電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理的意義及注意事項(xiàng)分析

張利鋒

（華潤(rùn)電力投資有限公司西南分公司，四川 成都 610000）

進(jìn)入21世紀(jì)，互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)在社會(huì)中的運(yùn)用越來越廣泛，數(shù)字化和智能化的建設(shè)越來越普遍，通過互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)的管理手段可以提高企業(yè)的管理水平，因此，在電力企業(yè)中，檔案管理作為信息儲(chǔ)備管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，由于檔案的內(nèi)容較多且繁雜，在進(jìn)行管理的過程中難度較大，這時(shí)采用數(shù)字化的管理方式可以改變以往紙質(zhì)檔案管理的弊端，避免由于惡略天氣以及意外事故導(dǎo)致的檔案丟失、破損，通過數(shù)字化檔案利用，提升檔案效率，更好地發(fā)揮檔案價(jià)值，從而加快電力企業(yè)信息化的建設(shè)步伐，并強(qiáng)有力的完成時(shí)代賦予的責(zé)任，助力企業(yè)的快速發(fā)展。

1 電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理的意義

在電力企業(yè)中，一般檔案管理都是紙質(zhì)化，但是隨著我國信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，數(shù)字化的管理逐漸成為社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，所謂的數(shù)字化管理方式就是擺脫以往紙質(zhì)化和人工的管理方式，借助信息化管理系統(tǒng)或者是大數(shù)據(jù)的管理方式，將電力企業(yè)中的數(shù)據(jù)和文件通過掃描、轉(zhuǎn)化等方式進(jìn)行數(shù)字化，然后利用信息化的技術(shù)對(duì)其進(jìn)行智能化管理，進(jìn)一步提高檔案價(jià)值。因此在電力企業(yè)的檔案管理中采用數(shù)字化的管理方式一方面可以減少檔案的丟失，眾所周知，以往的檔案在管理的過程中都是采用紙質(zhì)的檔案管理方式，但是一旦遇到公司火災(zāi)以及其他情況，會(huì)導(dǎo)致公司檔案出現(xiàn)遺失，這樣會(huì)影響檔案的安全性，但是采用數(shù)字化的管理方式可以借助先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)將檔案的數(shù)據(jù)和資料存入電腦中，這種儲(chǔ)藏的方式可以減少數(shù)據(jù)的丟失，保障數(shù)據(jù)和資料的安全。另一方面數(shù)字化的管理方式可以提高檔案的管理水平，提升檔案利用效率，在電力企業(yè)中，數(shù)字化的檔案管理方式可以儲(chǔ)存大量的信息，并占用的空間小，同時(shí)數(shù)字化的檔案管理方式可以借助數(shù)字化的技術(shù)將圖片、文字以及影像等資料轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的數(shù)據(jù)，這樣可以借助自動(dòng)化的管理方式，對(duì)儲(chǔ)存的檔案信息進(jìn)行科學(xué)化的管理。在電力企業(yè)中，隨著信息化建設(shè)的不斷完善，借助信息化的管理為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，為企業(yè)員工能夠快速準(zhǔn)確的獲得相應(yīng)的信息和資料，從而更好地發(fā)揮檔案價(jià)值，提高檔案部門的服務(wù)水平。

2 電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理的注意事項(xiàng)分析

2.1 健全數(shù)字化管理制度

在電力企業(yè)的檔案數(shù)字化管理中，健全數(shù)字化管理制度是其中的重要內(nèi)容。數(shù)字化的管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)人工管理方式不同，就需要對(duì)檔案的管理制度進(jìn)行調(diào)整和創(chuàng)新，才能符合電力企業(yè)的管理，因此，在數(shù)字化的管理中，首先要建立相應(yīng)的規(guī)章制度，根據(jù)電力企業(yè)的檔案管理情況建立相應(yīng)的制度，將數(shù)字化管理的各個(gè)流程環(huán)節(jié)落實(shí)到每個(gè)管理人員的身上，可以將管理的工作落到實(shí)處，提高管理人員的責(zé)任感和積極性，其次在數(shù)字化的管理中，要做好對(duì)檔案的備份并進(jìn)行異地保存。雖然數(shù)字化的管理不像紙質(zhì)檔案那么容易受火災(zāi)、水災(zāi)、地震等破壞，但是如果不做好備份容易丟失，我們需要將電力企業(yè)的各類數(shù)字化檔案資料進(jìn)行分類整理，做好安全備份并進(jìn)行異地保存，保障數(shù)據(jù)和資料的安全。此外，在數(shù)字化的管理中要加強(qiáng)監(jiān)督，建立相應(yīng)的責(zé)任制，一旦數(shù)字化管理出現(xiàn)問題可以及時(shí)找到相應(yīng)的負(fù)責(zé)人，可以提高數(shù)字化管理水平。除此之外，還要做好應(yīng)急預(yù)警機(jī)制，對(duì)數(shù)字化信息做好保護(hù)預(yù)警，一旦出現(xiàn)可能丟失的傾向可以及時(shí)預(yù)警，避免網(wǎng)絡(luò)攻擊、設(shè)備損壞、誤操作等各種情況造成數(shù)據(jù)泄露、丟失。

2.2 提高管理人員的綜合素質(zhì)

加強(qiáng)對(duì)管理人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，提高管理人員的信息化素質(zhì)也是數(shù)字化管理中需要注意的事項(xiàng)。在電力企業(yè)中，一般檔案從業(yè)人員年齡較大、非檔案專業(yè)或信息化專業(yè)畢業(yè)，采用傳統(tǒng)的管理方式較多，但是數(shù)字化的管理理念和方式卻與傳統(tǒng)管理方式有很大的不同，這時(shí)就需要對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，故此，在電力企業(yè)中要針對(duì)性地加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)，針對(duì)一些年齡較大的管理人員，可以聘請(qǐng)專業(yè)數(shù)字化管理人員對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，樹立數(shù)字化管理的理念。針對(duì)年輕員工加強(qiáng)技能方面數(shù)字化實(shí)操培訓(xùn)，這樣可以針對(duì)性提高檔案管理人員的數(shù)字化管理水平，同時(shí)要引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)字化管理人才，并健全電力企業(yè)的薪酬制度和福利制度、晉升通道，用福利制度留住人才，這樣也可以讓新老人員之間進(jìn)行溝通和交流，進(jìn)而提高整個(gè)管理團(tuán)隊(duì)的質(zhì)量，此外，在電力企業(yè)中，管理人員要樹立活到老學(xué)到老的思想，管理人員要不斷地學(xué)習(xí)數(shù)字化的管理知識(shí)，這樣才能不斷更新自己的知識(shí)和技能，進(jìn)而提高管理人員的數(shù)字化管理水平，因此建立一支高素質(zhì)的數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)也是其中的重點(diǎn)。

2.3 做好數(shù)字化管理的安全系統(tǒng)

在電力企業(yè)的數(shù)字化管理中，做好數(shù)字化管理的安全防護(hù)也是其中的重要環(huán)節(jié)。數(shù)字化的管理方式會(huì)用到互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，如果企業(yè)的系統(tǒng)受到黑客的攻擊或者系統(tǒng)遇到病毒會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)和資料丟失，這時(shí)保障數(shù)字化管理系統(tǒng)的安全就變得至關(guān)重要，因此，在數(shù)字化的管理中，要做好殺毒和病毒防范工作，提升員工安全防護(hù)意識(shí)。企業(yè)可以借助一些殺毒軟件對(duì)企業(yè)的管理系統(tǒng)進(jìn)行殺毒，并做好對(duì)病毒的防控工作，定期對(duì)系統(tǒng)的病毒進(jìn)行掃描，如果有病毒要及時(shí)處理，這樣可以保障數(shù)字化管理系統(tǒng)的安全，同時(shí)做好全員信息安全宣貫、培訓(xùn)。在安全防護(hù)中，要做好檔案的數(shù)據(jù)資料的追蹤體系，建立相應(yīng)的信息反饋系統(tǒng)，如果數(shù)字化管理系統(tǒng)受到黑客的非法攻擊，這時(shí)系統(tǒng)就可以及時(shí)預(yù)警，并啟動(dòng)相應(yīng)的安全防護(hù)機(jī)制，這樣可以保障電力企業(yè)的數(shù)據(jù)和資料安全，避免黑客對(duì)企業(yè)數(shù)據(jù)資料的竊取，進(jìn)而保障檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的良性運(yùn)行。

3 結(jié)語

總而言之，在電力企業(yè)的管理中，檔案管理作為其中的重要組成部分，在進(jìn)行管理的過程中需要更加嚴(yán)謹(jǐn)，而數(shù)字化的管理作為時(shí)代發(fā)展的需要，在進(jìn)行電力企業(yè)的檔案管理中，要健全數(shù)字化管理的制度，加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化管理人員的培訓(xùn)，并做好數(shù)字化管理系統(tǒng)的安全工作，這樣在進(jìn)行實(shí)踐的過程中可以不斷解決其中的問題，提高電力企業(yè)的數(shù)字化管理水平和質(zhì)量，并促進(jìn)電力企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。