淺議信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題和對(duì)策

井 勃

（西安地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)院有限公司，陜西 西安 710000）

在信息化時(shí)代背景下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在各行業(yè)領(lǐng)域中得到廣泛應(yīng)用，在企業(yè)檔案管理中，檔案資料作為重要的信息資源，其利用價(jià)值也越來越受到重視，因此需要通過檔案管理水平的提高，使檔案信息的有效利用率提升，在企業(yè)發(fā)展中充分發(fā)揮其作用，其中企業(yè)檔案管理工作加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)至關(guān)重要，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的有效創(chuàng)新。

1 信息化檔案管理概述

通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，借助計(jì)算機(jī)對(duì)各類資料數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、整理、加工，有利于后期信息資料的開發(fā)利用，更好地在企業(yè)發(fā)展建設(shè)中充分發(fā)揮作用。因此，在信息時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理模式需要改革和創(chuàng)新，從以往的繁瑣、低效率的人工方式向快捷、高效的智能信息化方式轉(zhuǎn)變，使檔案管理工作效率有效提高。另外，檔案管理信息化工作主要涉及建設(shè)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)、信息化建設(shè)細(xì)則規(guī)范化、構(gòu)建資源管理平臺(tái)、開發(fā)系統(tǒng)軟件幾方面內(nèi)容。在進(jìn)行檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，需要圍繞信息化、數(shù)字化、現(xiàn)代化的建設(shè)核心，對(duì)資源平臺(tái)進(jìn)行有效構(gòu)建，使國家與企業(yè)之間的聯(lián)動(dòng)得以強(qiáng)化，從而進(jìn)一步促進(jìn)信息化檔案基礎(chǔ)管理平臺(tái)的建立，同時(shí)通過分級(jí)制以及規(guī)范化細(xì)則的建設(shè)，結(jié)合企業(yè)自身實(shí)際情況，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，對(duì)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制定。

2 信息時(shí)代下企業(yè)檔案管理工作存在的問題

2.1 安全問題

傳統(tǒng)檔案管理工作主要集中于實(shí)地檔案管理與人員管理，因此檔案安全性能夠得到有效保障，管理人員只需要做好檔案室管理工作，約束好檔案管理人員即可。但在信息時(shí)代下，檔案管理工作安全問題更加嚴(yán)峻，檔案管理工作依賴于檔案管理系統(tǒng)，但系統(tǒng)處于開放的網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，容易被不法分子、競爭對(duì)手所竊取。因此企業(yè)在開展檔案管理工作時(shí)，必須加強(qiáng)硬件、軟件管理，確保管理工作安全性能夠得到有效保障。

2.2 檔案資料利用率不高

因企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理相關(guān)人員對(duì)檔案管理工作缺乏重視，對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)度不足，使檔案資料的有效利用率不高，同時(shí)在檔案管理工作中，人員配備以及資金投入力度相比較少，也導(dǎo)致檔案管理水平受到影響。隨著企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展，檔案信息資源不斷增加，使工作人員的工作量大幅度提高，需要耗費(fèi)大量時(shí)間進(jìn)行檔案資源的收集、整理和編輯以及歸檔等。傳統(tǒng)的查閱過程也需要耗費(fèi)大量時(shí)間去查找，一旦出現(xiàn)孤本檔案紙質(zhì)損壞的情況，還需要花費(fèi)時(shí)間進(jìn)行修復(fù)，使檔案資源的利用率降低。

2.3 管理人員和專業(yè)技能不足

對(duì)所有企業(yè)來說，檔案是企業(yè)不可或缺的一部分，既是企業(yè)資產(chǎn)的依據(jù)也是載體，既是一個(gè)企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)也是管理能力的集中體現(xiàn)。但是檔案管理工作并不像企業(yè)研發(fā)、銷售等部門一樣對(duì)企業(yè)發(fā)展有強(qiáng)力的推動(dòng)作用，一般企業(yè)也很少針對(duì)檔案管理設(shè)計(jì)績效指標(biāo)。對(duì)很多企業(yè)來說，檔案管理崗位的角色更像是“資料保管員”，企業(yè)在檔案管理崗位人員招聘的學(xué)歷、年齡等限制都較松。

3 檔案管理工作的創(chuàng)新策略

3.1 檔案人員綜合素質(zhì)提升

企業(yè)檔案管理工作人員綜合素質(zhì)提高對(duì)于有效保證檔案管理服務(wù)水平有著重要的影響。首先，需要提高工作人員對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，完善檔案管理制度，使工作人員的管理觀念得以創(chuàng)新，使工作責(zé)任心有效提高。其次，企業(yè)應(yīng)定期組織工作人員進(jìn)行專業(yè)技能和管理知識(shí)的培訓(xùn)，使其綜合素質(zhì)和專業(yè)技能提高，對(duì)檔案管理工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行更新，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)予以充分了解和掌握，為檔案管理的信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。最后，為了有效調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，應(yīng)制定相應(yīng)的激勵(lì)及獎(jiǎng)懲制度，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效規(guī)范，使檔案管理水平有效提升，資料信息的有效性、全面性和真實(shí)性得以有效保證。

3.2 保障檔案數(shù)據(jù)安全

企業(yè)檔案管理工作信息化過程中，一定要保障其安全性、可靠性。具體方法如下：

1）將企業(yè)檔案管理內(nèi)容進(jìn)行安全等級(jí)分級(jí)，對(duì)于絕密檔案應(yīng)該特殊保管、多份備案。

2）日常中做好檔案管理數(shù)據(jù)庫安全維護(hù)工作，定期升級(jí)管理系統(tǒng)。

3）聘請(qǐng)專業(yè)團(tuán)隊(duì)提供檔案管理數(shù)據(jù)庫安全服務(wù)，確定是否有人進(jìn)行非法入侵。

4）定期更換口令、命令，劃分檔案管理系統(tǒng)管理權(quán)限。

5）檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，約束個(gè)人行為。

3.3 建立企業(yè)檔案信息化風(fēng)險(xiǎn)防控體系

在檔案信息化的進(jìn)程中，信息安全是重中之重，建立檔案信息化風(fēng)險(xiǎn)防控體系是集團(tuán)發(fā)展的必要措施。首先，要合理維護(hù)硬件設(shè)備。計(jì)算機(jī)、服務(wù)器等硬件設(shè)備作為集團(tuán)員工接觸信息的媒介，在使用過程中應(yīng)該確保信息從服務(wù)器到終端的順暢。特別是要加強(qiáng)對(duì)服務(wù)器的維護(hù)，實(shí)時(shí)監(jiān)測機(jī)房的溫度，并定期對(duì)線路進(jìn)行維修檢查，避免線路老化造成信息傳輸不通暢甚至因短路引發(fā)的火災(zāi)。其次，應(yīng)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部人員的職業(yè)道德修養(yǎng)，防范企業(yè)內(nèi)部的腐敗，可以和一些檔案管理人員簽署保密責(zé)任書。另一方面，還應(yīng)該加強(qiáng)信息安全技術(shù)的研發(fā)。由于集團(tuán)的下屬企業(yè)和機(jī)構(gòu)遍布全國，因此想要建設(shè)大規(guī)模的局域網(wǎng)絡(luò)顯然不現(xiàn)實(shí)。因此集團(tuán)應(yīng)通過系統(tǒng)加密、對(duì)所有聯(lián)網(wǎng)設(shè)備加裝安全控件等措施防止病毒攻擊，并將一些核心信息分開處理。

4 結(jié)束語

在信息時(shí)代背景下，企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案管理工作加強(qiáng)重視，對(duì)傳統(tǒng)的管理觀念予以轉(zhuǎn)變，但企業(yè)運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)也在不斷加大，企業(yè)在發(fā)展過程中要加強(qiáng)管理科學(xué)性。從而，提升主動(dòng)創(chuàng)新意識(shí)，合理利用先進(jìn)信息技術(shù)，推動(dòng)信息化水平的提升，優(yōu)化檔案利用環(huán)節(jié)，推動(dòng)管理水平的提升。