強(qiáng)化檔案意識(shí)提升中學(xué)檔案管理水平

劉爔元

（黑龍江省農(nóng)墾北安管理局第三高級(jí)中學(xué)辦公室，黑龍江 黑河 164021）

強(qiáng)化檔案意識(shí)不僅僅對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展起到重要幫助，同時(shí)校內(nèi)教職人員也可以根據(jù)檔案，得到有效的歷史經(jīng)驗(yàn)與參考資料，對(duì)提升工作效率、落實(shí)教育改革均具有現(xiàn)實(shí)意義，目前在我國(guó)大部分中學(xué)的檔案管理工作中仍存在一定問(wèn)題，需要針對(duì)性解決，使其能夠在提升學(xué)校綜合實(shí)力時(shí)發(fā)揮更多促進(jìn)作用。

1 中學(xué)階段檔案構(gòu)成及其管理特點(diǎn)

1.1 中學(xué)階段檔案構(gòu)成

中學(xué)階段的檔案從其構(gòu)成來(lái)說(shuō)，涵蓋了數(shù)據(jù)資料以及文字材料（包括表格）以及視頻影音圖片等，主要記錄了學(xué)校內(nèi)的重要事件，是珍貴的歷史資料。主要由三個(gè)方面內(nèi)容構(gòu)成，并分別囊括諸多細(xì)小項(xiàng)目。例如以專業(yè)檔案為例，其主要內(nèi)容包括：教師教學(xué)計(jì)劃與工作經(jīng)驗(yàn)，日常教案與優(yōu)秀成果等。檔案材料的來(lái)源也較多，既有來(lái)自上級(jí)部門和機(jī)關(guān)的，也有來(lái)自校內(nèi)實(shí)際教學(xué)和校務(wù)管理方面，還來(lái)自學(xué)生以及教師等不同方面。

1.2 中學(xué)檔案的管理特點(diǎn)

中學(xué)檔案的管理主要具有健全性、豐富性以及多樣性的特點(diǎn)。這些檔案資料，真實(shí)反映了中學(xué)教育歷程與學(xué)校發(fā)展的，具有重要的歷史資料價(jià)值。對(duì)于學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員來(lái)說(shuō)，可以在提升決策有效性方面發(fā)揮重要的參考依據(jù)作用。以上級(jí)部門資料為例，它的特點(diǎn)是在整體占量少，但記錄詳細(xì)，歸檔記錄手續(xù)健全，便于查找，管理更加高效。與其相比，占整體檔案比例較大的校內(nèi)檔案（主要來(lái)自校務(wù)、管理部門和師生），這些檔案真實(shí)性更強(qiáng)，對(duì)于促進(jìn)學(xué)校發(fā)展會(huì)起到更多的幫助作用，反映學(xué)校進(jìn)程能夠更準(zhǔn)確和更直觀，但通常登記處理不夠及時(shí)準(zhǔn)確，管理難度較大。同時(shí)，因其來(lái)源途徑多，內(nèi)容廣，格式雜，而且受到技術(shù)設(shè)施陳舊、檔案專兼職管理人員綜合素質(zhì)需要提高等因素影響，管理效果不夠理想。

2 提升中學(xué)檔案管理水平應(yīng)采取的主要策略

在這方面，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面加以努力，打好提升中學(xué)檔案管理水平的組合拳。

2.1 提升全員檔案管理意識(shí)

中學(xué)的檔案管理工作，都是由管理人員完成的，工作內(nèi)容包括：收集、處理及整合歸檔。由于工作流程存在片面性和單一性，中學(xué)檔案基本是收集歸檔后即束之高閣，檔案很難為校領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮參考和借鑒作用，在一定程度上也使檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度有所降低。鑒于這種情況，應(yīng)該在全員提升檔案管理意識(shí)上下功夫，并重點(diǎn)解決好當(dāng)前存在的重視程度不高，意識(shí)不強(qiáng)，管理手段不足人員素質(zhì)水平亟需要提高等不足。應(yīng)真正通過(guò)提升全員檔案管理意識(shí)，提升檔案管理和利用水平，為領(lǐng)導(dǎo)更好地制定戰(zhàn)略決策提供借鑒和支持作用。

2.2 提升管理人員隊(duì)伍建設(shè)水平

人才是促進(jìn)和實(shí)現(xiàn)社會(huì)各行各業(yè)發(fā)展的動(dòng)力和基礎(chǔ)。要提升中學(xué)檔案管理水平，提升管理人員隊(duì)伍建設(shè)水平是重中之重。要緊緊抓住當(dāng)前中學(xué)中從事檔案工作人員數(shù)量少，重視程度不足方面入手，做到合理化安排人力資源，使管理人員無(wú)論是數(shù)量還是質(zhì)量上，都能滿足檔案管理工作的需要。同時(shí)，還要增強(qiáng)提升管理人員隊(duì)伍建設(shè)水平的可操作性和針對(duì)性。通?？刹扇〉姆绞接校杭訌?qiáng)管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)，開(kāi)展針對(duì)性專業(yè)技能培訓(xùn)，提升他們的專業(yè)化素養(yǎng)；織開(kāi)展工作內(nèi)容交流會(huì)，舉辦檔案管理知識(shí)主題知識(shí)有獎(jiǎng)競(jìng)賽；采取多種手段，加大優(yōu)質(zhì)人才引進(jìn)力度，拓寬引進(jìn)渠道；強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)制度，做到將檔案管理責(zé)任落實(shí)到人，實(shí)現(xiàn)行業(yè)更好地實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展。

2.3 加大檔案管理專項(xiàng)資金投入

從目前來(lái)看，有相當(dāng)部分中學(xué)的檔案管理工作存在著老、破、少現(xiàn)象。即：檔案管理工作所用的設(shè)備老舊，檔案庫(kù)房基礎(chǔ)設(shè)施不健全，專項(xiàng)資金投入不足等。特別是當(dāng)前，現(xiàn)代化技術(shù)及設(shè)備已經(jīng)在許多行業(yè)應(yīng)用較為廣泛的情況下，仍然有許多學(xué)校在檔案管理上采用傳統(tǒng)、老舊的手段，無(wú)論是檔案的審閱、核查還是保存，都還在采用傳統(tǒng)的手工方式，這是與學(xué)校的發(fā)展極不適應(yīng)的。因此，這些學(xué)校應(yīng)該切實(shí)加大對(duì)檔案管理專項(xiàng)資金的投入，做到?？顚Ｓ茫M(jìn)先進(jìn)的信息化設(shè)備，建立起完整的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)（包括配套性檢索平臺(tái)），真正實(shí)現(xiàn)提高檔案使用效率，優(yōu)化多種功能，真正做到管好檔案，用好檔案，促進(jìn)深化教育改革創(chuàng)新。

2.4 不斷完善檔案管理制度和績(jī)效考核制度

與其他管理工作一樣，要提升中學(xué)檔案管理工作水平，不斷完善檔案管理制度和績(jī)效考核制度，也是重中之重。而且，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，檔案管理制度和績(jī)效考核制度也應(yīng)該是與時(shí)俱進(jìn)，不斷完善的。因此，要結(jié)合中學(xué)管理工作的實(shí)際，做好檔案管理制度的持續(xù)性完善，做到縱向到底，橫向到邊，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的覆蓋，應(yīng)收盡收，為更好做好檔案利用打牢基礎(chǔ)。在這方面，關(guān)鍵在于做到人人身上有指標(biāo)，個(gè)個(gè)肩上有擔(dān)挑，保證工作到人和責(zé)任到人。

此外，還要完善績(jī)效考核制度，強(qiáng)化績(jī)效考核工作。采取績(jī)效考核模式的目的在于有效促進(jìn)工作效果的提升。在檔案管理方面，也可以采取這種方式。在制定檔案績(jī)效考核制度時(shí)，要提升專業(yè)化水平，需要由專業(yè)人員積極參與，并結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行科學(xué)的制定。要做到這一點(diǎn)，應(yīng)該根據(jù)中學(xué)檔案的構(gòu)成和特點(diǎn)，量化和細(xì)化相關(guān)指標(biāo)，真正做到工作有目標(biāo)，考核有抓手，先優(yōu)有奔頭，真正做到考核有標(biāo)準(zhǔn)、考核結(jié)果實(shí)現(xiàn)公平公正公開(kāi)。

2.5 切實(shí)提升檔案管理信息化建設(shè)水平

近年來(lái)，信息化技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用于各行各業(yè)之中，如云計(jì)算技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。提升檔案信息化建設(shè)水平，需要以實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理為基礎(chǔ)和前提。因此，它是一個(gè)漸進(jìn)和逐步完善的過(guò)程，同時(shí)，還要以先進(jìn)的信息化技術(shù)為主要手段。其主要應(yīng)做到工作包括：引進(jìn)和培養(yǎng)信息技術(shù)專業(yè)人才，制定符合本單位實(shí)際檔案信息化管理規(guī)范并抓好其貫徹執(zhí)行，將檔案管理與信息技術(shù)相結(jié)合，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)這個(gè)載體延伸到相關(guān)職能部門，并應(yīng)用先進(jìn)的信息化技術(shù)（如云計(jì)算技術(shù)）做好檔案管理優(yōu)化等。

4 結(jié)論

綜合以上所述，檔案管理工作在促進(jìn)中學(xué)學(xué)校整體發(fā)展方面可以發(fā)揮十分重要的促進(jìn)作用。因此，在新時(shí)期背景下，加強(qiáng)中學(xué)檔案管理工作大有可為。它需要我們提升檔案管理意識(shí)的基礎(chǔ)上，打好提升檔案管理水平的組合拳，以更好地促進(jìn)中學(xué)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展。