推進機關事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化措施

馬 振

（山東省泰安市泰山區(qū)社會保險事業(yè)中心，山東 泰安 271000）

檔案管理是機關事業(yè)單位眾多管理工作中非常重要的一項，機關事業(yè)單位十分關注此項工作，但是因為檔案管理時間和數(shù)量越來越多，導致諸多單位在管理過程中出現(xiàn)了各種各樣的問題，如管理方式單一、并未正確認識等，這些都對檔案管理工作的效果和效率影響很大。要想促進檔案管理質量提高，就需要充分了解工作中存在的問題，進而運用有效手段，將管理水平提高，確保檔案管理更加規(guī)范、標準，提高檔案利用率，最大化地發(fā)揮出檔案作用。由此足以看出，規(guī)范化、標準化地開展機關事業(yè)單位檔案管理工作，具有十分重大的意義。

1 推進機關事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化的重要性和現(xiàn)狀

十九大政府工作報告中已經明確提出：“推進社會主義民主政治程序化、法治化、規(guī)范化和制度化?！睓C關事業(yè)單位是各種社會事務的管理主體，其管理工作的標準化和規(guī)范化意義極其重大。而檔案管理則是這些管理工作中極為重要的一部分[1]。尤其是在時代發(fā)展速度的不斷加快下，傳統(tǒng)的管理模式以及過去掌握的管理經驗，均會借助各種各樣的檔案展現(xiàn)出來，也正是在借助檔案對其中存在的缺陷和優(yōu)點予以呈現(xiàn)。只有加強推進機關事業(yè)單位的標注啊、規(guī)范化檔案管理，才可以取長補短，促進單位各項管理工作水平的顯著提升。

現(xiàn)階段，機關事業(yè)單位的檔案工作受到了黨與國家的高度重視，同時將諸多的規(guī)范與要求提出，為順利、高效開展檔案工作提供重要保障。同時，隨著現(xiàn)代信息技術的快速發(fā)展，也在很大程度上促使檔案工作朝著信息化方向發(fā)展。怎樣加大檔案工作力度，促進檔案規(guī)范性增強，對檔案資料價值予以挖掘，大力展開檔案工作信息化建設，是現(xiàn)階段機關事業(yè)單位首要解決的問題。

2 推進機關事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化措施

2.1 充分認識檔案管理規(guī)范化和標準化

針對機關事業(yè)單位而言，要想實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、標準化，就需對檔案管理工作的標準化和規(guī)范化有一深刻認識[2]。在這一過程中，單位務必要和檔案管理工作人員最初認知檔案管理工作的程度、專業(yè)技術以及檔案管理制度相結合，幫助檔案管理工作人員充分認識檔案管理規(guī)范化、標準化。此外，單位還需要組織檔案管理人員開展檔案管理規(guī)范化、標準化的認識培訓活動，在培訓中加深其對檔案管理在促進單位發(fā)展方面的重要作用的認識，并牢記于心，如此才可以讓檔案工作人員主動參與到檔案管理工作中，在開展工作的過程中，嚴格按照檔案管理規(guī)范化、標準化的要求。

2.2 構建規(guī)范化、標準化的檔案管理機制

針對事業(yè)單位來說，構建規(guī)范化、標準化的檔案管理機制是進一步強化管理制度的重要渠道，在具體開展管理工作時，機關事業(yè)單位要立足于創(chuàng)新變革管理體系和管理機制，對檔案工作的相關制度進行完善，建立健全管理工作中的相關體系，從而構建規(guī)范化、標準化的責任機制。立足于系統(tǒng)整合和科學分工上，促進檔案管理的專業(yè)化水平提升，從而將檔案管理制度規(guī)范化、標準化的新模式構建起來。此模式就是在檔案管理中運用信息化技術，使檔案管理工作更具便捷性、高效性。充分調動檔案管理人員參與工作的積極主動性，只有提高其工作意愿，檔案管理制度才能得到良好發(fā)展。在確保規(guī)范化、標準化管理工作順利實現(xiàn)的基礎上，為事業(yè)單位構建更符合自身實際的檔案管理制度。

2.3 全面落實責任制

相較于其他事務，檔案管理有所不同，其更具長效性，而這就要求檔案管理人員具備良好的職業(yè)道德與較強的責任心。如果要想從制度方面確保檔案管理的質量，提高管理效率，就需要把責任制全面落到實處，責任到人，并將追溯機制建立起來。也就是人員的變動不會導致無人負責檔案管理工作的情況出現(xiàn)，無論是檔案最開始作業(yè)人員，還是負責管理具體事務檔案管理人員，其責任具有終身性。因此，一旦工作中的哪一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，則可以直接找到相關負責人，對其責任予以追究。借助運用此手段，可以加深相關人員對檔案管理規(guī)范化、標準化重要性的認識，可以促進自身責任感增強，嚴格遵循相關規(guī)范管理檔案[3]。

2.4 創(chuàng)新管理手段

機關事業(yè)單位在開展檔案管理工作中，領導者應積極對管理手段進行創(chuàng)新，不斷學習行內知識，積極引進先進的數(shù)字化技術與設備，采取科學手段管理檔案，提高管理效率，更加規(guī)范化、標準化的開展檔案管理工作。第一，在開展檔案管理的過程中，工作人員應借助數(shù)字化信息設備，將傳統(tǒng)的紙質檔案以電子檔案取代。第二，單位還需進一步擴充自身的信息技術，將更加便捷的管理平臺建立起來，以提高檔案管理人員工作效率以及檔案利用效率。第三，管理人員必須保證檔案存檔安全，做好相關病毒防護與殺毒工作，設置高級防火墻，避免不法人員惡意破壞或竊取檔案，進而規(guī)范化、標準化的開展檔案管理工作。

2.5 加大檔案管理工作人才的培養(yǎng)力度

作為直接開展檔案管理工作的重要人員，檔案管理人員的綜合素質在很大程度上決定了檔案管理工作的質量[4]。為了能夠更加規(guī)范化、標準化的開展檔案管理工作，就需針對檔案管理人員加強培訓與道德建設，促進其增強自身工作能力和工作水平，以較高的職業(yè)道德素質參與到檔案管理規(guī)范化發(fā)展過程中。對此，單位領導應把提升檔案管理隊伍人員綜合素質納入重要工作內容中，確保單位中的每一位負責檔案管理工作的職工，且在運用信息化檔案管理信息方面能夠做到熟練、靈活，更新其檔案管理意識和觀念，加深其對單位發(fā)展中檔案管理的重要性的認識[5]。除此之外，還應選擇固定時間考核檔案管理人員的技能，使之可以熟練地掌握檔案管理方法與技能，第一時間從精神上或物質上獎勵那些對待工作認真、負責的工作人員，以此充分調動他們的工作熱情和積極主動性。

3 結語

總而言之，檔案管理工作是機關事業(yè)單位的一項重要內容，其效率和單位內部管理運行的效果息息相關。因此，十分有必要加大對檔案管理工作的開展力度。規(guī)范化和標準化是當前社會發(fā)展的大勢所趨，要想將此標準達到，就需要我國機關事業(yè)單位各項工作必須和科學技術以及社會經濟保持同步，竭盡全力推動檔案管理工作朝著規(guī)范化、標準化方向發(fā)展，借助規(guī)范化、標準化的工作制度，促進檔案管理工作效率和專業(yè)化水平提高，以堅實的基礎，助推單位良好發(fā)展，使檔案管理工作更加高效、簡約。