學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)

雷 婷

（晉江市青陽街道中和中心小學(xué)，福建 晉江 362200）

檔案信息化是近些年來才出現(xiàn)的新興概念，得益于信息技術(shù)的快速發(fā)展，許多行業(yè)都迎來了翻天覆地的變化，對于檔案整理來說，信息技術(shù)可以做到將幾乎所有的整理流程融為一體，也就是說，操作者不需要親自去執(zhí)行整個過程而是在計算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行檢索，這樣一來，不僅快捷高效，而且能夠方便隨時調(diào)用，可以說是未來檔案管理必然要經(jīng)歷的過程。

1 小學(xué)檔案信息化現(xiàn)狀

國內(nèi)由于相關(guān)概念普及程度較低，因此很少會有單位或者組織對其檔案進(jìn)行信息化處理，更不要說在我國教育系統(tǒng)中不受重視的小學(xué)階段了，經(jīng)過大量的實際調(diào)查可以發(fā)現(xiàn)，目前我國小學(xué)的檔案管理絕大多數(shù)還停留在人工處理層面，缺乏高效的整理工具。以下是詳細(xì)的介紹。

1）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)重視程度不高。在目前的小學(xué)日常事務(wù)管理當(dāng)中，很少會對檔案管理進(jìn)行專門討論和安排，小學(xué)管理層的管理事務(wù)當(dāng)中往往也不會涉及檔案管理，絕大多數(shù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)都把檔案管理的有關(guān)工作完全推給學(xué)校聘請的管理人員，許多領(lǐng)導(dǎo)由于對檔案管理工作不夠了解，甚至還錯誤地認(rèn)為檔案管理就是把文件簡單的分分類而已，因此不會批準(zhǔn)在檔案信息化方面加大投入，但問題在于，檔案管理人員本身沒有私自進(jìn)行檔案信息化的能力和權(quán)限，這樣彼此推諉扯皮，最后就導(dǎo)致檔案信息化被無限期擱置。

2）信息化管理手段較落后。許多小學(xué)的檔案整理工作還停留在由人工進(jìn)行分類管理的階段，遇到緊急事務(wù)需要調(diào)用時則要人工一點一點的仔細(xì)查找，不僅費(fèi)時費(fèi)力，而且容易出現(xiàn)低級錯誤，非常的不方便。有的學(xué)校也意識到了對檔案進(jìn)行信息化整理的重要性，然而其信息化管理的手段卻非常落后，甚至說是敷衍，有的只是簡單對封存的檔案名錄進(jìn)行列舉，有的則只能查看檔案在哪里，無法實時在計算機(jī)系統(tǒng)上查看檔案內(nèi)容，還是需要人工去進(jìn)行檢索查找，這樣的信息化手段不僅落后，而且能夠發(fā)揮的作用也非常有限，隨著時間的不斷推移，學(xué)校收集和需要管理的檔案只會越來越多，如此草率的信息化管理手段很難滿足如此龐大的需求。

3）檔案信息化管理人員素質(zhì)低。許多學(xué)校由于對檔案信息化整理并不夠重視，因此也不會專門的花費(fèi)時間和精力來聘請專業(yè)的檔案管理人員，而是放寬標(biāo)準(zhǔn)，由其他專業(yè)的人員臨時充任，然而這些人員一方面沒有進(jìn)行檔案管理的經(jīng)驗和方法；另一方面也不懂檔案信息化的具體操作辦法。這就導(dǎo)致該校的檔案管理工作效率低下，在缺乏專業(yè)技術(shù)人才支持的情況下，想要建設(shè)檔案信息化管理系統(tǒng)幾乎是不可能的。

4）檔案信息的安全性、保密性較低。互聯(lián)網(wǎng)時代，任何在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行的操作都會伴隨著安全風(fēng)險，將檔案信息化處理同樣不例外，許多不法分子會選擇竊取關(guān)鍵檔案來換取經(jīng)濟(jì)利益，一旦學(xué)校的檔案被竊取，那么損失將無法估量，然而即便面對如此高的風(fēng)險和嚴(yán)峻的后果，許多學(xué)校的檔案信息庫還是處于不設(shè)防的狀態(tài)，既沒有安全防護(hù)系統(tǒng)，也沒有針對信息意外丟失的找回系統(tǒng)，一旦被盜，后果不堪設(shè)想。

2 學(xué)校進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的必要

許多學(xué)校本身并不是沒有對檔案進(jìn)行信息化處理的能力，缺少的是對檔案管理信息化的重視，認(rèn)為這是可有可無的事情，因此不愿意為其投入資金，實際上這是錯誤的短視行為，以下將對檔案管理信息化建設(shè)的必要性進(jìn)行介紹。

1）檔案管理的信息化是時代發(fā)展的必然趨勢。信息技術(shù)的發(fā)展不僅極大地促進(jìn)了生產(chǎn)水平的提高，還深刻的影響了人們的日常生活，隨著信息技術(shù)的應(yīng)用范圍越來越廣泛，檔案管理進(jìn)行信息化的處理將是一種趨勢，事實也證明，信息化管理與傳統(tǒng)的管理模式相比，有著無與倫比的優(yōu)越性，如果其他學(xué)校都已經(jīng)采用了信息化的檔案管理，而本學(xué)校仍然無動于衷，那么必然就會導(dǎo)致落后，應(yīng)當(dāng)?shù)綄W(xué)校的健康成長與發(fā)展。

2）能夠提高檔案的信息質(zhì)量，更好地為決策提供基礎(chǔ)。學(xué)校的發(fā)展離不開管理層的決策，領(lǐng)導(dǎo)的決策絕對不是空穴來風(fēng)或者一時心血來潮，而是要根據(jù)學(xué)校自身的發(fā)展?fàn)顩r，對這一狀況的了解就依賴于檔案，信息化處理之后的檔案管理系統(tǒng)可以自動為領(lǐng)導(dǎo)生成分類過后的信息，并且及時擇出信息的重點，幫助領(lǐng)導(dǎo)及時準(zhǔn)確地把握好學(xué)校的發(fā)展情況。

3）使檔案管理的工作效率大幅度提高。傳統(tǒng)的檔案管理需要大量的人工來進(jìn)行保障，無論是信息的分類、放置還是調(diào)用都要由人工親自去進(jìn)行操作，不僅費(fèi)時費(fèi)力而且還容易出現(xiàn)錯誤。而信息化管理系統(tǒng)則不同，在建成信息化的檔案管理庫之后，操作者只有在計算機(jī)上登錄進(jìn)這一系統(tǒng)就能夠?qū)崟r的進(jìn)行信息的檢索，在配備搜索功能的情況下，操作者只需要在搜索欄中鍵入自己想要搜索的信息重點，相關(guān)的檔案就會自動給出，不需要一遍又一遍的親自去查看，效率得到質(zhì)的提升，并且，檔案在歸入信息庫以后，能夠長期的進(jìn)行保存，巨大的存儲量可以滿足很長一段時間內(nèi)的存儲需求。

3 學(xué)校檔案信息化建設(shè)的對策

在前文中，詳細(xì)介紹了目前國內(nèi)小學(xué)檔案信息化處理的狀況以及信息化處理的巨大優(yōu)勢，單單明晰了其必要性卻不采取行動終究還是不會有任何變化，因此，學(xué)校管理者如果篤定了要對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行信息化，那么可以采取以下幾項措施來重點推進(jìn)。

1）制定規(guī)劃，突出重點，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作。檔案管理信息化工作不能夠一蹴而就，也不能在原有的基礎(chǔ)之上縫縫補(bǔ)補(bǔ)，因此，想要同推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作，就必須先對原有的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行審視和改革，破除原來的陳舊思想，積極擁抱信息技術(shù)，結(jié)合自身發(fā)展實際，確定整個信息化的流程，確保整個過程能夠做到井然有序。

2）加強(qiáng)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)。檔案信息化管理不僅需要相關(guān)的硬件設(shè)施建設(shè)和專業(yè)人才配備，也要有專門的規(guī)范性條例作為規(guī)范操作流程的保證，在條例制定過程中，學(xué)?？梢宰尪喾焦餐瑓⑴c，由技術(shù)人才具體負(fù)責(zé)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行把關(guān)，參考國內(nèi)優(yōu)秀范例，共同制定出符合學(xué)校發(fā)展實際的規(guī)范條例，確保操作人員能夠在遵循條例的情況下避免出現(xiàn)低級錯誤。

3）調(diào)整檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，提高員工素質(zhì)。就目前來說，專業(yè)的檔案管理人員還缺少培養(yǎng)體系，因此市面上能夠找到的檔案管理人員并不多，為此學(xué)?？梢圆扇煞N辦法，首先提高招聘門檻，在保證專業(yè)素養(yǎng)的情況下，盡量為應(yīng)聘者開出優(yōu)厚的薪酬待遇，吸引更多的優(yōu)質(zhì)人才前來應(yīng)聘。其次，學(xué)?？梢耘c高等院校進(jìn)行接觸，采取定向培養(yǎng)和引進(jìn)的方式解決高端人才缺乏的問題。

4 總結(jié)

總的來說，隨著檔案管理信息化的優(yōu)勢逐漸顯現(xiàn)，相信在未來會有越來越多的小學(xué)會加入到信息化的進(jìn)程當(dāng)中，當(dāng)然，許多學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)有很長的歷史，不僅資料繁多，而且雜亂無章，這就需要學(xué)校管理者下定決心，配合專業(yè)技術(shù)人員，齊心協(xié)力一同完成這項工作，使學(xué)校的檔案管理更加高效，更加安全，更好地為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。