醫(yī)院檔案管理中檔案信息化建設(shè)的作用及價值

朱琛琛

（河北省皮膚病防治院，河北 保定 071000）

人們生活水平不斷提高，更加重視健康問題，檔案是醫(yī)院管理中一項重要工作，是醫(yī)院各項工作順利進行重要的途徑，因此做好檔案管理工作至關(guān)重要，在進行醫(yī)院檔案管理的過程中，引入信息技術(shù)完善檔案管理系統(tǒng)，提升檔案信息化建設(shè)的價值，提高檔案信息管理的效率和服務(wù)水平。

1 醫(yī)院檔案信息化的核心內(nèi)容

醫(yī)院進行檔案信息化管理的注意事項：1）全面做好紙質(zhì)記錄，為信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)依據(jù)；2）完善醫(yī)院內(nèi)部人員的人力資源管理，促進檔案信息化建設(shè)的有序進行；3）整理醫(yī)院內(nèi)部化驗、檢測等檔案，轉(zhuǎn)換成信息形式的文件儲存；4）整理醫(yī)院中的各種儀器、后勤及設(shè)備等檔案，使檔案信息更全面；5）整理好所有患者的病例、處方信息。6）整理醫(yī)院內(nèi)部各類型的反饋信息，均以信息化的形式儲存[1]。

2 檔案信息化建設(shè)的作用及價值

1）檔案信息化建設(shè)可促進醫(yī)療事業(yè)發(fā)展。我國醫(yī)療體系不斷完善，促進醫(yī)院的快速發(fā)展，醫(yī)院每天都會有大量患者，產(chǎn)生大量患者信息，為了提高醫(yī)護人員的工作效率，醫(yī)院應引入信息化檔案管理系統(tǒng)，方便醫(yī)護人員快速獲取患者信息。檔案信息化建設(shè)可提高醫(yī)院各項工作的有序進行，進而完善醫(yī)院內(nèi)部管理體系。醫(yī)院服務(wù)于患者的重要基礎(chǔ)是信息化管理，進而為社會作出更大的貢獻。通過網(wǎng)絡(luò)進行信息化管理較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理手段更方便，進而提升醫(yī)院信息化管理水平。如，信息化管理可取代傳統(tǒng)手工記錄，如掛號、繳費時，使用就診卡時，掃描條形碼即可獲取患者的化驗、檢查等資料信息，信息化管理方式可有效地縮短患者就診時間，提高醫(yī)護人員的工作效率。

2）提高醫(yī)院管理水平。檔案信息化建設(shè)要以檔案資料為基礎(chǔ)。在醫(yī)院管理方面，應根據(jù)檔案信息制定相應策略，如在病房后藥品區(qū)域管理方面，應根據(jù)檔案中的標準條框采用相應的措施。傳統(tǒng)人工查詢和記錄方式會給醫(yī)院管理工作帶來更大的工作量及壓力。檔案信息化建設(shè)，可使患者在就醫(yī)時將個人信息、患病信息錄入就診卡內(nèi)，診治過程中，醫(yī)生可通過系統(tǒng)顯示的信息結(jié)合當時的病情快速進行診治。在住院病人管理方面，錄入病人的入院、藥物治療、治療過程各項指標檢查記錄等，應用相應的診治方案，幫助病人快速恢復健康。在出現(xiàn)相似病情患者后，醫(yī)生可以調(diào)取相關(guān)資料，進而提升治療效率。在醫(yī)院日常工作中，管理人員可隨時登錄系統(tǒng)，查看病例報表、工作會議記錄、人員流動狀況等，通過降低檔案管理的難度系數(shù)，可促進醫(yī)院管理工作的順利進行。檔案信息化建設(shè)可以確保信息數(shù)據(jù)的準確性，進而確保醫(yī)院管理工作的效果。在醫(yī)療行業(yè)競爭激烈的環(huán)境下，醫(yī)院除了加強醫(yī)療器械的配置外，還可通過建設(shè)檔案信息化來提升醫(yī)院的服務(wù)治療及管理水平，提高醫(yī)院的整體競爭力[2]。

3）醫(yī)院檔案信息化可提升管理者的水平。將信息化技術(shù)引入檔案管理中，既能簡化管理工作流程、提升管理效率，還可提升檔案管理者的管理水平。檔案信息化管理需要各種計算機技術(shù)支撐，使管理流程步入正規(guī)化、流程化，有利于管理者掌握更多先進的管理方法及管理技術(shù)，在不斷的管理過程中，持續(xù)提高其管理水平。

3 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的策略

1）提高醫(yī)院對檔案信息化建設(shè)重視度。檔案的信息化管理與各項工作是否能夠順利進行有關(guān)，因此，醫(yī)院內(nèi)部相關(guān)人員皆應重視檔案信息化建設(shè)工作，使此項工作更加完善。醫(yī)院管理者對檔案信息化建設(shè)應有高度的認識，并全力支持信息化建設(shè)的力度，為檔案信息化建設(shè)提供所需的信念、物質(zhì)基礎(chǔ)。在醫(yī)院檔案管理工作中，應及時做好工作中的反饋，全面重視檔案信息化建設(shè)，加速其構(gòu)建完成。

2）確保錄入的檔案信息準確無誤。醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)初期，需要檔案管理人員將紙質(zhì)檔案錄入計算機系統(tǒng)中，該工作是信息化工作的重點，若管理人員在錄入時未能保證信息的真實性，會造成后續(xù)的檔案管理出現(xiàn)失誤情況。因此，要求檔案管理人員應認真核對錄入的信息，確保信息的真實性，進而保證后續(xù)工作順利進行。

3）優(yōu)化醫(yī)院信息化檔案管理系統(tǒng)。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中，應結(jié)合醫(yī)院的內(nèi)部實際情況，建立完善的管理系統(tǒng)，并進行不斷地更新與優(yōu)化，達到不斷提高檔案管理效率的目的。充分利用管理系統(tǒng)，為醫(yī)院各部門的各項工作提供有利支持。在進行管理系統(tǒng)優(yōu)化的過程中，應進行各部門間會議討論，進行有效的溝通交流，互相合作。同時應在醫(yī)院內(nèi)部建立檔案信息安全監(jiān)管部門，便于解決檔案信息化建設(shè)期間出現(xiàn)的狀況及系統(tǒng)的日常維護與管理，及時對管理系統(tǒng)進行優(yōu)化，確保信息化軟件的安全運行。

4）加強醫(yī)院檔案信息化管理安全工作。醫(yī)院檔案管理引入信息化技術(shù)，雖然能提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，但安全性方面仍存在弊端，在醫(yī)院信息化檔案管理過程中，管理系統(tǒng)若遇到黑客入侵，檔案信息可能會被盜取或被篡改，極大影響醫(yī)院檔案信息的真實性與完整性，因此，在進行檔案信息化建設(shè)的過程中，應重視信息安全性問題，將機密文件進行加密處理，不斷提升檔案的安全等級，最大程度的確保醫(yī)院檔案信息的安全及完整。

5）嚴格執(zhí)行檔案信息化建設(shè)的基本原則。在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過程中，檔案管理工作人員，應嚴格遵守以下原則：（1）標準性原則。在檔案信息化建設(shè)過程中，需確保每個流程具備一定的標注性及規(guī)范性。（2）實行歸檔雙軌制。為了提高檔案管理工作水平，檔案管理人員還應實行歸檔雙軌制，通過雙重保證來提高檔案管理工作水平。（3）應進行長期管理。因檔案信息具有非常重要的作用及價值，在檔案信息化管理工作中應始終遵守長期管理的原則，將管理工作貫穿始終，全面落實信息化管理工作，充分發(fā)揮檔案信息的價值[3]。

6）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在檔案管理工作中，檔案管理人員是此項工作的主體，檔案管理人員的自身的工作能力及綜合素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的效率，因此，在信息化建設(shè)過程中，應執(zhí)行相應的措施來提升管理人員的綜合素質(zhì)，實踐中可從以下方面進行：使檔案管理人員對信息化建立正確的認知。若想使檔案信息化建設(shè)能順利實施，首先應確保檔案管理人員樹立正確的信息化意識，進而重視信息化管理工作，將管理職責落實到每個管理人員身上。其次，給予檔案管理人員相關(guān)的培訓?？砷_設(shè)信息化管理的知識講座，培訓檔案管理人員全面掌握信息化管理技術(shù)，全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。最后，在培訓中可提升檔案管理人員的道德修養(yǎng)，避免管理人員因個人利益而影響檔案管理工作的質(zhì)量。

4 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院在檔案管理過程中，引入信息化管理取代傳統(tǒng)的檔案管理方式，將信息技術(shù)應用于醫(yī)院檔案管理工作中，管理人員應樹立信息化管理的意識，培訓檔案管理人員相關(guān)信息化知識，保證信息化管理系統(tǒng)的安全性，提升醫(yī)院檔案管理工作效率和質(zhì)量，有利于促進醫(yī)院長遠發(fā)展。