關(guān)于水利檔案管理工作的思考

柳 華

（廣西南寧水利電力設(shè)計(jì)院有限公司，廣西 南寧 530001）

1 水利檔案的內(nèi)涵

水利檔案是水利規(guī)劃、建設(shè)、管理、防汛、抗旱等從事水利建設(shè)管理活動(dòng)中形成各種文字、圖表、照片、聲像……不同形式歷史記錄。它蘊(yùn)含著非常之豐富的內(nèi)容，其中不僅包括極其豐富的知識(shí)和信息，而且也包括了齊全詳細(xì)的水利工程檔案。它是黨和國(guó)家寶貴的財(cái)富，它既是以后水利工作考察的重要依據(jù)，也是真實(shí)反映出水利工程最真實(shí)的歷史面貌的憑證，利用和開(kāi)發(fā)檔案信息資源還能為化解社會(huì)矛盾、提供領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)決策的重要依據(jù)。水利檔案影響著水利工作和城市化的進(jìn)程。

2 做好水利檔案工作的重要性

2.1 有利于水利事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展

水利檔案資源具有前瞻性的作用，做好水利檔案工作有利于科學(xué)合理地解決水資源問(wèn)題促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。水利檔案根據(jù)不同地質(zhì)情況類(lèi)型的水利建設(shè)提供指導(dǎo)，它是一個(gè)活動(dòng)的能夠?yàn)樗Y源建設(shè)提供技術(shù)支撐的大數(shù)據(jù)庫(kù)。水利工程完成以后，留下來(lái)的檔案資料為若干年后的整改、除險(xiǎn)加固等工作提供利用。水利檔案的信息積累，為水資源的再開(kāi)發(fā)再利用和水利事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃提供了極其重要的可靠依據(jù)。

2.2 有利于為領(lǐng)導(dǎo)決策的制定提供參考

在作出任何科學(xué)的決策之前，都必須要對(duì)歷史的真實(shí)情況去進(jìn)行研究與分析。要總結(jié)過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，取其精華去其糟粕，才能制定出科學(xué)合理的政策和正確的發(fā)展戰(zhàn)略，避免盲目隨意。充分利用水利檔案的信息資源，可以更好地充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的參謀，為政策決策的制定提供參考和借鑒。

2.3 有利于為社會(huì)提供服務(wù)

一般情況下水利檔案信息資源不會(huì)直接對(duì)外公開(kāi)，但也不是單純只為本系統(tǒng)進(jìn)行服務(wù)，一些相似的行業(yè)也可以得到一定的利用服務(wù)，從中獲取到一些有用的數(shù)據(jù)或信息；甚至水利檔案中的一張圖表甚至是一個(gè)數(shù)據(jù)就有可能幫助人們快速脫離問(wèn)題困境。有時(shí)候水利檔案在協(xié)調(diào)各方利益、化解社會(huì)矛盾方面也做出巨大的貢獻(xiàn)，充分發(fā)揮它最真實(shí)、最原始、最具說(shuō)服力的優(yōu)勢(shì)。

3 水利檔案管理工作存在的問(wèn)題

3.1 檔案意識(shí)不足

水利檔案工作是一項(xiàng)具有很強(qiáng)專(zhuān)業(yè)性、服務(wù)性、管理性的工作，必須要高度引起重視，但現(xiàn)在仍然普遍存在一些單位領(lǐng)導(dǎo)或員工認(rèn)為檔案工作只是檔案管理人員的事，從而嚴(yán)重影響水利檔案工作的開(kāi)展。同時(shí)，很大部分檔案管理人員并不是專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員缺乏檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，對(duì)檔案工作很多都不了解更提不起興趣。有的甚至不清楚檔案整理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案工作缺乏正確有效的指導(dǎo)，從而導(dǎo)致了工作的被動(dòng)性和盲目性一定程度上影響著水利檔案管理工作的規(guī)范性。

3.2 檔案管理制度不健全

由于資金、人員各方面條件的影響，還存在一部分水利單位沒(méi)有健全或完善檔案管理規(guī)章制度，仍缺乏一套完整的檔收集歸檔、保管利用制度。檔案在收集、整理、歸檔、借閱、保管等的過(guò)程中都存在很大的問(wèn)題，在一定程度上造成了檔案工作的不連續(xù)性這給今后的水利檔案的服務(wù)、利用埋下了隱患。當(dāng)上級(jí)下來(lái)檢查和指導(dǎo)檔案工作的時(shí)候也大都是做表面功夫過(guò)后卻是隨便應(yīng)付了事并沒(méi)有真正按照規(guī)定做好檔案工作。檔案的整理存在很多的不合理性，不管性質(zhì)如何，重不重要，把檔案材料胡亂堆疊，嚴(yán)重影響以后的查閱；或是歸檔不全面，水利檔案材料殘缺不全還有的檔案?jìng)€(gè)別部門(mén)自行管理。也有的單位雖形式上是建立了相關(guān)規(guī)章制度，但卻是應(yīng)付檢查而已實(shí)際工作沒(méi)有落到實(shí)處。這就導(dǎo)致了案管理工作隨意性較大，部分檔案還散存在個(gè)人手中沒(méi)有得到及時(shí)存檔，也影響著檔案管理工作質(zhì)量的進(jìn)一步 提高。

3.3 水利檔案基礎(chǔ)設(shè)施差

檔案保管條件差，檔案保護(hù)措施如防火、防蟲(chóng)、防潮等安全管理措施還做不到位，導(dǎo)致在整理檔案材料時(shí)發(fā)現(xiàn)有變老變黃霉變的紙張，還有的文件材料遭到蟲(chóng)害蛀蝕。由于受經(jīng)濟(jì)、技術(shù)條件的限制，大多數(shù)水利單位所建立的檔案庫(kù)房都達(dá)不到相關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)要求，缺乏必要的設(shè)備和安全設(shè)施，這將不利于檔案的安全保管，直接影響水利檔案的存放時(shí)間。

3.4 水利檔案信息化管理落后

檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以多種形式的數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變的過(guò)程是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重視思考檔案管理新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。我市水利檔案電子信息數(shù)字化還有待實(shí)現(xiàn)。檔案管理軟件還沒(méi)普及導(dǎo)致檔案管理信息化得不到實(shí)現(xiàn)單憑紙質(zhì)檔案的查找費(fèi)時(shí)費(fèi)力，甚至有時(shí)候查無(wú)所獲。

4 做好水利檔案工作的措施

4.1 提高檔案人員素質(zhì)，加強(qiáng)檔案意識(shí)宣傳

配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)能力。一個(gè)檔案管理人員的素質(zhì)能力對(duì)檔案的高效管理起到非常重要的作用。所以在進(jìn)行水利檔案管理工作的過(guò)程中適當(dāng)?shù)亻_(kāi)展具有針對(duì)性的教育培訓(xùn)工作，有利于全面提高檔案人員的管理工作能力。定期不定期地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)的知識(shí)和能力培訓(xùn)，可以更好地為水利檔案的管理工作和檔案的服務(wù)工作作出貢獻(xiàn)。對(duì)水利檔案的開(kāi)發(fā)與利用進(jìn)行宣傳。首先可建立起宣傳水利檔案的平臺(tái)，例如運(yùn)用網(wǎng)站以及廣播等媒介進(jìn)行宣傳。其次，可將檔案宣傳納入目標(biāo)管理中，對(duì)單位員工應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)檔案意識(shí)，普及檔案知識(shí)，樹(shù)立檔案觀念，形成人人參與檔案工作的氛圍。運(yùn)用與時(shí)俱進(jìn)的思想開(kāi)展水利科技檔案工作，以宣傳水利檔案的重要性為中心，創(chuàng)造人人參與的氣氛，將水利檔案的利用擺在重要的位置中，發(fā)揮水利檔案的積極作用。

4.2 完善水利檔案管理制度

4.2.1 收集歸檔制度

筆者認(rèn)為收集和歸檔具有很大的相似性，故放在一起來(lái)談。首先水利單位要做的就是收集齊全那些凡是可以反映出水利建設(shè)活動(dòng)并且具有保存利用價(jià)值的各種類(lèi)別和形式載體的文件材料，除此還有黨、政各組織部門(mén)形成的各種文件均應(yīng)收集歸檔。并按照相應(yīng)的保管期限規(guī)定表對(duì)歸檔文件、圖紙等進(jìn)行界定。而一些無(wú)利用價(jià)值的文件例如短暫性、普發(fā)性已經(jīng)“過(guò)期”無(wú)任何利用價(jià)值的文件或重份文件，則無(wú)需再保存歸檔。在工作中發(fā)現(xiàn)有些單位擔(dān)心檔案遺失的問(wèn)題存兩份甚至多份的情況，這其實(shí)也只是“治標(biāo)不治本”且這在一定程度占用了很大的空間。我們應(yīng)該在制度上進(jìn)行完善，進(jìn)行“源頭上”的遏制。在收集過(guò)程中要注重標(biāo)準(zhǔn)化，朝著質(zhì)量、系統(tǒng)、現(xiàn)代化的方向邁進(jìn)。要保持水利檔案的完整性，特別是項(xiàng)目檔案更加注重完整性，因?yàn)樗浅商仔缘?、有關(guān)聯(lián)性的缺一不可。

4.2.2 水利檔案的利用制度

保管水利檔案的最根本的目的就是為了提供利用。檔案室的工作人員在提供水利檔案利用的過(guò)程中必須要做好登記手續(xù)才能查閱和外借，遵守規(guī)章制度辦事。提醒水利檔案利用人員需愛(ài)護(hù)好檔案，不得隨意更改，標(biāo)注、偷換等。造成嚴(yán)重后果的要追究其法律責(zé)任。檔案管理工作人員要清楚知道水利檔案的去向，確保水利檔案的完好。

4.2.3 檔案庫(kù)房的管理制度

檔案保管庫(kù)房，務(wù)必要保證干凈整潔。不可與其他雜物混在一起。檔案要排列有序的放好。檔案庫(kù)房務(wù)必要做到“十防”即：防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體。南寧地處較為濕熱的地理位置，三四月常伴有回南天氣。這種時(shí)候檔案要特別注意防潮、防濕氣過(guò)重。若不做好防潮措施，檔案圖紙等可能字跡模糊，紙張易破等。防蟲(chóng)也是需要特別重視的，濕熱的環(huán)境容易滋生細(xì)菌和蟲(chóng)害。除此，還要嚴(yán)格把控檔案庫(kù)房的安全保密工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核查。門(mén)窗保證完好，出現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)修理。檔案工作人員出去的時(shí)候要鎖好門(mén)窗，防止檔案遺失、破壞等。

4.3 加強(qiáng)水利檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

加強(qiáng)對(duì)水利檔案的保護(hù)，采取可行的安全管理措施。堅(jiān)持做好檔案的日常管理和檔案的清潔工作，做好檔案庫(kù)房的防火、防蟲(chóng)、防紫外線(xiàn)、防潮、防霉等保護(hù)措施。加大資金投入，配備專(zhuān)門(mén)的檔案密集架、地圖柜。以及一些輔助管理設(shè)備如：防磁柜、溫濕度計(jì)、掃描儀等也是十分亟待解決的。

4.4 加強(qiáng)水利檔案信息化建設(shè)

水利檔案具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性質(zhì)，涉及的范圍也非常廣泛，因此水利檔案電子信息化應(yīng)該從源頭上注重。第一，要做好水利檔案信息化建設(shè)就必須制定與之相關(guān)的工作計(jì)劃，總體上要有相關(guān)的指導(dǎo)思路和發(fā)展進(jìn)程上的創(chuàng)新。第二，要加強(qiáng)檔案部門(mén)的專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)與監(jiān)督，健全檔案信息管理制度，使整個(gè)檔案信息管理流程得以清晰明確，在網(wǎng)上建立水文數(shù)據(jù)等電子信息的錄入……實(shí)現(xiàn)水利的檔案收集、管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。第三，加強(qiáng)對(duì)檔案管理軟件的使用，進(jìn)一步提高水利檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)與更新，實(shí)現(xiàn)案卷級(jí)、文件級(jí)的電子檢索。最后，加強(qiáng)電子文件歸檔管理工作。就必須要有良好的軟、硬件條件和完善的管理制度為基礎(chǔ)。檔案室作為歸檔文件的信息接收和保存管理的職能機(jī)構(gòu)，要努力積極地創(chuàng)造條件，建立相關(guān)的信息管理制度，保證本單位的電子文件的完整、真實(shí)、可靠、安全地保存。

5 結(jié)語(yǔ)

水利檔案的管理工作能夠真實(shí)的反映水利工程建設(shè)、日?；顒?dòng)的過(guò)程，它具有憑證性和資料性，對(duì)水利事業(yè)的發(fā)展有著十分重大的作用，但是水利檔案管理工作又是一項(xiàng)復(fù)雜、系統(tǒng)、瑣碎、細(xì)致的工作，因此，檔案工作人員必須有高度的工作責(zé)任感和使命感，在默默的崗位上兢兢業(yè)業(yè)，樹(shù)立為人民服務(wù)的意識(shí)，同時(shí)也要具備一定的業(yè)務(wù)能力，才能將檔案管理工作做好。 除了人員的要求，相關(guān)的制度、基礎(chǔ)設(shè)施等基本因素的完善，以保證水利檔案管理工作的質(zhì)量，提高水利檔案的利用效率，創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。