國有企業(yè)文書檔案管理工作路徑探究

文建華

（廣西交通投資集團(tuán)有限公司，廣西 南寧 530029）

1 引言

隨著改革的不斷深化和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的復(fù)雜變化，企業(yè)發(fā)展壓力不斷增大，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式已經(jīng)不能滿足企業(yè)發(fā)展需求，文書檔案工作對(duì)企業(yè)發(fā)展起到關(guān)鍵作用。

2 國有企業(yè)文書檔案管理工作的重要性

文書檔案是對(duì)企業(yè)管理運(yùn)行中產(chǎn)生的文書等資料進(jìn)行全面的收集，進(jìn)行有效的整理、分類、存儲(chǔ)和利用，為企業(yè)經(jīng)營管理決策的制定提供科學(xué)的參考和依據(jù)，是企業(yè)管理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。文書檔案的高效利用能夠?yàn)槠髽I(yè)經(jīng)營管理工作提供有效的數(shù)據(jù)支持，通過對(duì)文書資料的分析，準(zhǔn)確掌握企業(yè)發(fā)展形勢(shì)和需求，提升發(fā)展戰(zhàn)略的科學(xué)性。隨著信息技術(shù)在檔案工作中的廣泛運(yùn)用，檔案管理實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化轉(zhuǎn)型，有效提升了檔案管理效率，并能夠通過網(wǎng)絡(luò)渠道實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效共享，推動(dòng)檔案資源的高效利用[1]。

3 國有企業(yè)文書檔案管理工作中存在的問題

文書檔案是企業(yè)檔案的重要組成，是保證檔案工作高效開展的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，但是在實(shí)際的管理工作中存在著一定的問題，影響管理效率的提升。

一是管理思路較為傳統(tǒng)，如：重視檔案收集整理，忽視檔案資源的利用。隨著企業(yè)業(yè)務(wù)范圍和經(jīng)營規(guī)模的不斷壯大，文書檔案工作壓力不斷提升，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法形成較好的工作成效，無法實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)經(jīng)營管理活動(dòng)的全面覆蓋，不能保證文書檔案的全面性。

二是管理部門缺乏主動(dòng)創(chuàng)新意識(shí)，如：信息化建設(shè)新隊(duì)滯后、管理理念缺乏更新。對(duì)先進(jìn)管理理念和方式方法缺乏有效的應(yīng)用，無法實(shí)現(xiàn)管理效率的提升[2]。

三是當(dāng)前的檔案利用形式相對(duì)固定，只能提供向簡(jiǎn)單的查詢、調(diào)用等服務(wù)，無法滿足實(shí)際使用需求，未能做到檔案價(jià)值的有效體現(xiàn)，因此形成一定的資源浪費(fèi)，企業(yè)花費(fèi)人力、物力、占用庫房對(duì)檔案進(jìn)行長期甚至永久保管，但這些檔案在保管期限中大部分時(shí)間束之高閣，未能充分開挖其寶貴利用價(jià)值，發(fā)揮應(yīng)有的作用。

四是管理機(jī)制不夠完善。如：歸檔工作不到位，資料格式內(nèi)容不夠規(guī)范等。隨著文書檔案管理范圍的不斷擴(kuò)大，現(xiàn)有的管理制度已經(jīng)無法對(duì)檔案工作形成全面的規(guī)范，缺乏長效管理機(jī)制建設(shè)，不能根據(jù)實(shí)際的工作情況對(duì)管理制度進(jìn)行針對(duì)性地調(diào)整。缺乏監(jiān)管機(jī)制，對(duì)資料信息缺乏有效的審核，無法保證檔案的真實(shí)有效。

五是信息化建設(shè)相對(duì)滯后。目前有的企業(yè)由于管理理念發(fā)展滯后、對(duì)檔案工作的投入力度不足等原因，仍然采用的是以紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體為主管理模式，效率不高。信息技術(shù)的運(yùn)用對(duì)提升文書檔案管理水平起到積極作用，特別是隨著信息技術(shù)在企業(yè)經(jīng)營管理活動(dòng)中的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了大量的數(shù)字化文書資料，需要進(jìn)行及時(shí)的管理，而當(dāng)前信息化程度相對(duì)不足，基礎(chǔ)設(shè)施配置不夠完善，對(duì)傳統(tǒng)存儲(chǔ)載體缺乏有效的轉(zhuǎn)變，無法保證信息化管理體系的科學(xué)運(yùn)用，影響檔案管理效率[3]。

六是管理人員的專業(yè)素養(yǎng)存在不足，企業(yè)檔案管理人員大部分為兼職人員，不具備專業(yè)檔案管理知識(shí)，文書檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，對(duì)管理人員的素質(zhì)能力要求較高，而當(dāng)前檔案管理力量相對(duì)薄弱，管理部門組織結(jié)構(gòu)不夠科學(xué)，專業(yè)人才不足。同時(shí)對(duì)管理人員缺乏有效的培訓(xùn)教育，不利于檔案工作質(zhì)量的提升。

4 優(yōu)化國有企業(yè)文書檔案管理工作的有效路徑

1）優(yōu)化檔案工作思路。文書檔案管理的高效落實(shí)對(duì)推動(dòng)檔案工作質(zhì)量的提升起到關(guān)鍵作用，一要提升主動(dòng)意識(shí)，充分結(jié)合企業(yè)發(fā)展形勢(shì)和管理活動(dòng)需求，對(duì)管理模式進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，積極引進(jìn)先進(jìn)的管理理念和方式方法，實(shí)現(xiàn)檔案工作水平的提升。二要加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃，對(duì)文書檔案工作流程進(jìn)行深入調(diào)研，有效掌握文書管理工作中的現(xiàn)實(shí)問題，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理問題的有效解決，提升文書檔案工作的科學(xué)性。文書檔案涉及企業(yè)管理運(yùn)行的各個(gè)環(huán)節(jié)。三要加強(qiáng)與相關(guān)職能部門的溝通交流，營造積極的檔案工作環(huán)境，形成有效的合理，保證管理活動(dòng)的高效執(zhí)行。

2）創(chuàng)新管理意識(shí)。管理部門要好提升主動(dòng)創(chuàng)新意識(shí)，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念和方式方法，加強(qiáng)與同行業(yè)企業(yè)檔案部門和社會(huì)檔案機(jī)構(gòu)的交流，對(duì)先進(jìn)的管理模式進(jìn)行深入研究，結(jié)合企業(yè)實(shí)際需求推進(jìn)檔案管理模式的科學(xué)創(chuàng)新。

3）豐富檔案利用形式。文書檔案的高效利用能夠重復(fù)發(fā)揮檔案工作價(jià)值，為企業(yè)經(jīng)營管理提供有效支持。管理部門要提升主動(dòng)創(chuàng)新意識(shí)，充分結(jié)合文書資料的使用需求，對(duì)服務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，合理利用信息技術(shù)手段，對(duì)檔案資料進(jìn)行深入的分析，建設(shè)完善的資料數(shù)據(jù)庫，能夠根據(jù)具體需求實(shí)現(xiàn)對(duì)文書資料的準(zhǔn)確定位。要完善檢索機(jī)制，對(duì)使用人員的需求和歷史記錄進(jìn)行科學(xué)分析，提升服務(wù)的精準(zhǔn)度。要優(yōu)化利用途徑，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的遠(yuǎn)程訪問。

4）完善工作機(jī)制。完善的檔案工作機(jī)制是保證檔案管理成效的重要基礎(chǔ)，管理部門要充分結(jié)合檔案工作實(shí)際，建設(shè)長效管理機(jī)制，結(jié)合企業(yè)發(fā)展實(shí)際，對(duì)相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行針對(duì)性地調(diào)整，有效適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案工作流程的全面規(guī)范。要完善責(zé)任機(jī)制，明確崗位職能，提升管理人員的責(zé)任意識(shí)，保證管理制度的高效落實(shí)。要強(qiáng)化監(jiān)管機(jī)制，對(duì)管理流程進(jìn)行全面監(jiān)督，對(duì)管理活動(dòng)中的問題和不足做到及時(shí)地發(fā)現(xiàn)，對(duì)文書資料進(jìn)行高效審核，保證檔案的真實(shí)有效。

5）加強(qiáng)信息化建設(shè)。信息技術(shù)在文書檔案工作中的科學(xué)運(yùn)用推動(dòng)了檔案管理模式的科學(xué)轉(zhuǎn)型，利用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，建設(shè)完善的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理流程的高效整合，并利用先進(jìn)的信息設(shè)備和專業(yè)的管理軟件，提升檔案管理效率。管理部門一要加強(qiáng)信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，結(jié)合文書檔案管理需求，優(yōu)化信息資源配置，實(shí)現(xiàn)管理工作的高效執(zhí)行。二要利用專業(yè)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)載體的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，保證檔案的全面性。三要優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，為文書資料和管理指令提供高質(zhì)量的傳輸通道，推動(dòng)文書資源的高效共享。四要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，建設(shè)完善的安全管理體系，健全安全管理機(jī)制，合理利用信息安全技術(shù)，有效抵御網(wǎng)絡(luò)安全威脅的入侵，切實(shí)保證檔案信息安全。五要加強(qiáng)對(duì)實(shí)體檔案的管理力度，利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)體檔案管理環(huán)境的全面監(jiān)控，保證檔案安全。

6）強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)。文書檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，管理部門要加強(qiáng)對(duì)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的重視，積極引進(jìn)優(yōu)秀管理人才，充實(shí)管理隊(duì)伍。要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，充分結(jié)合管理工作中存在的具體問題，制定針對(duì)性地培訓(xùn)策略，有效提升管理人員的專業(yè)水平和工作能力。要強(qiáng)化思想教育，引導(dǎo)管理人員思想水平的提升，實(shí)現(xiàn)對(duì)服務(wù)意識(shí)的有效培養(yǎng)。要完善考核機(jī)制，根據(jù)具體的管理崗位制定考核標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案工作出成效的準(zhǔn)確評(píng)價(jià)，將考核結(jié)果與激勵(lì)政策進(jìn)行有效結(jié)合激發(fā)管理人員的工作積極性和責(zé)任心。

5 結(jié)語

文書檔案工作的高效開展對(duì)推動(dòng)企業(yè)發(fā)展起到關(guān)鍵作用，管理部門要充分結(jié)合文書檔案特點(diǎn)和管理過程中存在的問題，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思路，提升主動(dòng)創(chuàng)新意識(shí)，對(duì)管理模式進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，完善管理機(jī)制，加強(qiáng)信息化建設(shè)，構(gòu)建完善的管理體系，推動(dòng)管理質(zhì)量和服務(wù)水平的提升。