大數(shù)據(jù)時代做好檔案信息化管理工作的策略

宋山三

（重慶市急救醫(yī)療中心（重慶大學(xué)附屬中心醫(yī)院、重慶市第四人民醫(yī)院），重慶 400014）

對于企業(yè)而言，檔案資料記錄著過去的發(fā)展歷史與珍貴史料，為企業(yè)當(dāng)下決策與未來發(fā)展起到參考的作用。在大數(shù)據(jù)時代之下，檔案信息化管理工作需要克服當(dāng)下存在的問題，利用時代與技術(shù)的便利，從而找到檔案信息化管理的有效策略。

1 檔案信息化管理的實際作用

1）提升工作效率，實現(xiàn)資源共享。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)得到極大的發(fā)展空間，這對于各行各業(yè)而言，為其工作開展提供了極大的便利，檔案管理工作也不例外。在實際的檔案管理工作當(dāng)中，管理人員可以通過先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)檔案信息的采集、歸納、整理以及最終歸檔儲存，使檔案實現(xiàn)信息化管理。這不但能夠節(jié)省管理成本，同時也能夠更好的實現(xiàn)資源共享，提升檔案管理的工作效率[1]。

2）備份重要信息，避免信息遺失。傳統(tǒng)檔案大多采用紙質(zhì)、磁盤等有形介質(zhì)，而且管理辦法相對落后，因此容易受到不可抗力因素以及人為因素影響，導(dǎo)致信息受到破壞以及損害，甚至導(dǎo)致信息遺失。進(jìn)入到信息時代，如果采用傳統(tǒng)的管理模式，很容易導(dǎo)致企業(yè)檔案的安全性受到威脅，同時也容易出現(xiàn)信息儲存不全面的問題。因此將信息技術(shù)與檔案管理充分融合，利用云空間等技術(shù)進(jìn)行檔案保存，在解決存儲安全性的問題之余，還能夠極大的節(jié)省物理空間，是信息備份與存儲更加安全，避免重要信息遺失。

3）提高檔案價值與使用效率。對于檔案管理工作而言，檔案管理部門的主要工作內(nèi)容之一，就是為其他業(yè)務(wù)部門提供信息檢索以及查閱的相關(guān)服務(wù)。傳統(tǒng)管理辦法當(dāng)中檔案管理每一項工作都依賴紙質(zhì)文件，工作效率低、管理成本高但準(zhǔn)確性差。檔案管理信息化、數(shù)字化之后，檔案信息檢索更加快捷和精準(zhǔn)，在降低管理成本的同時也提高了檔案的使用效率，發(fā)揮檔案應(yīng)有的價值[2]。

2 檔案管理信息化存在的問題分析

1）檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一，整體性差。就我國當(dāng)下大多數(shù)企業(yè)而言，在檔案管理方面存在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一，整體性差的問題。首先不同類型的檔案在數(shù)據(jù)格式的使用上存在很大的差異，需要檔案管理人員投入大量的精力與時間將其格式重新調(diào)整統(tǒng)一進(jìn)行歸檔。如果管理人員不調(diào)整直接進(jìn)行歸檔，那么很容易造成文件損壞或者丟失，從而造成不可挽回的損失，因此工作效率較低[3]。其次，在部分企業(yè)的檔案信息化過程中，很多檔案是由紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化錄入而來的，因此難免存在信息不完整的情況，其中一部分是檔案管理人員錄入遺漏造成的，另一部分則是企業(yè)各個部門之間沒有建立有效聯(lián)系，在檔案資料記錄方面沒有做到互通有無，從而造成大量重復(fù)與遺漏檔案存在，最終導(dǎo)致檔案信息準(zhǔn)確性與整體性較差。

2）檔案信息化水平低，安全性差。就我國企業(yè)檔案管理的實際而言，不少企業(yè)目前仍然采用傳統(tǒng)方式進(jìn)行檔案管理工作，沒有相關(guān)信息庫。造成這種問題出現(xiàn)的原因主要有：企業(yè)在檔案管理方面投入不夠、相關(guān)管理人員沒有做到與時俱進(jìn)，導(dǎo)致無法適應(yīng)管理方式的改變、企業(yè)檔案管理相關(guān)的制度缺失，對于檔案管理的重視程度不夠，這些都成為檔案信息化管理的阻礙因素。另外，部分企業(yè)在檔案實現(xiàn)信息化管理，其工作便利性大大提高，但信息平臺的安全性沒有做到位，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部重要資料安全性沒有保障，容易受到來自網(wǎng)絡(luò)的攻擊與篡改，對于企業(yè)而言十分不利[4]。

3）信息化管理平臺缺失，專業(yè)性差。要實現(xiàn)檔案信息化管理，不僅僅需要將檔案數(shù)字化與信息化，同時也需要搭建信息化的管理平臺，其中包括人機交互、遠(yuǎn)程監(jiān)控、云存儲等方面的功能。但當(dāng)下很多企業(yè)的檔案信息化管理還處于初始階段，信息管理平臺缺失，制約了檔案管理的發(fā)展。另外管理人員的信息化素質(zhì)與相關(guān)知識儲備不足，面對行業(yè)改革以及日新月異的技術(shù)發(fā)展，不少管理人員并沒有做好相關(guān)準(zhǔn)備，因此很難提高檔案管理效率。

3 大數(shù)據(jù)時代做好檔案管理信息化的有效策略

1）統(tǒng)一檔案管理數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，提升管理手段。身處大數(shù)據(jù)時代，要做好檔案信息化管理，首先要做的就是統(tǒng)一檔案管理數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，降低檔案管理人員實際工作的難度。這就需要企業(yè)優(yōu)化和完善檔案管理相關(guān)的工作機制，在檔案電子化的過程當(dāng)中制定統(tǒng)一的文件錄入格式，避免檔案管理者二次加工。另外在收集與整理檔案資料時，也注意采用統(tǒng)一的文件格式進(jìn)行填寫，為后續(xù)檔案存儲工作等提供便利。其次，企業(yè)還需要加大檔案管理工作的相關(guān)投入，合理利用互聯(lián)網(wǎng)以及相關(guān)的大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案管理進(jìn)行優(yōu)化，在信息化之初可以采用傳統(tǒng)管理模式與信息化管理模式雙軌并行的辦法，逐步過渡，避免出現(xiàn)重大工作失誤，保證企業(yè)檔案信息有效管理[5]。

2）優(yōu)化檔案信息化水平，提高信息安全性。要做好檔案信息化管理，單純依靠統(tǒng)一數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，同時還需要優(yōu)化檔案信息化水平。一方面，企業(yè)要明確各業(yè)務(wù)部門之間的職責(zé)，檔案管理人員主要依據(jù)規(guī)定將各類文件整理歸檔，對不同部門的檔案進(jìn)行分別保存，定期巡視保證檔案完整。另一方面，需要制定嚴(yán)格的檔案管理制度，減少檔案使用過程當(dāng)中的隨意性與盲目性，對于輸入、下載以及檔案使用的每一個環(huán)節(jié)都有嚴(yán)格的監(jiān)督，避免損毀檔案的意外發(fā)生，提升檔案管理信息化水平。另外，大數(shù)據(jù)時代的特點就是信息開放性更高，檔案資料使用與調(diào)取更加方便，但與此同時在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之下，檔案信息的安全性也有潛在威脅，因此在檔案管理方面應(yīng)當(dāng)充分利用防火墻、病毒防御系統(tǒng)等等，保證檔案信息的安全，同時還要合理利用云存儲空間，做好信息備份，避免檔案信息因外在原因造成遺失和損毀。

3）完善信息化管理平臺，提高管理者素質(zhì)。對于檔案信息化管理而言，最重要的就是搭建信息化平臺，這是檔案信息化管理的基礎(chǔ)。信息化平臺的搭建要從檔案管理工作的需求出發(fā)，不但能夠?qū)崿F(xiàn)對答案資料的實時監(jiān)控，同時也能夠滿足檔案管理一系列工作在平臺上完成的需求。除此而外，信息化管理平臺的完善還能夠使不同業(yè)務(wù)部門之間實現(xiàn)檔案信息共享，使得檔案管理工作更加簡潔、高效和安全，將檔案價值最大化[6]。最后，需要注意的是，做好檔案信息化管理不能忽略對管理者素質(zhì)的提高，這需要企業(yè)為檔案管理相關(guān)工作人員提供更多的學(xué)習(xí)與進(jìn)修機會，定期舉辦相關(guān)培訓(xùn)，提升管理人員業(yè)務(wù)能力與信息技術(shù)水平，從而更好的做好檔案管理工作。

4 結(jié)語

總而言之，身處大數(shù)據(jù)時代，檔案信息數(shù)字化、信息化管理并非朝夕之功，而是一項繁瑣且繁重的任務(wù)，因此各企業(yè)單位在實施之前需做好整體的規(guī)劃。在有明確目標(biāo)的前提之下，結(jié)合時代特點融合當(dāng)下最先進(jìn)的信息技術(shù)手段，優(yōu)化檔案管理的相關(guān)手段與措施，從而建立較為完善的信息管理平臺與制度，從而提高檔案管理的質(zhì)量與效率，以期為企業(yè)發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。