淺析文檔一體化在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

楊 贇

（上海建材（集團(tuán)）有限公司，上海 200032）

隨著信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)在文件與檔案管理中更廣泛的運(yùn)用，打破了檔案管理傳統(tǒng)的工作流程，改變了計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中長期處于單機(jī)運(yùn)行，條目管理的狀況，使檔案管理工作有了新的飛躍。

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，文檔一體化管理不再只是一種停留于理論的管理思路，更多的是在實(shí)踐中實(shí)施的一種管理方式和管理手段。實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，保證了文件信息不會被遺失或損耗，簡化了文檔管理的工作程序，提高了文檔管理的效率，更重要的是改變了文件的生成方式和載體特點(diǎn)，貫穿了文件的完整生命周期，實(shí)現(xiàn)了對文件處理的全程管控。

當(dāng)前，文檔一體化管理系統(tǒng)已發(fā)展到一個成熟的階段，在各類企業(yè)工作中已有大量及長期的應(yīng)用實(shí)例，其軟件系統(tǒng)技術(shù)功能成熟可靠，應(yīng)用廣泛穩(wěn)定。對于大型企業(yè)來說，基于文檔一體化的辦公自動化和信息化是現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展方向[1]。

首先，以文檔一體化系統(tǒng)為中心，以上海建材集團(tuán)的文檔一體化系統(tǒng)實(shí)施為實(shí)例，淺析文檔一體化在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用狀況。

1 上海建材集團(tuán)文檔一體化系統(tǒng)發(fā)展歷程

2002年，上海建材集團(tuán)正式上線啟用由上海啟明軟件公司開發(fā)的文檔一體化系統(tǒng)。該系統(tǒng)中的檔案管理模塊具有對網(wǎng)上流轉(zhuǎn)的收發(fā)文及其他內(nèi)部文件進(jìn)行登記、分類、整理、保管期限的劃分、歸檔目錄和案卷封面的打印、統(tǒng)計(jì)和檢索等功能，系統(tǒng)在公司內(nèi)部的推廣應(yīng)用范圍以文書檔案為主，推進(jìn)了檔案管理工作的信息化進(jìn)程。

初期在系統(tǒng)中搭建行政收發(fā)文、黨委收發(fā)文、工會收發(fā)文流程，逐步實(shí)現(xiàn)了這幾類文件的無紙化流轉(zhuǎn)和的數(shù)字化歸檔，借助檔案管理功能模塊輔助完成了這部分文書檔案的整理歸檔工作。

2005年，文檔一體化系統(tǒng)與信息發(fā)布等系統(tǒng)相整合成OA系統(tǒng)。

2010年，根據(jù)檔案工作的要求，提高檔案整理歸檔工作的工作效率，對整理模式進(jìn)行了改革，由原來的組卷形式改為組件形式。文檔一體化功能模塊同步進(jìn)行改造，新增了組件方式的檔案整理功能，也保留了對歷史組卷文件的查詢檢索功能。

2019年OA系統(tǒng)進(jìn)行整體大規(guī)模改版，文檔一體化功能模塊同步進(jìn)行更新。除了公文收發(fā)以外，將業(yè)務(wù)簽報(bào)、合同審批等業(yè)務(wù)流程也轉(zhuǎn)移到線上進(jìn)行流轉(zhuǎn)審批。由此，使文檔一體化的應(yīng)用范圍擴(kuò)大，延伸到更多納入歸檔范圍的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，進(jìn)一步推動檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程[2]。

2 使用文檔一體化系統(tǒng)下的檔案管理工作狀況

目前上海建材集團(tuán)使用的文檔一體化系統(tǒng)是2019年OA更新后的版本，是OA系統(tǒng)的重要功能模塊。文書工作中文件的收發(fā)、流轉(zhuǎn)、審批等以及檔案管理中的“收、管、用”依靠文檔一體化提供的功能來實(shí)現(xiàn)，文件的整個生命周期在這個平臺上形成一個有序的整體。

在收發(fā)文中，黨政工各條線收發(fā)文在線上流轉(zhuǎn)。業(yè)務(wù)簽報(bào)、合同審批等其他流程也在系統(tǒng)中完成審批流。文件辦理完成和業(yè)務(wù)結(jié)束后由部門預(yù)填寫歸檔信息，進(jìn)行線上歸檔。檔案部門在系統(tǒng)中接收到文件后審核歸檔信息并簽收。對于納入歸檔范圍但未在系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的文件采用內(nèi)部文件補(bǔ)充登錄的方法著錄，并把文件內(nèi)容掃描后導(dǎo)入系統(tǒng)。簽收完歸檔文件后，在系統(tǒng)中進(jìn)行邏輯上的分類、整理、鑒定、排列、編目，由系統(tǒng)自動形成歸檔文件目錄。

在平時利用中，按查詢需求提煉題名關(guān)鍵字、歸檔年份、問題分類、保管期限等有關(guān)檢索條件，直接在文件層級上進(jìn)行查找。通過多條件的不同設(shè)定和不同組合進(jìn)行多次檢索，找準(zhǔn)找齊。查閱以電子文檔為主，避免直接對紙質(zhì)文件的翻閱和復(fù)印等接觸，降低了紙質(zhì)原件受損的風(fēng)險[3]。

3 文檔一體化系統(tǒng)應(yīng)用的成果

從企業(yè)管理角度來看，通過用文檔一體化的管理系統(tǒng)的實(shí)施，規(guī)范了文件流轉(zhuǎn)、審批等業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)了文件及歸檔一體化信息存儲數(shù)據(jù)化。查詢利用電子化，提高檔案檢索效率。系統(tǒng)的應(yīng)用提高工作效率，有利于業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，有助于領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策。文檔一體化系統(tǒng)在企業(yè)信息化、現(xiàn)代化管理中起到不可替代的重要作用。

在實(shí)際的檔案管理工作中，文檔一體化的管理系統(tǒng)的應(yīng)用，徹底改變了傳統(tǒng)檔案的管理模式，使檔案收集完整齊全，整理、分類、鑒定、編目便捷。在利用過程中，使用計(jì)算機(jī)的檢索能力大大提高了信息檢索速度和精準(zhǔn)度，避免產(chǎn)生遺漏。系統(tǒng)的應(yīng)用同時也方便了檔案的統(tǒng)計(jì)工作，可對在使用文檔一體化系統(tǒng)以來系統(tǒng)中的歸檔文件進(jìn)行多維度統(tǒng)計(jì)，輔助完成檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)的填報(bào)。

其次，現(xiàn)在部分企業(yè)的文檔一體化還停留在比較初級的階段，推進(jìn)過程中也有不少問題，結(jié)合上海建材集團(tuán)在實(shí)施文檔一體化的歷程分析在實(shí)施過程中重點(diǎn)關(guān)注的問題。

1）特別要重視領(lǐng)導(dǎo)在項(xiàng)目中的作用，獲取領(lǐng)導(dǎo)支持保證項(xiàng)目穩(wěn)步推進(jìn)。企業(yè)信息化建設(shè)是“一把手”工程，建立和完善符合檔案信息化建設(shè)要求的文檔一體化管理系統(tǒng)，要把文檔一體化作為企業(yè)信息化建設(shè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作來抓。

2）要改變文檔管理的傳統(tǒng)理念，文檔一體化并不是一個僅僅與文件處理檔案管理相關(guān)的概念，它是一項(xiàng)融文書學(xué)與檔案學(xué)、管理學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)等多知識、多技術(shù)為一體的科學(xué)。

文件及其他業(yè)務(wù)的審批流及歸檔，需要文件管理部門、業(yè)務(wù)部門、檔案管理部門相互協(xié)調(diào)與溝通。文檔一體化是一個需要多個業(yè)務(wù)部門有機(jī)結(jié)合，權(quán)責(zé)分明，才能有效實(shí)施的系統(tǒng)工程 。

3）理解文檔一體化的管理理念和意義，從管理層面和操作層面同步革新，改變傳統(tǒng)的工作模式。制定文檔一體化條件下的文檔管理制度，以制度為支撐，確保系統(tǒng)的落地。選擇合理的時間點(diǎn)切入，全程管控、實(shí)時跟蹤。秉持“無紙化”的文件處理模式，流轉(zhuǎn)歸檔都以電子文件的形式操作。

4）文檔一體化管理在系統(tǒng)選擇上要慎重，要考量軟件開發(fā)方的技術(shù)水平，選用可靠性高、兼容性強(qiáng)、界面友好、智能程度高的可延續(xù)可擴(kuò)展的平臺。在系統(tǒng)升級過程中，要保證歷年已歸檔文件的安全，數(shù)據(jù)遷移要完整，實(shí)現(xiàn)所有數(shù)據(jù)在同一平臺下的統(tǒng)一管理。

最后，探索文檔一體化未來在檔案信息化中的應(yīng)用。企業(yè)信息化建設(shè)的過程中，實(shí)施文檔一體化管理是社會信息發(fā)展的結(jié)果，對于檔案管理的方法和手段產(chǎn)生了較大的影響。

如今，計(jì)算機(jī)行業(yè)的飛速發(fā)展為數(shù)字檔案室的建設(shè)及管理提供了有力的支持。建設(shè)數(shù)字檔案室成為企業(yè)信息化的目標(biāo)之一，也是企業(yè)檔案管理工作今后發(fā)展的主流方向。數(shù)字檔案室是指以電子檔案為對象，以電子計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備為手段，基于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、保管、保護(hù)、共享利用的檔案管理模式。

企業(yè)數(shù)字檔案室的規(guī)劃建設(shè)以文檔一體化為原則，文檔一體化系統(tǒng)的實(shí)施和應(yīng)用為數(shù)字檔案室建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。采用合理的方法和手段建立一個以文檔一體化為基礎(chǔ)的數(shù)字檔案室，推進(jìn)檔案管理的信息化，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效利用，發(fā)掘檔案的資源價值和知識價值。

4 結(jié)束語

將文檔一體化在企業(yè)檔案管理中實(shí)施，促進(jìn)檔案管理的自動化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高檔案管理的質(zhì)量與效率，提升檔案管理的整體性、準(zhǔn)確性，保證檔案管理的工作質(zhì)量，優(yōu)化簡化檔案管理工作，最大限度保證檔案管理的安全性。 文檔一體化使檔案管理的質(zhì)量水平提高，有效地增強(qiáng)資源的利用，促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展。