人口普查檔案現(xiàn)代化管理工作分析

陳寶平

（山西省忻州市五寨縣普查中心，山西 忻州 036200）

人口普查資料涉及豐富信息，可以全面客觀地直接反映出人口年齡、性別、文化水平以及遷移、住房與婚姻等基本情況，為科學制定國民經(jīng)濟與社會發(fā)展規(guī)劃，統(tǒng)籌規(guī)劃人民群眾的物質(zhì)、文化生活，全面有效落實可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略等提供關鍵性的基礎依據(jù)。目前，在國務院、地方各級人民政府的統(tǒng)籌規(guī)劃領導以及各級普查辦的全力組織下，第七次全國人口普查正如火如荼地全面開展。然而，人口普查工作所收集整理的具有機制的文件、影響或表冊等普查資料以及信息數(shù)據(jù)等資料總量十分巨大，使人口普查檔案現(xiàn)代化管理工作面臨著極大挑戰(zhàn)，為此，做好人口普查檔案現(xiàn)代化管理工作也成為重中之重，具有較大的現(xiàn)實意義。

1 人口普查檔案現(xiàn)代化管理的重要性

人口普查，其目的在于對人口分布、數(shù)量與結(jié)構(gòu)以及居住環(huán)境等基本情況變化作出全面準確了解掌握，為科學制定國民經(jīng)濟與社會發(fā)展規(guī)劃，統(tǒng)籌規(guī)劃廣大群眾物質(zhì)、文化生活，落實可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略，構(gòu)建現(xiàn)代化社會主義，提供準確詳細的信息數(shù)據(jù)支持。同時，開展人口普查，同樣也為國民經(jīng)濟發(fā)展、宏觀政策調(diào)整、制定科學發(fā)展規(guī)劃等方面提供關鍵性的基礎信息參考和數(shù)據(jù)支持。

我國屬于世界人口大國，人口基數(shù)大屬于基本國情，社會主義現(xiàn)代化發(fā)展建設階段，發(fā)揚社會主義民主，開展民生工作，均需基于準確詳細的人口數(shù)據(jù)，而人口普查也成為收集獲取人口信息數(shù)據(jù)的主要方法途徑?；谖覈鴼v次人口普查的具體情況分析，檔案現(xiàn)代化管理可以基于計算機、信息技術等眾多科學技術，實現(xiàn)對人口普查信息資料的全面系統(tǒng)的采集、傳輸與處理、管理等，滿足社會各方面對人口普查信息數(shù)據(jù)的多樣性需求。鑒于此，人口普查檔案現(xiàn)代化管理也具有非常重要的影響和作用。

2 人口普查檔案整理歸檔原則

1）堅持以成文單位立卷。對人口普查檔案的全面仔細收集整理，屬于人口普查工作的關鍵一環(huán)，成文單位屬于文件材料的直接形成者，對文件材料形成規(guī)律較為數(shù)字了解?；诟骷壢丝谄詹檗k公室作為單位，對文件材料的全面仔細收集規(guī)范，存在明顯的便利性，可同人口普查辦具體人員崗位責任制形成直接掛鉤，確保檔案整理任務可以保質(zhì)保量完成[1]。

2）實行“三步走”立卷法。第一步，文件材料收集和修復。針對上級下發(fā)以及本級產(chǎn)生的全部文件，可基于收、發(fā)文薄完成仔細收集，本級形成的全部文件，可基于專業(yè)組以及責任人完成單獨收集。關于鉛筆、復寫紙等起草書寫的全部文件與表格，需使用碳素墨水采取在此復制抄寫；第二步，分類組卷?；跀M定分類方案以及歸檔范圍，對收集整理的全部文件，采取初步分類立卷。第三步，編目裝訂?；谖臅鴻n案所涉及的立卷程序，開展編號、編目和裝訂等具體工作。

3）保證文件材料齊全完整。關于各類文件收集整理，對上級下發(fā)文件進行全部收集的同時，還需對本級所涉及的文件采取仔細收集。切勿僅僅關注“紅頭文件”，而對其他相關文件予以忽視，對本單位所產(chǎn)生的全部文件資料，不論“紅頭文件”或是內(nèi)部文件，均存在其保存價值，務必采取全部收集歸檔。由于各方來文有可能從其他地方發(fā)現(xiàn)找到，針對本機關所產(chǎn)生所有文件，僅僅為“只此家”，若出現(xiàn)散失，則難以進行彌補。

4）文件和表格分開立卷。整理立卷期間，對文件類與表格類的區(qū)分，基于制成材料所具有的多樣性，對通用文件同表格采取分開立卷。相同類型表格，確保同一問題案卷緊密佩列，或是對八開表與十六開表采取分開立卷，為檔案保管與利用提供便利[2]。

3 人口普查檔案電子文獻化管理

1）電子文獻檔案利用。針對檔案部門，電子文獻檔案可供利用的具體途徑主要涵蓋：（1）提供拷貝，通訊傳遞，直接利用，為有關人員提供打印件等；（2）利用對點轉(zhuǎn)播數(shù)據(jù)通信或聯(lián)結(jié)網(wǎng)絡；（3）以直接利用的形式，為使用人員提供有關技術支持，以檔案信息系統(tǒng)為主，選擇可直接利用信息資料，為使用人員提供有關的檔案信息資料。

2）電子文獻檔案管理?；谛畔踩珜用?，對使用人員的管理，對提供利用載體的管理和使用中保密措施等管理。首先，使用權限審核。使用期間，系統(tǒng)對使用中身份是否合法和具體使用范圍作出自動判定，并實現(xiàn)對操作路徑的詳細準確跟蹤記錄。其次，拷貝提供和稅收。原則上，需避免對載體所儲存的所有電子文獻檔案都拷貝提供給使用人員，需利用技術手段避免拷貝文件可以進行再次復制，并對回收拷貝采取消除處理。最后，重視使用安全管理。切勿毫無原則性為使用人員提供所有使用方式，對提供拷貝制作，務必采取嚴格監(jiān)督，對加密信息采取必要的加密處理，并對使用全過程采取全面跟蹤監(jiān)控[3]。

3）電子文獻檔案建立。（1）全面普查案卷，去冗去凈。此為檔案管理規(guī)范化以及標準的關鍵初始步驟。檔案由于會出現(xiàn)重份或是不具備查考價值的文件，因此，應對價值較小文件采取有效剔除，方可確?，F(xiàn)代化管理工作不會產(chǎn)生重復和效率過低等問題。（2）基于工作具體標準規(guī)范著錄工作。著錄屬于開展現(xiàn)代化管理的關鍵基礎，同樣是對輸入至計算機信息數(shù)據(jù)詳細精準產(chǎn)生直接影響的關鍵性前期工作。同時，《檔案著錄規(guī)則》也對著錄工作所涉及的最基本依據(jù)作出嚴格規(guī)范，需基于《檔案著錄規(guī)則》作為基礎依據(jù)，結(jié)合具體情況和計算機管理所涉及的技術標準，制定符合人口普查檔案著錄的具體細則。（3）統(tǒng)一分類號，確保檢索查全率。計算機檢索所具有的優(yōu)勢特點，即可以滿足檢索的嚴格標準需求。為使檢索可以保證完整，分類期間，務必基于《中國檔案分類法》完成具體分類工作，基于人口普查實際情況，制定科學合理的具體細則。此外，分類期間，同樣需提高校審力度，對分類作出做到及時發(fā)現(xiàn)和校正。同樣需要經(jīng)常性組織人員開展交流學習，統(tǒng)一標準、思想認識，確保前后標引保持一致，同類文件標引保持一致，使管理更加規(guī)范化以及標準化。 （4）規(guī)范題名，確保檢索查準率。檔案分類號確保檢索查全率，題名準確無誤確保檢索查準率。所以，確保查全率的同時，還需對查準率加以重點關注，著錄期間，需對題目采取統(tǒng)一規(guī)范。規(guī)范題名需遵循的原則和要點：第一，填寫題名項期間，應對機構(gòu)簡稱加以嚴格規(guī)范，盡可能避免檢索期間遇到含混模糊、文不對題與無法識別等問題；第二，對題名具有的要素加以標準統(tǒng)一?；谟嬎銠C檢索的具體標準，著錄期間對題名所涉及的責任者與文中和事由進行逐個列出，必要情況下，還需添加人名、時間與地點等基礎要素。此外，可通過計算機單詞輸入多次輸出的功能，對關鍵詞項所設計的人名、機構(gòu)和實踐作出單獨著錄，為后期制作分類目錄等檢索工具提供基礎依據(jù)[4]。

4 結(jié)論

綜上所述，第七次全國人口普查的全面大力開展，人口普查信息數(shù)據(jù)的檔案資料管理工作也面臨著極大的挑戰(zhàn)。為此，相關人員務必對現(xiàn)代化管理工作予以高度重視，對信息技術、云存儲與大數(shù)據(jù)技術等全新科學技術加以有效應用，從而提高人口普查檔案現(xiàn)代化管理工作的效率和質(zhì)量，為國民經(jīng)濟發(fā)展、社會發(fā)展規(guī)劃等提供關鍵性數(shù)據(jù)支撐。