事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策研究

宗孝英

（孝義市干部下派任職管理辦公室，山西 呂梁 032300）

智能化、信息化技術(shù)加快了數(shù)據(jù)、檔案的傳遞速度和交互速度，也加快了各產(chǎn)業(yè)的工作效率。因此，將信息化技術(shù)融入于檔案管理中，全面核查、分類各類重要的數(shù)據(jù)指標(biāo)，給予必要的處理，有利于防止檔案數(shù)據(jù)被隨意修改的問題。另外，強(qiáng)化文獻(xiàn)系統(tǒng)的管理及技術(shù)優(yōu)化，也能為事業(yè)單位各部門工作人員提供具體、精準(zhǔn)、詳實(shí)的資料信息，進(jìn)而提高事業(yè)單位的社會(huì)效益，

1 信息化建設(shè)融入至檔案管理過程的作用

1.1 有利于提高檔案信息的保存年限

紙質(zhì)檔案管理中，可能會(huì)受到環(huán)境的影響，致使部分?jǐn)?shù)據(jù)發(fā)生風(fēng)干現(xiàn)象，抑或儲(chǔ)存檔案的紙質(zhì)泛黃，無法看清所存儲(chǔ)檔案的筆跡內(nèi)容，不利于檔案管理工作開展。因此，將信息化技術(shù)融入至檔案的管理中，可消除惡劣環(huán)境（潮濕、高溫等）對(duì)紙質(zhì)檔案的負(fù)面影響，也能降低資料發(fā)霉的發(fā)生概率。通過要求檔案管理人員依據(jù)檔案分類進(jìn)行存儲(chǔ)，不僅能避免檔案失真、檔案遺失的情況，還能對(duì)不同檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，方便將制定數(shù)據(jù)存儲(chǔ)至規(guī)定的電子磁盤中，也能避免信息遺失的現(xiàn)象，有利于實(shí)踐不同人事檔案、財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)的長(zhǎng)久保存[1]。

1.2 有利于提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在檔案檢索、分類相對(duì)復(fù)雜，一旦資料數(shù)據(jù)過于龐大時(shí)，就會(huì)影響整體檔案查閱的效率，增加檔案的查閱時(shí)間。信息化檔案管理中，管理人員可運(yùn)用軟件的分類功能查找指定的文件數(shù)據(jù)，也能縮減傳統(tǒng)檢索所需求的時(shí)間。例如管理人員可對(duì)設(shè)定的關(guān)鍵字、關(guān)鍵句、檔案時(shí)間等信息進(jìn)行搜索查詢，在運(yùn)營(yíng)檔案報(bào)告的形式進(jìn)行呈現(xiàn)，而這項(xiàng)操作通常可在幾秒內(nèi)完成，能節(jié)約了檔案收集、處理過程所需求的時(shí)間。另外，信息化管理中，軟件還可發(fā)掘所存儲(chǔ)的檔案數(shù)據(jù)的核心職能，有利于實(shí)踐檔案存儲(chǔ)、收集、管理方面的優(yōu)勢(shì)，方便逐步完善檔案的信息模型，這對(duì)提升事業(yè)單位的發(fā)展提供了有效的技術(shù)支撐。

2 提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施

2.1 明確信息化建設(shè)方向

事業(yè)單位檔案管理過程中，管理人員需制定詳實(shí)、完整的信息化技術(shù)的滲透體系，確立系統(tǒng)的管理目標(biāo)及實(shí)踐方向，以期彰顯檔案管理的效果。在此過程中，事業(yè)單位需充分認(rèn)知事業(yè)單位的發(fā)展方向，結(jié)合市場(chǎng)部門的運(yùn)營(yíng)概要確立可靠的服務(wù)方法，進(jìn)而提高信息化技術(shù)的管理的有效性。需要注意的是，檔案規(guī)劃過程中，管理人員需清晰認(rèn)知事業(yè)單位人力資源檔案、財(cái)務(wù)報(bào)表檔案、投資檔案的支出費(fèi)用，要求市場(chǎng)、管理、人力、行政部門進(jìn)行合作交互，制定出適合本企業(yè)的檔案管理方案。例如可對(duì)現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，明確各項(xiàng)檔案的基礎(chǔ)分類和信息化建設(shè)方法，確保檔案的管理、規(guī)劃、協(xié)調(diào)與創(chuàng)新符合企業(yè)發(fā)展。值得注意的是，應(yīng)當(dāng)提高硬件、軟件的安全性，配置專業(yè)級(jí)別防火墻規(guī)范整體防護(hù)模式[2]。具體需注意：第一，應(yīng)設(shè)立檔案管控制度，要求檔案人員、基層管理人員依據(jù)檔案管理制度進(jìn)行資料錄入、資料分析及信息加密工作，確保所錄入的人事資料的準(zhǔn)確性。第二，保密措施完善中，可應(yīng)用防火墻及硬件系統(tǒng)防護(hù)的方式預(yù)防黑客，定期、定時(shí)核查電腦病毒庫并給予更新處理，有利于降低黑客入侵系統(tǒng)的概率。第三，內(nèi)網(wǎng)屏障構(gòu)架中，事業(yè)單位技術(shù)人員需運(yùn)用適合企業(yè)的殺毒軟件，確保軟件的使用期限、簽名認(rèn)證、加密管理均符合管控要求。通過搭建可靠的防護(hù)管理體系，在一體化的監(jiān)督分析中消除管理漏洞，進(jìn)而降低資料遺失、檔案失真、檔案亂碼的消極影響。例如可運(yùn)用C語言、Pascal語言對(duì)重要檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行二次加密，再給予重新組排優(yōu)化，有利于全面提高信息數(shù)據(jù)的真實(shí)度。

2.2 完善基礎(chǔ)服務(wù)設(shè)施

打造優(yōu)質(zhì)的服務(wù)體系，依據(jù)事業(yè)單位的管理要求、資料存儲(chǔ)要求配置符合檔案管理體系的技術(shù)設(shè)施，具體應(yīng)從軟件和硬件兩方面技術(shù)進(jìn)行。第一，硬件技術(shù)配置中，需運(yùn)用大數(shù)據(jù)模式進(jìn)行資料收集工作，同時(shí)擴(kuò)充RAM、ROM儲(chǔ)存器的基礎(chǔ)容量，以便同時(shí)存儲(chǔ)多項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)。同時(shí)，管理人員還應(yīng)給予必要的硬件加固提高數(shù)據(jù)分類、存儲(chǔ)的有效性。另外，應(yīng)選擇先進(jìn)的管理模式，落實(shí)資料存儲(chǔ)、硬件服務(wù)、資料分析措施，在必要的服務(wù)保障、管理協(xié)調(diào)的過程中處理好基礎(chǔ)服務(wù)數(shù)據(jù)，有利于凸顯出電子存儲(chǔ)功能的應(yīng)用價(jià)值。第二，軟件技術(shù)優(yōu)化中，應(yīng)引入智能化檔案管理系統(tǒng)，從檔案收集、檔案存儲(chǔ)、檔案共享三個(gè)角度進(jìn)行優(yōu)化。首先，檔案收集中，應(yīng)建立智能化掃描服務(wù)機(jī)制，通過落實(shí)“一體化”的檔案新建、上傳、修改工作，給予必要的打印整理，再確定各個(gè)檔案的數(shù)字編號(hào)；其次，檔案規(guī)整中，應(yīng)對(duì)所分類的檔案進(jìn)行注冊(cè)、標(biāo)號(hào)、分類，最后給予入庫優(yōu)化；最后，檔案共享中，可依據(jù)利用、統(tǒng)計(jì)、編研、鑒定等方面確立管理、搜索、分類以及數(shù)據(jù)銷毀體系，能全面提升軟件的服務(wù)效率。需要注意的是，通過開發(fā)信息化管理模式，要求職工自行錄入基礎(chǔ)資料，進(jìn)而提高資料的完整度。例如職工可運(yùn)用該系統(tǒng)查詢到自己的資料信息，如姓名、年齡、工作年限等資料，同時(shí)也可運(yùn)用篩查關(guān)鍵詞針對(duì)性查到指定檔案，有利于減少傳統(tǒng)檔案的篩查、分析所需求的時(shí)間?？傊?，事業(yè)單位應(yīng)明確信息化建設(shè)要求，在完善單位檔案管理的過程中建立服務(wù)軟件，進(jìn)而提升管理的可行性。

2.3 確立信息化服務(wù)網(wǎng)站

運(yùn)用“云數(shù)據(jù)”進(jìn)行數(shù)據(jù)歸檔工作，能讓整體檔案管理模式更為可靠。因此，服務(wù)網(wǎng)站可從以下模式進(jìn)行創(chuàng)新：第一，服務(wù)網(wǎng)站應(yīng)包含基礎(chǔ)檔案的分類要求及篩查要求，促使職工能夠輸入年份、關(guān)鍵詞等詞匯進(jìn)行檔案存儲(chǔ)工作。在此過程中，管理人員也需要及時(shí)更新檔案數(shù)據(jù)，確保各類基礎(chǔ)服務(wù)信息能夠在現(xiàn)代化的服務(wù)模式中進(jìn)行創(chuàng)新。第二，網(wǎng)站內(nèi)部建設(shè)中，應(yīng)配置線上咨詢服務(wù)，同時(shí)升級(jí)底端數(shù)據(jù)項(xiàng)目，確保所查閱、下載的資料能夠在必要的信息共享、數(shù)據(jù)更新中實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。針對(duì)此，事業(yè)單位管理人員可與軟件服務(wù)工作建立合作關(guān)系，并以此制定相應(yīng)的數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)，這對(duì)于后期檔案數(shù)據(jù)歸檔和分類工作提供了技術(shù)支持。需要注意的是，管理人員應(yīng)做好關(guān)鍵數(shù)據(jù)的監(jiān)管工作，確立出符合運(yùn)營(yíng)管理的發(fā)展模式，進(jìn)而提高綜合管理的質(zhì)量。第三，技術(shù)人員需結(jié)合新時(shí)代背景及不同數(shù)據(jù)的管理要求、管理?xiàng)l件配置信息化服務(wù)模式，利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行資料的查閱、存儲(chǔ)、共享服務(wù)，調(diào)研各項(xiàng)檔案真實(shí)性。若部分檔案信息與紙質(zhì)檔案存在一定出入時(shí)，管理人員需對(duì)這兩項(xiàng)資料進(jìn)行進(jìn)一步核查，同時(shí)運(yùn)用自動(dòng)化技術(shù)分析資料核查方向，確保整體服務(wù)模式、信息化建設(shè)模式符合信息化管理需求?？傊芾砣藛T需依據(jù)事業(yè)單位的資料、檔案管理需求確立“一體化”管理思路，進(jìn)而提升檔案信息的真實(shí)度，也能提升資料的完整度。

3 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)、推廣、發(fā)展中，管理人員應(yīng)建立完整詳實(shí)的運(yùn)行機(jī)制，完善出檔案管理的服務(wù)要求，確保各類財(cái)務(wù)、人事資料檔案等信息能在有效的檢出方法中進(jìn)行關(guān)鍵詞提取、信息分類的等要求，以期更快為管理人員提供指定的數(shù)據(jù)內(nèi)容，提高事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益。