民辦學(xué)校檔案管理工作存在問(wèn)題與對(duì)策研究

王萍萍

（萊西市教育和體育局，山東 萊西 266600）

民辦學(xué)校與公辦學(xué)校一樣，都是教育體系的重要組成部分，它們的檔案與公辦學(xué)校的檔案有著同等的重要性，同樣是我國(guó)教育發(fā)展的見(jiàn)證，是教育戰(zhàn)線上寶貴的信息資源，是民辦學(xué)校的基石，同時(shí)也決定著民辦學(xué)校的未來(lái)。加強(qiáng)管理民辦學(xué)校檔案，無(wú)論是對(duì)民辦學(xué)校的發(fā)展，還是對(duì)整個(gè)教育體系的完善，都起著不可替代的作用，應(yīng)當(dāng)與公辦學(xué)校的檔案同等對(duì)待，采取同等的重視態(tài)度，用同等的要求和標(biāo)準(zhǔn)來(lái)管理。

現(xiàn)如今民辦學(xué)校已經(jīng)是我國(guó)教育重要力量，尤其是隨著社會(huì)快速發(fā)展與進(jìn)步，對(duì)各類(lèi)人才的需求不斷上升，這要求民辦學(xué)校要不斷提升自身的教育培訓(xùn)質(zhì)量，為我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展輸送更多的人才。但目前普遍存在民辦學(xué)?！爸剞k學(xué)、輕管理”的現(xiàn)象，尤其是在檔案管理方面，忽視了檔案管理在學(xué)校建設(shè)發(fā)展中的重要性，以致于檔案意識(shí)薄弱、管理制度不完善、檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高等問(wèn)題存在，進(jìn)而阻礙了學(xué)生的建設(shè)發(fā)展，也無(wú)法為學(xué)校人才培養(yǎng)提供良好的服務(wù)。

1 民辦學(xué)校加強(qiáng)檔案管理的意義

對(duì)于民辦學(xué)校而言，檔案既是學(xué)校辦學(xué)歷史的見(jiàn)證，也是學(xué)校開(kāi)展評(píng)估工作的重要依據(jù)。具體而言，民辦學(xué)校檔案記錄了學(xué)校師生教育教學(xué)、科研教改、各項(xiàng)管理和活動(dòng)等內(nèi)容，是有價(jià)值的材料，也具有憑證和參考的作用，其中憑證作用是由檔案形成特點(diǎn)及本身特點(diǎn)決定，因?yàn)闄n案是自然形成的，其保留了當(dāng)事人的歷史真跡，彰顯了檔案權(quán)威性，也反映了檔案是確鑿的真實(shí)憑據(jù)。而檔案的參考作用，體現(xiàn)在檔案記載了學(xué)校發(fā)展過(guò)程中的優(yōu)秀成果，包括學(xué)校辦學(xué)過(guò)程中辦學(xué)理念、辦學(xué)特色、辦學(xué)質(zhì)量等，也包括學(xué)校教育中的教育改革、教學(xué)管理、教學(xué)成果等各類(lèi)信息，這些檔案材料在衡量學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量和管理水平上有重要的參考作用。從這一點(diǎn)可以看出，民辦學(xué)校加強(qiáng)檔案管理尤其必要。

另外，假若民辦學(xué)校不重視檔案管理，就會(huì)影響學(xué)校的誠(chéng)信度。當(dāng)民辦學(xué)校出現(xiàn)檔案材料不全面或丟失等問(wèn)題時(shí)，必然會(huì)對(duì)民辦學(xué)校經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、科學(xué)平臺(tái)建設(shè)、教學(xué)規(guī)律掌握等方面造成影響，也會(huì)給民辦學(xué)校應(yīng)對(duì)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查及對(duì)外宣傳造成不便，從而出現(xiàn)虛假陳述事實(shí)的現(xiàn)象，這并不利于民辦學(xué)校的誠(chéng)信度。與此同時(shí)，相比較公辦學(xué)校，民辦學(xué)校具有師資結(jié)構(gòu)不均衡、學(xué)生來(lái)源低分?jǐn)?shù)線的特點(diǎn)，使得民辦學(xué)校與公辦學(xué)校在教育規(guī)律、管理制度上呈現(xiàn)出不同。因此更加突出了民辦學(xué)校檔案管理的意義重大，具有不可替代的作用，毫不夸張地說(shuō)，民辦學(xué)校檔案的缺失，會(huì)直接影響民辦教育服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，也會(huì)影響民辦學(xué)校的健康發(fā)展與進(jìn)步。

2 民辦學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀分析

2.1 檔案意識(shí)薄弱

由于受到市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的影響，使得民辦學(xué)校在發(fā)展過(guò)程中，更注重投資收益最大化及短期內(nèi)的合理回報(bào)。而檔案管理工作屬于一項(xiàng)長(zhǎng)期積累才有回報(bào)的工作，因此使得許多民辦學(xué)校對(duì)檔案管理工作有所忽視，不愿意在這上面投入過(guò)多的人力、物力資源。具體表現(xiàn)為：有的學(xué)校負(fù)責(zé)人認(rèn)為檔案管理部門(mén)只是一個(gè)輔助部門(mén)，與學(xué)校的教學(xué)、科研及管理工作沒(méi)有太大的關(guān)系，以致于檔案管理意識(shí)薄弱，廣泛存在檔案說(shuō)起來(lái)重要、做起來(lái)次要、忙起來(lái)不重要的現(xiàn)象；甚至有的民辦學(xué)校并未設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)及專(zhuān)職人員，常常由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)，使得檔案工作邊緣化，加之學(xué)校強(qiáng)調(diào)省事、省人、省財(cái)，所以檔案工作普遍存在身兼數(shù)職、滿負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)的現(xiàn)象。

2.2 檔案資料歸檔不及時(shí)

目前許多民辦學(xué)校檔案管理中普遍存在檔案材料不及時(shí)完整歸檔的問(wèn)題。具體表現(xiàn)在民辦學(xué)校職能部門(mén)及有關(guān)人員對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，普遍認(rèn)為只需要做好自身的工作便可，檔案管理與自身工作關(guān)系不大，以致于許多檔案資料不能及時(shí)有效的收集起來(lái)，向?qū)W校檔案部門(mén)集中移交并統(tǒng)一歸檔管理。另外，有的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)為了方便自己使用，將應(yīng)該上交的檔案材料長(zhǎng)期滯留在自己手中，而一些教師則認(rèn)為自身的本職工作是做好教學(xué)和科研工作，檔案管理是檔案部門(mén)的事情，所以在檔案歸檔時(shí)存在草率、敷衍了事的現(xiàn)象，以致于許多教學(xué)與科研工作中產(chǎn)生文件資料不能及時(shí)、完整的歸檔。

2.3 檔案利用價(jià)值較低

檔案利用較低也是民辦學(xué)校檔案管理工作存在較突出的一個(gè)問(wèn)題。以民辦學(xué)校的人事檔案為例，根據(jù)相關(guān)規(guī)定，要求民辦學(xué)校人事檔案應(yīng)全面反映出一個(gè)人在德、能、勤、績(jī)、體等方面的情況，且要確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性和機(jī)密性，但由于許多民辦學(xué)校的檔案管理人員不能及時(shí)針對(duì)教職工工作表現(xiàn)、德才能績(jī)等內(nèi)容進(jìn)行歸檔和動(dòng)態(tài)化更新，使得有的檔案內(nèi)容單一，除了個(gè)人學(xué)習(xí)與工作經(jīng)歷、思想政治面貌外，并無(wú)其他實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，甚至存放了好幾年也無(wú)任何變化。這些問(wèn)題導(dǎo)致民辦學(xué)校人事檔案真實(shí)性、全面性不足，進(jìn)而使得檔案利用價(jià)值較低。

2.4 檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響著民辦學(xué)校檔案管理的成效。但目前民辦學(xué)校的檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)并不高。一是體現(xiàn)在檔案管理人員變動(dòng)頻繁，且多數(shù)為兼職人員，身兼數(shù)職，在實(shí)際工作中容易忽視檔案工作。加之新進(jìn)人員對(duì)檔案工作需要一個(gè)較長(zhǎng)的熟悉和適應(yīng)過(guò)程。在這些因素的影響下，許多文件材料無(wú)法及時(shí)規(guī)定，并嚴(yán)重影響了檔案管理與歸檔工作的進(jìn)度和質(zhì)量；二是體現(xiàn)在現(xiàn)有檔案管理人員并不具備良好的專(zhuān)業(yè)技能，本身檔案管理工作就是一項(xiàng)技術(shù)性較強(qiáng)的工作，但學(xué)?，F(xiàn)有的許多檔案管理人員并沒(méi)科班出身，且參加培訓(xùn)的機(jī)會(huì)較少，所以導(dǎo)致他們對(duì)檔案管理工作抱有被動(dòng)應(yīng)付的態(tài)度，在檔案收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)缺乏相應(yīng)的處理技能，無(wú)法檔案規(guī)范化管理的要求，還會(huì)給后續(xù)檔案的利用帶來(lái)較大的麻煩；三是檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代科技手段的運(yùn)用并不熟悉和熟練，主要因?yàn)樵S多檔案管理人員對(duì)學(xué)習(xí)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下的電子歸檔技術(shù)缺乏積極性和主動(dòng)性，仍然沿用傳統(tǒng)落后的檔案管理模式，當(dāng)然多少也存在民辦學(xué)校不重視檔案管理的成分，在檔案管理方面的投入不足，基本的現(xiàn)代化辦公設(shè)備及軟件系統(tǒng)缺乏，從而到檔案管理效率較低，難以真正地發(fā)揮出檔案管理工作的價(jià)值作用。

3 加強(qiáng)民辦學(xué)校檔案管理工作的對(duì)策

3.1 加大宣傳，提高檔案管理意識(shí)

新形勢(shì)下做好民辦學(xué)校檔案管理工作，首先需要正確檔案意識(shí)，這是做好檔案管理工作的重要前提。民辦學(xué)校負(fù)責(zé)人，應(yīng)基于長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度，將檔案管理作為學(xué)校建設(shè)與發(fā)展的重要內(nèi)容進(jìn)行，不斷正確知識(shí)的檔案意識(shí)，將檔案管理與教學(xué)評(píng)估、學(xué)科建設(shè)等工作緊密聯(lián)系在一起，切實(shí)發(fā)揮出檔案工作的價(jià)值作用，為學(xué)校的發(fā)展壯大奠定良好的基礎(chǔ)。與此同時(shí)，也要加大檔案管理的宣傳力度，讓學(xué)校各個(gè)部門(mén)都能夠充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，并將其列入日常管理工作中，將檔案管理工作的優(yōu)劣作為各部門(mén)及教職工人員考核管理的重要依據(jù)，從而提升各部門(mén)及教職工人員的檔案意識(shí)。除此之外，還需要不斷增強(qiáng)檔案歸檔意識(shí)，學(xué)校各職能部門(mén)要明確檔案規(guī)范化管理的要求，并及時(shí)將具有保存價(jià)值的檔案材料移交至檔案管理部門(mén)統(tǒng)一管理，從而推動(dòng)檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展。

3.2 完善制度，保證檔案及時(shí)歸檔

為進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理工作的開(kāi)展，確保檔案材料的完整性，民辦學(xué)校要加快檔案管理制度的完善。首先是要建立完善的專(zhuān)職檔案人員崗位責(zé)任機(jī)制，明確崗位職責(zé)與分工，轉(zhuǎn)變學(xué)校各部門(mén)兼職檔案人員各自負(fù)責(zé)的工作局面，形成檔案材料收集、整理、歸檔工作一級(jí)抓一級(jí)、層次抓落實(shí)的局面，以保障檔案管理工作有序開(kāi)展。其次是要建立健全各類(lèi)檔案材料收集歸檔制度，結(jié)合《檔案法》的規(guī)定，明確各類(lèi)檔案收集的范圍、內(nèi)容及方式方法，哪些檔案需要?dú)w檔，哪些不需要?dú)w檔，各職能部門(mén)檔案人員要做到心中有數(shù)，以保證檔案的完整性。最后是要建立完善的檔案管理監(jiān)督制度，將檔案管理成效與檔案管理人員的利益掛鉤，通過(guò)定期考核評(píng)比的結(jié)果，及時(shí)了解歸檔材料收集、整理、歸檔、查閱、安全等情況，對(duì)有突出貢獻(xiàn)的檔案人員給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，充分調(diào)動(dòng)檔案人員的績(jī)效，從而促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化的開(kāi)展。

3.3 豐富檔案內(nèi)容，提升檔案利用價(jià)值

民辦學(xué)校應(yīng)在保證檔案及時(shí)歸檔的基礎(chǔ)上，不斷豐富檔案內(nèi)容，以更好地提升檔案的利用價(jià)值。以人事檔案為例，由于現(xiàn)階段民辦學(xué)校采用的是聘用制，使得學(xué)校教職工的流動(dòng)性較大，此時(shí)需要檔案管理人員在人事檔案管理過(guò)程中，與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行人事檔案資料的收集和整理，確保人事檔案內(nèi)容能夠跟上教職工的動(dòng)態(tài)變化。具體需要針對(duì)不同層次的人員實(shí)施個(gè)性化的人事檔案管理，包括專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員、學(xué)科帶頭人員、專(zhuān)門(mén)化人才等，以此構(gòu)建具有個(gè)性化、專(zhuān)業(yè)化特點(diǎn)的業(yè)務(wù)檔案資料，能夠全面對(duì)人才進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，如此也能夠避免出現(xiàn)人事檔案“斷檔”的現(xiàn)象。同時(shí)，對(duì)于學(xué)校教職工檔案，需要在工作表現(xiàn)、德才能績(jī)等內(nèi)容基礎(chǔ)上，補(bǔ)償合同檔案，將教職工的聘用合同檔案也納入人事檔案中進(jìn)行管理，如此可有效維護(hù)學(xué)校和教職工的權(quán)益，也能為學(xué)校更好地對(duì)教職工進(jìn)行考核提供依據(jù)。另外，還需要在此基礎(chǔ)上，增設(shè)養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、公積金等與教職工個(gè)人利益密切相關(guān)的材料。不斷豐富教職工人事檔案內(nèi)容，以后續(xù)更好地利用檔案創(chuàng)造有利條件。

3.4 加強(qiáng)培訓(xùn)，提升檔案人員素質(zhì)

民辦學(xué)校要想做好檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)必不可少。首先，要增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，確保其能夠積極主動(dòng)的做好檔案工作。其次，要通過(guò)定期舉辦培訓(xùn)班等形式，加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對(duì)于新進(jìn)員工，則要重視對(duì)其進(jìn)行檔案管理法規(guī)政策、業(yè)務(wù)知識(shí)、操作技能的培訓(xùn)，理論與實(shí)踐充分結(jié)合，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和管理水平。最后，要提高檔案管理人員的信息化水平，在確保檔案管理硬軟件完善的基礎(chǔ)上，加大對(duì)檔案管理人員信息化能力及計(jì)算機(jī)操作、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的培訓(xùn)，使其滿足信息化時(shí)代下檔案管理工作的要求，進(jìn)而提升檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上，提高民辦學(xué)校檔案管理的重視程度，建立完善的檔案管理制度，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平，可保證檔案材料的完整性，這對(duì)提升民辦學(xué)校教育品質(zhì)及促進(jìn)其發(fā)展壯大有著很重要的意義。因此民辦學(xué)校要切實(shí)加強(qiáng)檔案管理，針對(duì)實(shí)際檔案管理中存在的問(wèn)題，采取針對(duì)性的措施解決，從而促使檔案管理水準(zhǔn)邁上新的臺(tái)階。