淺談檔案管理信息化建設(shè)

葛冬梅

（鄆城縣醫(yī)療保障局，山東 菏澤 274700）

檔案管理是人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄，其在社會(huì)和企業(yè)的資源管理中有著重要的作用。隨著時(shí)代的變化，信息技術(shù)以及科學(xué)技術(shù)的提高，傳統(tǒng)方式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)。加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)具有重要的意義，可以提高檔案管理的效率，保證檔案管理的質(zhì)量，使檔案管理工作得到更好的發(fā)展。

1 當(dāng)前檔案管理存在的問(wèn)題

檔案中紙質(zhì)版檔案是檔案管理的主要方式，紙質(zhì)版檔案在完善信息時(shí)具有其局限性，在檔案整理時(shí)比較繁瑣，并且在檔案信息查閱時(shí)，尋找較為困難，所以，傳統(tǒng)的管理方式存在著較多的問(wèn)題，不利于信息資源的共享，影響檔案管理的工作效率，使得我國(guó)的檔案管理工作得不到發(fā)展[1]。

1）缺乏對(duì)檔案管理的重視，思想觀念陳舊。檔案管理在社會(huì)和企業(yè)中具有重要的意義，檔案是其單位查閱資料的關(guān)鍵點(diǎn)，但是人們對(duì)檔案的管理工作缺乏重視，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的重要性?，F(xiàn)階段，多數(shù)的企業(yè)缺少對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)和意識(shí)，思想觀念沒(méi)有轉(zhuǎn)變，沒(méi)有真正意識(shí)到信息化建設(shè)的重要性[2]。檔案管理工作仍然處在效率較低的狀態(tài)，而檔案的利用價(jià)值也沒(méi)有真正發(fā)揮出來(lái)，從而導(dǎo)致資源浪費(fèi)的現(xiàn)象。

2）對(duì)檔案建設(shè)投入資金不足。檔案管理是一項(xiàng)工作量比較大的工作，單位和企業(yè)都會(huì)有很多部門，所以檔案要進(jìn)行分類管理，以便于后期檔案的查找。檔案的性質(zhì)決定著檔案的整理工作需要投入人力和物力，需要有完善的電子設(shè)備和軟件設(shè)施，而現(xiàn)在對(duì)檔案的管理工作投入資金較少，影響檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展，阻礙信息資源開(kāi)發(fā)和利用。

3）檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高。檔案工作人員在檔案的管理中處于關(guān)鍵地位，和檔案管理信息化建設(shè)有著直接的關(guān)系。檔案的管理工作是需要由專業(yè)的檔案整理人員來(lái)進(jìn)行的，專業(yè)人員的綜合素質(zhì)較高，但是，在實(shí)際的檔案管理中，很多單位和企業(yè)的檔案管理工作是由非專業(yè)人員開(kāi)展的，沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，靠自己的工作經(jīng)驗(yàn)開(kāi)展檔案管理工作[3]。此外，很多的工作人員沒(méi)有積極的學(xué)習(xí)新的檔案整理規(guī)范，對(duì)于當(dāng)前信息技術(shù)的發(fā)展難以適應(yīng)，已經(jīng)不能滿足需求，從而對(duì)檔案管理信息化建設(shè)產(chǎn)生一定的不良影響。

4）網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題存在隱患。信息技術(shù)的到來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，為檔案管理工作提供了前提條件和有力支持。網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展帶來(lái)便利的同時(shí)也存在著隱患，例如，電腦黑客、電腦病毒對(duì)檔案的安全造成一定的威脅。檔案具有特殊性，檔案具有保密性，因此，檔案的管理工作要保證其嚴(yán)謹(jǐn)性，嚴(yán)格按照檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，注重檔案信息化管理的保密工作。

2 檔案信息化建設(shè)的重要作用

檔案管理的工作量和信息量非常大，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)成為重中之重，紙質(zhì)媒介進(jìn)行錄入和存儲(chǔ)，工作效率得不到提升，在查詢信息時(shí)比較繁瑣?；ヂ?lián)網(wǎng)的利用使得檔案管理工作有了新的進(jìn)展，整理的效率提升了，管理工作也比較方便，加快了其查詢的速度，有利于信息的及時(shí)更新[4]。檔案管理信息化建設(shè)，可以有效促進(jìn)信息資源的共享，并且可以提高檔案管理工作的質(zhì)量，提高管理工作的效率。此外，傳統(tǒng)的管理模式信息丟失的情況比較常見(jiàn)，容易造成損壞，不利于保存，檔案管理信息化建設(shè)可以降低檔案信息丟失率，減少檔案的損傷?；ヂ?lián)網(wǎng)的利用可以將檔案通過(guò)電子文件來(lái)存儲(chǔ)，檔案信息更加規(guī)律完整，保存更加長(zhǎng)久。

3 促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的措施

1）完善檔案管理體系。檔案管理工作是要保證其能夠和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)相吻合，檔案管理者要從市場(chǎng)的實(shí)際情況出發(fā)，建立完善的檔案管理信息化體系，要確保在利用信息時(shí)可以第一時(shí)間檢索出來(lái)。檔案管理工作從該角度出發(fā)，需要在具有專業(yè)能力和高層管理者的領(lǐng)導(dǎo)下開(kāi)展，建立一套檔案管理信息化體系是極其重要的，保證信息的合理開(kāi)發(fā)和利用。傳統(tǒng)的檔案管理是將檔案保存在固定的檔案庫(kù)中，需要查閱信息時(shí)才會(huì)將其尋找出來(lái)，這種方式具有局限性和封閉性[5]。信息化時(shí)代的到來(lái)，使得檔案管理的工作變得更加開(kāi)放，并且檔案信息化體系的建立保證了信息的完整性、規(guī)律性以及數(shù)據(jù)性，同時(shí)方便了人們的查詢。

2）檔案管理信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)。具有專業(yè)化、高素質(zhì)的人才在檔案管理工作中發(fā)揮著重要的作用，其掌握著最新信息技術(shù)的應(yīng)用，可以將信息技術(shù)合理地利用到檔案管理工作中，同時(shí)，專業(yè)的人才隊(duì)伍是檔案管理工作者的基本業(yè)務(wù)要求。定期給予檔案管理者培訓(xùn)，到高校進(jìn)修，及時(shí)進(jìn)行交流，保證其掌握到最新的管理技術(shù)，提高檔案管理者對(duì)信息技術(shù)、有關(guān)的硬件設(shè)備、軟件開(kāi)發(fā)利用的專業(yè)技能。建立具有檔案管理和現(xiàn)代信息技術(shù)較高的全能型人才隊(duì)伍，有利于提高檔案管理人員的能力和綜合素質(zhì)。

3）形成檔案管理工作的前瞻性。檔案管理工作人員的工作范圍、每個(gè)人所負(fù)責(zé)的模塊要進(jìn)行合理地分配，保證整個(gè)檔案管理工作的有序性，提高檔案管理的效率。在實(shí)際的工作期間，如果文件下發(fā)到檔案室要及時(shí)地進(jìn)行處理，這樣可以在第一時(shí)間進(jìn)行歸檔，保證檔案的完整性，避免存放時(shí)間過(guò)久出現(xiàn)損失的情況[6]。不管檔案是處在怎樣的狀態(tài)，管理人員有義務(wù)保證檔案的完整性，如果有借閱人員要及時(shí)地進(jìn)行登記，督促借閱人的歸還，避免丟失造成不良后果。信息技術(shù)的利用，為借閱和查詢信息提供便利，將檔案信息錄入到檔案管理電子系統(tǒng)中，可以以最快的速度將所要查閱的資料尋找出來(lái)，很大程度上提高了人們的查閱效率。信息技術(shù)的利用可以使檔案管理人員充分掌握檔案室的檔案情況，同時(shí)提高檔案管理人員各方面的交流，為檔案管理工作積累有用的經(jīng)驗(yàn)。此外，檔案室工作人員要做好檔案的保密工作，對(duì)于借閱人員以及其他接觸檔案的人員問(wèn)清原因和利用目的，要在檔案系統(tǒng)中設(shè)置登錄和查詢密碼，將具有保密性的檔案設(shè)置成不予公開(kāi)的形式，防止檔案的泄露，造成嚴(yán)重的不良后果。

4 結(jié)語(yǔ)

加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，提高檔案管理工作的效率具有重要的意義，檔案信息化建設(shè)促進(jìn)檔案行業(yè)的快速發(fā)展，為檔案管理工作提供保障和有力的支持。在信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的背景下，提高了檔案信息化、數(shù)字化的管理，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，促進(jìn)了檔案管理信息化的建設(shè)，提高檔案管理工作的有序性和完整性，從而提供優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)。