云計算在企業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用策略研究

羅 莎

（濱州渤海活塞有限公司，山東 濱州 256600）

近年來，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，我國人民的生活和工作出現(xiàn)了較大的變化，可以利用信息技術(shù)獲取大量的信息資源，而檔案館是獲取歷史信息的一個重要場所，需要提高對檔案管理的重視性，借助云計算對檔案管理的方式方法進(jìn)行改進(jìn)，從而提高檔案管理水平，為企業(yè)單位的發(fā)展提供有利支持。通過深入分析云計算在企業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢，探究云計算在企業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用策略，有利于提高工作人員對這一方面的認(rèn)識，促進(jìn)云計算在企業(yè)單位檔案管理中的科學(xué)應(yīng)用。

1 云計算在企業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢分析

1）降低檔案管理體系軟件投入。在應(yīng)用云計算的基礎(chǔ)上，數(shù)據(jù)檔案室的建設(shè)過程只需要將云平臺終端與相關(guān)設(shè)備連接，就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理云計算系統(tǒng)中的所有功能，不再需要進(jìn)行系統(tǒng)軟件、終端、網(wǎng)絡(luò)交換設(shè)備、檔案管理服務(wù)器等輔助配置，且不需要對網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和更新，能夠有效降低檔案管理成本，減少設(shè)維修的次數(shù)，使設(shè)備使用壽命得以延長。

2）為用戶使用檔案提供方便?；谠朴嬎愕臋n案信息系統(tǒng)能夠發(fā)揮B/S架構(gòu)的優(yōu)勢，將機關(guān)檔案信息集中存放在檔案節(jié)點服務(wù)器上，并實施透明的檔案服務(wù)機制，使用戶能夠更加方便地使用檔案資料。

3）為檔案信息化建設(shè)提供更多益處。首先，能夠提供檔案信息共享功能，借助云計算解決軟件開發(fā)商不同造成的檔案信息“孤島”問題，為不同的檔案管理部門構(gòu)建信息共享渠道，從而促進(jìn)信息交流，滿足用戶的實際需求。其次，能夠降低信息化建設(shè)成本，各個檔案管理部門分享一些云計算系統(tǒng)中的設(shè)施和基礎(chǔ)程序，可以降低企業(yè)投入的資金，獲取云計算系統(tǒng)的運算功能，避免用戶受到服務(wù)器訪問的限制，不再需要根據(jù)用戶的需求對設(shè)備投入進(jìn)行提升，可以減少檔案管理部門的資金消耗，促進(jìn)檔案管理的順利開展[1]。

2 企業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用云計算面臨的挑戰(zhàn)分析

1）對云計算技術(shù)的認(rèn)知不足。部分人員認(rèn)為云計算機已經(jīng)沒有“端”，需要改變這一認(rèn)知，認(rèn)識到云計算技術(shù)依舊存在“端”，可以將其看作終端用戶。將云計算應(yīng)用到企業(yè)單位檔案管理中，保留了原有的檔案信息資源，包括了館藏數(shù)字化成果、投入的IT技術(shù)人員等等。因此，在檔案管理中應(yīng)用云計算，普遍都是以企業(yè)本身的檔案信息化作為基礎(chǔ)，結(jié)合企業(yè)情況對云計算進(jìn)行應(yīng)用，不斷優(yōu)化企業(yè)檔案信息化管理。

2）信息安全隱患較大。隨著檔案信息的數(shù)量不斷增多，需要嚴(yán)格做好檔案信息的安全管理，但是在檔案管理工作的時候，無法將所有信息資源存入“云”中，使得一些保密性較強的信息資料需要另外存放，導(dǎo)致檔案信息的安全性無法得到保障[2]。

3）軟硬件建設(shè)力度有待提升。我國各地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展存在較大差距，不同企業(yè)對檔案數(shù)字化建設(shè)方面的投入不同，那么檔案數(shù)字化建設(shè)的過程也就存在一些差距，無法保證計算機端口統(tǒng)一，導(dǎo)致信息跨庫、信息共享面臨著較大的難題，給檔案云計算服務(wù)平臺的建設(shè)帶來較大挑戰(zhàn)。

3 云計算在企業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用策略分析

1）提高員工對云計算的認(rèn)識。將云計算應(yīng)用到企業(yè)單位檔案管理中，必須要保證管理人員具備較強的領(lǐng)導(dǎo)能力，建立完善的管理制度，保證資金供應(yīng)的穩(wěn)定，從而保證云計算在企業(yè)單位檔案管理中的積極作用得以充分發(fā)揮。部分企業(yè)員工對云計算技術(shù)的認(rèn)識不夠充分，導(dǎo)致云計算在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用面臨較大挑戰(zhàn)。造成這一問題的主要原因就是企業(yè)員工未能掌握有關(guān)云計算技術(shù)的知識，未能制定長期的人才隊伍建設(shè)計劃，無法保障信息人才的從業(yè)和晉升，使得企業(yè)存在較嚴(yán)重的信息人才流失情況，不利于云計算在企業(yè)單位檔案管理中的有效應(yīng)用。為解決這一問題，需要在處理人才、費用、信息技術(shù)等各種問題的時候，提高各部門、各人員對檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)知，定期進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)活動，為企業(yè)培養(yǎng)出更多優(yōu)秀的技術(shù)人才，實現(xiàn)云計算在企業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用和發(fā)展[3]。

2）提高檔案館信息的安全性。檔案信息安全是企業(yè)單位檔案管理中的重要任務(wù)之一，需要借助云計算對檔案館信息的安全性進(jìn)行提升，為企業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。首先，需要對檔案資料使用人員的訪問權(quán)限進(jìn)行合理設(shè)置，杜絕出現(xiàn)檔案信息泄露等問題。由于云環(huán)境體現(xiàn)出較大的復(fù)雜性，很容易給網(wǎng)絡(luò)黑客帶來可乘之機，導(dǎo)致檔案信息被竊取、被破壞，所以要保證檔案使用權(quán)限的設(shè)置合理，確保特定用戶能夠?qū)Α霸啤辟Y源進(jìn)行正確使用。在特定用戶輸入身份信息登錄云環(huán)境之后，可以對檔案信息進(jìn)行查詢、下載和利用，而這些操作具有一定的針對性，需要由特定人員對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)和更新，能夠在云環(huán)境下完成普通用戶與其他用戶的區(qū)分和管理，防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)外流的情況[4]。其次，云計算系統(tǒng)存在一些安全問題，尤其是系統(tǒng)更新的時候存在較大的安全風(fēng)險，需要強化防范數(shù)字檔案館的意識。最后，可以利用現(xiàn)代化的審計技術(shù)將云計算的評估和監(jiān)管制度落實，在云環(huán)境下對用戶的行為進(jìn)行記錄和分析，通過審計系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)問題，從而及時處理云計算系統(tǒng)存在的安全風(fēng)險。

3）加強軟硬件設(shè)施的建設(shè)。將云計算應(yīng)用到企業(yè)單位檔案管理中，需要重視對軟件和硬件的更新完善，使其能夠滿足檔案管理的需求，發(fā)揮云計算技術(shù)具有的優(yōu)勢。具體來講，需要充分掌握檔案管理的實際情況，根據(jù)檔案服務(wù)功能對不同的軟硬件設(shè)備進(jìn)行合理選擇，比如網(wǎng)絡(luò)適配器、路由器、計算機設(shè)備等等，這些都直接影響著企業(yè)單位檔案管理的進(jìn)行，也是發(fā)揮檔案管理中云計算應(yīng)用價值的重要基礎(chǔ)。同時，需要加強網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)，對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行不斷完善，構(gòu)建有利于檔案管理的網(wǎng)站，為云計算的實施提供更好的環(huán)境。隨著企業(yè)單位檔案管理中的軟硬件設(shè)備不斷增多，需要強化檔案管理人員對各種軟硬件設(shè)備的運用能力，熟悉掌握各種設(shè)備的使用方法，避免操作不當(dāng)造成檔案管理失誤的情況，從而保證企業(yè)單位檔案管理的整體質(zhì)量，為云計算在企業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用奠定良好基礎(chǔ)[5]。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著云計算技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)單位檔案管理面臨著更多挑戰(zhàn)和機遇，需要提高對云計算技術(shù)的認(rèn)識，將其合理應(yīng)用到企業(yè)單位檔案管理中，促進(jìn)企業(yè)單位檔案管理水平的提升。為發(fā)揮云計算在企業(yè)單位檔案管理中的作用，需要做到提高員工對云計算的認(rèn)識、提高檔案館信息的安全性、加強軟硬件設(shè)施建設(shè)，實現(xiàn)云計算與企業(yè)單位檔案管理的有效結(jié)合，為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展提供充分有效的 支持。