電子檔案存檔的問題及應(yīng)對策略研究

季建東

（吉林省通榆縣委統(tǒng)戰(zhàn)部，吉林 白城 137200）

1 電子檔案存檔的問題

1.1 電子檔案安全保存儲的格式不規(guī)范

不同文件的存檔要求都不同，電子文件如果想要長期得到保存就必須注意兩個方面的內(nèi)容，分別是電子檔案的原真性與可識讀性。

1）原真性主要體現(xiàn)在視頻質(zhì)量的合格程度以及不可編輯性。一是，為了保護(hù)電子檔案的安全性，通常將一些已被長期使用的電子檔案設(shè)置成為不可編輯模式。二是，要使視頻能夠長期利用和保存，就必須要對視頻進(jìn)行一定程度的壓縮，而在壓縮的過程中就會對視頻的原真性有一定影響。因而需要采用合適的電子存檔格式。

2）可識讀性主要由多種軟硬件等技術(shù)環(huán)境的支持以及壓縮標(biāo)準(zhǔn)和封裝格式的標(biāo)準(zhǔn)化程度決定?？勺R讀性是長期保存的檔案最基本的要求。一些長期存儲的電子檔案經(jīng)常使用一些國際化標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行存儲等，不僅要用合適的殺毒軟件保證檔案的安全，還要注意做好重要文件的備份工作。

1.2 檔案管理人員的素質(zhì)、能力參差不齊

處于當(dāng)今信息化的社會，檔案管理人員必須掌握信息技術(shù)，以確保電子檔案的安全。目前在機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位從事檔案管理人員的素質(zhì)、能力表現(xiàn)參差不齊，有的是專業(yè)知識了解不多，檔案管理工作能力不強(qiáng)，直接導(dǎo)致檔案管理工作水平偏低，問題也層出不窮。另外，還有一些檔案管理人員認(rèn)識不到這項工作的重要性，不作為、不服務(wù)的現(xiàn)象也不少。因此，檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)能力對電子檔案的安全性起著至關(guān)重要的作用。

1.3 存儲電子檔案軟件的穩(wěn)定性不足

保證存儲檔案的穩(wěn)定性是長期存儲的檔案的要求之一。影響檔案存儲的穩(wěn)定性主要由以下幾個方面：

1）計算機(jī)的硬件及軟件問題。現(xiàn)在信息化社會快速發(fā)展，電子產(chǎn)品的更新速度也是越來越快，如果電子產(chǎn)品過于陳舊，就會對等檔案存儲有一定影響。在軟件方面，由于電子產(chǎn)品的不斷升級，要研發(fā)合適的電腦軟件系統(tǒng)以確保存儲檔案的穩(wěn)定性。

2）存儲檔案管理的工作人員的技術(shù)水平。存檔工作人員的技術(shù)水平也要跟得上時代更新的步伐，掌握先進(jìn)的存儲技術(shù)水平，對各種存儲方式有一定的了解。同時還應(yīng)該積極對各種系統(tǒng)軟件進(jìn)行開發(fā)，使得電子檔案管理的計算機(jī)能夠得到完善的防護(hù)系統(tǒng)，對電子檔案的安全性、穩(wěn)定性提供有力保障。

2 解決電子檔案存檔問題的應(yīng)對策略

2.1 建立統(tǒng)一的電子檔案管理制度

為了確保電子檔案的安全使用，國家應(yīng)該建立統(tǒng)一的電子檔案管理制度。統(tǒng)一的電子管理制度不僅可以方便對電子檔案的統(tǒng)一管理和各地區(qū)之間的交流，而且有利于系統(tǒng)的升級。首先，在電子管理安全方面，必須保證進(jìn)入檔案室的人員確認(rèn)身份后再允許其進(jìn)入。其次，將電子檔案管理的具體責(zé)任落實到人，還要定期進(jìn)行檔案的移交過程，確保檔案的完整性和安全性。建立統(tǒng)一的電子檔案管理制度應(yīng)該包括管理人員要做好對重要文件的備份；為了防止病毒對重要文件造成破壞，對重要文件進(jìn)行備份以及做好相應(yīng)的電腦防護(hù)措施也應(yīng)該列入電子檔案的統(tǒng)一管理制度。

2.2 提高檔案管理人員的能力

為了保護(hù)電子檔案的安全，重中之重是加強(qiáng)對檔案管理人員的監(jiān)督管理。首先，電子檔案管理人員要有良好的知識水平。掌握足夠多的專業(yè)知識，有一定的管理能力，能夠熟練地掌握存儲技術(shù)。其次，要有良好的個人素質(zhì)和政治素質(zhì)。檔案分保密檔案和公開檔案兩種，當(dāng)今社會為了一己私利而泄露保密檔案的事件屢見不鮮。因此，為了檔案的安全性，存儲工作人員一定要有良好的個人素質(zhì)和政治素質(zhì)，堅持自己的職業(yè)操守。第三，管理人員要熱愛自己的工作，認(rèn)識到檔案管理的重要性。管理人員在自己的崗位上要認(rèn)真負(fù)責(zé)，及時了解黨和國家的最新動向，做到認(rèn)真貫徹落實習(xí)近平總書記的系列講話，爭取在自己的崗位上為國家貢獻(xiàn)一份自己的力量。

2.3 貫徹國家檔案局相關(guān)文件提升電子檔案工作者的服務(wù)質(zhì)量

為了規(guī)范電子檔案的管理，國家檔案局2018年12月14日發(fā)布了第14號令《國家檔案局關(guān)于修改〈電子公文歸檔管理暫行辦法〉的決定》，將《辦法》第七條修改為：“符合國家有關(guān)規(guī)定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔。電子公文歸檔應(yīng)當(dāng)符合電子文件歸檔和電子檔案管理的要求?！鞭k法的發(fā)布為電子檔案的管理提供了法律依據(jù)，隨著互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)的發(fā)展，電子檔案的管理也應(yīng)用逐步擴(kuò)大，為了適應(yīng)電子檔案管理的有序開展，提升電子檔案工作者的服務(wù)意識和服務(wù)質(zhì)量顯得尤為重要。電子檔案不應(yīng)僅限于將以前的紙質(zhì)檔案數(shù)字化，而應(yīng)利用數(shù)字化的好處，通過實際工作，在相關(guān)單位之間建立了信息交流平臺，高質(zhì)量的電子檔案是分享平臺的數(shù)據(jù)庫，所有這些數(shù)據(jù)收集和積累活動都旨在提高工作的效率。提高對服務(wù)的認(rèn)識和提高服務(wù)的質(zhì)量，需要繼續(xù)在日常電子存檔業(yè)務(wù)中不斷創(chuàng)新，使電子存檔人員能夠更迅速地進(jìn)入這些領(lǐng)域。提高檔案的質(zhì)量，使電子檔案的使用者能夠更全面、更迅速地查閱。由于各單位的特點，擁有大量的數(shù)據(jù)平臺，在不同的數(shù)據(jù)平臺之間共享電子檔案，最大限度地便利普通員工。為員工提供高效、及時的服務(wù)，并為管理者提供一個質(zhì)量控制和分析的數(shù)據(jù)庫。在新的環(huán)境中充分利用信息技術(shù)的好處，提高技術(shù)競爭力。為了提高服務(wù)質(zhì)量，需要不斷優(yōu)化電子檔案的工作流程，并在收集、傳輸和使用電子檔案信息的所有渠道中共享資源，以提高用戶工作的效率。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在實踐中，可以使用兩種媒體卡、便于電子檔案的存檔和查閱。這可以避免重復(fù)存檔問題，并節(jié)省職工的大量盲目等待時間。

2.4 完善電子檔案計算機(jī)的硬件及軟件

在當(dāng)今信息高速發(fā)展的社會，電子信息技術(shù)高速發(fā)展，電子產(chǎn)品更新的速度越來越快，在電子檔案管理反面一定要保證電子檔案計算機(jī)的硬件和軟件都保持在最好的狀態(tài)。電腦硬件太過陳舊會使得一些比較高級的電腦軟件無法使用，這樣就使得電子檔案計算機(jī)的配備較低，更容易遭到病毒以及人為的一些破壞，所以一定要完善電子檔案計算機(jī)的硬件。另外，在軟件方面，更要設(shè)計穩(wěn)定、利于運行的、防護(hù)安全性更高的軟件，加強(qiáng)對病毒的防御作用。在日常的電子檔案工作過程中，在不知情的情況下就會攜帶了一些病毒，造成了信息源的被侵染，從而導(dǎo)致使用者電子檔案的損壞與丟失。因此，完善電子檔案計算機(jī)的硬件及軟件是必須防范和高度注意的問題。

3 結(jié)束語

綜上述，伴隨著國家的進(jìn)步，科技的發(fā)展，我們進(jìn)入了當(dāng)今信息化高度發(fā)展的21世紀(jì)。在電子信息技術(shù)高度發(fā)展的進(jìn)程中，信息化的高科技已經(jīng)存在于我們生活的方方面面。正如我們的檔案已經(jīng)由最初的紙質(zhì)版轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影妗５请娮訖n案目前的存檔仍然存在很大的問題，電子檔案的安全性仍然是一個較大的隱患。故而了解電子檔案目前存在的問題以及應(yīng)對策略是當(dāng)下不容忽略的一個課題。