縣級(jí)國家綜合檔案館規(guī)范管理與創(chuàng)新服務(wù)探析

鄭 敏

（湖南省桃江縣檔案館，湖南 益陽 413400）

針對(duì)檔案公共服務(wù)，縣級(jí)綜合檔案館是前沿陣地，但是就目前的實(shí)際情況來看，縣級(jí)綜合檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對(duì)薄弱，信息化建設(shè)相對(duì)滯后，并且檔案資源的實(shí)際利用度偏低，這樣難免會(huì)影響檔案的規(guī)范管理和創(chuàng)新服務(wù)。所以，以問題為導(dǎo)向研究檔案管理能夠匹配縣級(jí)國家綜合檔案館改革的實(shí)際需求，要通過各個(gè)方面有效措施推動(dòng)縣級(jí)綜合檔案館的建設(shè)，在豐富檔案服務(wù)內(nèi)容的同時(shí)進(jìn)一步完善公共服務(wù)。

1 縣級(jí)國家綜合檔案館服務(wù)能力分析

就目前的實(shí)際情況分析來看，縣級(jí)國家綜合檔案館本身的服務(wù)能力有所欠缺，對(duì)應(yīng)的服務(wù)水平也是參差不齊，無法匹配時(shí)代發(fā)展需求，也不能匹配當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需要。存在的主要問題在于：第一，檔案結(jié)構(gòu)不夠合理。很多縣級(jí)國家綜合檔案館的檔案都是以文書檔案為主，對(duì)民生檔案的重視度不足，這樣就導(dǎo)致館藏檔案結(jié)構(gòu)相對(duì)單一，合理性不足，容易影響檔案資源的利用與開發(fā)。第二，檔案接收欠及時(shí)。一方面由于受經(jīng)濟(jì)條件的制約，有的縣級(jí)國家綜合檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)依然滯后，檔案庫房少、裝具不足、保管保護(hù)條件差，根本滿足不了本行政區(qū)域內(nèi)各機(jī)關(guān)各門類檔案移交進(jìn)館的需要；另一方面，檔案移交單位的檔案不符合移交進(jìn)館的要求，有的未對(duì)檔案開展移交前涉密審查，有的檔案整理不符合業(yè)務(wù)規(guī)范，有的未對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。以上種種，導(dǎo)致縣級(jí)國家綜合檔案無法及時(shí)將已到期應(yīng)移交進(jìn)館的檔案接收入館、館藏?cái)?shù)量有限。第三，檔案管理手段相對(duì)落后。針對(duì)檔案的查閱與保管依舊停留在以手工為主的階段，檔案查閱費(fèi)時(shí)費(fèi)力，查閱速度較慢。更令人擔(dān)憂的是部分縣級(jí)國家綜合檔案館的信息化建設(shè)相對(duì)艱難，還沒有配套的數(shù)字化檔案館建設(shè)。第四，檔案服務(wù)功能有所欠缺?？h級(jí)國家綜合檔案館沒有全面啟動(dòng)檔案信息資源利用中心、電子文件備份中心以及政府信息查閱中心等服務(wù)功能，檔案服務(wù)工作依舊停留在傳統(tǒng)的保管與查閱的范疇，和信息化、現(xiàn)代化發(fā)展相去甚遠(yuǎn)[1]。

2 縣級(jí)國家綜合檔案館規(guī)范管理與創(chuàng)新服務(wù)途徑分析

2.1 縣級(jí)國家綜合檔案館規(guī)范管理

1）注重工作激勵(lì)機(jī)制。針對(duì)縣級(jí)國家綜合檔案館，日常工作想要看得過去并不難，但要真正做到卻很不容易?；谀壳暗那闆r，需要注重工作激勵(lì)機(jī)制的融入。第一，自覺落實(shí)上級(jí)精神，積極借鑒好的經(jīng)驗(yàn)與做法。落實(shí)對(duì)應(yīng)的人員激勵(lì)規(guī)定，激勵(lì)工作人員干事創(chuàng)業(yè)、擔(dān)當(dāng)作為；第二，落實(shí)思想政治工作，有效實(shí)施正面的引導(dǎo)。結(jié)合談心談話的活動(dòng)，真正給予工作人員鼓勵(lì)與關(guān)懷；第三，在人員流動(dòng)相對(duì)匱乏的時(shí)候要開展人性化的管理，能夠基于人性化的制度設(shè)計(jì)來保障人員的輪崗交流、學(xué)習(xí)培訓(xùn)，從而營造一種會(huì)干事、干成事的 氛圍。

2）改進(jìn)微觀管理模式。為實(shí)現(xiàn)微觀管理模式的改進(jìn)，需要落實(shí)：第一，注重工作重心的轉(zhuǎn)移，積極改變工作思維和工作方法。作為縣級(jí)國家綜合檔案館，要基于公益事業(yè)的發(fā)展，不斷滿足人民群眾的公益服務(wù)需求。各檔案館之間也要懂得彼此之間的溝通和交流，真正借鑒其他檔案館的實(shí)用性建議。第二，落實(shí)“三定”方案，真正落實(shí)崗責(zé)到人機(jī)制，促使工作人員充分理解工作要求和任務(wù)目標(biāo)，跟隨形勢(shì)的發(fā)展需求力求取得新的業(yè)績，承擔(dān)新的使命。第三，進(jìn)一步落實(shí)檔案館內(nèi)部的流程完善工作。結(jié)合檔案館改革的實(shí)際需求認(rèn)真研究，制定合理的內(nèi)部管理流程，促使檔案管理與服務(wù)都能有章可循，讓各項(xiàng)工作順利開展下去。第四，強(qiáng)調(diào)局館之間的交流，將與檔案局之間的關(guān)系進(jìn)一步理順[2]。

2.2 縣級(jí)國家綜合檔案館創(chuàng)新服務(wù)

1）注重檔案的集中統(tǒng)一保管。為了滿足社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需求，增強(qiáng)實(shí)踐，檔案館需要樹立“大檔案”的基本理念，將分散的檔案資源直接綜合到國家綜合檔案館進(jìn)行統(tǒng)一的保管，這樣才能實(shí)現(xiàn)征集接收工作的有序強(qiáng)化，滿足檔案資源的系統(tǒng)整合和對(duì)應(yīng)的科學(xué)類聚要求。與此同時(shí)，激活檔案資源的合理配置，促使各種門類與載體的檔案直接集中到國家綜合檔案館之中進(jìn)行規(guī)范化的管理，確保合理配置社會(huì)物質(zhì)文化和檔案信息資源。

2）創(chuàng)新檔案服務(wù)方式。作為縣級(jí)國家綜合檔案館，需要圍繞黨委政府、企事業(yè)單位、人民群眾的實(shí)際需求全面落實(shí)檔案資源的科學(xué)整合工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案價(jià)值的充分挖掘，真正將檔案活化，讓檔案庫轉(zhuǎn)變成思想庫。將國家綜合檔案館的基本公共服務(wù)功能發(fā)揮出來，通過檔案資源來服務(wù)社會(huì)與群眾。基于這一基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的主動(dòng)開發(fā)，并且利用推介、報(bào)送的方式，提供對(duì)應(yīng)的信息服務(wù)，再搭配上檔案展覽、網(wǎng)絡(luò)視頻發(fā)布以及檔案信息進(jìn)農(nóng)村等諸多方式，實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)模式的改進(jìn)與創(chuàng)新，真正服務(wù)社會(huì)大眾。

3）優(yōu)化綜合檔案館館藏資源。館藏資源是否豐富直接關(guān)系到縣級(jí)綜合檔案館的能力與水平。所以，在創(chuàng)新服務(wù)方面需要做好館藏資源的優(yōu)化與豐富，為公共服務(wù)功能的提升提供保障條件。第一，面向社會(huì)開展檔案征集活動(dòng)，通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的利用實(shí)現(xiàn)檔案征集渠道的拓展，對(duì)于本地區(qū)具有重要價(jià)值卻散失、散存的檔案都要將其集中到檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案的保存與利用。在征集檔案的過程中，檔案館需要按照自愿的原則，對(duì)于上交珍貴檔案的人給予一定的補(bǔ)償，并且將檔案的使用權(quán)直接從社會(huì)主體轉(zhuǎn)移到縣級(jí)綜合檔案館中。另外，要懂得對(duì)檔案公共服務(wù)內(nèi)容與項(xiàng)目的大力拓展，除開基本的檔案借閱咨詢和宣傳服務(wù)之外，還要將原本的被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，招募檔案服務(wù)志愿者，并且與當(dāng)?shù)氐膶?shí)際檔案需求結(jié)合起來，創(chuàng)新檔案宣傳展覽活動(dòng)，將縣級(jí)檔案館的社會(huì)影響力提上去[3]。

4）切實(shí)加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)。為了進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)縣級(jí)國家綜合檔案館的創(chuàng)新服務(wù)，還需要從人員隊(duì)伍建設(shè)方面入手：第一，培養(yǎng)檔案館工作人員的理想和信念。作為檔案館工作人員要牢記初心、使命，能夠堅(jiān)持“檔案工作姓黨”的前提條件，能夠堅(jiān)持四個(gè)自信、四個(gè)意識(shí)，真正落實(shí)習(xí)近平總書記新時(shí)代中國特色社會(huì)主義思想的精神，能夠做到入腦入心、融會(huì)貫通，將其滲透到創(chuàng)新服務(wù)中去。第二，做好技能培訓(xùn)方式的創(chuàng)新。首先，可以引導(dǎo)館工作人員自學(xué)成才，利用指尖課堂的方式建立示范操作視頻庫、知識(shí)技能試題庫、知識(shí)競賽比賽等，以此來提高檔案工作人員的學(xué)習(xí)積極性和實(shí)效性，讓他們深刻理檔案服務(wù)的根本意義。其次，注重科學(xué)化的培訓(xùn)，引入前沿的思想，運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”的思維模式激活本館人才，促使培訓(xùn)學(xué)習(xí)提質(zhì)增效。最后，從學(xué)習(xí)制度入手，強(qiáng)調(diào)學(xué)習(xí)管理與培訓(xùn)匯報(bào)制度的建立、完善、執(zhí)行，及時(shí)構(gòu)建全面的長效機(jī)制，增強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)與業(yè)務(wù)交流，最終為創(chuàng)新檔案服務(wù)奠定良好的基礎(chǔ)。

3 結(jié)語

隨著時(shí)代的發(fā)展，當(dāng)前的縣級(jí)國家綜合檔案館需要落實(shí)規(guī)范化的管理要求，切實(shí)做好檔案管理工作，再搭配對(duì)應(yīng)的創(chuàng)新服務(wù)措施，確保迎合檔案館的現(xiàn)代化發(fā)展需求，同時(shí)社會(huì)大眾的基本需求，推動(dòng)檔案館實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。