為復雜，而且難以大幅提高檔案資料查詢效率。借助于數(shù)字化技術(shù)對醫(yī)院檔案進行管理，可以大大提升檔案信息查詢效率和查詢準確性，使醫(yī)院檔案有益于國計民生的多方面價值得到更加有效地發(fā)揮。

3）更好地為領(lǐng)導決策提供支撐。以服務決策為目的，充分發(fā)揮檔案信息數(shù)字化處理信息量大，查詢精準、及時的特點，使領(lǐng)導更加及時、準確地了解醫(yī)院的各方面運轉(zhuǎn)情況，進而在實現(xiàn)醫(yī)院精細化管理、合理配置資源等方面發(fā)揮積極作用。

2 醫(yī)院檔案數(shù)字化建設必須在“兩個提升”上下功夫

在現(xiàn)代科技日新月異的當代社會，加快醫(yī)院檔案數(shù)字化信息化建設，必須充分認識檔案管理模式由傳統(tǒng)向數(shù)字化轉(zhuǎn)變的必要性、必然性，全面提高廣大醫(yī)院檔案工作者的職業(yè)素質(zhì)，以利于更好促進醫(yī)院檔案管理模式的轉(zhuǎn)型，更有效地發(fā)揮醫(yī)院檔案資源的價值。

2.1 要全面提升思想認識

近年來，隨著OA辦公系統(tǒng)和HIS系統(tǒng)的廣泛應用，我國各醫(yī)院數(shù)字化信息化建設步伐不斷加快。但在這一過程中，檔案數(shù)字化、信息化建設相對滯后。為改變這種局面，醫(yī)院檔案管理工作者必須充分認識到，我國檔案管理事業(yè)正在發(fā)生重大變革，即從傳統(tǒng)的檔案管理模式，向以數(shù)字管理為主的模式轉(zhuǎn)型升級，這種無可逆轉(zhuǎn)的轉(zhuǎn)變對檔案工作和檔案管理人員提出了新要求。在當前背景下，醫(yī)院檔案工作者必須順應現(xiàn)代科技發(fā)展趨勢，努力投入到檔案數(shù)字化、信息化建設工作中。

2.2 要全面提升從業(yè)人員素質(zhì)

檔案數(shù)字化建設的開展勢必產(chǎn)生越來越多的檔案數(shù)據(jù)。與之相應，檔案管理工作也從原來的實體管理階段勢所必然地上升到知識管理階段。在這一轉(zhuǎn)變進程中，檔案信息資源的搜集、處理、傳播和提供利用等工作均需熟練掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)的新型檔案人才。由此，檔案管理部門應該根據(jù)數(shù)字化管理要求，引進、選拔和培養(yǎng)政治素質(zhì)過硬、專業(yè)素質(zhì)高、具備高度責任心且掌握數(shù)字化檔案管理技術(shù)和方法的優(yōu)秀人才，以新時期檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，使醫(yī)院檔案信息的多方面價值得到更好的發(fā)掘與展現(xiàn)。

總之，大力開展檔案數(shù)字化建設，實現(xiàn)檔案管理由傳統(tǒng)模式向數(shù)字化模式轉(zhuǎn)變，需要檔案工作者緊跟時代步伐，轉(zhuǎn)變思維方式，更新工作觀念，增強職業(yè)技能，創(chuàng)新工作機制，利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)帶來的便利，促進檔案數(shù)據(jù)管理效率不斷提升，使檔案信息的價值得到充分實現(xiàn)。