完善措施規(guī)范流程提高交通檔案管理水平

王懷鑫

（大同市公安局交通警察支隊(duì)，山西 大同 037000）

交對(duì)于交通行業(yè)的管理和綜合行政執(zhí)法來說，交通檔案管理在其中起著重要作用，不但可以及時(shí)地總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn)，為其提供數(shù)據(jù)支撐，同時(shí)還可以為交通行業(yè)的發(fā)展提供理論基礎(chǔ)保障。而隨著社會(huì)的發(fā)展，我國對(duì)交通管理部門的檔案管理工作也越來越關(guān)注，這就為交通的行政執(zhí)法等工作提供了更多成熟的經(jīng)驗(yàn)，作出了一定貢獻(xiàn)。但是在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)化和現(xiàn)代化技術(shù)不斷推動(dòng)的情況下，對(duì)交通當(dāng)管理水平提出了更高標(biāo)準(zhǔn)，如果思想觀念沒有及時(shí)更新，仍沿用老套的管理辦法，顯然與當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展不相適應(yīng)，因此，要有效提高交通單管理工作水平，從而推動(dòng)交通行業(yè)的健康發(fā)展。

1 交通檔案管理工作中存在的問題

1）搜集流程不規(guī)范。在交通行業(yè)的各個(gè)工作中，檔案館里可以稱得上是“幕后”工作，對(duì)其重視程度往往不足。或許是由于這個(gè)原因，在當(dāng)前的交通檔案管理工作中，并沒有把資料的搜集和整理工作提上日程，甚至有的人員把它視為浪費(fèi)精力和時(shí)間的不必要工作。因此在對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行搜集時(shí)，缺乏規(guī)范化和程序化，造成搜集流程不規(guī)范，同時(shí)在搜集環(huán)節(jié)中，管理制度并沒有發(fā)揮真正的作用，導(dǎo)致檔案收集的效果并不明顯，例如在對(duì)檔案收集進(jìn)行立卷時(shí)，多數(shù)沒有根據(jù)文件目錄順序來進(jìn)行排序，導(dǎo)致實(shí)際文件與卷內(nèi)目錄不相匹配，資料漏失的情況較為普遍。

2）管理手段落后。在目前的交通檔案管理工作中，還存在管理手段落后的情況，當(dāng)前大多數(shù)當(dāng)管理技術(shù)不適應(yīng)實(shí)際的檔案利用需求，具體表現(xiàn)為：首先，由于部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重要性的重視程度不夠，對(duì)這方面的投入較少；其次，雖然部分單位購買了先進(jìn)的當(dāng)管理設(shè)施，然而在實(shí)際上管理人員技術(shù)不熟練，設(shè)備無法得到有效利用；最后，雖然部門具有危機(jī)和檔案網(wǎng)絡(luò)，但是大多數(shù)檔案資料并沒有被錄入到電腦中，往往還存在手工操作的情況。

3）檔案綜合管理力度不夠。當(dāng)前的交通綜合檔案管理室為一個(gè)班組，在行政方面不能對(duì)其他部門展開管理，在檔案管理活動(dòng)中，需要向其主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，然而檔案管理主管領(lǐng)導(dǎo)往往都是兼任，主管著各種工作，時(shí)間和任務(wù)都較為緊張，因此檔案管理人員在的匯報(bào)工作進(jìn)行的就比較困難，難以順利開展各項(xiàng)工作，同時(shí)某些部門若是自設(shè)資料庫，以及檔案借閱管理內(nèi)松外緊，也會(huì)對(duì)檔案綜合管理產(chǎn)生一定影響。

2 提升交通檔案管理水平的有效措施

1）不斷提升認(rèn)知水平。交通部門領(lǐng)導(dǎo)要提高對(duì)交通檔案管理工作的重視程度，在對(duì)檔案進(jìn)行管理工作時(shí)，需要展開由一把手主抓，然后由其他領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行配合的工作，同時(shí)在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，對(duì)各個(gè)工作環(huán)節(jié)都要對(duì)專門責(zé)任人進(jìn)行確定，確保按人頭負(fù)責(zé)的落實(shí)，除此之外，還需要有關(guān)人員樹立科學(xué)的檔案管理意識(shí)，遵循檔案管理的原則，積極開展好該項(xiàng)工作。

2）統(tǒng)一政策，避免政出多門。首先，檔案主管部門和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)檔案管理制度進(jìn)行統(tǒng)一制定，要求各部門嚴(yán)格按照制度開展工作，避免各自為政；其次，重視檔案管理質(zhì)量，嚴(yán)格檔案管理制度，完善檔案管理和借閱等辦法，并且對(duì)各科室的檔案整理情況進(jìn)行定期檢查，同時(shí)還要制定計(jì)算機(jī)目錄管理表，對(duì)檔案和案卷目錄的存放位置表進(jìn)行編制，給查閱歸檔提供便利；最后，開展全覆蓋、多角度的檔案細(xì)化工作，落實(shí)來文登記制度，按照類別、文號(hào)、日期等進(jìn)行登記、分類和辦結(jié)，除此之外，還需要對(duì)檔案目錄清單進(jìn)行制定，并且逐個(gè)登記造冊(cè)和核對(duì)檢查。

3）加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高管理水平。當(dāng)前的交通檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)內(nèi)容需向檔案信息化進(jìn)行重心轉(zhuǎn)移，加強(qiáng)信息化建設(shè)。如果檔案管理部門經(jīng)費(fèi)允許的情況下，建立檔案管理室，對(duì)設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，購置先進(jìn)的電腦、傳真機(jī)、掃描儀和檔案柜等基礎(chǔ)設(shè)備，能夠使檔案室的管理氛圍得到有效優(yōu)化，為檔案管理工作的順利開展提供保障。開展信息化檔案管理工作建設(shè)，能夠使工作效率得到大幅度的提高，同時(shí)也能夠保障檔案管理工作的專業(yè)化和規(guī)范化，促進(jìn)檔案保存和查閱等工作的順利開展。

4）建設(shè)專業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍。為了有效提高交通檔案管理工作水平，還需要建立專業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍，提高其專業(yè)水平和道德素養(yǎng)。一方面，需要對(duì)以往檔案的混亂、殘缺和單一等問題進(jìn)行解決，這就需要領(lǐng)導(dǎo)部門提高對(duì)檔案工作的重視，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)優(yōu)秀的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)和方法，同時(shí)還可以定期開展培訓(xùn)工作，通過組建檔案管理技能培訓(xùn)班，邀請(qǐng)專家對(duì)其進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)檔案管理和執(zhí)法文書等工作進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)；另一方面，努力提高檔案管理人員的徳、廉、勤、儉、能、公方面的素養(yǎng)，要求檔案管理人員對(duì)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)保持充分的熟悉感，嚴(yán)格規(guī)范其管理工作和管理流程，同時(shí)還要掌握專業(yè)的電腦操作知識(shí)，熟悉時(shí)事政策等 內(nèi)容。

3 制定規(guī)范的檔案流程，推動(dòng)檔案管理有序開展

1）規(guī)范公文處理。進(jìn)行規(guī)范的檔案管理工作，首先就要對(duì)公文處理流程進(jìn)行規(guī)范，擬制單位不同其單位文件也就不同，有的是由辦公室統(tǒng)一擬制，有的則是先由相關(guān)部門進(jìn)行起草，然后交給辦公室進(jìn)行印發(fā)，這就需要做好不同公文的傳達(dá)、記述和備查等環(huán)節(jié)的公文處理工作。

2）完善公文資料。在公文的最初歸檔環(huán)節(jié)中，有關(guān)人員要對(duì)其進(jìn)行認(rèn)真檢查，確保公文資料的完整性，如果發(fā)現(xiàn)有附件未歸檔，就要進(jìn)行催要，同時(shí)還要及時(shí)跟蹤收回未按時(shí)上交的文件，避免出現(xiàn)文件長時(shí)間留在個(gè)人手中，從而造成遺失等問題。

3）檔案分類評(píng)估。檔案資料收集、處理和歸檔等工作完成之后，在確保檔案涉及事項(xiàng)處理完成的情況下，檔案管理人員就可以對(duì)檔案進(jìn)行分類價(jià)值評(píng)估。

4）接收新信息，促進(jìn)資源共享。對(duì)于交通當(dāng)管理工作人員來說，要強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)、培育職業(yè)意識(shí)，在工作中對(duì)新信息進(jìn)行有效接收，拓寬自身的知識(shí)視野，使辨別能力得到有效提高，同時(shí)還可以借助媒體等載體，積極向用戶介紹和宣傳自身的檔案史料匯編等資料，如專題概要、會(huì)議簡(jiǎn)介和大事記等內(nèi)容，促進(jìn)資源共享的實(shí)現(xiàn)。

總而言之，交通檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和一定的挑戰(zhàn)性，需要當(dāng)管理人員在之后的工作過程中，把檔案管理和文秘工作進(jìn)行有效結(jié)合，保障檔案管理效果和質(zhì)量，使其利用價(jià)值被充分發(fā)揮出來。有關(guān)人員要能夠保持專業(yè)的管理水平，擁有高度的職業(yè)責(zé)任感以及一定的奉獻(xiàn)精神，積極開展好檔案管理工作，完善措施和規(guī)范流程來促進(jìn)檔案管理水平得到有效提高，從而提供更多有效的信息資源，推動(dòng)交通行業(yè)的健康發(fā)展。