淺析精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的運用

田新贊 周廣軍

（1.山東省泰安市中心醫(yī)院，山東 泰安 271000；2.山東省泰安榮軍醫(yī)院，山東 泰安 271200）

精細(xì)化管理隨著工業(yè)生產(chǎn)逐漸發(fā)展，主要是為了企業(yè)在生產(chǎn)過程中能夠充分地將生產(chǎn)和服務(wù)將客戶需求結(jié)合起來，同時將公司內(nèi)部結(jié)構(gòu)和崗位進(jìn)行合理分配提高工作與服務(wù)的效率。

1 我國醫(yī)院檔案管理實際情況

1）檔案管理模式和方法過于傳統(tǒng)。我國目前的很大一部分醫(yī)院仍然采用著傳統(tǒng)的檔案管理模式，尤其是在經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展比較落后的區(qū)域，醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)較為落后，不能很好地與我國的經(jīng)濟(jì)文化實際發(fā)展相適應(yīng)。檔案管理人員依舊采用比較落后的方式進(jìn)行檔案管理例如手動分類和管理記錄檔案，這樣的管理手段會使檔案在查詢借出管理過程中非常容易丟失和損壞，并且工作人員因為自身精力問題也難以及時地對檔案進(jìn)行管理維護(hù)，檔案管理的實際效率非常地低下。同時由于傳統(tǒng)的檔案管理對于管理理念和方式不夠規(guī)范經(jīng)常會造成檔案的水平參差不齊，檔案格式不規(guī)范，檔案組卷混亂等現(xiàn)象，這些現(xiàn)象也會使醫(yī)療工作受到影響，對于醫(yī)院與病人的溝通合作和科研工作展開十分不利。另外醫(yī)院檔案管理領(lǐng)導(dǎo)人員思想的落后也為檔案管理發(fā)展提供了阻礙。

2）檔案收集和檢索效率低下。醫(yī)院在醫(yī)療服務(wù)的過程中往往需要及時的記錄和歸類檔案，這時候低效率的檔案管理和檢索就會給醫(yī)院日常醫(yī)療服務(wù)帶來困難和失誤。目前大部分醫(yī)院檔案檢索效率并不高，檔案管理人員有時不能熟練掌握網(wǎng)絡(luò)計算機對檔案的管理和檢索方法。管理人員沒有與工作匹配的素質(zhì)，不能很好地進(jìn)行檔案管理，檔案也不能夠很好地發(fā)揮應(yīng)有的作用，反而阻礙了醫(yī)院發(fā)展。

3）檔案管理制度不健全。目前我國有相當(dāng)一部分的醫(yī)院沒有形成先進(jìn)完善的檔案管理制度，檔案的分類查詢和移交返還等環(huán)節(jié)登記手續(xù)缺失，管理人員有時會消極工作，給檔案管理帶來了一定難度。管理制度對于專業(yè)人員的獎懲和選拔也不夠規(guī)范，會造成在其位不謀其職和一些管理人才不被重用的現(xiàn)象。由于醫(yī)院對管理檔案不夠重視也阻礙了檔案管理制度進(jìn)一步發(fā)揮，這種理念無疑會使熱衷于研究檔案科學(xué)管理和分類的人才減少。因此我們必須對檔案管理工作重視起來，提高管理檔案的意識，緊跟時代發(fā)展需要，重視檔案的精細(xì)化管理。而且有時候醫(yī)院內(nèi)部檔案管理部門對于檔案管理本身的編輯和整理方法也不夠科學(xué)，沒有形成行之有效的一套標(biāo)準(zhǔn)，檔案文件管理不夠全面，質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等現(xiàn)象時有發(fā)生，這也給醫(yī)院工作造成了很多 困擾。

2 完善醫(yī)院檔案管理的重要意義

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院工作進(jìn)行記錄歸納的一種方式，是行政管理工作的重要組成部分，有利于推進(jìn)醫(yī)護(hù)人員展開日常工作并能夠查漏補缺為科研提供依據(jù)，因此醫(yī)院檔案管理對于醫(yī)護(hù)人員的日常工作展開有著一定的影響。檔案管理通過文字視頻等方式對醫(yī)院醫(yī)療工作進(jìn)行記錄和歸納，并對醫(yī)院的研究項目管理制度標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行記錄，這樣的方式可以使醫(yī)院運用數(shù)據(jù)與患者、與市場、與其他醫(yī)院和研究機構(gòu)進(jìn)行快速有效率的交流。同時檔案真實的記錄了醫(yī)院的治療數(shù)據(jù)和信息，具有重要的憑證作用，醫(yī)院不僅僅可以憑此理清管理和服務(wù)存在的問題，還可以憑此改進(jìn)醫(yī)院的運營規(guī)劃，提高醫(yī)院的管理水平。同時由于檔案管理與醫(yī)院文化不可分割，良好的檔案管理也能夠增加醫(yī)務(wù)人員對于治病救人工作的歸屬感和信心。因此醫(yī)院采用精細(xì)化的網(wǎng)絡(luò)管理無疑可以更好地發(fā)揮檔案管理的重要意義，使醫(yī)院的檔案管理在數(shù)量和質(zhì)量上的問題都能夠有效地改善，使醫(yī)院的檔案錄入分類和運用更加的合理規(guī)范，醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量得到顯著提升。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天我們更要在醫(yī)院中運用精細(xì)化的檔案管理，提高對于檔案數(shù)據(jù)利用的能力和效率，促進(jìn)醫(yī)院合理發(fā)展。精細(xì)化管理的辦法就可以運用多種管理手段和方法科學(xué)有效組織醫(yī)院檔案管理工作，達(dá)到提高管理效果的目的。

3 檔案管理精細(xì)化的方法

1）利用先進(jìn)檔案管理手段。由于當(dāng)今社會信息技術(shù)發(fā)展十分迅速，信息技術(shù)的進(jìn)步也為檔案管理的手段更新提供了基礎(chǔ)，很多關(guān)于管理數(shù)據(jù)的新方法逐漸發(fā)展起來。先進(jìn)的軟件為快速有效的管理檔案創(chuàng)造了很多可能，因此醫(yī)院要注意對于一些功能全面強大的辦公管理軟件的引入學(xué)習(xí)和利用。同時還需要積極組織檔案管理人員對新軟件新知識進(jìn)行系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)，以求檔案管理人員能夠?qū)浖M(jìn)行有效利用，提高工作效率和工作質(zhì)量。醫(yī)院可以致力于對檔案管理人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，形成在檔案管理方面的獨特經(jīng)驗和優(yōu)勢，還可以將本醫(yī)院的檔案管理人員帶到檔案管理手段先進(jìn)的醫(yī)院進(jìn)行友好的交流與學(xué)習(xí)，并在此過程中結(jié)合本醫(yī)院已有經(jīng)驗進(jìn)行有針對性的吸收和采用，形成適合自己醫(yī)院的檔案管理辦法。只有將檔案管理本身的方法精細(xì)化和標(biāo)準(zhǔn)化，才能夠為整個檔案管理制度精細(xì)化實施提供基礎(chǔ)，因此醫(yī)院一定要重視基礎(chǔ)決定上層的世界觀，制定正確的方法論。

2）在檔案歸類時運用精細(xì)化管理。運用精細(xì)化的管理手段要求檔案管理人員對于檔案的分類和整理要利用精細(xì)化化檔案管理的管理理念。主要要求檔案管理工作人員對檔案歸類整理過程進(jìn)行改進(jìn)和精進(jìn)化。因此在不同類型檔案的管理規(guī)劃中可以具體的采用不同的形式和方法，建立一整套關(guān)于不同級別和類型的醫(yī)療檔案保存和調(diào)用的規(guī)范制度。將精細(xì)化推動到檔案管理的每一個環(huán)節(jié)，確保檔案在歸類調(diào)用過程中都能夠有效地進(jìn)行，達(dá)到醫(yī)院的管理標(biāo)準(zhǔn)。精細(xì)化運用在醫(yī)院的檔案管理中要充分體現(xiàn)它的準(zhǔn)確性和及時性，要保持檔案管理的信息化和與時俱進(jìn)對于管理樹立量化的標(biāo)準(zhǔn)。

3）精細(xì)化醫(yī)院檔案管理制度。要實現(xiàn)精細(xì)化的檔案管理。就要以先進(jìn)的思想去帶動精細(xì)化管理理念發(fā)展成熟。醫(yī)院要重視檔案管理制度建設(shè)，把檔案管理制度同醫(yī)院管理水平有機結(jié)合。醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層要加強對檔案管理工作的認(rèn)知。在思想和實際行動上都要支持檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，積極促進(jìn)對檔案管理工作人員的管理，提高整體管理水平與管理標(biāo)準(zhǔn)，改進(jìn)醫(yī)院的檔案管理制度。把精細(xì)化管理和制度建設(shè)融合在一起，明確每一個環(huán)節(jié)的管理標(biāo)準(zhǔn)，制定詳細(xì)并且符合醫(yī)院實際需要的管理制度。同時要完善工作的獎懲制度，對工作人員的工作進(jìn)行定期的抽查和評價，以此保證檔案工作的長期質(zhì)量。還可以通過對工作人員專業(yè)知識組織考核和抽查來保持員工工作積極性。一定要在對于檔案管理工作人員的教育培訓(xùn)中加強管理人員的服務(wù)意識，并根據(jù)考核逐漸培養(yǎng)出真正適合這一職業(yè)的專業(yè)化人才和團(tuán)隊。

4 結(jié)語

總而言之精細(xì)化的管理手段無論是對醫(yī)院檔案管理本身還是對于完善和發(fā)展醫(yī)院的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)制度都有十分有效的作用，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)人員一定要及時革新管理觀念形成對醫(yī)院的檔案精細(xì)化管理的正確認(rèn)知。工作人員提高自身管理檔案的水平和能力，積極學(xué)習(xí)新方法，探索新能力，為醫(yī)院的檔案管理規(guī)范化和精細(xì)化出一份力量。在醫(yī)院管理工作中融入精細(xì)化管理可以有效地提高醫(yī)院的服務(wù)管理水平，有效地促進(jìn)我國醫(yī)療事業(yè)發(fā)展。在未來我國醫(yī)院檔案管理精細(xì)化進(jìn)程將越來越快速，給我國檔案管理規(guī)劃樹立新的榜樣。