行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)與資源共享研究

劉文鉑

（安國(guó)市行政審批局，河北 安國(guó) 071200）

1 引言

信息技術(shù)的發(fā)展，為行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)提供了保障，也積極地促進(jìn)了檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的限制，開始朝著數(shù)字化檔案的方向發(fā)展，縮減了檔案管理的中間流程，工作人員的工作效率得到了明顯的提升，資源得以整合，為共享信息資源奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。所以，做好行政事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)顯得極為重要，需要積極的探尋檔案信息化建設(shè)和資源共享的有效 路徑。

2 行政事業(yè)單位信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

新時(shí)期，為了更好地促進(jìn)行政事業(yè)單位加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，就需要確認(rèn)行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的具體內(nèi)容，聯(lián)系目前檔案建設(shè)的實(shí)際情況，建立起科學(xué)的管理意識(shí)，提升檔案實(shí)時(shí)共享的功能，積極推進(jìn)檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

2.1 提升信息化管理意識(shí)

新時(shí)期，行政事業(yè)單位對(duì)檔案的信息化管理提出了較高的要求，不管是單位的負(fù)責(zé)人，亦或是直接進(jìn)行檔案管理的工作人員都要建立起信息管理意識(shí)，尤其是領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)檔案的信息化建設(shè)加以重視，要在不同場(chǎng)合明確提出檔案信息化建設(shè)的重要性，要讓所有的工作人員都能夠積極地參與進(jìn)來，為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境氛圍。與此同時(shí)，行政事業(yè)單位的管理人員需要自主地建立起信息化管理意識(shí)，主動(dòng)學(xué)習(xí)，提升能力，創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理手段，在檔案管理過程中運(yùn)用信息化技術(shù)，提升管理水平，積極促進(jìn)檔案管理工作健康有序地開展。

2.2 加強(qiáng)檔案資源共享功能

信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息資源已經(jīng)突破了時(shí)間和空間的限制，行政事業(yè)單位直接通過網(wǎng)絡(luò)就能夠及時(shí)地獲取需要的資料，相關(guān)部門檔案信息收集的水平得到明顯的提升，有價(jià)值的信息也能夠在網(wǎng)絡(luò)上共享，實(shí)現(xiàn)了信息的高效利用。信息化建設(shè)一方面減少了工作人員的工作量，緩解了工作壓力，另一方面，信息化建設(shè)也增進(jìn)了檔案管理部門和其他行政事業(yè)單位之間的聯(lián)系，及時(shí)有效的互動(dòng)，收集檔案資料的效率明顯提升，資源內(nèi)容得以豐富，這樣檔案的重要作用也就充分發(fā)揮出來。

2.3 推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的步伐

檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是推進(jìn)檔案資源共享的前提保證，目前很多行政事業(yè)單位都將檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)作為檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)，數(shù)據(jù)庫建設(shè)是系統(tǒng)工程，在過程中務(wù)必夯實(shí)基礎(chǔ)，在其中增加人力、物力和財(cái)力的投入，盡可能地運(yùn)用先進(jìn)的儀器設(shè)備，對(duì)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)加以完善。檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)需要作為檔案建設(shè)的重要部分，要聯(lián)系單位的實(shí)際情況，對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容加以豐富，并在此基礎(chǔ)之上，靈活地運(yùn)用大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)，形成能夠促進(jìn)行政事業(yè)單位發(fā)展的信息，更好地推動(dòng)行政事業(yè)單位的有序發(fā)展。

3 行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)和資源共享

不管是行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，亦或是資源共享都是檔案管理的重要組成，在建設(shè)過程中，首先需要構(gòu)建完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，其次要加強(qiáng)軟件建設(shè)，最后需要提升工作人員的整體素養(yǎng)，從多個(gè)方面出發(fā)，提升檔案信息資源利用率，進(jìn)而能夠更好地促進(jìn)行政事業(yè)單位的發(fā)展。

3.1 完善的檔案信息化管理體系

伴隨著信息化進(jìn)程的加快，為了促進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作的有序開展，作為領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)檔案信息管理體系的建設(shè)加以重視，要完善相關(guān)機(jī)制和內(nèi)容，要將工作人員信息化建設(shè)的主動(dòng)性和積極性最大限度地調(diào)動(dòng)起來，要將檔案管理制度落實(shí)下去，確保明確到具體的責(zé)任人身上。單位領(lǐng)導(dǎo)要在信息化管理體系建設(shè)過程中發(fā)揮出重要的帶頭作用，聯(lián)系單位的實(shí)際情況，制定詳細(xì)的方案，要將信息化建設(shè)的流程和具體細(xì)節(jié)加以明確。同時(shí)，建立在信息化建設(shè)的基礎(chǔ)之上，實(shí)現(xiàn)資源的有效整合，將相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)下去，實(shí)現(xiàn)信息共享，進(jìn)一步提升行政事業(yè)單位的綜合管理水平。

3.2 加強(qiáng)檔案信息化軟件和硬件建設(shè)

是否具有健全完善的軟件和硬件設(shè)施，會(huì)對(duì)行政單位檔案信息化建設(shè)的效果產(chǎn)生較為直接的影響，所以需要對(duì)這項(xiàng)工作加以重視，為信息化建設(shè)的有序開展提供保障。單位需要給信息化建設(shè)提供充足的資金，要將其作為年度計(jì)劃中的重要部分，專門設(shè)立專項(xiàng)資金，要及時(shí)地向上級(jí)匯報(bào)建設(shè)的進(jìn)展，要盡可能多地獲得上級(jí)部門的支持，此外，上級(jí)部門還需要系統(tǒng)論證行政單位信息化建設(shè)的實(shí)際情況，避免重復(fù)建設(shè)現(xiàn)象的出現(xiàn)，尤其是在新時(shí)期，對(duì)行政單位的信息化建設(shè)要求比較高，特別需要配置相應(yīng)的軟件和硬件設(shè)備，確保檔案信息化建設(shè)能夠滿足時(shí)代發(fā)展的需要。

3.3 提升工作人員的整體水平

工作人員的整體水平會(huì)對(duì)檔案信息化建設(shè)和資源共享工作的開展產(chǎn)生直接影響，所以需要加強(qiáng)培訓(xùn)，提升其整體素養(yǎng)，進(jìn)而能夠更好地開展檔案信息化建設(shè)，具體可以從以下幾方面出發(fā)：第一，需要定期的組織培訓(xùn)，針對(duì)業(yè)務(wù)能力進(jìn)行培養(yǎng)，這樣才能更好地開展信息化建設(shè)；第二，需要提升管理人員的素養(yǎng)，不僅要加強(qiáng)職業(yè)素養(yǎng)和價(jià)值理念上的教育，而且還需要聯(lián)系單位發(fā)展的需要，將檔案管理系統(tǒng)維護(hù)等作為學(xué)習(xí)的重點(diǎn)，要讓管理人員能夠更加靈活地掌握先進(jìn)的辦公設(shè)備，要將管理人員在檔案信息化建設(shè)和資源共享中的重要性最大限度地發(fā)揮出來，能夠更好地加強(qiáng)信息化建設(shè)，進(jìn)一步的提升行政事業(yè)單位檔案信息化的整體水平。