航天企業(yè)工程信息系統(tǒng)電子文件歸檔管理研究

董志梅

（北京航天長征飛行器研究所，北京 100076）

隨著網(wǎng)絡和信息技術的迅速發(fā)展，大量數(shù)據(jù)的研究應用、云計算、人工智能和無紙化辦公應用、數(shù)字研究、信息管理和文件歸檔（從數(shù)據(jù)采集到保存的紙面文檔、電子文件的接收、文件實體管理到文件數(shù)據(jù)管理、手動和智能操作、歸檔與“數(shù)字空間”建設相關的信息處理）迅速增加，對航天檔案電子歸檔的需求也在不斷增加。

1 電子文件歸檔含義

電子文件歸檔包括物理歸檔和邏輯歸檔兩個部分。前者，是指計算機網(wǎng)絡中電子文件轉移至獨立或脫離于專門的存儲器，電子文件存儲方式或存儲位置發(fā)生了物理變化，作為企業(yè)來說，要根據(jù)其電子文件產(chǎn)生的數(shù)量和歸檔需要，定期做好物理歸檔，以實現(xiàn)企業(yè)電子文件實現(xiàn)集中管理。后者，是指基于計算機網(wǎng)絡平臺或載體，在不改變電子文件存儲方式或位置的基礎上，將電子文件的管理權限移交至檔案部門管理的過程。邏輯歸檔，是電子文件從形成部門向檔案部門轉移的過程。與物理歸檔不同的是，邏輯歸檔結束，電子文件仍然分布于形成者存儲器之中。

2 電子檔案管理特點

與紙質檔案相比，電子檔案管理具有顯著特點：

1）易管理。與傳統(tǒng)紙質檔案相比，電子檔案易存儲、易檢索、易攜帶，傳遞速度快，突破了物理與時間界限。

2）依賴性。所謂依賴性，是指電子檔案管理對計算機、互聯(lián)網(wǎng)等電子設備、網(wǎng)絡環(huán)境存在很強的依賴性，離開特殊設備或環(huán)境，電子檔案將難以傳遞或利用。

3）非傳統(tǒng)安全因素影響較大。電子檔案對特殊設備及環(huán)境存在較大依賴性，使得其安全管理方面容易受到設備及傳輸環(huán)境影響，而面臨著易篡改、易損壞、易非法訪問等非傳統(tǒng)因素威脅。

3 電子文件歸檔及電子檔案管理現(xiàn)狀

3.1 數(shù)字檔案資源建設規(guī)劃不足

當前，航天企業(yè)全面推動科研生產(chǎn)模式向數(shù)字化、網(wǎng)絡化、智能化轉型，雖然最大限度地提高了各級檔案部門、信息設施的數(shù)字文件資源的完整性和安全性，但由于缺乏一流的設計和綜合規(guī)劃，導致數(shù)字文件資源的思路和管理策略不足以找到科學的管理方法。與此同時，航天企業(yè)在電子文檔歸檔、元數(shù)據(jù)管理、傳統(tǒng)載體歸檔數(shù)字化等方面缺乏統(tǒng)一的標準，這突出表現(xiàn)在數(shù)字文件資源的構建，由于元數(shù)據(jù)捕獲、編碼、電子文件格式等標準不一致，數(shù)字文件資源參差不齊，而且難以實現(xiàn)共享網(wǎng)絡。

3.2 對檔案信息化建設重大意義缺乏正確認識

檔案信息化建設重大意義是改變過去檔案單一僵化的管理模式，提高勞動生產(chǎn)率，檔案管理可以變得省時省力、檢索查詢便捷即時；實現(xiàn)了無紙化辦公，打破檔案流轉帶來的繁瑣；檔案進出庫可查可控，保證檔案的安全；檔案信息生成電子文件，檔案管理實現(xiàn)共享。同時也改變了過去檔案管理的職能，檔案管理部門朝著信息采集、管理、服務職能轉變，工作重心落在為企業(yè)發(fā)展提供高效優(yōu)質的服務上。但是，現(xiàn)階段，許多企業(yè)的領導和檔案管理部門的工作人員沒有認識檔案信息化的重大意義，其中，一部分人在接受信息化理念方面存在疑慮，難以積極領導或參與進來，甚至于極力排斥；另一部分人漠視信息化建設對檔案管理工作巨大的推動作用，對檔案信息化抱著可有可無的態(tài)度，不能積極創(chuàng)新，檔案信息化建設被擱置，進展 緩慢。

3.3 電子文件存儲格式不統(tǒng)一

航天企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營過程產(chǎn)生各種載體形式的電子文件資料，有圖片、文本、照片、影像，CAD圖紙、PCB圖紙等等，但從當前企業(yè)電子文件歸檔來看，由于電子文件存儲格式不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)結構和電子文件存儲格式與計算機辦公操作應用系統(tǒng)兼容性差，影響了電子文件歸檔及電子檔案管理質量和效果。

3.4 查詢和資源共享利用率不高

在全新的“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，發(fā)達的信息化技術以及網(wǎng)絡數(shù)據(jù)共享功能大幅提升了企業(yè)檔案管理的便利性。目前，有的企業(yè)沒有積極開發(fā)與企業(yè)實際相符的服務器，不能完成內部或外部的資源共享。企業(yè)檔案管理部門沒有借助網(wǎng)絡完成各項檔案信息的收集、匯總、存儲、利用等操作，無法提升信息數(shù)據(jù)處理的效率。有的企業(yè)檔案管理部門各項操作還是借助紙質文件，通過發(fā)揮人力作用達到工作目的，耗時費力，無法保證信息的準確性，沒有在信息化系統(tǒng)中快速查找相關信息，做到及時搜索、即時應用，提高檔案管理的靈活性以及檔案的利用價值，導致檔案利用率不高。

4 加強企業(yè)檔案信息化建設的對策措施

4.1 規(guī)范標準研究

要在企業(yè)工程信息系統(tǒng)（EDM）中遵守當前的電子文檔管理標準，就需要對國家和行業(yè)的電子文檔管理要求、標準和標準進行全面整合，反映電子文檔管理整個生命周期、資源管理和專業(yè)技術等多個視角，并管控企業(yè)文檔的歸檔。企業(yè)電子歸檔管理規(guī)范必須從全面考慮電子文檔歸檔管理入手，包括電子文檔歸檔的組織、傳輸和審核規(guī)范。電子文件的組織規(guī)范包括企業(yè)系統(tǒng)存檔功能設計、數(shù)據(jù)存檔要求、元數(shù)據(jù)存檔要求、電子文檔格式要求和庫存內容存檔。電子文件傳輸規(guī)范包括業(yè)務和數(shù)字文件管理系統(tǒng)集成規(guī)則、數(shù)據(jù)傳輸接口規(guī)范等。審核規(guī)范包括數(shù)據(jù)完整性審核要求、數(shù)字文檔管理系統(tǒng)中接收審核功能的設計規(guī)范、電子數(shù)據(jù)標準、電子文件元數(shù)據(jù)標準等。

4.2 健全規(guī)章制度

根據(jù)《電子文件管理暫行辦法》，參照《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》等相關規(guī)定，結合企業(yè)實際，進一步健全企業(yè)電子文件歸檔及電子檔案管理實施細則，具體內容應包括電子文件歸檔責任主體、歸檔范圍、歸檔流程、歸檔要求，以及電子檔案收集、鑒定、整理、存儲、編目等原則和步驟，通過健全的規(guī)章制度，確保企業(yè)電子文件歸檔及電子檔案管理的規(guī)范化、科學化。

4.3 做好“四性”檢測

企業(yè)電子文件歸檔及電子檔案管理應確?！八男浴保础罢鎸嵭?、可靠性、完整性和可用性”鑒定合格率達到100%的標準和要求。為此，應盡可能多的將功能嵌入歸檔接口，最大限度地減少人為干預，不斷提升電子文件歸檔及電子檔案管理的信息化、自動化水平。如，根據(jù)企業(yè)電子文件歸檔及電子檔案管理的實際，結合“四性”鑒定的標準和要求，在企業(yè)電子文件移交、接收、保存等環(huán)節(jié)，通過數(shù)字簽名、身份認證、內容保障、漏單管理、日志審計等措施，設置一定數(shù)量的檢測項目，從而確保企業(yè)電子文件歸檔檢測合格率達到100%的標準和要求。

4.4 建立企業(yè)檔案信息化風險防控體系

在檔案信息化的進程中，信息安全是重中之重，建立檔案信息化風險防控體系是企業(yè)發(fā)展的必要措施。首先，要合理維護硬件設備。計算機、服務器等硬件設備作為員工接觸信息的媒介，在使用過程中應該確保信息從服務器到終端的順暢。特別是要加強對服務器的維護，實時監(jiān)測機房的溫度，并定期對線路進行維修檢查，避免線路老化造成信息傳輸不通暢甚至因短路引發(fā)的火災。其次，應加強企業(yè)內部人員的職業(yè)道德修養(yǎng)，防范企業(yè)內部的腐敗，可以和檔案管理人員簽署保密責任書，也可以和第三方大數(shù)據(jù)平臺合作，依托大數(shù)據(jù)技術對一些風險行為進行預警。例如發(fā)現(xiàn)一些員工反常地下載大量企業(yè)數(shù)據(jù)時就可以及時跟進和審查，有效預防信息泄漏事故發(fā)生。

4.5 利用牽引，創(chuàng)新數(shù)字檔案資源服務方式

提供高質量、高效的服務是構建數(shù)字文件資源的目標。航天技術利用數(shù)字資源管理系統(tǒng)中數(shù)字文件信息資源的優(yōu)勢，激活數(shù)字文件信息資源的價值，并針對研發(fā)過程的開發(fā)和用戶需求的數(shù)據(jù)采集，利用先進的技術和創(chuàng)新的數(shù)字文件資源方法。

1）創(chuàng)建一個數(shù)字文件資源管理平臺，以便集中管理和在線使用資源管理。根據(jù)管理的要求和科學的生產(chǎn)流程，航天企業(yè)應與業(yè)務系統(tǒng)（如PDM、OM和其它數(shù)字文件管理平臺）建立接口，這些平臺利用基于大型框架的數(shù)據(jù)管理機制，能夠管理電子文檔分類并動態(tài)更新電子文檔和模式更改。同時，企業(yè)應改變其傳統(tǒng)的紙質管理模式，通過電子批準、在線使用、跟蹤等方式為用戶提供快速方便的使用服務，以滿足您使用數(shù)字文件資源的迫切需要。

2）提供了多種檢索文件的方法，以滿足用戶的不同需求。對于項目管理人員來說，應執(zhí)行簡單的一鍵查詢，為現(xiàn)場研究開發(fā)提供更全面的數(shù)據(jù)倉庫效率模型。對于企業(yè)決策者來說，航天企業(yè)應提供數(shù)據(jù)開發(fā)利用、知識管理技術獲取和分析信息的機會，以便更好地掌握企業(yè)知識管理的成果，并勝任領導者。

4.6 加強企業(yè)檔案信息化基礎設施建設

檔案信息化的基礎設施建設主要包括網(wǎng)絡環(huán)境建設、硬件環(huán)境建設、系統(tǒng)軟件建設三部分。它是檔案信息傳輸、信息處理、信息交換和資源共享的必備條件，只有完善了信息化基礎設施的建設，才能談得上檔案信息化建設。一是要從思想上高度重視，企業(yè)領導和相關部門要把檔案信息化建設納入企業(yè)的總體規(guī)劃，要充分考慮檔案信息化基礎設施建設的需要，全力推進建設。二是全面推進國有企業(yè)檔案館（室）計算機和網(wǎng)絡技術應用水平，計算機及配套設施逐步統(tǒng)一，推進系統(tǒng)軟件建設。三是企業(yè)要花大力氣完成內部局域網(wǎng)的建設，搭建安全可靠的網(wǎng)絡環(huán)境。四是國有企業(yè)要積極創(chuàng)造條件，加大資金投入，強化技術力量，打造良好的硬件環(huán)境。

5 結束語

電子文件歸檔管理是電子文件全生命周期管理的至關重要環(huán)節(jié)，關系到電子檔案的真實性、完整性和有效性的保障，是為企業(yè)收集、積累具有寶貴價值資源的關鍵點。因此，應當將企業(yè)工程信息化與檔案信息化統(tǒng)籌規(guī)劃、同步建設，以保證歸檔電子文件的真實、完整、系統(tǒng)、有效和安全，實現(xiàn)全生命周期的電子文件管控。