加強(qiáng)機(jī)關(guān)干部人事檔案管理的重要意義

江秋峰

（龍巖市永定區(qū)人事人才公共服務(wù)中心，福建 龍巖 364100）

干部人事檔案是將機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部的歷史和基本信息完善且規(guī)范地記錄下來(lái)，不但是對(duì)干部了解的重要依據(jù)，而且也是人事工作組織的需要[1]。但是現(xiàn)階段大多數(shù)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位的干部人事檔案管理工作存在較多的如信息化程度低、轉(zhuǎn)遞和查閱制度不規(guī)范、檔案材料不真實(shí)或不完整、重視度不夠等不足之處，在一定程度上對(duì)干部人事檔案管理工作健康發(fā)展造成了不利影響[2]。本文根據(jù)實(shí)際工作，分析了機(jī)關(guān)干部人事檔案管理的現(xiàn)狀，并列舉了改進(jìn)措施，如下。

1 作用

1）干部人事檔案是一個(gè)重要依據(jù)，即專業(yè)技術(shù)人才和干部輸送、組織、人事部門選拔。組織以及人事部門以培養(yǎng)和任用干部為主要責(zé)任，在輸送以及選拔干部和專業(yè)技術(shù)人才時(shí)，既要派人考察，也要對(duì)干部人事檔案進(jìn)行查閱，從而對(duì)其廉、績(jī)、勤、能、德等方面進(jìn)行了解，知曉其成長(zhǎng)過(guò)程中的表現(xiàn)，全面分析擬輸送和提拔的干部信息，利用他們的長(zhǎng)處，避開(kāi)他們的短處，根據(jù)不同人而充分發(fā)揮其積極性，從而構(gòu)建高素質(zhì)的隊(duì)伍。

2）人事檔案是一個(gè)可靠憑證，即澄清問(wèn)題，維護(hù)個(gè)人利益。分析人事檔案的形成可知，人事檔案同干部成長(zhǎng)息息相關(guān)，將當(dāng)時(shí)干部的文化活動(dòng)、經(jīng)濟(jì)、參加的各項(xiàng)政治、工作情況記錄下來(lái)，也是真實(shí)記錄個(gè)人行為和思想、令人信服的證據(jù)。分析其形式，它將歷史標(biāo)記真切地記錄下來(lái)并保留，如組織審核認(rèn)可的機(jī)關(guān)印信、當(dāng)事人的親筆簽名或親筆手書(shū)等，它是記錄個(gè)人現(xiàn)實(shí)面貌和歷史的最初文件，同時(shí)將某一個(gè)人全面、客觀地反應(yīng)其情況。在個(gè)人退休、身份認(rèn)定、合同鑒證、職稱評(píng)聘、調(diào)整工資級(jí)別、糾正錯(cuò)誤、兌現(xiàn)待遇、利益受損等問(wèn)題上，檔案都可以作為信證，提供可靠的解決問(wèn)題的憑證或線索，確保不損害個(gè)人的利益。

3）干部人事檔案提供了為后人研究歷史的準(zhǔn)確依據(jù)。各干部人事檔案均存在時(shí)代信息，可將當(dāng)時(shí)思想理論、文化、社會(huì)經(jīng)濟(jì)等建設(shè)情況反映出來(lái)[3]。所以，干部人事檔案是組成檔案的重要部分，便于后人對(duì)歷史今天的研究提供各年代和時(shí)代的共同信息。

2 管理現(xiàn)狀

1）工作人員大部分是兼職現(xiàn)象，責(zé)任意識(shí)淡薄。兼職人員是從事機(jī)關(guān)干部人事檔案管理工作的主要人群，因?yàn)闄n案工作的時(shí)限性不強(qiáng)，工作人員又兼職較多工作內(nèi)容，使檔案工作者沒(méi)有較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，從而使管理人員在不注意收集和歸檔檔案材料的同時(shí)也沒(méi)有根據(jù)業(yè)務(wù)要求對(duì)檔案實(shí)施規(guī)范的管理，并且對(duì)于現(xiàn)代化管理手段未積極學(xué)習(xí)。

2）領(lǐng)導(dǎo)重視度低，人員流動(dòng)性較大。辦公室或人秘科的工作人員是從事基層管理機(jī)關(guān)干部人事檔案工作的主要人員，有較多的綜合性工作，日常工作重要且繁雜，對(duì)其工作來(lái)說(shuō)，人事干部管理檔案工作僅為較小的一部分，具有非常突出的工作業(yè)績(jī)，即行政管理以及政務(wù)服務(wù)兩個(gè)方面，且非常快的職務(wù)升遷，從而出現(xiàn)了頻繁調(diào)動(dòng)工作人員的情況，出現(xiàn)了一直為初級(jí)階段業(yè)務(wù)水平。加之部分領(lǐng)導(dǎo)很少指導(dǎo)檔案工作，培訓(xùn)工作未持續(xù)，從而使工作人員的業(yè)務(wù)知識(shí)相對(duì)匱乏，最終出現(xiàn)了管理工作處在落后階段的情況。

3）基本的規(guī)章制度并沒(méi)有在干部人事檔案管理中建立。大部分事業(yè)基層和機(jī)關(guān)單位在管理干部人事檔案期間，基本的管理檔案的制度并沒(méi)有積極建立，更不能建立完善的干部人事管理制度，同時(shí)管理的標(biāo)準(zhǔn)并不規(guī)范，都根據(jù)自己的主張辦事，按照自己的想象進(jìn)行判斷，水平高低不一。

3 管理的建議

1）提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。各主管部門要將認(rèn)識(shí)干部人事檔案工作的重要性提高，領(lǐng)導(dǎo)高度重視該項(xiàng)工作，既要在日常工作體系內(nèi)將其納入其中，也要對(duì)工作內(nèi)容和計(jì)劃經(jīng)常詢問(wèn)，將工作中的實(shí)際問(wèn)題積極解決，如人員待遇、經(jīng)費(fèi)不足等問(wèn)題，進(jìn)一步提升干部人事檔案工作的高度，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)管理工作。

2）穩(wěn)定檔案隊(duì)伍，加強(qiáng)培訓(xùn)工作人員業(yè)務(wù)的力度。檔案工作質(zhì)量因?yàn)樵擁?xiàng)工作成績(jī)小、晉升慢而受到影響。所以，部門領(lǐng)導(dǎo)要將認(rèn)識(shí)到穩(wěn)定檔案隊(duì)伍重要性提升，配備合格且必要的管理人員，科學(xué)設(shè)置職稱和職務(wù)，提升其工作積極性，鼓勵(lì)工作人員終身進(jìn)行檔案管理工作，從而保證穩(wěn)定的管理工作。各年定時(shí)對(duì)在崗以及新上崗工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，將新知識(shí)結(jié)構(gòu)持續(xù)更新，熟練掌握專業(yè)知識(shí)，對(duì)于操作技能以及電腦知識(shí)精通，對(duì)于工作不斷滿足其需求，邁向新時(shí)代，讓管理工作同時(shí)代一起前進(jìn)。持續(xù)的提升管理工作人員素質(zhì)，讓其具有加強(qiáng)的政治責(zé)任感、責(zé)任心、事業(yè)心，保持高度責(zé)任感積極地進(jìn)行管理檔案工作。

4 建立健全規(guī)章制度，強(qiáng)化制約機(jī)制

1）健全規(guī)章制度?！盁o(wú)規(guī)矩、不方圓”。干部人事檔案工作既要構(gòu)建完善的規(guī)章制度，包括保管查閱、收集整理等各個(gè)環(huán)節(jié)均要完整的細(xì)則，工作人員嚴(yán)格遵守，也要對(duì)執(zhí)行情況嚴(yán)格監(jiān)督，同時(shí)定時(shí)檢查，社會(huì)保障局、人力資源、組織部要加強(qiáng)指導(dǎo)檔案工作，定時(shí)檢查的同時(shí)發(fā)現(xiàn)違紀(jì)問(wèn)題責(zé)令其及時(shí)糾正，而且也要按照情節(jié)嚴(yán)重程度而嚴(yán)肅處理有關(guān)工作人員。將傳遞、查借閱制度作為例子，若要借閱或查閱干部人事檔案，不但借、查閱單位和人員都要符合有關(guān)條件的約束，而且也要嚴(yán)格要求歸還方法、查借閱方法、查借閱要求、超借閱范圍；且更要規(guī)范傳遞工作，轉(zhuǎn)出要根據(jù)程度辦理，轉(zhuǎn)入則要進(jìn)行清點(diǎn)，若存在去世人員應(yīng)立刻上班，保證完整且真實(shí)的檔案。

2）確定實(shí)際的權(quán)限和責(zé)任，讓各項(xiàng)工作保證落到實(shí)處的前提是確定管理權(quán)限，即哪些檔案是權(quán)利部門實(shí)際管理的內(nèi)容，如社會(huì)保障局和人力資源局在一般機(jī)關(guān)單位中除衛(wèi)計(jì)局、教育局、組織部以外的其他在職和離退休人員檔案都是其管理范圍；其次細(xì)致劃分各個(gè)管理人員的職位和責(zé)任，并落實(shí)。一般情況下，人事檔案要有指定的聯(lián)絡(luò)員和管理人員，他們指責(zé)范圍不同，管理人員、聯(lián)絡(luò)員分別負(fù)責(zé)日常管理檔案工作、收集以及整理工作，不同的分工也要將責(zé)任細(xì)致的劃分到個(gè)人頭上，保證有效地落實(shí)各項(xiàng)工作，做到不推脫和敷衍的情況。

3）工作方法進(jìn)行創(chuàng)新，提高人事檔案服務(wù)質(zhì)量。為了符合現(xiàn)代信息化的發(fā)展，將信息化水平提升，檔案需使用電子檔案并將系統(tǒng)持續(xù)的完善，首先逐漸完善紙質(zhì)檔案，從而全面且準(zhǔn)確的錄入數(shù)據(jù)，奠定信息化檔案的基礎(chǔ)；其次，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)同時(shí)動(dòng)態(tài)管理。將適合的軟件系統(tǒng)引進(jìn)并培訓(xùn)管理人員的計(jì)算機(jī)水平，構(gòu)建易維護(hù)且操作簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)對(duì)信息定時(shí)更新，保證有效且及時(shí)的數(shù)據(jù)，奠定共享資源的條件；最后保證電子檔案安全，有關(guān)內(nèi)容不被泄露。

5 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，機(jī)關(guān)干部人事檔案管理是比較重要作用，有關(guān)部門負(fù)責(zé)人要增加領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)，確定責(zé)權(quán)，將工作做好，提升管理水平，讓其在新時(shí)代中將不可替代的作用充分發(fā)揮出來(lái)。