新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的思考

李建華

（孝義市機(jī)構(gòu)編制電子政務(wù)中心，山西 呂梁 032300）

隨著科技的發(fā)展，信息時(shí)代的來臨，事業(yè)單位的檔案管理工作勢必面臨著改革，如何在信息時(shí)代做好事業(yè)單位的檔案管理工作，是每個(gè)檔案管理工作者需要關(guān)注以及研究的問題。

1 在新時(shí)代事業(yè)單位的檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

1）沒有建立標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系

在事業(yè)單位的檔案管理工作當(dāng)中原有的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范已不能滿足新時(shí)代下對于檔案管理工作的要求。在各類高質(zhì)量的數(shù)據(jù)資源與各地方館的數(shù)字資源庫進(jìn)行互聯(lián)時(shí)使用的相關(guān)技術(shù)沒有統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，需要規(guī)范館藏檔案信息化工作，進(jìn)一步完善和規(guī)范檔案網(wǎng)站信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)和應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)。

2）沒有解決檔案安全的問題。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作當(dāng)中，對于檔案的信息進(jìn)行開發(fā)和利用的過程當(dāng)中，會(huì)伴隨著信息泄露的問題，或者檔案信息的遺失亦或是篡改等弊端。為此，在進(jìn)行檔案信息化的過程當(dāng)中，需要對于伴隨而來的諸多對檔案資源造成威脅的潛在風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，并及時(shí)采取有效的方法來應(yīng)對這些潛在的風(fēng)險(xiǎn)，保證檔案資源的完整以及真實(shí)性。

在檔案信息化的過程當(dāng)中，對于信息化技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的依賴性很強(qiáng)，為此造成了檔案信息化的動(dòng)態(tài)管理特性，需要相關(guān)的檔案管理工作人員以及技術(shù)監(jiān)控人員能夠根據(jù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所需要應(yīng)對的解決問題，而采取有效的措施，做到對檔案信息化工作質(zhì)量的合理把控。同時(shí)很多的檔案信息所依賴的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還有賴于相關(guān)的法律法規(guī)給予支持。使得相關(guān)的技術(shù)人員能夠在檔案管理工作當(dāng)中提高檔案信息化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，保證檔案信息的真實(shí)性和原始性。

目前，我國還未正式的確立電子文件的法律地位，為此，在對于電子文件的真實(shí)性和原始性進(jìn)行認(rèn)知上遇到了阻礙和瓶頸。與此同時(shí)，還需要進(jìn)一步地規(guī)范電子文件的管理工作標(biāo)準(zhǔn)。

3）缺乏檔案信息化的檔案人才。在進(jìn)行檔案信息化的管理過程當(dāng)中，沒有重視對于相關(guān)的檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使得電子檔案的管理人員缺乏相應(yīng)的崗位技能和崗位綜合素養(yǎng)；同時(shí)相關(guān)的事業(yè)單位也沒有重視給予電子檔案管理崗位招聘相應(yīng)的人才，造成了在檔案信息化過程當(dāng)中，缺乏相應(yīng)的管理人才和技術(shù)人才，特別是缺乏復(fù)合型人才，同時(shí)由于檔案管理工作具有枯燥乏味的特點(diǎn)，致使很多的年輕人不愿意從事檔案管理工作，這也是檔案信息化過程當(dāng)中檔案管理崗位人才緊缺的原因之一[1]。

2 新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作的方法

1）豐富檔案數(shù)據(jù)庫。在進(jìn)行檔案資源的信息化過程當(dāng)中，需要豐富檔案數(shù)據(jù)庫，做好檔案信息化管理工作的基礎(chǔ)工作。將檔案的信息采集之后，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，使得檔案資源進(jìn)行信息化歸檔以及建設(shè)，使得檔案資源呈現(xiàn)數(shù)字化的管理方式，使得檔案管理方式呈現(xiàn)現(xiàn)代化的管理水平，能夠集中且有序地實(shí)現(xiàn)對檔案信息的最優(yōu)化管理與配置，開發(fā)和利用電子檔案的價(jià)值，使得檔案信息化能夠發(fā)揮最大的經(jīng)濟(jì)效益，使得檔案館的公共服務(wù)功能更加完善與高級，為后續(xù)建立完善的檔案信息化工作服務(wù)體系奠定基礎(chǔ)。

在此過程當(dāng)中，相關(guān)的檔案管理人員還需要注重對檔案信息的電子備份，并且將檔案信息的電子備份工作作為檔案信息化過程當(dāng)中檔案管理工作的重要內(nèi)容，也是完善檔案安全體系的重要內(nèi)容。在進(jìn)行檔案電子備份的過程當(dāng)中，需要對重要檔案和電子文件做好異地備份工作，同時(shí)還要異質(zhì)備份重要的電子文件，使得電子文件在期望的時(shí)間內(nèi)能夠做到電子信息的絕對安全和絕對可讀。為此需要相關(guān)的檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案資源信息化的過程當(dāng)中，不僅需要豐富檔案數(shù)據(jù)庫，同時(shí)還要把控檔案資源信息化的工作質(zhì)量，體現(xiàn)出事業(yè)單位對于檔案資源信息化管理工作的特點(diǎn)，使得存史資政的功能在事業(yè)單位的檔案管理工作當(dāng)中有效地發(fā)揮出來[2]。

2）建立完善以及合理的檔案管理機(jī)制。在事業(yè)單位的檔案管理工作當(dāng)中，需要建立完善的檔案管理制度，進(jìn)行檔案管理制度的建立工作當(dāng)中要秉持制度內(nèi)容合理，簡明，實(shí)用和可操作性強(qiáng)的特點(diǎn)。并且所建立的檔案管理制度的約束范圍是全體員工，為此，需要事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和員工共同遵守檔案管理制度，提高檔案管理制度的應(yīng)用效率。同時(shí)在按照檔案管理制度進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，需要按照制度的要求依法辦事，對檔案信息做到及時(shí)以及真實(shí)的收集，保證檔案信息的真實(shí)性和完整性，并且，將收集到的檔案信息進(jìn)行高效率的甄別與審查，并將審查過的有效檔案進(jìn)行及時(shí)的歸類，并且在檔案管理工作當(dāng)中不允許未經(jīng)程序允許篡改或者調(diào)查檔案的行為出現(xiàn)，保證檔案的完整性以及保密性，防止檔案信息因?yàn)槿藶榈脑蚨斐射N毀或者偽造的現(xiàn)象出現(xiàn)。在執(zhí)行檔案管理制度時(shí)要做到公平對待，獎(jiǎng)懲分明，使得檔案管理工作為提高事業(yè)單位的工作效率而服務(wù)，保證檔案信息能夠發(fā)揮最大的價(jià)值，使得檔案管理工作能夠符合信息化時(shí)代對檔案管理工作的要求[3]。

3）建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍。在信息時(shí)代下，在檔案資源的信息化過程當(dāng)中，給予相關(guān)的檔案管理人員提出了更高的要求，需要相關(guān)的檔案管理人員掌握最先進(jìn)的檔案管理信息技術(shù)。需要相關(guān)的檔案管理人員能夠?qū)τ跈n案進(jìn)行文書立卷，掌握檔案信息的整理，鑒定和開發(fā)等方面的基本操作技能，不斷地學(xué)習(xí)與檔案管理相關(guān)的現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的檔案管理理念。與此同時(shí)，檔案管理工作還考察檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，需要檔案管理人員能夠在檔案管理工作當(dāng)中做到統(tǒng)籌安排，對于檔案信息能夠做到細(xì)致的收集以及審查，在檔案信息化的過程當(dāng)中，擁有吃苦耐勞的堅(jiān)毅品質(zhì)，在崗位當(dāng)中擁有創(chuàng)新意識與理念，擁有公正廉明的工作作風(fēng)，跟隨著時(shí)代發(fā)展的局勢，加強(qiáng)思想政治理論知識的學(xué)習(xí)，以及崗位技能的學(xué)習(xí)，利用完善的崗位基礎(chǔ)理論知識以及專業(yè)技能服務(wù)于檔案管理工作。

在進(jìn)行檔案管理工作當(dāng)中，相關(guān)的工作人員需要擁有全新的檔案管理工作觀念，要意識到檔案管理工作的重要性，并且在工作崗位當(dāng)中有創(chuàng)新意識，提高檔案管理工作效率，不斷的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化檔案管理工作途徑與方法。為此需要事業(yè)單位注重對檔案管理人才的培養(yǎng)以及招聘工作，建立一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，為提高事業(yè)單位的檔案管理科技化水平提供人才的保障。與此同時(shí)，還需要事業(yè)單位增加檔案管理工作崗位的吸引力，提高檔案管理工作人員的福利待遇，吸引更多的優(yōu)秀檔案管理人才進(jìn)入事業(yè)單位從事檔案管理工作。最后還需要事業(yè)單位的檔案管理部門對檔案管理工作做到嚴(yán)格管理，對于檔案管理工作的交接工作提供明確的制度保證，使得事業(yè)單位的檔案管理人員能夠按照規(guī)定做好檔案工作的交接工作和聯(lián)絡(luò)工作，保證檔案信息的保密性和完整性，以防在工作交接的過程當(dāng)中造成檔案資源的遺失和遺漏，降低了檔案管理工作效率。

3 結(jié)束語

綜上所述，在信息化時(shí)代，事業(yè)單位的檔案管理工作科技化和信息化是時(shí)代發(fā)展的趨勢要求，為此首先需要事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員意識到檔案管理工作的重要性，重視檔案管理工作，需要相關(guān)的檔案管理人員及時(shí)學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，需要事業(yè)單位建立一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，并且重視對檔案管理人員的工作培訓(xùn)，積極的引導(dǎo)檔案管理工作人員及時(shí)學(xué)習(xí)先進(jìn)的基礎(chǔ)理論知識和崗位技能，做好事業(yè)單位的檔案信息化工作，并且建立與事業(yè)單位實(shí)際相符的檔案管理工作制度，推進(jìn)檔案管理信息化的進(jìn)程，提高事業(yè)單位的檔案管理工作效率，使得檔案管理工作為事業(yè)單位的管理工作服務(wù)。